Powerpoint Inventarisatie Schoolarchief

Aan de slag met uw schoolarchief!

SIMULATIE

Stappenplan: 5 stappen

1. VERZAMELEN van archiefmateriaal

2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken

3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken en NUMMEREN van de archiefmappen en – dozen

4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen

5. AFWERKEN van de inventaris

1. VERZAMELEN van archiefmateriaal

• Bewaar uw archief op 1 centrale plaats in de school

• Maak afspraken betreffende het regelmatig overdragen van documenten naar het archief– Vanuit schoolsecretariaat, directie, lerarenkorps

enz. naar schoolarchief– Stukken waarvan administratief-juridische

waarde of het direct praktisch nut is verstreken – Overdracht bv. om 5, 10, 15 jaar

2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de

archiefstukken

• Stukken vastpakken zoals je ze aantreft

• Nummeren: elk stuk één uniek nummer

doorlopende nummering (1, 2, 3)

• Beschrijven:– Redactionele vorm (welk soort stuk?)– Inhoudsbeschrijving (waarover handelt het stuk?)– Datering (wat is de datum van opmaak?)– Materiële vorm (hoe ziet het stuk er uit?)

Redactionele vorm• Welk SOORT archiefstuk is het?• Algemeen:

– Stuk(ken) betreffende …: 1 tot 5 archiefstukken – Register van …: ingebonden archiefstukken– Dossier betreffende …: verzameling van

archiefstukken die handelen over één en dezelfde zaak

• Specifiek: brief, akte, schoolreglement, rekening, begroting, kas- of grootboek, administratief leerlingendossier, stamboekregister, proces-verbaal, schoolagenda, plan (blauwdruk), plattegrond, bestek, offerte, nota, notulen, klad, minuut, enz.

Voorbeelden: redactionele vorm111. Stukken betreffende de betaling van de wedden van het

onderwijzend personeel in de lagere school.1920-1926 1 pak

324. Dossier betreffende de aangifte van oorlogsschade aan de schoolgebouwen en andere onroerende eigendommen bij het Ministerie voor Oorlogsschade.

1947-1951 1 omslag

56. Akte voor notaris Jules Lammens, notaris te Gent, tussen Bernard-Luc Du Bois, aartspriester en vicaris-generaal van het bisdom Gent, betreffende de gift van een woning op de hoek van de Collegestraat en de Brouwerstraat aan het Bisschoppelijk Seminarie van Gent.1875 1 stuk

493. Register van verslagen van de zittingen van de Société Littéraire. 1848-1888 1 deel

4. Jaarrekening van het Diocesaan Schoolcomité Sint-Niklaas vzw.1998 1 omslag

Register Dossier

Inhoudsbeschrijving• WAAROVER handelt het archiefstuk?

– Wie: Welke personen/instellingen zijn betrokken?– Wat: Wat is het onderwerp van het archiefstuk?– Waar: Waar speelt de handeling zich af?

• DIEPTE van inhoudsbeschrijving: afhankelijk van het SOORT archiefstukken– Rekeningen, begrotingen, leerlingensteekkaarten,

notulen van de klassenraden = serieel materiaal• Inhoud vergelijkbaar beknopte beschrijving

– (Bouw)dossiers, losse archiefstukken (brieven, schoolreglementen, aktes, plannen, nota’s enz.)

• Inhoud kan uiteenlopend zijn uitgebreider beschrijven (samenvoegen stukken later gemakkelijker)

• Gulden middenweg zoeken

Voorbeelden: inhoudsbeschrijving324. Dossier betreffende de aangifte van oorlogsschade aan de

schoolgebouwen en andere onroerende eigendommen bij het Ministerie voor Oorlogsschade.

1947-1951 1 omslag

345. Akte verleden voor Seraphin-Charles Geerts, notaris te Sint-Niklaas, tussen Jean Constantin De Loose, professor aan het Klein-Seminarie, als mandataris voor de president en leden van het administratief bureau van het Bisschoppelijk Seminarie en Bernard Luc Du Bois, erekanunnik van de Sint-Baafskathedraal, inzake de ruil van een perceel grond te Sint-Niklaas.

