ARKIV SAMHÄLLE

'

OCH FORSKNING

1989

ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 1989

Svenska Arkivsamfundets skriftserie 32

ARKIV

SAMHÄLLE

OCH

FORSKNING

1989

STOCKHOLM 1989

ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING utges med stöd av Humanistisk-Samhällsvetenskapliga Forskningsrådet av Svenska Arkivsamfundet. Tidskriften utkommer med ett häfte om året. Den kan erhållas ge­nom medlemskap i Svenska Arkivsamfundet. Årsavgiften för 1989 är 60 kr ink!. exp.avg.

Svenska Arkivsamfundet, som bildades 1952, har till ändamål att väcka och vid­makthålla intresset för arkiv i offentlig och enskild ägo, att arbeta för den svenska ar­kivvårdens utveckling och att sprida kännedom om dess uppgifter och villkor.

Redaktör för tidskriften är förste arkivarie Lars-Olof Welander. I redaktionen med­verkar fil. lic. Rolf Hagsted t, arkivchef Mats Hallerby och kansliarkivarie Rune Hed­man.

Redaktionens adress: Riksarkivet, Box 12541, 10229 Stockholm Tel. 08/737 63 50

Anmälan om medlemskap eller adressförändring göres till redaktören. Manuskript avsedda för publicering i nästa nummer bör vara redaktören tillhanda senast den 31 oktober 1989.

ISSN 0349-0505

Schmidts Boktryckeri AB, Helsingborg 1989

Omslag av Herbert Skarin

INNEHÅLL

Tom Sah/en, Medelpadsarkiv-en utvecklingslinje. . . .. . .. 7 Martin Grass, Principer för ordnande och förtecknande av per­

sonarkiv. Exemplet Hjalmar Branting . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Arkivfrågor hos kommuner och landsting: Rolf Hagstedt, Kommunernas arkiv - bakgrund, utveckling,

problem..... . ... . ... . .. . .......... . . . . . . .. . .. . .. . . 45 Klas Havren, Landstingens arkiv - bakgrund, utveckling,

problem. . .... . ... . . . .. . . . ... . . . . . ....... .. . .. . . .. . 51 Siv Sandberg, Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. 55

Anna-Brita Lövgren, Delarkiv eller myndighetsarkiv? Moder-na myndigheters organisation och arbetsfördelning och dess konsekvenser för arkiven. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Effekter av arkivutredningen: Marie-Louise Pettersson, Riksarkivet - ny organisation efter

två decennier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Lennart Lundquist, Riksarkivets nya föreskrifter och allmänna

råd. En preliminär rapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Grete So/berg, Arkiv för individ och miljö. Remissbehandlingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Bode Janzon, Bergslagsarkiv-en förening över gränser . . .. 101

INTERNATIONELLA ARKIVKONTAKTER

Den internationella arkivkongressen i Paris 1988. . . . . . . . . . . 105 Huvudprogrammet - översikt och synpunkter ((Kent Zetter-

berg) ............. . ........ . . .. .. .... ... ...... ..... 105 Kommitteerna: utbildning (Bodil U/ate-Segura) , sigillografi

(Clara Neveus,), automation (C/aes Gränström) företagsar-kiv (Anna Christina U/fsparre), kommunala arkiv (Birgit Arfwidsson Bäck). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

FIAT:s 7. generalförsamling (Stellan Norrlander). . . . . . . . . . . 124

ÖVERSIKTER OCH RECENSIONER

Sven Lundkvist 60 år. Festskriften Arkivet, historien, rörelsen (Lars Björlin) . ..... . ......................... . .. . .. 127

"Allmänna arkivhandlingar" (Bo Hammar/und). . . . . . . . . . 131 Lundensiska arkivguider (Roland Persson) . . . . .. . . . .. . .... 134

5

Beståndsöversikt för Krigsarkivet (Folke Ludwigs). . . . . . . . . 138 Ny arkivhandbok för organisationer och folkrörelsearkiv (Jan

Lindroth). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Lokalhistoriska arkiv. En handledning (Göran Henrikson) .. 144 Arkivhandledning för näringslivet (Marie-Louise Pettersson) 146

ARKIVFRÅGOR I NYARE UTLÄNDSK LITTERATUR

Danmark och Norge (Lars Rumar). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Finland (Kar i Tarkiainen). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Frankrike (Bo Elthammar) ................. . .. . ........ 154 Storbritannien (Rune Hedman) ................... . ..... 157 Tyskland: BRD och DDR (Martin Grass) ................. 160 Polen (Ewa Berndtsson) ................... . .. . . .. ...... 166 USA och Kanada (Jan Dahlin) .......................... 168

BIBLIOGRAFISK ÖVERSIKT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

SVENSKA ARKIVSAMFUNDET

Verksamhetsåret 1988 .... . ... ... .. . . . .... . ... . . . .... . .. 181 Redovisning för 1987 ...... . .. : . . . . .. . ..... . ........... 182 Stadgar för Svenska Arkivsamfimdet. ............... . ... 183 Medverkande i detta nummer .................. . . . .. . . .. 187

6

Medelpadsarkiv - en utvecklingslinje

Av Tom Sahlen

Inledning

Medelpadsarkiv drivs i samarbete mellan Sundsvalls kommunarkiv och Folkrörelsearkivet i Västernorrland (Medelpadsdepån). Institu­tionen är belägen i Kulturmagasinet i Sundsvall - fyra kolonialva­rupackhus från 1890-talet som numera förenats under ett gemen­samt glastak. Kulturmagasinet rymmer även Sundsvalls museum, Sundsvalls stadsbibliotek och kulturnämndens kansli. Medelpads­arkivs lokaliteter rymmer ca 1200 hm arkivalier och dessutom arkiv för film och foto, expedition, forskarsal, studieceller och grupprum.

Syftet med denna artikel är inte att ge en uttömmande beskriv­ning av Medelpadsarkiv utan att med utgångspunkt i vår verksam-het diskutera några utvecklingsfrågor. ·

Den som vill veta mer om Medelpadsarkiv hänvisas också till nr 4/87 av Nordisk Arkivnyt.

l. Ett packhus för källor

Den som bläddrar i gamla Sundsvalls-tidningar finner många be­lägg för att Medelpadsarkiv förverkligar en gammal ide hos stadens företrädare - iden om att sammanföra stadens gamla arkiv med museets fotosamling och Medelpads folkrörelsearkiv. Denna myc­ket enkla tanke om att saker som hör ihop också bör sammanföras är ett bra korrektiv mot en alltför långtgående specialisering. Kan­ske är det så att denna tanke får den bästa grogrunden i mellanstora centra som Sundsvall, där specialinstitutionerna är för små för att stå på egna ben men tillräckligt stora för att tillsammans bli en re­surs.

Under planeringen för det gemensamma Kulturmagasinet använ­de vi ofta termen" samlandets hus" som begrepp för någonting som gick utanpå den vanliga formeln för svenska kulturhus. I Kulturma­gasinet skulle man få tillfälle att gå till botten med sin sak. Här skul­le inte enbart ges färdiggräddat skådebröd, här skulle finnas resurser för allt från den enklaste samhällsinformation till avancerad forsk­ning: bibliotekets böcker, museets föremål och arkivets handlingar.

Denna kulturpolitiskt sett tilltalande grundide finns kvar och ut­vecklas. Den latenta motsättningen mellan den rörliga program­verksamheten och de fasta institutionernas svårförändrade för att inte säga stela utrymmesbehov anas ibland, men i stora drag funge­rar modellen: Kulturmagasinet är väsentligen ett slags packhus· för det historiska källmaterialet i Sundsvall.

7

Medelpadsarkiv svarar för arkivalierna i detta packhus, men Me­delpadsarkiv utgör på samma gång en av flera varianter av den ut­veckling mot integration och samverkan som börjat prägla arkiv­sektorn under senare år, både i Sverige och utomlands. Arkivens fö­reträdare är mer än tidigare benägna att söka samarbete, även utanför den egna yrkessfären, och mer än tidigare benägna att se sin roll i förhållande till andra institutioner och discipliner som i likhet med arkiven förvarar och tillhandahåller källor.

Integration är ett nyckelord när man ska beskriva denna utveck­ling. Kortfattat uttryckt så anser jag att integrationen utvecklas för att tillfredsställa ett objektivt samhälleligt behov och att den först och främst möjliggörs av en informationsteknologisk utveckling.

Innebörden av detta utvecklas närmare i artikeln. Den tar sin ut­gångspunkt i det lokala exemplet Medelpadsarkiv och det kan kan­ske förefalla märkligt att föra denna diskussion utifrån en lokal ho­risont så fjärran från historieforskningens frontlinje. Till försvar för tilltaget erinras dock om att företeelser som verkligen är allmängilti­ga också gäller i Sundsvall!

