Upload
juergen-vanhoutte
View
1.169
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Aan de slag met uw schoolarchief!
SIMULATIE
Stappenplan: 5 stappen
1. VERZAMELEN van archiefmateriaal
2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken
3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken en NUMMEREN van de archiefmappen en – dozen
4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen
5. AFWERKEN van de inventaris
1. VERZAMELEN van archiefmateriaal
• Bewaar uw archief op 1 centrale plaats in de school
• Maak afspraken betreffende het regelmatig overdragen van documenten naar het archief– Vanuit schoolsecretariaat, directie, lerarenkorps
enz. naar schoolarchief– Stukken waarvan administratief-juridische
waarde of het direct praktisch nut is verstreken – Overdracht bv. om 5, 10, 15 jaar
2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de
archiefstukken
• Stukken vastpakken zoals je ze aantreft
• Nummeren: elk stuk één uniek nummer
doorlopende nummering (1, 2, 3)
• Beschrijven:– Redactionele vorm (welk soort stuk?)– Inhoudsbeschrijving (waarover handelt het stuk?)– Datering (wat is de datum van opmaak?)– Materiële vorm (hoe ziet het stuk er uit?)
Redactionele vorm• Welk SOORT archiefstuk is het?• Algemeen:
– Stuk(ken) betreffende …: 1 tot 5 archiefstukken – Register van …: ingebonden archiefstukken– Dossier betreffende …: verzameling van
archiefstukken die handelen over één en dezelfde zaak
• Specifiek: brief, akte, schoolreglement, rekening, begroting, kas- of grootboek, administratief leerlingendossier, stamboekregister, proces-verbaal, schoolagenda, plan (blauwdruk), plattegrond, bestek, offerte, nota, notulen, klad, minuut, enz.
Voorbeelden: redactionele vorm111. Stukken betreffende de betaling van de wedden van het
onderwijzend personeel in de lagere school.1920-1926 1 pak
324. Dossier betreffende de aangifte van oorlogsschade aan de schoolgebouwen en andere onroerende eigendommen bij het Ministerie voor Oorlogsschade.
1947-1951 1 omslag
56. Akte voor notaris Jules Lammens, notaris te Gent, tussen Bernard-Luc Du Bois, aartspriester en vicaris-generaal van het bisdom Gent, betreffende de gift van een woning op de hoek van de Collegestraat en de Brouwerstraat aan het Bisschoppelijk Seminarie van Gent.1875 1 stuk
493. Register van verslagen van de zittingen van de Société Littéraire. 1848-1888 1 deel
4. Jaarrekening van het Diocesaan Schoolcomité Sint-Niklaas vzw.1998 1 omslag
Register Dossier
Inhoudsbeschrijving• WAAROVER handelt het archiefstuk?
– Wie: Welke personen/instellingen zijn betrokken?– Wat: Wat is het onderwerp van het archiefstuk?– Waar: Waar speelt de handeling zich af?
• DIEPTE van inhoudsbeschrijving: afhankelijk van het SOORT archiefstukken– Rekeningen, begrotingen, leerlingensteekkaarten,
notulen van de klassenraden = serieel materiaal• Inhoud vergelijkbaar beknopte beschrijving
– (Bouw)dossiers, losse archiefstukken (brieven, schoolreglementen, aktes, plannen, nota’s enz.)
• Inhoud kan uiteenlopend zijn uitgebreider beschrijven (samenvoegen stukken later gemakkelijker)
• Gulden middenweg zoeken
Voorbeelden: inhoudsbeschrijving324. Dossier betreffende de aangifte van oorlogsschade aan de
schoolgebouwen en andere onroerende eigendommen bij het Ministerie voor Oorlogsschade.
1947-1951 1 omslag
345. Akte verleden voor Seraphin-Charles Geerts, notaris te Sint-Niklaas, tussen Jean Constantin De Loose, professor aan het Klein-Seminarie, als mandataris voor de president en leden van het administratief bureau van het Bisschoppelijk Seminarie en Bernard Luc Du Bois, erekanunnik van de Sint-Baafskathedraal, inzake de ruil van een perceel grond te Sint-Niklaas.