1856 1 katern

520. Register van verslagen van de Waassche Studentenkring. 1899-1911 1 deel

43-46. Processen-verbaal van de delibererende klassenraden van de tweede graad Economie-Moderne Talen.1990-2005 3

omslagen43. 1990-199544. 1996-200046. 2000-2005

• Eén archiefstuk kan soms door meerdere archiefvormers (personen/instellingen) zijn opgemaakt meerdere beschrijvingen– Geef het stuk maar één nummer– Kies één mogelijke beschrijving = hoofdbeschrijving– Noteer de aanvullende gegevens in nota bene

(N.B.) bij de hoofdbeschrijving (kleiner lettertype)– Bij de uiteindelijke ordening kan hetzelfde stuk

onder meerdere beschrijvingen worden opgenomen door te werken met blanco nummers bv. --- of ***

Inhoudsbeschrijving

Voorbeeld

28. Ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen. 1893-1914. 1 deelMet de oprichtingsakte. Bevat ook de ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding (1921-1925), verslagen van de vergaderingen van de Waasche Studentenkring (1930-1942) en een lijst van ereprijzen toegekend aan de leden van het letterkundig genootschap (1955-1956)

--- Ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding.1921-1925 1 deelBevat ook het ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen (met oprichtingsakte, 1893-1925), verslagen

van de vergaderingen van de Waasche Studentenkring (1930-1942) en een lijst van ereprijzen toegekend aan de leden van het letterkundig

genootschap (1955-1956)

*** Lijst van ereprijzen toegekend aan de leden van het letterkundig genootschap.

1955-1956 1 deelBevat ook het ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen (met oprichtingsakte, 1893-1925), de ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding (1921-1925) en

verslagen van de vergaderingen van de Waasche Studentenkring (1930-1942)

Datering

• WANNEER werd archiefstuk OPGEMAAKT?– Niet altijd hetzelfde als de periode waarover het

archiefstuk handelt (cfr. inhoudsbeschrijving)– bij een dossier: uiterste data (oudste en meest

recente document)– Ongedateerd archief

• Bij benadering: vb. ca. 1930, [tweede helft 19de eeuw]• Geen datering: sine dato (s.d.) of zonder datum (z.d.)

– Opletten met hiaten• Liggend streepje = doorlopende periode bv. 1850-1920• Komma = hiaat bv. 1850-1888, 1891-1920

Voorbeelden: datering

2. Omzendbrief van het Ministerie van Openbaar Onderwijs betreffende het groeiend aantal bombardementen en een verscherping van de maatregelen.1944 1 stuk

63. Dossier betreffende de herstellingswerken aan de schoolgebouwen. 1946-1951 1 omslag

169. Circulaires van het Ministerie van Onderwijs.1945-1956, 1960-2004 1 pak

21. Register van schooluitslagen van de Retorica. [19de eeuw] 1 deel

18. Stukken betreffende de aankoop van lesmateriaal.z.d. 3 stukken

Materiële vormRedactionele vorm

Welk SOORT stuk?

Materiële vorm

HOE ZIET stuk ER UIT?

Dossier betreffende … Omslag < 2 cm.

Pak > 2 cm.

Register van … Deel

Rekening, begroting, aktes enz.

Katern

(Lias)

Los archiefmateriaal (brieven, aktes, reglement,

minuten, plannen enz.)

Stuk(ken): 1 tot 5 stukken

> 5 stukken

17. Reglement voor het huishoudpersoneel. 1850. 1 stuk

85. Programma’s van de literaire en filosofische oefeningen. 1865-1894. 4 stukken

211. Uitnodigingen voor plechtige prijsuitdelingen.1950-1969. 1 omslag

520. Register van verslagen van de Waassche Studentenkring. 1899-1911 1 deel

300. Dossier over de restauratiewerken aan de school. 1910-1915. 1 pak

11. Reglement van de bisschop van Gent voor het Klein-Seminarie en het Sint-Jozefinstituut voor het schooljaar 1840-1841, met in bijlage het reglement voor het college van Geraardsbergen.1840. 2

katernen

Voorbeelden: materiële vorm

3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken

• Originele verpakking verwijderen– Bv. plastic mapjes, ringmappen, papieren

mappen of omslagen enz. (tenzij er relevante informatie op geschreven staat)

• Archiefvreemde voorwerpen verwijderen– Bv. nietjes, paperclips, elastiekjes, Post-its enz.

• SCHONEN van het archief– Verwijderen van dubbels, lege documenten,

kladblaadjes, notities die niet relevant zijn, omslagen van briefwisseling (tenzij de postdatum van belang is!)