2. Integration mellan olika arkiv

På institutionsnivå:

När planerna på Medelpadsarkiv började ta form var själva samar­betsformen en stötesten. Offentligrättsliga hänsyn förhindrar över­förande av allmänna handlingar till stiftelse eller annan enskild in­stitution och för folkrörelsearkivet har en lösning i motsatt riktning - dvs en kommunalisering av folkrörelsearkivets Medelpadsdepå - varit omöjlig. Samordningsfördelarna måste därför sökas inom ramen för ett avtalsreglerat samarbete som å ena sidan lämnar de samarbetande parterna helt suveräna. men som å andra sidan knyter dem till en gemensam institution: Medelpadsarkiv. Institutionen heter Medelpadsarkiv men är juridiskt sett två enheter: Sundsvalls kommunarkiv och Folkrörelsearkivet i Västernorrland.

Lösningen är inte alltid lätt att beskriva för den oinitierade men innebär i övrigt inga nackdelar. Det kan t o m ligga något förebildligt i en organisatorisk lösning som så att säga utan krusiduller reflekte­rar de faktiska grundvalarna för en samverkan- i detta fall en öns­kan om mycket nära samarbete mellan två huvudmän vilka p g a sin ställning har intresse av att upprätthålla en mycket klar skiljelinje mellan sig, här mellan det offentliga och det privata.

I det praktiska förhållandet till Medelpadsarkivs besökare tillåter vi oss stor frihet. Oavsett om vi tillhör kommunarkivet eller folkrö­relsearkivet representerar vi utåt sett Medelpadsarkiv.

8

På arkivkällans nivå:

Medelpadsarkiv förvarar originalhandlingar från Sundsvalls kom­mun med föregångare, från Medelpads folkrörelser och från andra arkivbildare i Medelpad vars handlingar tillställts oss som deposi­tioner .eller donationer; Genom att Medelpadsarkiv (via konimu­narkivet) dessutom har inlåningsrätt från statliga arkiv kan vi förse forskare och allmänhet med praktiskt taget allt slags material som efterfrågas lokalt.

Medelpadsarkivs serviceuppgifter har dock ingalunda begränsats till att tillhandahålla information från originalhandlingar. Uppgif­ten är snarast att sammanföra all otryckt eller arkivalisk informa­tion om Medelpad i en växande kunskapsbank. Förutom egna eller andras originalhandlingar och originalhandlingar som deponerats eller donerats måste detta sammanförande ske på medier som med olika teknik ersätter originalhandlingarna: papperskopior, mikro­film, ADB. Vi sätter därvid i system åtgärder som tillämpats länge av arkiv runtom i Sverige men som sannolikt kommer att bli av utomordentlig betydelse i framtiden. Vi införskaffar papperskopior av viktiga arkivvolymer och register, vi köper arkivdata i mikrofilm­form från SVAR och KB, vi producerar själv sådan data med kom­munarkivets mikrofilmanläggning och vi införskaffar ADB-lagrad data från Demografiska databasen och BEDA (Bebyggelsedataba­sen i Junsele). Lokalt kan vi därmed tillhandahålla ett källmaterial som forskaren annars endast under stor möda (och till betydande kostnader!) kunde sammanställa. Företeelser som' 'K v Hälsan efter 1888 års brand" kan t ex "återuppbyggas" genom sammanförande av källor från arkivbildare av olika karaktär och med olika geogra­fisk hemvist: kyrkoarkiv, arkiv från försäkringsbolag, föreningsar­kiv, arkiv från byggnadsnämnd, fattigvårdsstyrelse och andra kom­munala inrättningar. · Detta program skiljer oss från de statliga arkivinstitutionerna som visserligen arbetar med olika medier men som vanligtvis endast tillhandahåller information för vilken man själv har ansvar såsom arkivmyndighet.

MEDELPADSARKIV

9

3. Integration med andra källor - packhusiden

Ett utvecklat samarbete med kulturens förvaltningar är en av ambi­tionerna med Medelpadsarkiv. Samarbetet har olika former: ge­mensam programgrupp, gemensamma visningar och studiebesök, samlade grepp i fråga om extern och intern information.

Viktigast är dock resursanhopningen. Genom att Medelpadsar­kiv befinner sig så nära bibliotek och museum kan den som arbetar med den arkivaliska informationen enkelt röra sig över gränsen mot andra källor och på så sätt effektivisera sitt arbete. Medelpadsarkivs forskarsal är på samma gång tyst läsesal för besökare i biblioteket och ett rum där museets besökare kan ta del av t ex museets fotosam­ling och arkiv, alltså en lokal där även museet kan möta allmänhe­ten.

Vilka förutsättningar finns då för ett utvecklat samarbete med andra käll-institutioner?

De grundläggande förutsättningarna

Böcker, föremål och arkivalier har sina differentia specifika; de har naturer som formbestämmer metoder och tekniker för systematise­ring, katalogföring, förtecknande; naturer som kräver olika slag av yrkeskunskaper hos dem som svarar för offentlig service på området och som ställer olika krav på förvaringsteknik; naturer som även be­stämmer arbetsmetoderna och den kunskapsmässiga konfiguratio­nen hos forskarna. Historiskt sett har det samhälleliga kunnandet på vart och ett av källområdena utvecklats som en fortgående speci­alisering, en utveckling av specialiserade institutioner med inte säl­lan täta skott mellan sig, och av skäl som lätt inses har denna utveck­ling nått längst i de stora metropolerna, där även mycket strimlade delar av de tre sektorerna finner "marknader" stora nog att bära upp sina egna förvaltningar av fackspecialister och byråkrater.

Det är källornas olika naturer och "marknadens" storlek som förklarar denna utveckling men den ligger knappast i den enskilde . nyttjarens intresse. I den mån det är ett intellektuellt arbete består forskarens arbete tvärtom i att integrera information från olika käll­typer i en för den behandlade frågan logisk mix - och därmed nå den verklighet som ligger' 'före'' det mediala uttrycket, verkligheten själv. Framgången i detta integrationsarbete avgörs i hög grad av forskarens teoretiska utrustning, men dessutom av en mängd fakto­rer som institutionernas besökare knappast kan påverka- dvs alla de omständigheter som ligger mellan det utforskade objektet och forskaren själv och som forskaren måste besegra:

10

faktorer som rör källans specifika natur (t ex svårigheten att läsa äldre handskrift) tekniska faktorer (beroende av dåliga mikrofilmläsare)

- institutionella faktorer (öppettider, tillgänglighet, materialets fördelning mellan olika huvudmän) praktiska faktorer (geografiskt avstånd, kommunikationer) faktorer som är att hänföra till de olika disciplinernas metoder och traditioner

Metoder och yrkestraditioner

Förhärskande metoder och traditioner hos de institutioner som för­varar, vårdar och tillhandahåller källmaterialet är en mycket viktig del av allt detta som ligger "mellan" utforskaren och objektet. Just här befinner sig arkivsektorns personal när den deltar i utvecklings­arbete i fråga om t ex lagring av massdata och modern informations­sökning. Vi förkortar ett för forskaren nödvändigt mellanled. Ge­nom vårt utvecklingsarbete skapar vi sökredskap för morgondagens medborgare och utvecklar på så sätt en offentlighetsstruktur; vi av­gör formerna för tillgängligheten och kvaliten på de nödvändiga in­strumenten.

Det sagda gäller även biblioteken, museerna och de som tillhan­dahåller fotografiska samlingar. Vad är det då som skiljer och före­nar oss?

Biblioteken behandlar böckerna som solitärer och det samman­hang som åstadkoms mellan böckerna i biblioteket är endast ämnes­mässigt. Bibliotekens söksystem är vanligtvis effektiva när det gäller att finna en viss skrift men mindre effektiva när det gäller att kart­lägga det sammanhang i vilket skriften tillkommit. När biblioteken nu alltmer tar ADB till hjälp kan man förvänta sig att sökmöjlighe­terna förfinas och att det också blir lättare att söka systematisk in­formation om t ex författare och utgivningsorter. Bibliotekens kata­loginformation är tämligen lätt att överföra till moderna medier och skapar därmed en mycket bra sökbarheL

Arkiven har helt andra söksystem. Allmänna arkivschemat och proveniensprincipen ger yrkesmannen en metod som kan sägas bil­da materiell grundval för en vetenskaplig historieforskning. I arki­vens återsökningssystem nås den specifika handlingen via en sökst­ruktur som tillika beskriver sammanhanget. Detta sammanhang be­lyser i sin tur handlingen, ger den karaktär utan att värdera. Rätt tillämpat lämnar denna metodik ett oretuscherat (om än gallrat) material i forskarens händer men kräver på samma gång ett visst ar­bete av denne; materialet överlämnas vid den punkt när ytterligare bearbetning inte kan ske utan att den ena eller andra bedömningen trycks på detsamma och forskaren får sällan någon information om den enskilda handlingen. Detta förhållande försvårar utvecklingen av ADB-stödd ämnesbaserad sökning.