1856 1 katern
520. Register van verslagen van de Waassche Studentenkring. 1899-1911 1 deel
43-46. Processen-verbaal van de delibererende klassenraden van de tweede graad Economie-Moderne Talen.1990-2005 3
omslagen43. 1990-199544. 1996-200046. 2000-2005
• Eén archiefstuk kan soms door meerdere archiefvormers (personen/instellingen) zijn opgemaakt meerdere beschrijvingen– Geef het stuk maar één nummer– Kies één mogelijke beschrijving = hoofdbeschrijving– Noteer de aanvullende gegevens in nota bene
(N.B.) bij de hoofdbeschrijving (kleiner lettertype)– Bij de uiteindelijke ordening kan hetzelfde stuk
onder meerdere beschrijvingen worden opgenomen door te werken met blanco nummers bv. --- of ***
Inhoudsbeschrijving
Voorbeeld
28. Ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen. 1893-1914. 1 deelMet de oprichtingsakte. Bevat ook de ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding (1921-1925), verslagen van de vergaderingen van de Waasche Studentenkring (1930-1942) en een lijst van ereprijzen toegekend aan de leden van het letterkundig genootschap (1955-1956)
--- Ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding.1921-1925 1 deelBevat ook het ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen (met oprichtingsakte, 1893-1925), verslagen
van de vergaderingen van de Waasche Studentenkring (1930-1942) en een lijst van ereprijzen toegekend aan de leden van het letterkundig
genootschap (1955-1956)
*** Lijst van ereprijzen toegekend aan de leden van het letterkundig genootschap.
1955-1956 1 deelBevat ook het ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen (met oprichtingsakte, 1893-1925), de ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding (1921-1925) en
verslagen van de vergaderingen van de Waasche Studentenkring (1930-1942)
Datering
• WANNEER werd archiefstuk OPGEMAAKT?– Niet altijd hetzelfde als de periode waarover het
archiefstuk handelt (cfr. inhoudsbeschrijving)– bij een dossier: uiterste data (oudste en meest
recente document)– Ongedateerd archief
• Bij benadering: vb. ca. 1930, [tweede helft 19de eeuw]• Geen datering: sine dato (s.d.) of zonder datum (z.d.)
– Opletten met hiaten• Liggend streepje = doorlopende periode bv. 1850-1920• Komma = hiaat bv. 1850-1888, 1891-1920
Voorbeelden: datering
2. Omzendbrief van het Ministerie van Openbaar Onderwijs betreffende het groeiend aantal bombardementen en een verscherping van de maatregelen.1944 1 stuk
63. Dossier betreffende de herstellingswerken aan de schoolgebouwen. 1946-1951 1 omslag
169. Circulaires van het Ministerie van Onderwijs.1945-1956, 1960-2004 1 pak
21. Register van schooluitslagen van de Retorica. [19de eeuw] 1 deel
18. Stukken betreffende de aankoop van lesmateriaal.z.d. 3 stukken
Materiële vormRedactionele vorm
Welk SOORT stuk?
Materiële vorm
HOE ZIET stuk ER UIT?
Dossier betreffende … Omslag < 2 cm.
Pak > 2 cm.
Register van … Deel
Rekening, begroting, aktes enz.
Katern
(Lias)
Los archiefmateriaal (brieven, aktes, reglement,
minuten, plannen enz.)
Stuk(ken): 1 tot 5 stukken
> 5 stukken
17. Reglement voor het huishoudpersoneel. 1850. 1 stuk
85. Programma’s van de literaire en filosofische oefeningen. 1865-1894. 4 stukken
211. Uitnodigingen voor plechtige prijsuitdelingen.1950-1969. 1 omslag
520. Register van verslagen van de Waassche Studentenkring. 1899-1911 1 deel
300. Dossier over de restauratiewerken aan de school. 1910-1915. 1 pak
11. Reglement van de bisschop van Gent voor het Klein-Seminarie en het Sint-Jozefinstituut voor het schooljaar 1840-1841, met in bijlage het reglement voor het college van Geraardsbergen.1840. 2
katernen
Voorbeelden: materiële vorm
3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken
• Originele verpakking verwijderen– Bv. plastic mapjes, ringmappen, papieren
mappen of omslagen enz. (tenzij er relevante informatie op geschreven staat)
• Archiefvreemde voorwerpen verwijderen– Bv. nietjes, paperclips, elastiekjes, Post-its enz.
• SCHONEN van het archief– Verwijderen van dubbels, lege documenten,
kladblaadjes, notities die niet relevant zijn, omslagen van briefwisseling (tenzij de postdatum van belang is!)