– Gebeurt bij voorkeur door een persoon die het archief kent

Ongeschoond dossier Geschoond dossier

Zuurvrije map Zuurvrije doos

• HERVERPAKKEN in en NUMMEREN van zuurvrije archiefmappen en –dozen−Nummers op mappen = nummers van de archiefstukken

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Voorlopig resultaat

• Volledige archief is beschreven– Genummerde lijst met beschrijvingen– Ongeordende lijst: archief van de school,

inrichtende macht, CLB, verenigingen van oud-leerlingen, congregatie enz. zit nog door elkaar

• Volledige archief is herverpakt– In zuurvrije archiefmappen en dozen– Nummering van de archiefmappen en – dozen =

nummering archiefstukken in de genummerde lijst (zie hierboven)

4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen

Schoolarchief

Inrichtende macht

(Culturele) verenigingen

van oud-leerlingen

en -leraars

PMS/CLBScho(o)l(engroep)/ -gemeenschap

Archief van de Inrichtende macht

Archief van de sch(o)ol(engroep)

/-gemeenschap

Archief van (culturele)

verenigingen

Archief van het PMS/CLB

Priester-gemeenschapof congregatie

Archief van de priester-

gemeenschapof congregatie

ORDENEN per archiefvormer

• Rangschikken per ARCHIEFVORMER en per FUNCTIE– Archiefvormers: inrichtende macht, scho(o)l(engroep)/ -

gemeenschap, (culturele) verenigingen van oud-leerlingen of –leraars, CLB/PMS, inwonende priestergemeenschap of congregatie enz.

– Functies: organisatie en bestuur (ontstaan instelling, fusies, opheffing, samenstelling directie, interne reglementering, vergaderingen enz.), ondersteunende taken (materieel beheer, boekhouding en financieel beheer, personeelsbeheer enz.), onderwijstaken (administratieve en pedagogische onderwijstaken: lessen en lesinhouden en buitengewone scolaire activiteiten enz.), samenwerking (PMS/MST/CLB, stad, gemeente, provincie, nationale en internationale projecten enz.) …

• ARCHIEFSCHEMA in handleiding Pavlo(e)-project– GOOSENS, C. en VERSTRAETEN, K. (red.) Meester over uw

schoolarchief: document- en archiefbeheer in onderwijsinstellingen. – http://www.pavloe.be/ (Word- en Excell-formaat)

Praktisch

– Maak de archieflijst op in Word of ander tekstverwerkingsprogramma

– Beschrijvingen knippen en plakken onder de juiste titel/rubriek in het archiefschema• Onder elke titel of rubriek stukken

chronologisch rangschikken (oud jong)• Stukken die inhoudelijk of qua soort bij elkaar

horen samenvoegen– Soort series bv. rekeningen, begrotingen,

leerlingensteekkaarten, notulen enz. (chronologisch)

– Inhoudelijk dossiers (nummer vervalt + beschrijving aanpassen!)

– Hulp bij ordening in archiefschema te verkrijgen bij Pavlo(e)

Voorbeeld

2-38. Leerlingenregisters 2. 1806-1899. 1 deel 26. 1900-1945. 1 deel 38. 1946-heden. 1 deel

231. Stukken betreffende de bezoldiging en verzekering van het schoolpersoneel

1935, 1941, 1945, 1960, 1963, 1974-1975, 1980. 1 omslag

279. Verzekeringskaart van Arthur De Hovre, personeelslid van de school.1928-1929. 1 stuk

II. Ondersteunende taken2.1. Financieel beheer

2.1.1. Algemeen

46. Brief van P. D’Haese aan de directeur van het St-Jozefinstituut betreffende het grote verschil tussen de begroting en het bedrag in de rekeningen.1938 1 stuk

181. Briefwisseling met de bestuurder van het Sint-Jozefinstituut betreffende openstaande schulden.

1935-1936 1 omslag

2.1.2 Boekhouding

77. Kasboek.

1874-1875 1 deel

211. Kasboek

1906-1917 1 deel

2.2. Materieel beheer

2.2.1 Onroerende eigendommen

23. Correspondentie betreffende de eigendom van de gebouwen van het gesticht. 1923 3 stukken

108. Raming van de oppervlakte en prijs van de schoolgebouwen.

z.d. 2 stukken

Eindresultaat

5. AFWERKEN van de inventaris

Optionele afwerking

• Schrijven van een inleiding (vooraan):– Geschiedenis van de school, scholengroep, (culturele)

verenigingen van oud-leerlingen of leraars, CLB/PMS, inwonende priestergemeenschap of stichtende congregatie enz.