Både biblioteken och arkiven förhåller sig passivt till besökare och forskare i den meningen att primärinformation egentligen bara

Il

utlämnas på begäran. Yrkesskickligheten är därför också i hög grad definierad utifrån den objektiva serviceinsatsens kriterier: att så till­förlitligt som möjligt informera besökaren om var och hur den efter­frågade informationen kan sökas.

Museerna representerar i stor utsträckning en annan tradition. Museernas traditionella katalogiserings- och dokumentationsarbe­te påminner om bibliotekens klassificering såtillvida att varje objekt ges en uttömmande beskrivning och kodas efter ett vedertaget sy­stem (vanligtvis det amerikanska "outline"). Koden ger ett art- eller ämnesmässigt sammanhang men liksom bibliotekens ämneskatalog utgör detta inte ett historiskt autentiskt sammanhang utan ett ''arti­ficiellt", skapat inom institutionen.

Till skillnad från bibliotekens kataloger och arkivens förteck­ningar har museernas kataloger och dokumentationer hittills hu­vudsakligen varit att betrakta som arbetsredskap för personalen själv. Museernas personal förhåller sig också- på ett helt annat sätt än arkiv- och bibliotekspersonal - som forskare till det egna mate­rialet och deras yrkesskicklighet är definierad utifrån detta.

Den historiska autenticitet som saknas i grundmaterialet återska­pas i samband med utställningen, där intendenten bygger upp vad han/hon anser vara en korrekt spegel av den historiska miljön.

Det kulturhistoriskafotografiet i form av fotografiska samlingar hör hemma på våra museer. Betydande fotosamlingar finns t ex hos Nordiska museet och Stockholms stadsmuseum men också i flera av våra länsmuseer. Museerna närmar sig fotografierna med samma metod som föremålen, dvs genom en uttömmande registrering av varje enstaka fotografi, men eftersom mängden fotografier omöj­liggör ett sådant tillvägagångssätt är en stor mängd kulturhistoriskt fotografi ännu ej sökbar i våra offentliga museer. Om fotosamling­arna i stället omhändertogs med de offentliga arkivens arbetsmeto­der skulle registreringen inriktas på samlingen, på bekostnad av de enstaka fotografierna; fotografiet skulle få sökas efter formella be­grepp och ämnesorienterade sökningar av enstaka fotografier skulle normalt inte vara möjliga.

Detta illustrerar den stora skillnaden i våra arbetsmetoder.

Mötet med forskaren

Först som sist visar sig dessa skillnader i mötet med forskare och all­mänhet. Den klassiska arkivforskarsalen är det rumsliga slutsteget i en process där forskaren/besökaren erhåller den sökta handlingen och ingenting annat; den överräcks honom i ett system som erbjuder lika god service oavsett om frågeställningen är klok eller galen och som normalt aldrig ställer några motfrågor. Man kunde också säga att forskarsalen lämnas som ett återsökningsverktyg i forskarens händer. I arkivförteckningar och register tillhandahålls en formell

12

sökstruktur som leder forskaren till den sökta handlingen utan att värdera varken handlingen eller sökandet. I botten av denna meto­dik ligger offentlighetsprincipen, men också forskningens och sam­hällsplaneringens behov av fakta som kan värdekontrolleras.

Museerna saknar vanligtvis forskarsalar. Det traditionella svens­ka museet möter forskaren på ett annat plan, beskrivet på följande sätt i "Samordnad dokumentation" (Rapport kulturrådet 1985:2):

"Den kunskap som finns i museerna tillhandahålls vanligen i bear­betad form. Museipersonal och forskare gör utställningar och vis­ningar, skriver böcker, kataloger och artiklar, håller föredrag etc som bygger på den kunskap som lagrats i museet"

I museimannarollen finns alltså ett moment av urval och aktivt till­tal som är främmande för den normala arkivtjänsten. Hos vissa fö­reträdare för det moderna museiväsendet ses denna inriktning som en begränsning och på flera ställen i landet pågår försök att med hjälp av ADB mikrofilm och optiska tekniker öppna museernas fak­tabanker och göra dem brukbara för en bred allmänhet. Ovanståen­de citat fortsätter:

"Den kunskap som tillhandahålls på detta sätt är ... bara en liten del av den lagrade kunskapen. Om denna skall utnyttjas effektivare finns det problem som måste lösas, kanske med hjälp av den nya in­formationsteknologin:' (s 52)

Och i debattdelen av 1986 års museiutredning (Rapport kulturrådet 1986:2) säger Göran Nylöf:

"Datorer på museer skapar nya möjligheter till dialoger. Som mu­seibesökare kan du fråga datorn. Du själv bestämmer vad du vill veta (inom givna ramar). Ingen annan som vet bäst träder fram och talar om för dig vad du bör veta. Blir detta grundstenen för en akti­vare museibesökare?" (sid 35)

Ett praktiskt försök att åstadkomma en museernas motsvarighet till forskarsalen representeras av "faktarummet" i Stockholms stads­museum. Fotoantikvarien Bo Nilsson har i artiklar i bl a Svenska museer utvecklat tanken bakom detta faktarum: att "öppna upp museerna för källforskning". Det betyder att forskaren ges praktis­ka möjligheter att se alla de enskilda föremålen i museernas sam­lingar och samtidigt få ta del av kataloginformationen, således möj­liggöra en museiforskning som utgår från besökarens egna fråge­ställningar och referenser, som lämnar museets källor oretuscherade i besökarens händer. Detta kan ske med hjälp av mikrofilm, ADB och CD-teknik. På andra håll prövas en handgripligare variant av samma tanke: en systematisk förvaring av föremålen - i analogi med bibliotekens hyllordning - i depåer som skulle stå öppna för allmänheten.

13

Museerna tycks alltså beträda en väg som på sikt ger aktivforska­ren och museiforskaren snarlika förutsättningar.

Kulturrådet har anammat denna utvecklingsväg. I museiutred­ningens förslagsdel (Rapport kulturrådet 1986:3) sägs att

" ... varje museum bör ha ett integrerat system där referenser till all information som museet äger finns lagrad och åtkomlig i ett sam­manhang" (sid 52)

4. Avnämarperspektiv och demokrati

Det står klart att bibliotek, museer och arkiv nu utvecklar sina meto­der för återsökning av information på ett sätt som för dem närmare varandra. Det är den informationsteknologiska utvecklingen som gör denna utveckling möjlig. Närmandet består delvis i ett allmänt anammande av vad vi kunde kalla troheten mot källan och möjlig­heten för var och en att söka obundet i ett grundmaterial. En av de viktigaste förutsättningarna för ett integrerat söksystem för böcker, föremål och arkivalier uppnås därigenom och Eric Dyrings vision kan få ett visst fog för sig:

"Tillsammans kan bibliotek, arkiv och museer bli en snabb och for­midabel kunskapsbank med global räckvidd. Texter och bilder kan uppletas, beställas och spridas i elektrisk form på direkten" (Rap­port kulturrådet 1986:2 sid 106)

Låt oss säga att informationsteknologin möjliggör denförening och sammanställning av källor som alltid varit önskvärd (och som tack vare gynnsamma omständigheter kan utvecklas i Medelpadsarkiv j men som vanligtvis stöter på storafysiska och institutionella hinder: den skapar det elektroniska packhuset.

Integrationen sker inte av hänsyn till källan som sådan utan av hän­syn till de anonyma som numera brukar kallas ''kunder'' -alla slag av nyttjare. I verkligheten är nyttjarna inte särskilt anonyma, men anonymiteten är en korrekt förutsättning när man utformar system för informationsåtervinning ty systemen ska passa alla; om vi kon­struerade system för nyttjare vi kände skulle systemen bli värdelösa för nästa generation nyttjare.

Mitt i den anonyma skaran ''nytt j are'' eller ''kunder'' finns dock allmänheten: vanligt folk, skolelever, släkt- och hembygdsforskare -alla de som söker uppgifter i våra källor inte för sin utkomsts skull utan för sitt livs skull; dessa för vilka offentlighetsprincipen till sist finns och måste utvecklas.