– Gebeurt bij voorkeur door een persoon die het archief kent
Ongeschoond dossier Geschoond dossier
Zuurvrije map Zuurvrije doos
• HERVERPAKKEN in en NUMMEREN van zuurvrije archiefmappen en –dozen−Nummers op mappen = nummers van de archiefstukken
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Voorlopig resultaat
• Volledige archief is beschreven– Genummerde lijst met beschrijvingen– Ongeordende lijst: archief van de school,
inrichtende macht, CLB, verenigingen van oud-leerlingen, congregatie enz. zit nog door elkaar
• Volledige archief is herverpakt– In zuurvrije archiefmappen en dozen– Nummering van de archiefmappen en – dozen =
nummering archiefstukken in de genummerde lijst (zie hierboven)
4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen
Schoolarchief
Inrichtende macht
(Culturele) verenigingen
van oud-leerlingen
en -leraars
PMS/CLBScho(o)l(engroep)/ -gemeenschap
Archief van de Inrichtende macht
Archief van de sch(o)ol(engroep)
/-gemeenschap
Archief van (culturele)
verenigingen
Archief van het PMS/CLB
Priester-gemeenschapof congregatie
Archief van de priester-
gemeenschapof congregatie
ORDENEN per archiefvormer
• Rangschikken per ARCHIEFVORMER en per FUNCTIE– Archiefvormers: inrichtende macht, scho(o)l(engroep)/ -
gemeenschap, (culturele) verenigingen van oud-leerlingen of –leraars, CLB/PMS, inwonende priestergemeenschap of congregatie enz.
– Functies: organisatie en bestuur (ontstaan instelling, fusies, opheffing, samenstelling directie, interne reglementering, vergaderingen enz.), ondersteunende taken (materieel beheer, boekhouding en financieel beheer, personeelsbeheer enz.), onderwijstaken (administratieve en pedagogische onderwijstaken: lessen en lesinhouden en buitengewone scolaire activiteiten enz.), samenwerking (PMS/MST/CLB, stad, gemeente, provincie, nationale en internationale projecten enz.) …
• ARCHIEFSCHEMA in handleiding Pavlo(e)-project– GOOSENS, C. en VERSTRAETEN, K. (red.) Meester over uw
schoolarchief: document- en archiefbeheer in onderwijsinstellingen. – http://www.pavloe.be/ (Word- en Excell-formaat)
Praktisch
– Maak de archieflijst op in Word of ander tekstverwerkingsprogramma
– Beschrijvingen knippen en plakken onder de juiste titel/rubriek in het archiefschema• Onder elke titel of rubriek stukken
chronologisch rangschikken (oud jong)• Stukken die inhoudelijk of qua soort bij elkaar
horen samenvoegen– Soort series bv. rekeningen, begrotingen,
leerlingensteekkaarten, notulen enz. (chronologisch)
– Inhoudelijk dossiers (nummer vervalt + beschrijving aanpassen!)
– Hulp bij ordening in archiefschema te verkrijgen bij Pavlo(e)
Voorbeeld
2-38. Leerlingenregisters 2. 1806-1899. 1 deel 26. 1900-1945. 1 deel 38. 1946-heden. 1 deel
231. Stukken betreffende de bezoldiging en verzekering van het schoolpersoneel
1935, 1941, 1945, 1960, 1963, 1974-1975, 1980. 1 omslag
279. Verzekeringskaart van Arthur De Hovre, personeelslid van de school.1928-1929. 1 stuk
II. Ondersteunende taken2.1. Financieel beheer
2.1.1. Algemeen
46. Brief van P. D’Haese aan de directeur van het St-Jozefinstituut betreffende het grote verschil tussen de begroting en het bedrag in de rekeningen.1938 1 stuk
181. Briefwisseling met de bestuurder van het Sint-Jozefinstituut betreffende openstaande schulden.
1935-1936 1 omslag
2.1.2 Boekhouding
77. Kasboek.
1874-1875 1 deel
211. Kasboek
1906-1917 1 deel
2.2. Materieel beheer
2.2.1 Onroerende eigendommen
23. Correspondentie betreffende de eigendom van de gebouwen van het gesticht. 1923 3 stukken
108. Raming van de oppervlakte en prijs van de schoolgebouwen.
z.d. 2 stukken
Eindresultaat
5. AFWERKEN van de inventaris
Optionele afwerking
• Schrijven van een inleiding (vooraan):– Geschiedenis van de school, scholengroep, (culturele)
verenigingen van oud-leerlingen of leraars, CLB/PMS, inwonende priestergemeenschap of stichtende congregatie enz.