– Keuzes gemaakt tijdens de inventarisatie– Bibliografie

• Index op plaats- en persoonsnamen (achteraan): Alt+Shift+X

• Omnummering van de archiefstukken én de archiefbeschrijvingen in de inventaris– Niet aan te raden– Schoolarchief groeit nog elke dag aan

II. Ondersteunende taken2.1. Financieel beheer

2.1.1. Algemeen

46. Brief van P. D’Haese aan de directeur van het St-Jozefinstituut betreffende het grote verschil tussen de begroting en het bedrag in de rekeningen.1938 1 stuk

181. Briefwisseling met de bestuurder van het Sint-Jozefinstituut betreffende openstaande schulden.

1935-1936 1 omslag

2.1.2 Boekhouding

77. Kasboek.

1874-1875 1 deel

211. Kasboek

1906-1917 1 deel

2.2. Materieel beheer

2.2.1 Onroerende eigendommen

23. Correspondentie betreffende de eigendom van de gebouwen van het gesticht. 1923 3 stukken

108. Raming van de oppervlakte en prijs van de schoolgebouwen.

z.d. 2 stukken

Omnummering

1

2

3

4

5

6

• Voordeel van het archief niet om te nummeren– Tijdsbesparend

• Omnummering archiefbeschrijvingen in inventaris omnummering archiefmappen, en –dozen

• Gevaar voor fouten indien dit niet met de nodige aandacht gebeurt

– Probleem voor toekomstig archief• Als archief omgenummerd is, dan kunnen nieuwe stukken veel

moeilijker aan de inventaris worden toegevoegd• Als originele nummering wordt behouden:

– Nieuw archiefstuk krijgt volgend nummer van de doorlopende nummering

– Nieuw archiefstuk wordt toegevoegd aan laatste archiefdoos (archief groeit automatisch aan)

– Beschrijving van het archiefstuk wordt onder de juiste titel/ rubriek ingepast in de inventaris

Aan de slag met uw schoolarchief!

5 stappen

1. Elk groepje 1 mapje met 10 archiefstukken

2. Maak in groep een lijst van genummerde 10 archiefbeschrijvingen

3. Herverpak in groep uw archiefstukken in zuurvrije archiefmappen en – dozen en breng nummering aan

4. Evaluatie archiefbeschrijvingen + ordening in het archiefschema (14 voorbeelden)

5. Afwerken van de inventaris

Archiefstuk 10

Archiefstuk 10

10. Register van uitgaande briefwisseling van de directie van het Sint- Jozefsinstituut.

1939-1944 1 deel

Archiefschema

SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS

I. Organisatie en bestuur

1.1. Algemeen

10. Register van uitgaande briefwisseling van de directie

van het Sint-Jozefsinstituut.

1939-1944 1 deel

Archiefstuk 24

Archiefstuk 24

24. Reglement van het Sint-

Jozefsinstituut.

1922 1 stuk

Archiefschema

SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS

I. Organisatie en bestuur

1.3 Reglementering van de werking

24. Reglement van het Sint-Jozefsinstituut.

1922 1 stuk

Archiefstuk 53

Archiefstuk 53

53. Kasboek van inkomsten en uitgaven van het Sint-Jozefsinstituut. 1853-1876 1 deel

Archiefschema

SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS

II. Ondersteunende taken

2.2 Boekhouding en financieel beheer

2.2.1. Algemeen

53. Kasboek van inkomsten en uitgaven van het Sint-

Jozefsinstituut.

1853-1876 1 deel

Archiefstuk 45

Archiefstuk 45

45. Klimop, contactblad van het Sint-Jozefsinstituut. 1947-1950 7 stukken

Archiefschema

SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS

II. Ondersteunende taken

2.5 Public relations, promotie van de school

45. Klimop, contactblad van het Sint-Jozefsinstituut. 1947-1950 7 stukken

Archiefstuk 113

Archiefstuk 113

113. Leerlingenregister van het Sint-Jozefsinstituut. 1892-1893 1 deel

Archiefschema

SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS

III. Onderwijstaken

3.1 Administratieve onderwijstaken

3.1.1 Registratie van leerlinggegevens

113. Leerlingenregister van het Sint-Jozefsinstituut. 1892-1893 1 deel

Archiefstuk 5

Archiefstuk 5

5. Brief van de bisschop van Gent aan de superior van het Klein Seminarie met een klacht over de weinige aandacht die wordt besteed aan het vak wiskunde, zoals blijkt uit de toegangsexamens voor het Seminarie. 1842 1 stuk