Medelpadsarkiv ligger visserligen inte vid historieforskningens frontlinje, men det placerar sig längs den breda utvecklingslinje som diskuterats i denna artikel.

14

Summary. The Medelpadsar kiv. A possible trend By Tom Sahlen.

The new information technology makes it possible to integrate in­formation from sources previously separated. Within the archival world an intense development work is going on in order to transfer the information of a documentto data medium and to improve sys­tems of data processing where the archival information from diffe­rent records is integrated. The thought of a national data base of re­cords is being formed.

Within the library and the museum worlds as weil as when pho­tography of cultural interest is concerned there is a similar develop­ment. From archival quarters an increasing interest is shown for the dassification system of libraries and from museum quarters the ar­chival systems of information retrieval and research service are stu­died. The thought of a future integration of information from diffe­rent sources is equally tempting as it is unprofessional. At the same time it is appropriate, from a scientific point of view, in as much as historical sources (writing, records, objects) only represent physical reflections of a total reality-the reality that precedes media ex pres­sion. Everytbing that can simpli fy the restoration of this reality is of course positive.

For archivists the strategic task can be framed as follows: to help removing the practical and methodological abstades that exist be­tween the consumer - researeher and the object that is reflected in the documents. In this artide editorial spece has been provided for the methodological obstades, specially methodological differences between the library, museum, and archival institutions.

The Medelpadsarkiv is situated in Sundsvall' s Kulturmagasin to­gether with the public library and the city museum. The physical combination of these institutions remove so me of the practical obs­tacles that are being diseossed in the artide and the Medelpadsarkiv is also trying to develop the use of modern media. In these respects the Medelpadsarkiv can regard itself as a pioneer within a progres­sive development.

15

=------- ~~-------~----------------~------------

Principer för ordnande och förtecknande av personarkiv. Exemplet Hjalmar Branting

Av Martin Grass

Personarkivens betydelse för den historiska forskningen är oom­stridd. Numera är också personarkivens arkivkaraktär allmänt ac­cepterad. I Nils Nilssons "Arkiv kunskap" betonas särskilt att arkiv inte bara bildas "i offentlig verksamhet utan i lika hög grad av en­skilda", 1 och i vår definition av begreppet arkivbildare brukar ut­tryckligen enskilda personer nämnas bland de uppräknade potenti­ella arkivbildarna. Arkivkaraktären har principiella konsekvenser för den arkivmässiga hanteringen av personarkiven. Den innebär inte bara att proveniensprincipen har sin giltighet och får utgöra ett grundläggande rättesnöre. Utan det innebär också att de mekanis­mer och samband som utmärker offentliga arkiv eller arkiv överhu­vudtaget även framträder hos personarkiven, om än mindre påtagli­ga eller synliga, d v s ''kombinationen av informativa och verifieran­de drag" eller "de verifierande och processuellt betingade dragen", för att låna formuleringar av Nils Nilsson. Vidare betyder detta att i princip samma ordningsproblem och ordningsregler gäller för per­sonarkiven som för andra, "vanliga" arkiv, även om p g a person­arkivens särpräglade karaktär "arkivordnaren här har friare hän­der".2

I Sverige har man inte intresserat sig särskilt mycket för personar­kivens problematik inklusive deras ordnande och förtecknande, till skillnad exempelvis från den öst- och västtyska arkivteoretiska dis­kussionen. Det beror förmodligen på den starka knytningen av ar­kivteorin till de offentliga arkiven och till begreppet offentlig hand­ling. Det finns visserligen många presentationer av personarkiv i arkiv-, historiska och andra tidskrifter där inte bara innehållet i arki-

1 Nils Nilsson, Arkivkunskap, Lund 1978, s 19; jfr också Nils Nilsson, Arkiv i för­vandling. Studier i arkivens teori och tillgänglighet, Stockholm 1983, särskilt s 39-41.

2 Jfr Nils Nilsson, Arkivkunskap, s 19 f, 57; Theodore R Schellenberg, Akten- und Archivwesen in der Gegenwart. Theorie und Praxis, Miinchen 1961 (Archiv und Wissenschaft. Schriftenreiheder Archivalischen Zeitschrift, 2), s 208,213 ff; Hans­stephan Brather, Registraturgut - Archivgut - Sammlungen. Beiträge zu einer Diskussion, i: Archivmitteilungen (i det följande AM) 1962:5, s 159 f; Hermann Schreyer i: AM 1962:1, s 15, 18, och 1985:3, s 88; Erhard Hartstock i: AM 1988:2, s 51; J A A Bervoets m fl i: Nederlands Archievenblad 1984:3, s 196 f- titlarna se not 5. -En viss skepsis mot arkivkaraktären från bibliotekshåll framförs av Jo­hannes Rogalla von Bieberstein, Zum Sammein und ErschlieBen von Nachlässen. Ein Situationsbericht, i: Der Arehivar (i det följande DA) 1985:3, sp 309 f, 314 f.­Citaten ur Nils Nilsson, Arkiv i förvandling, s 30, 41, 49.

17

ven beskrivs utan också den valda ordningen berörs. Även förteck­ningar över personarkiv har publicerats. Men de arkivteoretiska och praktiska överväganden som ligger till grund för struktureringen och systematiseringen har aldrig eller sällan explicit lagts fram och diskuterats. Det beror säkert främst på den allmänt utbredda upp­fattningen att personarkiv som arkivtyp är så olika att ordnandet i första hand måste betraktas som ett "praktiskt arbete" där inte minst "tidigare arkivariegenerationers arbetserfarenhet" och kon­kreta "tillämpningsmodeller" får vara vägledande och olika "indi­viduella lösningar" får sökas, med andra ord att den portion av s k sunt förnuft som rekommenderas vid allt ordningsarbete skulle gäl­la i extra stora mått just vid ordnandet av personarkiv. Denna upp­fattning, som f ö också var kontentan i de flesta svar jag fick från oli­ka utländska arkivinstitutioner, kan jag inte helt hålla med om. 3

Men jag återkommer till detta problem. En handledning i ordnande och förtecknande av person- respektive släktarkiv har nyligen getts ut av Ingemar Carlsson, det enda svenska bidrag på området jag känner till.4 Den vänder sig till släktforskare och är inriktad på praktiska åtgärder och lämnar därför arkivteoretiska reseonemang utanför. Några av hans råd kommer jag att ta upp längre fram. Mina följande funderingar kring ordnande och förtecknande av person­arkiv baserar sig å ena sidan på företeckningsexempel, riktlinjer och synpunkter från olika svenska och utländska arkivinstitutioner och anknyter å andra sidan främst till överväganden och praktiska för­slag inom den östtyska arkivteoretiska diskussionen.5 Somegen re­ferens och konkret exempel använder jag mitt arbete med Hjalmar Erantings arkiv som förvaras på Arbetarrörelsens arkiv i Stock­holm.6

Det som utmärker personarkiv är framför allt tre kännetecken. För det första är arkivbildningen jämförd med myndighets-,

organisations- och företagsarkiv oreglerad, mindre organiserad och strikt, oregelbunden och delvis slumpartad. Det finns inga speciella styrande förordningar och regler. Arkivbildaren har den grundläg­gande "organisationsbefogenheten" och "dispositionsrätten" vad det egna arkivmaterialet beträffar men måste självfallet ta hänsyn till både samhällets krav på personlig dokumentation och det egna kravet på informationstillgång.7 Det som styr och präglar arkiv­bildningen är arkivbildarens mångskiftande verksamhet och intres­seinriktning; arkivbildarens medvetenhet om den informations­potential hennes eller hans arkiv och dess handlingar utgör, vilket också hänger samman med den betydelse som tillmäts den egna per­sonen, den utövade verksamheten, upplevelser och erfarenheter m m; arkivbildarens bevarande- och ordningsintresse som följer av denna medvetenhet men också kan ha andra motiv. Av betydelse är dessutom de reella möjligheterna. Tillhör man exempelvis en mot-

18

ståndsrörelse under en viss period så sker p g a de yttre förutsättning­arna knappast någon arkivbildning under denna tid. Är man i en mycket aktiv verksamhetsfas sker arkivbilqningen förmodligen kaotiskt under en sådan period. Har man en sekreterare skapas en reglerad ordning. Arkivbildningen i sin helhet försiggår dock inte i helt oordnade former. Å ena sidan är handlingarna knutna till och avspeglar en verksamhet, och de är relaterade till varandra, ingår i bestämda sammanhang. Å andra sidan finns det oftast ordnings­strukturer eller åtminstone ordningsansatser. Hjalmar Branting exempelvis, medveten om sin roll och betydelse, sparade inte bara ett brett material .utan sammanförde en hel del handlingar till doku­mentationsenheter samt ökade informationshalten genom olika hänvisningar (t ex noterade han på vissa restaurangnotor vem han var tillsammans med eller försåg fotografier med datum och namn). Han överlämnade vidare enstaka handlingar som han tillmätte sär-

