E-arkiv och e-diarium

E-arkiv och e-diarium som gemensamt verksamhetsstöd(?) i offentlig sektor

Torbjörn Hörnfeldt

e-delegationens arbetsgrupp m.m.utveckling och e-förvaltning, Riksarkivet

Offentliga Rummet2011-05-26

Något om e-delegationen…

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt

Vad är e-förvaltning?

Verksamhetsutveckling

i offentlig förvaltning

som drar nytta av IT

kombinerad med

organisatoriska förändringar

och nya kompetenser.

Varför en e-delegation?

Förbättra styrning och samordning

Minska dubbelarbete

Öka effektiviteten

Bättre nytta för användarna

Vilka är med i e-delegationen?

16 mest IT-intensiva myndigheterna och

SKL

Riksarkivets deltagande i e-delegationen

•Näringsdepartementet

•Delegationen per se•Arbetsgruppen (beredning och förslag till beslut)

•Juridiska expertgruppen•IT-standardiseringsrådet

•Terminologi (generellt e-delegationen)

•Vägledning för webbutveckling•Vidareutnyttjande av information

•E-arkiv och e-diarium

Var kan jag få veta mer?

www.edelegationen.se

www.edelegationen.ning.com

www.facebook.com/edelegationen

Visionerna

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt

Det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information

Arkiv och diarium är naven i en aktiv informationshantering!

Mål (1)

Enskilda medborgare samt företag och andra organisationer behöver tillgång till information om myndigheternas ärendehandläggning och verksamhet för att kunna utnyttja sina demokratiska rättigheter och för att kunna göra rätt val i olika situationer.

Mål (2)

Nuvarande och kommande generationer behöver den information som skapats och bevarats i det offentliga Sverige för den öppna debatten i demokratins tjänst, för kunskapsuppbyggnad och för tillgången till det gemensamma kulturarvet.

Mål (3)

Myndigheterna behöver enkla rutiner och verktyg för att arkivera, bevara och återanvända den information som har producerats i den egna och i andra myndigheters verksamhet för att på ett effektivt sätt kunna fullgöra sina uppgifter och ge medborgarna service.

Förslag (1)

Regeringen ska ge Riksarkivet i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter.

Samverkan kan ske med kommuner och landsting.

Förslag (2)

Regeringen ska ge Riksarkivet i uppdrag att ha övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för e-arkiv och e-diarium.

Förslag (3)

Delegationen har för avsikt att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium.

De förvaltningsgemensamma specifikationerna ska innehålla de krav som utgör minsta gemensamma nämnare. Specifikationerna ska testas och kvalitetssäkras genom piloter.

Arbetet med de förvaltningsgemensamma specifikationer kommer att ske i samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting.

Förslag (4)

Regeringen ska tillsätta en utredning för att klarlägga Riksarkivets och andra arkivmyndigheters roll vad gäller e-arkiv och e-diarium.

Aktiv informationsförvaltare eller slutstation?

Fortsatta arbetet i korthet

Nyttorealiseringsanalys – finansiering av arbetet

Förvaltningsgemensamma specifikationer

PilotinstallationerE-arkivfunktionalitet i verksamhetssystem

Servicecenter eller …. – vem driftar…

Kammarkollegiets upphandling, Vägledningar

Frågor ?

Servicecenterutredningen?

Vad ska ske med våra befintliga system?

Kammarkollegiets upphandling – räcker inte det?

Gemensamt verksamhetsstöd eller tjänster?

Förvaltningsgemensamma specifikationer – nyttan?

Vägledning – för vem och när?

Frågor ?

Torbjörn Hörnfeldt

www.riksarkivet.se

torbjorn.hornfeldt@riksarkivet.se

tillsyn.mar@riksarkivet.se