– Keuzes gemaakt tijdens de inventarisatie– Bibliografie
• Index op plaats- en persoonsnamen (achteraan): Alt+Shift+X
• Omnummering van de archiefstukken én de archiefbeschrijvingen in de inventaris– Niet aan te raden– Schoolarchief groeit nog elke dag aan
II. Ondersteunende taken2.1. Financieel beheer
2.1.1. Algemeen
46. Brief van P. D’Haese aan de directeur van het St-Jozefinstituut betreffende het grote verschil tussen de begroting en het bedrag in de rekeningen.1938 1 stuk
181. Briefwisseling met de bestuurder van het Sint-Jozefinstituut betreffende openstaande schulden.
1935-1936 1 omslag
2.1.2 Boekhouding
77. Kasboek.
1874-1875 1 deel
211. Kasboek
1906-1917 1 deel
2.2. Materieel beheer
2.2.1 Onroerende eigendommen
23. Correspondentie betreffende de eigendom van de gebouwen van het gesticht. 1923 3 stukken
108. Raming van de oppervlakte en prijs van de schoolgebouwen.
z.d. 2 stukken
Omnummering
1
2
3
4
5
6
• Voordeel van het archief niet om te nummeren– Tijdsbesparend
• Omnummering archiefbeschrijvingen in inventaris omnummering archiefmappen, en –dozen
• Gevaar voor fouten indien dit niet met de nodige aandacht gebeurt
– Probleem voor toekomstig archief• Als archief omgenummerd is, dan kunnen nieuwe stukken veel
moeilijker aan de inventaris worden toegevoegd• Als originele nummering wordt behouden:
– Nieuw archiefstuk krijgt volgend nummer van de doorlopende nummering
– Nieuw archiefstuk wordt toegevoegd aan laatste archiefdoos (archief groeit automatisch aan)
– Beschrijving van het archiefstuk wordt onder de juiste titel/ rubriek ingepast in de inventaris
Aan de slag met uw schoolarchief!
5 stappen
1. Elk groepje 1 mapje met 10 archiefstukken
2. Maak in groep een lijst van genummerde 10 archiefbeschrijvingen
3. Herverpak in groep uw archiefstukken in zuurvrije archiefmappen en – dozen en breng nummering aan
4. Evaluatie archiefbeschrijvingen + ordening in het archiefschema (14 voorbeelden)
5. Afwerken van de inventaris
Archiefstuk 10
Archiefstuk 10
10. Register van uitgaande briefwisseling van de directie van het Sint- Jozefsinstituut.
1939-1944 1 deel
Archiefschema
SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS
I. Organisatie en bestuur
1.1. Algemeen
10. Register van uitgaande briefwisseling van de directie
van het Sint-Jozefsinstituut.
1939-1944 1 deel
Archiefstuk 24
Archiefstuk 24
24. Reglement van het Sint-
Jozefsinstituut.
1922 1 stuk
Archiefschema
SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS
I. Organisatie en bestuur
1.3 Reglementering van de werking
24. Reglement van het Sint-Jozefsinstituut.
1922 1 stuk
Archiefstuk 53
Archiefstuk 53
53. Kasboek van inkomsten en uitgaven van het Sint-Jozefsinstituut. 1853-1876 1 deel
Archiefschema
SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS
II. Ondersteunende taken
2.2 Boekhouding en financieel beheer
2.2.1. Algemeen
53. Kasboek van inkomsten en uitgaven van het Sint-
Jozefsinstituut.