Archiefschema

KLEIN SEMINARIE SINT-NIKLAAS

I. Organisatie en bestuur

1.1 Algemeen

5. Brief van de bisschop van Gent aan de superior van het Klein Seminarie met een klacht over de weinige aandacht die wordt besteed aan het vak wiskunde, zoals blijkt uit de toegangsexamens voor het Seminarie.1842 1 stuk

Archiefstuk 36

Archiefstuk 36

36. Register van onkosten gemaakt door de leerlingen van het Klein Seminarie. 1879-1940 1 deel

Archiefschema

KLEIN SEMINARIE SINT-NIKLAAS

II. Ondersteunende taken

2.1 Boekhouding en financieel beheer

2.1.1 Algemeen

36. Register van onkosten gemaakt door de leerlingen van het Klein Seminarie. 1879-1940 1 deel

Archiefstuk 553

Archiefstuk 553

553. Blanco lidkaart van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen, opgericht in het Sint-Jozef- Klein-Seminarie te Sint-Niklaas. z.d. 1 stuk

Archiefschema

SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS

IV. Verenigingen verbonden aan de school

4.5 Congregatie OLV Onbevlekt Ontvangen

553. Blanco lidkaart van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw

Onbevlekt Ontvangen, opgericht in het Sint-Jozef-Klein-

Seminarie te Sint-Niklaas.

z.d. 1 stuk

Archiefstuk 71

Archiefstuk 71

71. Personeelsdossier Jozef Edgar Dedecker. 1949-1959 1 omslag

Archiefschema

SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS

II. Ondersteunende taken

2.3 Personeelsbeheer

2.3.2 Registreren van personeelsgegevens

71. Personeelsdossier Jozef Edgar Dedecker.

1949-1959 1 omslag

Archiefstuk 48

Archiefstuk 88

Archiefstuk 88

88. Plattegrond van de schoolgebouwen van het Sint-Jozef-Klein- Seminarie te Sint- Niklaas 1846 1 stuk

Archiefschema

SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS

II. Ondersteunende taken

2.1 Materieel beheer

2.1.1 Beheer van de onroerende eigendommen

88. Plattegrond van de schoolgebouwen van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie te Sint-Niklaas

1846 1 stuk

Archiefstuk 64

Archiefstuk 48

48. Prospectus van het Sint

Jozefsinstituut te Sint-

Denijs-Westrem.

[19de eeuw] 1 stuk

Archiefschema

ARCHIEF ZONDER DUIDELIJK VERBAND

MET DE SCHOOL

48. Prospectus van het Sint-Jozefsinstituut te Sint-Denijs-Westrem.

[19de eeuw] 1 stuk

Archiefstuk 64

64. Palmares van de moderne humaniora van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie.

1955-1956 1 stuk

ArchiefschemaSINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS

III. Onderwijstaken

3.2 Pedagogische onderwijstaken

3.2.1 Lessen en lesinhouden

3.2.1.3. Evaluatie

64. Palmares van de moderne humaniora van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie.

1955-1956 1 stuk

Archiefstuk 109

Archiefstuk 109

109. Cursus analytische meetkunde van P. De Bruyn, leraar aan het Sint-Jozefs- instituut z.d. 1 deel

Archiefschema

SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS

III. Onderwijstaken

3.2 Pedagogische onderwijstaken

3.2.1 Lessen en lesinhouden

3.2.1.2 Lesgeven

109. Cursus analytische meetkunde van P. De Bruyn, leraar aan het Sint-Jozefsinstituut z.d. 1 deel

Archiefstuk 195

Archiefstuk 195

195. Menukaart van de feestviering ter

gelegenheid van het 50-jarig

jubileum van het Sint-Jozefinstituut.

1889 1 stuk

Archiefschema

III. Onderwijstaken

3.2 Buitengewone scolaire activiteiten

3.2.1 Door de school georganiseerde initiatieven en activiteiten

195. Menukaart van de feestviering ter gelegenheid van het 50- jarig jubileum van het Sint-Jozefinstituut. 1889 1 stuk