3 Jag fick värdefull hjälp från följande arkivinstitutioner som jag här samtidigt vill tacka: Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, Oslo (Einar A Terjesen); Arbejder­bevregelsens bibliotek og arkiv, Köpenhamn (Henning Grelle); Archiv des sozialen Demokratie, Bonn-Bad Godesberg (Leiter des AdsD Werner Krause); Bundesar­chiv, Koblenz (Dr. Jiirgen Real); Institut fiir Marxismus-Leninismus, Zentrales Parteiarchiv der SED (Prof. Dr. Heinz Voflke); Internationaal lnstituut voor Soci­ale Geschiedenis, Amsterdam (Archivaris Elly Koen); Riksarkivet, Helsingfors (Byråchef Yrjö O Kihlberg); Riksarkivet, Köpenhamn (Overarkivar Dr. Vello Helk); Riksarkivet, Oslo, och Norsk privatarkivinstitutt (Vidar 0verland); Stif-. tung Bundeskanzler-Adenauer-Haus (Dr. Hans Peter Mensing).- Citaten är häm­tade ur breven från RA, Helsingfors, 1985-05-17, och RA, Oslo, 1985-07-26.

4 Ingemar Carlsson, Släktarkivet, i: P O Bergman, Ingemar Carlsson, Bo Nilsson, Ordna ditt släktarkiv, Västerås 1985, s 7-42.

5 Jag stöder mig framför allt på Hermann Schreyer, Die Gliederung von Nachlässen. Ein Beitrag iiber Ordnungsarbeiten an Nachlafl-Schriftgut, i: AM 1962:1, s 14-20, och Nachlässe aus der Epoche des Kapitalismus im Zentralen Staatsarchiv, Pots­dam, i: AM 1985:3, s 88-92; Gerhard Schmid, Archivische Bewertung literari­scher Nachlässe, i: AM 1973:4, s 131-136, och Archivische Erschlieflung literari­scher Nachlässe, i: AM 1977:4, s 123-130; Sylvia Gräfe, Irmgard Griitzmacher, Gerhard Nitzsche, Ober die Sammlung und Erchlieflung dokumentarischer Nach­lässe fiihrender Persönlichkeiten der deutschen Arbeiterbewegung im Zentralen Parteiarchiv der SED, i: AM 1985:3, s 84-87; Erhard Hartstock, Nachlässe als er­gänzende Bestandteile im Staatlichen Archivfonds der DDR, i: AM 1988:2, s 49-54. - Se även Schellenberg, Die Ordnung "privater Papiere" och Verzeichnung "privater Papiere", i: Akten- und Archivwesen, s 205-223, 243-260; Vello Helk, Om indsamling og ordning af nyere privatarkiver i Rigsarkivet, i: Arkiv, 9, nr 2-3, 1982-83, s 109-127; J A A Bervoets; J A M V Boes-Rops, Th J N M Marcelis, H Th M Roosenboom, G M W Ruitenberg, Het conglomeraat ontward. Aanwij­zingen voor het inventariseren van familiearchieven, i: Nederlands Archievenblad 1984;3, s 193-233.

6 Martin Grass, Hjalmar Brantings arkiv, i: Arbetar historia, nr 39-40, 1986, s 67-74. Med Brantingsarkiv som exempel har jag formulerat korta allmänna anvisning­ar för ordnande och förtecknande av personarkiv i Folkrörelserna arkiv handbok. Arkiv och framtid i förening, Stockholm 1988, s 71-77.- Dessa bidrag och även föreliggande uppsats är resultat av ett forskningsförberedande projekt om Hjal­mar Branting som jag har utfört, stött av Riksbankens jubileumsfond.

7 De citerade termerna hos Brather, i: AM 1962:5 s 160.

19

skilt historisk betydelse (t ex hans första regeringsförklaring 1920) omedelbart till Arbetarrörelsens arkiv. Utifrån samma bedömning ("tidshistoriskt värde") sparade han bl a hotelse- och anonyma brev. Noteringar i de privata räkenskapsböckerna och andra ekono­miska anteckningar avspeglar intentionen att ordna och strukturera det privatekonomiska materialet, främst för egen information och kontrollmöjlighet, och detta räkenskapsmaterial finns också i stor utsträckning bevarat.

''Dispositionsrätten'' innebär risker för bevarandet. Bedömning­en av vissa handlingars positiva eller negativa värde kan bidra till in­grepp i och en splittring av arkivet. Arkivbildaren tar, för deras en­skilda värdes skull, handlingar ur ett sammanhang, exempelvis vissa manuskript, som i det Brantingska exemplet, eller brev till respektive en hel korrespondens med en person vilka återställs till avsändaren för att inte komma i ' 'orätta händer''. Branting lämnade åtminstone de historiskt värdefulla handlingarna till "rätt" ställe dit senare hela arkivet överlämnandes. Den främsta risken är dock att arkiv­bildningen styrs i ett visst - tillrättaläggande m m - syfte, bl a ge­nom målmedveten utgallring, och den risken är större vad gäller per­sonarkiven än övriga arkiv.

Arkivbildningen inom ett personarkiv är den process som uppvi­sar mest variation och mångfald, både personarkiven emellan och jämfört med myndighets-, organisations- och företagsarkiv. Det är säkert detta som har präglat den ovan antydda skepsisen mot ett schematiserat ordnande. Frågan om personarkivens arkivbildning diskuteras inte direkt i de tyska (öst- och väst-) bidragen. Det beror säkert på det traditionella ''gapet'' mellan Registratur och Archiv, dvs de (arkiv)handlingar hos arkivbildaren och de (arkiv)handling­ar som lämnas till arkivinstitutionen. På arkivinstitutionen blir en­ligt detta synsätt handlingarna arkivhandlingar, först där bildas s a s arkivet genom ordningsarbeteL Det som följdriktigt är mest intres­sant är detta strukturerande, "skapande" arbete och dess problem.

Det andra kännetecknet är att den proveniensmässiga integriteten är sårbar. Det finns stora möjligheter för senare "inblandning". Per-

. sonarkivet omfattar de handlingar som fram till arkivbildarens död, vilken avslutar arkivbildningen, ingår i hans respektive hennes ar­kiv. Denna arkivets status kan dock å ena sidan sällan fastställas exakt. Materialet överlämnas knappast genast och orubbat till en ar­kivinstitution eller hålls ihop och åtskilt inom familjen. Å andra si­dan har arkivet redan vid avslutad arkivbildning oftast en blandka­raktär. Det innehåller (kan innehålla) handlingar som tillhör andra familjemedlemmar, dvs i strikt bemärkelse andra arkivbildare. Ett personarkiv är vidare på ett särskilt sätt "levande" inom familjen. Det sker (kan ske) ytterligare en "anrikning" av arkivet, för att an­vända en utmärkt tysk arkivterm. Handlingar samt noteringar och

20

kommentarer på eller till vissa handlingar kan tillföras från famil­jens sida, likaså t ex manuskript och brev av arkivbildaren som in­gick i andra arkivbildares arkiv men av olika skäl har återlämnats till familjen. Ordnings- eller omordningsingrepp kan förekomma in­klusive utgallringar, bl a för att värna om en viss bild av arkivbilda­ren eller för att undvika att viss information, främst av personlig art, når ut. Det är inte alltid lätt eller ens möjligt att urskilja dessa -proveniensfrämmande - anrikningar. Det är den allmänna upp­fattningen att en anrikat personarkiv är "normalfallet" bland per­sonarkivstyperna. Detta har konsekvenser för ordningsarbetet An­rikningen måste i stort sett accepteras. Men det är nödvändigt att åt­minstone vara medveten om denna problematik, och arkivarien måste försöka att göra så exakta proveniensbestämningar som möj-ligt. 8 '

Personarkiven anrikas (kan anrikas) ytterligare på arkivinstitu­tionerna dit arkivet har levererats. Egentligen proveniensfrämman­de handlingar, som har tillhört arkivbildaren men skingrats och samlats av samlare eller som har tillställts andra arkivbildare, köps eller tas emot som gåva, t ex manuskript och brev. Dessa fogas till ar­kivet, ordnas antingen in i sitt sammanhang, t ex i korrespondens­eller manuskriptserien (med eller utan särskilda anteckningar), eller sammanhålls separat som proveniensfrämmande anrikningar. Inge­mar Carlsson rekommenderar på den punkten uttryckligen att man "skall bryta mot proveniens principen" och varnar f ö just med så­dana exempel i minnet allmänt för att "bli slav under teorierna".9

Det är helt riktigt. Men samtidigt bör inskärpas att även personarki­ven skall behandlas efter strikta arkivmässiga regler, att varje enskilt avvikande fall skall prövas och att avvikelserna från de principiella premisserna skall motiveras väl.