1853-1876 1 deel
Archiefstuk 45
Archiefstuk 45
45. Klimop, contactblad van het Sint-Jozefsinstituut. 1947-1950 7 stukken
Archiefschema
SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS
II. Ondersteunende taken
2.5 Public relations, promotie van de school
45. Klimop, contactblad van het Sint-Jozefsinstituut. 1947-1950 7 stukken
Archiefstuk 113
Archiefstuk 113
113. Leerlingenregister van het Sint-Jozefsinstituut. 1892-1893 1 deel
Archiefschema
SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS
III. Onderwijstaken
3.1 Administratieve onderwijstaken
3.1.1 Registratie van leerlinggegevens
113. Leerlingenregister van het Sint-Jozefsinstituut. 1892-1893 1 deel
Archiefstuk 5
Archiefstuk 5
5. Brief van de bisschop van Gent aan de superior van het Klein Seminarie met een klacht over de weinige aandacht die wordt besteed aan het vak wiskunde, zoals blijkt uit de toegangsexamens voor het Seminarie. 1842 1 stuk
Archiefschema
KLEIN SEMINARIE SINT-NIKLAAS
I. Organisatie en bestuur
1.1 Algemeen
5. Brief van de bisschop van Gent aan de superior van het Klein Seminarie met een klacht over de weinige aandacht die wordt besteed aan het vak wiskunde, zoals blijkt uit de toegangsexamens voor het Seminarie.1842 1 stuk
Archiefstuk 36
Archiefstuk 36
36. Register van onkosten gemaakt door de leerlingen van het Klein Seminarie. 1879-1940 1 deel
Archiefschema
KLEIN SEMINARIE SINT-NIKLAAS
II. Ondersteunende taken
2.1 Boekhouding en financieel beheer
2.1.1 Algemeen
36. Register van onkosten gemaakt door de leerlingen van het Klein Seminarie. 1879-1940 1 deel
Archiefstuk 553
Archiefstuk 553
553. Blanco lidkaart van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen, opgericht in het Sint-Jozef- Klein-Seminarie te Sint-Niklaas. z.d. 1 stuk
Archiefschema
SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS
IV. Verenigingen verbonden aan de school
4.5 Congregatie OLV Onbevlekt Ontvangen
553. Blanco lidkaart van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw
Onbevlekt Ontvangen, opgericht in het Sint-Jozef-Klein-
Seminarie te Sint-Niklaas.
z.d. 1 stuk
Archiefstuk 71
Archiefstuk 71
71. Personeelsdossier Jozef Edgar Dedecker. 1949-1959 1 omslag
Archiefschema
SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS
II. Ondersteunende taken
2.3 Personeelsbeheer
2.3.2 Registreren van personeelsgegevens
71. Personeelsdossier Jozef Edgar Dedecker.
1949-1959 1 omslag
Archiefstuk 48
Archiefstuk 88
Archiefstuk 88
88. Plattegrond van de schoolgebouwen van het Sint-Jozef-Klein- Seminarie te Sint- Niklaas 1846 1 stuk
Archiefschema
SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS
II. Ondersteunende taken
2.1 Materieel beheer
2.1.1 Beheer van de onroerende eigendommen
88. Plattegrond van de schoolgebouwen van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie te Sint-Niklaas
1846 1 stuk
Archiefstuk 64
Archiefstuk 48
48. Prospectus van het Sint
Jozefsinstituut te Sint-
Denijs-Westrem.
[19de eeuw] 1 stuk
Archiefschema
ARCHIEF ZONDER DUIDELIJK VERBAND
MET DE SCHOOL
48. Prospectus van het Sint-Jozefsinstituut te Sint-Denijs-Westrem.
[19de eeuw] 1 stuk
Archiefstuk 64
64. Palmares van de moderne humaniora van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie.
1955-1956 1 stuk
ArchiefschemaSINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS
III. Onderwijstaken
3.2 Pedagogische onderwijstaken
3.2.1 Lessen en lesinhouden
3.2.1.3. Evaluatie
64. Palmares van de moderne humaniora van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie.
1955-1956 1 stuk
Archiefstuk 109
Archiefstuk 109
109. Cursus analytische meetkunde van P. De Bruyn, leraar aan het Sint-Jozefs- instituut z.d. 1 deel
Archiefschema
SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS
III. Onderwijstaken
3.2 Pedagogische onderwijstaken
3.2.1 Lessen en lesinhouden
3.2.1.2 Lesgeven
109. Cursus analytische meetkunde van P. De Bruyn, leraar aan het Sint-Jozefsinstituut z.d. 1 deel
Archiefstuk 195
Archiefstuk 195
195. Menukaart van de feestviering ter
gelegenheid van het 50-jarig
jubileum van het Sint-Jozefinstituut.
1889 1 stuk
Archiefschema
III. Onderwijstaken
3.2 Buitengewone scolaire activiteiten
3.2.1 Door de school georganiseerde initiatieven en activiteiten
195. Menukaart van de feestviering ter gelegenheid van het 50- jarig jubileum van het Sint-Jozefinstituut. 1889 1 stuk