Upload
jorn-kippersund
View
80
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Aaland bil, Ålesund
Ålesund, 12.juni 2017
Jørn KippersundForedragsholder, legevaktsjef, allmennlege
Volda
www.innbokskontroll.no
Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %
Stress
tanken på uløsteoppgaver
Hodet: Løse oppgaver, ikke huske på
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Hvordan kommer oppgavene til deg?
Til innboks
Nyhets-strøm
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes
Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid
Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere håndtering
Når over mer
E-post ulik en tradisjonell innboks?
Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!
Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben stresser meg”
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke
Etterrettelig:
- Å si NEI, er også etterrettelighet
Etterrettelighet”En leder uten innbokskontroller en dårlig leder”
Bedre ledelse, s 79
(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm, 2013)
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste(= den er jeg ferdig med)
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene
Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
Man Tir Ons Tor Fre
Man Tir Ons Tor Fre
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Rasjonell arkivering- Mapper
-fravær av mapper?-Prosjektorganisering
- Kategorier??
System 1
vs
System 2(Daniel Kahneman)
System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering - krever system 2-ressurser
HURTIGTASTER
System 1 vs System 2
- Flytte mus, tenke plassering-> krever system 2-ressurser
Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Søk (finn en melding) Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook
Outlook 16: Flytt til outlooks egen mappe ”arkiv”/”archive” – Backspace (retteknappen)
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Filtrér-Automatisk-Manuelt
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Finn en mappe som heter ”Arkiv”/”Archive”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare énmelding (”dult”) i innboksen, resten i prosjektmappe
Hver e-post er en oppgave
(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)
Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?
Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en kollegial handling!
Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller ikke skrive) er ukollegialt!
Handlingeller
Referanse?
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaveri innboksen= handling
Verktøy = det du har gjort og kanskje får bruk for
= arkiv= referanse
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
Referanse / Handling
Referanse
Handling
Hvor skal vi lagre informasjonen??
Varsel elleroriginalinformasjon?
I N B O X
Varsel
Original-informasjon
Sende eller dele?Aaland bil
Ålesund, 12.juni 2017
Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda
www.innbokskontroll.no
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få behov for å skylde på.
KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN
KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den
Your inbox is your castle!
I N B O X
Hva har vi i midten??
E-post
Navision E-postE-post
E-post
Sharepoint
Kalender
Oppslags-tavle
sende dele
Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus
Deling, eksempler
• Prosjektdokument, arrangement
• Vaktliste, leger
• Pasientjournal
• Agendadokument, faste møter
• Kalender
• CRM-verktøy
CRM
Gunda
Tom
Jeg setter alle telefoner over til Tom uten å gidde å sjekke CRM-systemet, for jeg vet fra før at han aldri
skriver noe inn der
Jeg gidder ikke skrive noe inn i CRM-systemet, for
Gunda sjekker det aldri, så jeg får alle telefoner til meg
uansett
Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?
sende dele
1:1-teknologisosial
delingsteknologi
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn originalinformasjon!
Tilføre verdi
Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?
Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi skriver inn avtalen?
Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?
Varsel
Hva er i midten hos oss?
- I dag?
Hvordan bruker vi fellesverktøyene?
Hva er i midten hos oss?
- I fremtiden?
Hva kan bli bedre vedr. deling hos oss?
Kanalforståelse• Originalinformasjon/sluttprodukt
(arbeidsplattform)
• Varslingskanal (e-post?)
• Diskusjon/spørsmål (sosialt intranett)
Case: Kontekstuell informasjon
• Prosjekt reunion i Bergen:
– Hvem blir med på turen over Vidden?
– Hvem er med fredag?
– Hvem er med lørdag
• Relevant info til de det viser seg å være relevant for
facebook.com/innbokskontroll
(quick-fix)