I Hjalmar Brantings arkiv kan anriktningar och ingrepp konsta­teras som skett både inom familjen och på Arbetarrörelsens arkiv. Brantingsarkiv har delvis prägeln av ett familjearkiv. Ett avskiljan­de är ofta möjligt, bl a ger dateringar en fingervisning. Både hustrun Anna Branting och barnen Georg Branting och Sonja Branting­Westerståhl har efterlämnat egna arkiv och Vera och Henry von Kraemer arkivfragment som också förvaras på Arbetarrörelsens ar­kiv. Men det är naturligtvis omöjligt att vara helt säker på att varen­da oavskild handling verkligen har tillhört arkivbildaren Hjalmar

8 Schmid, i: AM 1977:4 s 123 f, 127; Schreyer, i: AM 1962:1, s 16 f, 20, och i: AM 1985:3, s 89; D Aue, L Erxleben, I Griitzmacher, D ber einige Erfahrungen aus der Bearbeitung von Nachlässen im Zentralen Partiearchiv der SED, i: AM 1965:2, s 56; Gräfe m fl i: AM 1985:3, s 86; Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Kala­logiserung von Nachlässen und Autographen, Miinchen 1982, s 7 f, 10, 12; Carls­son, Släktarkivet, s 21-23.- Allmänt om anrikning även Brather i: AM 1962:5, s 161 ff.

9 Carlsson, Släktarkivet, s 21, 23; jfr också de övriga referenserna i not 8.

21

Brantings arkiv. Det finns en hel del belägg för ingrepp. Sonja Branting-Westerståhl som var sysselsatt med att "vårda" Branting­bilden gjorde ordningsförsök. Anna Branting förstörde sina brev till Hjalmar däremot inte breven från Hjalmar (drygt 500) som finns i hennes arkiv. Georg Branting överlämnade vissa handlingar, bl a brev till Hjalmar Branting, till Zeth Höglund som skrev den "offici­ösa" Branting-biografin i slutet av 1920-talet. Arkivets status påver­kades dessutom påtagligt på Arbetarrörelsens arkiv. Där följde man under en väsentlig period av den långa accessionshistorien, som bevisligen sträcker sig från 1905 till 1981 (bortsett från senare an­rikande gåvor), inte proveniensprincipen utan var präglad av per­tinenstankar. Det innebar att arkivet delvis inte hölls ihop. Vissa handlingstyper hamnade generellt i arkivets stora samlingar, tex bild- och organisationstrycksamlingen, respektive på biblioteksav­delningen. Vissa enskilda handlingar infogades som brukligt var främst i arkiviska organisationssamlingar. Brantings arkiv, den Brantingska ''biografica-samlingen' ', anrikades på motsvarande sätt, även med rent biografica-material (bl a klipp om Hjalmar Branting). Ordningsarbetet innebär både ett ställningstagande till proveniensproblematiken och ett konkret försök att rekonstruera Hjalmar Brantings arkiv. En ursprunglig ordning finns knappast men det finns som nämnts ordningsansatser och en "processuell" ordning som kan både återställas och användas men till största delen måste en ordning skapas genom ett strukturerande ordningsarbete.

Ett tredje kännetecken: Personarkiven har i allmänhet en större bredd än myndighets-, organisations- och företagsarkiv. (Men de kan å andra sidan också p g a olika omständigheter, bl a de två tidi­gare nämnda faktorerna, uppvisa ett mycket spritt arkivinnehåll med stora luckor). De kan innehålla "en brokig mångfald av hand­lingstyper med ett brett informationsspektrum' ', 10 allt efter arkiv­bildarens offentliga och privata verksamhet och samlarintresse. Det brukar ingå inte enbart • 'vanliga'' pappershandlingar av olika slag utan också t ex bild- och ljudmaterial (fotografier, filmer, band m m) och olika samlingar (böcker och tryck, föremål m m) som traditio­nellt betraktas som biblioteks- och museimaterial. Dessa "avvikan­de' • arkivdelar avskiljs ofta och överförs till speciella samlingar eller institutioner." Så skedde exempelvis på Arbetarrörisens arkiv, som nämnts även i Brantings fall. Görs detta automatiskt är det fel-

10 Hartstock i: AM 1988:2, s 50. 11 Jfr Helk i: Arkiv 1982-1983:2-3, s 118 f; Gräfe m fl i: AM 1985:3, s 86; Kjell Nel­

son, Arkivalie- och handskriftsbehandling i bibliotek, Lund 1974, s 31; Carlsson, Släktarkivet, s 27, och i samma bok Bo Nilsson, Bilderna i släktarkivet, i: P O Berg­man m fl, Ordna ditt släktarkiv, s 67-92, där dock den tekniska och museiaspek­ten dominerar. Se också riktlinjerna i not 21.

22

aktigt och bryter mot regeln att en handlings framställningssätt är betydelselöst för dessa potentiella status som arkivhandling. En noggrann, arkivmässig bedömning av "de funktionella samman­hangen" är ofrånkomlig, dvs att skilja mellan "funktionell doku­mentation" (arkivmaterial) och "icke-funktionell dokumentation (samlings-, biblioteks- och museimaterial). 12

Bredden i personarkiven får dock inte skymma tre väsentliga ting. För det första så påverkar denna "brokighet" inte arkiv karaktären. Men den tycks ha befäst föreställningen om personarkivens speciel­la individualitet vilket bidragit till att de som arkivtyp bedöms med en viss osäkerhet och att man inte tar deras arkivkaraktär fullt ut på allvar under ordningsprocessen. Nils Nilsson har hävdat, med all rätt, att alla arkiv- och det bör innefatta personarkiven- visserli­gen är olika och unika men att de samtidigt är' 'inte ojämförliga och unika'' utan har ''gemensamma drag, ofrånkomliga karakteristika'' som kan betraktas "som variationer på ett tema, individuella ned­slag inom ramen för en släktgrupp' '. 13

För det andra så visar innehållsanalyser att det trots bredden före­kommer "alltid återkommande materialgrupper i personarki­ven".14 Det innebär att det finns ytterligare ett skäl som aktualise­rar och motiverar ett systematiserat, schematiserat ordnande.

För det tredje har de olika handlingsrupperna och -typerna "ett differentierat källvärde". Värderingen av ett arkivs, även ett person­arkivs, och dess handlingars värde är grundläggande för den tyska (väst- och öst-) arkivteorin och -praxis och tillämpas av litteraturen att döma särskilt rigoröst i D D R. Där är den samhälleliga relevansen och återspeglingen av väsentliga, objektiva samhällsprocesser avgö­rande. För personarkivens del tillkommer ett slags kulturhistoriskt minnesvärde som är knutet till arkivbildarens samhällsfunktion och betydelse och vidare en återspegling som sker ''på ett betydligt mera subjektivt, omedelbart och obegränsat sätt". Men även handlingar­nas informationsvärde spelar en roll; exempelvis kan en mindre be­tydande person ha samlat ytterst värdefulla dokument i sitt arkiv. En bristfällig dokumentation inom ett område kan också motivera ett bevarande av egentligen mindre värdefulla handlingstyper. 15 Värdebedömningen är kopplad till gallringsfrågan. Den ger "den fulla rätten till gallring" även vad gäller personarkiven. 16 Den rät-

12 Jfr Brather i: AM 1962:5, s 162 f, 164 ff - citaten s 165, 167; Hartstock i: AM 1988:2, s 52.

13 Nilsson, Arkivkunskap, s 57 14 Se Schreyer i: AM 1962:1, s 14-20- citat s 17 15 Utförligt Schmid i: AM 1973:, s 131-136, särskilt s 134f; Hartstock i AM: 1988:2, s 50-52- citaten s 51, 52; Schmid i: AM 1977:4, s 126 f. -Allmänt om bedöm­ningsprocessen i arkivhandboken Archivwesen der Deutschen Demokratischen Republik. Theorie und Praxis, Berlin 1984, s 213-254. 16 Hartstock i: AM 1988:2, s 51.

23

ten hävdas också i västtyska och andra riktlinjer. 17 Men allmänt förordas en särskild återhållsamhet, p g a återspeglingsaspekten men även av ett praktiskt skäl: utrymmesvinsten genom utgallring är i allmänhet minimal. 18 Från östtyskt håll påpekas vidare att det finns en "avsevärd metodisk osäkerhet" i bedömningen av person­arkiven trots de teoretiska analyserna och de praktiska reglerna. 19

I sin översikt över ordnande av personarkiv vid danska Rigsarki­vet rekommenderar Vello Helkatt ''det åbenlyst vrerdilese materiale straks skilles fra" under en första grovsortering. Det som "frasorte­res", alltså betraktas som oväsentligt och därmed gallringsbart, är bortsett från dubbletter bl a kuvert, korta meddelanden (t ex mötes­kallelser), reklamtryck, tryck (som inte är arkivbildarens egna tryck­saker eller som ingår i ett ämnesordnat sammanhang), lösa klipp, pengar, frimärken, föremål. Dubbletterna, även t ex av fotografier, och det avskilda materialet kan överlämnas till bibliotek och museer eller införlivas i speciella samlingar.20 Ungefär motsvarande hand­lingstyper nämns i öst- och västtyska samt andra riktlinjer.21 All­männa gallringsanvisningar innebär alltid risken att de tillämpas schematiskt, utan en föregående värdeprövning. Det är exempelvis knappast berättigat att beteckna kuvert som ''värdelösa'' i sig. Inge­mar Carlsson påpekar helt riktigt att de kan innehålla viktig infor­mation, främst dateringar, och han rekommenderar därför att de sparas. 22 När den största delen av Brantings brevsamling ordnades utgallrades tydligen kuverten. På odaterade brev finns dateringar noterade som eventuellt är övertagna från poststämplarna. Men ef­tersom det förekommer uppenbart felaktiga noteringar så är osäker­heten stor. Bevarade kuvert kunde ha varit till hjälp. Räkningar och kvittenser, framför allt rörande "alldagliga objekt och anledning­ar", nämns bland de oväsentliga handlingstyperna.23 Ingemar Carlsson framhåller visserligen att man inte "behöver eller ens skall göra rent hus med detta material" men han inskränker detta genom att motivera bevarandet med att "ett antal färgglada räkningar och

17 Bayerische Staatsbibliotek, Regeln fiir die Katalogiserung von Nachlässen und Au­tographen, s 15 f; Richtlinien Handschriftenkatalogisierung, Bonn-Bad Godes­berg 1983 (Deutsche Forschungsgemeinschaft), s 37; referens i not 20.

18 Ulrich Ott, Nachlässe in Literaturarchiven, i: DA 1987:1, sp 53; Schreyer i: AM 1985:3, s 89; Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s 15.

19 Schreyer i: AM 1985:3, s 89. 20 Hel k i: Arkiv 1982- 83:2-3, s 118 f. 21 Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s 16; Zentrales Partei­

archiv der SED, Richtlinien fiir die Ordnung und Verzeichnung von Nachlässen, punkt 2.4.1., och Gräfe m fl i: AM 1985:3, s 85 f; Archiv der sozialen Demekratie (AdsD), Richtlinien fiir die Ordnung und Verzeichnung von Nachlässen (1980), s 4 f; Arbeiderbevegelsens arkiv, Oslo, Notat ang. ordning av privatarkiver (1981), punkt 6 (fotografier) och punkt 8 och Il (tryck).

22 Carlsson, Släktarkivet, s 23 23 Jfr Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s 16.

24

kvitton [ ... ] kan ju vara dekorativa att spara: ' 24 Den illustrativa as­pekten, likaså den emotionella dimension handlingar kan ha, skaU inte avfärdas. Men det hade varit bättre att argumentera utifrån vär­depremisser. I Brantingsarkiv finns det flera volymer räkningar och kvittenser. I början av 1970-talet var tydligen en utgallring påtänkt, uppenbarligen utan närmare eftertanke och noggrann bedömning. Den verkställdes som tur var inte. Den privata ekonomin spelade en viktig roll för Branting (först Nobels fredspris 1921 "räddade" eko­nomin). Räkenskapsmaterialet i arkivet är omfattande, och där har verifikationerna en given plats. Detta material är alltså av stort vär­de, inte bara för Branting-forskningen utan också för undersök­ningar om privatekonomi i allmänhet. Tryck, böcker och broschyrer nämns också bland de gallringsbara material typerna. Att sortera ut tryck därför att det är tryck och potentiellt biblioteksmaterial vore som antytts felaktigt. I de citerade danska riktlinjerna anges helt riktigt det tryck som skall bevaras, och enligt andra anvisningar un­dantar man även sådana böcker som har ett extra värde p g a dedika­tioner, understrykningar, kommentarer. Men potentiellt kan arkiv­bildarens hela boksamling eller bibliotek vara en integrerad del av arkivet.25 Just i Brantings fall spelade böckerna en viktig roll. Han växte upp med böcker (i arkivet finns bl a en lista från 1879 över de böcker som då ingick i hans bibliotek); han skrev recensioner och översatte; i sin roll som journalist, agitator och upp f ostare förmed­lade han genom läsning förvärvade kunskaper; osv. Brantings bibli­otek är alltså inte bara ~n betydelsefull informationsbärare utan är liksom det övriga arkivmaterialet direkt relaterat till hans verksam­het. Men det existerar tyvärr inte längre utan böckerna har s a s ut­gallrats och- med få undantag- införlivats med institutionens bi­bliotek. Eftersom en stor del av handlingarna (inkl utsorterade) i Brantings arkiv försågs med tm ex libris-stämpel så kan det rätta sammanhanget spåras och återställas om man stöter på sådant ma­terial, t ex lånar en bok i institutionens bibliotek. Men en samlad ka­talog över Brantings boksamling saknas i arkivet. Att åstadkomma och tillhandahålla denna information är det avgörande, ett mini­mum.26 Rent fysiskt behöver boksamlingen ju varken hållas ihop eller förvaras med arkivet.

Kontentan blir att just bredden i personarkiven konfronterar ar­kivordnaren med en rad svåra bedömningsfrågor där det är viktigt att tillämpa en strikt arkivmässig procedur. Generella anvisningar

24 Carlsson, Släktarkivet, s 25. 25 Brather i: AM 1962:5, s 164 f; Pham hoai N am, Literarische Gedenkstätten als Ein­

heit von Aufgaben der Archive, Bibliotheken und Museen, i: AM 1985:1, s 27 f; Ott i: DA 1987:1, sp 53; Zentrales Parteiarchiv der SED, Richtlinien, 2.4.1.

26 Ingemar Carlsson, Släktarkivet, s 27, tar inte upp frågan om en bokkatalog utan rekommenderar bara det som är "mest praktiskt", antingen att avskilja böckerna eller att inordna dem i arkivet.

25

som inriktar sig på speciella handlingstyper skall inte styra, utan be­dömningarna och värdebestämningarna skall göras med hänsyn till arkivbildarens verksamhet, handlingarnas informationspotential och de funktionella sambanden.

Personarkiv ordnas. Att ordna betyder att systematisera, dvs man både fastställer olika handlingar respektive typer av handlingar och sätter dem i relation till varandra, antingen genom att sammanföra dem till serier eller genom att avgränsa dem från varandra i skilda grupper. När man gör detta har man en principiell föreställning om något ordningssystem och väljer därefter den ena eller andra lös­ningen. Granskar man olika svenska förteckningsexempel så ser man också att ordningsarbetet i praktiken- outtalat (om det inte finns interna riktlinjer) - har följt någon form av strukturering. I vissa fall har t o m allmänna arkivschemat använts som systematise­ringsinstrument, direkt genom att arbeta med huvudavdelningarnas bokstäver i serie- och volymindelningen; i förteckningen till Sven Hedins arkiv (1975) t ex betecknat som "i riksarkivet tillämpade principer". Eller man följer det bara "i det tysta". Det senare re­kommenderar Ingemar Carlsson i sina anvisningar, han föreslår ar­kivordnaren ''att placera olika handlingar i ett personarkiv i samma turordning som arkivschemat"Y Jag tycker att det är felaktigt att använda allmänna arkivschemat därför att det är knutet till en an­nan slags arkivbildning och där, åtminstone på den offentliga sek­torn, också fungerar som styrmedel. Det antyder f ö också Ingemar Carlsson. Jag har ytterligare två invändningar. I de exempel där ar­kivschemat har använts hamnar handlingarna egentligen bara i få, två eller tre huvudavdelningar (B, E, F) - och så skulle vara fallet för många personarkiv. Det är alltså tveksamt om arkivschemats huvudavdelningar och dess "bokstäver" egentligen fyller den syste­matiserande funktion som ett schema skall ha, alltså bidrar till att underlätta ingången vilket är meningen med en systematiserande strukturering.28 Arkivschemats huvudavdelningar sammanfattar handlingar å ena sidan efter typ, deras formella beskaffenhet, och å andra sidan efter funktion, deras saksammanhang. De olika ut­ländska ordningsscheman som finns för personarkiven utgår på samma sätt från dessa två indelningsgrunder. En disposition efter en enhetlig princip anses vara omöjlig. "Motsägelserna och spänning­arna" motsvarar "i princip alldeles den reella situationen", konsta­terar Gerhard Schmid som har lämnat viktiga bidrag till diskussio­nen. 29 Men det finns en grundläggande skillnad mellan personarki­ven och de övriga arkivtyperna: personarkiven omfattar både en

27 Carlsson, Släktarkivet, s 16. 28 Jfr t ex Göran Behre, N. G. Djurklous arkiv i Örebro, i: Rig 1969, s 18-27. 29 Schmid i: AM 1977:4, s 125; jfr utförligt och konkret Schreyer i: AM 1962:1, s 14-

20.

26

privat sfär och en offentlig sfär. Dessa är inte alltid entydigt åtskilda eller ens åtskiljbara vilket återspeglas i handlingarna. Den privata sfären både omfattar privatlivet och resulterar i olika personliga, personbundna handlingar, t ex dagböcker, handlingar rörande ut­bildningen och privatekonomin. Andra personbundna handlingar, t ex rörande hobby- eller föreningsverksamhet, tillhör den offentliga sfären som alltså omfattar arkivbildarens skiftande verksamhet i det privata och offentliga livet. I ett holländskt förslag till ett ''basis­schema" för personarkiv utgår man ifrån en indelning i privat (per­sonligt) och offentligt, man använder sig av tre huvudavdelningar: Handlingar rörande det personliga (privata) och offentliga livet, Handlingar rörande det personliga (privata) livet, Handlingar rö­rande det offentliga livet. Den första huvudavdelningen visar den antydda svårigheten. Ett annat problem är användandet av begrep­pet "personligt" för både privatlivet och personbundna handling­ar.30 Jag förordar inte en sådan funktionsmässig strukturering utan föredrar en kombination mellan typ- och funktionsorientering. Men dessa sfärer kan man ändå ha i minnet som överordnade struk­turbegrepp. Det innebär att vissa grupper av handlingar p g a de funktionella sambanden med framför allt den privata sfären helt en­kelt bör "placeras" annorlunda än enligt arkivschemats strukture­ring. Räkenskaper är ett sådant fall. De tillhör den privata sfären, och en egen, jämställd typorienterad huvudavdelning är alltså inte befogad.

Det tycks vara en allmän uppfattning att man- p g a pesonarki­vens speciella karaktär - inte kan uppställa generella ordningsreg­ler och ett enhetligt, "normativt" ordningsschema, motsvarande en allmän förteckningsplan som för myndighets-, organisations- och andra arkiv. Det kan vara fråga om oreflekterade ställningstagan­den, och de kan ju negligeras. Men det säger också de som anser att det är "principiellt nödvändigt och nyttigt" att fundera över ord­ningsscheman och som själva föreslår och förespråkar något ord­ningsschema. 31 De vill inskärpa att ett ordningsschema inte skall uppfattas som "allena saliggörande mönster" 32 utan att arkivarien har att ta hänsyn till det enskilda arkivet, dess arkivbildning och de traderade handlingarna. Ordningsschemat skall "inte stå i vägen" för befintliga ordningsansatser och -strukturer som bör övertas och

30 Bervoets m fl i: Nederlands Archievenblad 1984:3, s 198 f; se även de kritiska kom­mentarerna på den punkten av A J M den Teuling, Het conglomeraat ontward. Op­merkingen naar aanleiding van de Aanwijzingen voor het inventariseren van familie-archieven (stenc.), s 1-3. 31 Jfr Schellenberg, Akten-und Archivwesen, s 211 f, 246; Schreyer i: AM 1962:1, s 20; Schmid i: AM 1977:4, s 125 f- citat s 126; Bervoets m fl i: Nederlands Archieven­bladen 1984:3, s 197; vidare t ex svarsbrev på min i not3omnämnda rundfråga från RA, Helsingfors, och RA, Oslo. 32 Bervoets m fl i: Nederlands Archievenbladen 1984:3, s 197.

27

integreras.33 Det är egentligen självklara krav som gäller på samma sätt för ordnaodet av alla slags arkiv. Spårandet av den ursprungliga ordningen som skall befästas eller återställas är även där grunden för ordningsarbeteL Det kombineras sedan med en strukturering och en systematiserad förteckningsplan som t ex vad organisations­arkiven beträffar i regel inte är "påtänkt" under arkivbildningen utan s a s läggs på i efterhand, under ordnandet. Allmänna arkiv­schemat är inte heller "allena saliggörande". Det är exempelvis en onödig och opraktikabel schematism att tillämpa arkivschemat på mindre arkiv eller arkiv med ett fåtal serier; här kan man förteckna lika systematiskt utan arkivschemat, men gärna i dess ordnings­följd.

Ytterligare en invändning framförs mot ett "normativt" ord­ningsschema för personarkiv av östtyska förespråkare för ett sådant schema: avspeglingsaspekten kräver flexibilitet. För att rätt kunna avspegla arkivbildarens och handlingarnas "valens" och "grad av . samhällelig betydelse'' måste exempelvis en författares arkiv ordnas i en annan ordningsföljd än en politikers arkiv. I ett författararkiv är verken och manuskripten det viktigaste och skall därmed bilda den första huvudavdelningen, i ett politikerarkiv är det däremot hand­lingarna från den politiska verksamheten. Arkivordnaren måste alltså bestämma den huvudsakliga funktionen hos en person för att kunna strukturera på ett adekvat sätt. 34 Det är onekligen en intres­sant och fascinerande aspekt. Men den har oerhörda praktiska och principiella implikationer. Hur skall jag rättvist kunna fastställa en persons "riktiga" funktion? T ex Hjalmar Brantings? Skall han först och främst betecknas och utövade han mest inflytande som po­litiker (partipolitiker, rikspolitiker med regeringsuppdrag, interna­tionell politiker i NF?) eller (politisk) journalist och agitator (vilket jag skulle vilja hävda)? Även tillräckliga kunskaper om arkivbilda­ren förutsatt så saknas- enligt vårt sätt attse-de objektiva krite­rierna för en sådan helhetsbedömning. Helhetsbedömningen res­pektive försöket till en sådan är dessutom bara relativ, företagen vid ett visst tillfälle, nämligen i samband med ordningsarbetet Bevis­värdet av denna återspegling är alltså mycket begränsat. Men åter­speglingen är inte bara begränsad till helhetsbilden, den kommer till uttryck i samtliga handlingar och deras samband, som ett resultat av arkivbildarens hela, mångskiftande verksamhet. Ett systematiserat ordnande efter ett ordningsschema är inget hinder alls för återspeg-

33 Schmid i: AM 1977:4, s 126. 34 Jfr som konkret exempel Klaus Hupfer, Das Alfred-Kurella-Archiv. Probleme und

Erfahrungen bei der Erschliel3ung des persönlichen Archivs, i: AM 1984:1, s 10-13- citaten s Il. Hupfer kommer fram till att författaren och publicisten Kurelias politisk-publicistiska verksamhet är den viktigaste, alltså ställs dess kvarlevor i spetsen, före det belletristiska och andra konstnärliga materialet. Allmänt se Schmid i: AM 1977:4, s 126.

28

lingseffekten, lika lite hos personarkiv som hos myndighets-, och organisations- och företagsarkiv.

Personarkivens arkiv karaktär, återkommande typer och grupper av handlingar i personarkiven trots deras konkreta olikhet och vari­erande bredd, arkivariens arkivmässiga ordnande av personarkiv, dvs ett strukturerande och systematiserande arbete som även tilläm­pas på övriga arkiv, det är enligt min mening tre starka argument som talar för att ordna och förteckna även personarkiv utifrån ett allmängiltigt ordnings- och förteckningsschema med huvudavdel­ningar och seriemässiga underavdelningar. De antydda allmänna in­vändningarna som dock inte rubbar denna uppfattning skall själv­fallet hållas i minnet - men vid allt arkivordnande. Det finns flera uttalade schemaförslag, dock inte i Sverige om jag bortser från Inge­mar Carlssons omnämnda råd att "tyst" följa arkivschemat. Jag skall här nämna några.

I Danmark följs vid Rigsarkivet men också vid andra arkiv ett ordningsschema som bygger på ett förslag av Holger Hjelholt från 1944, sedan dess "et paradigrna for alle, der har beskreftiget sig med ordning af privatarkiver". Det innehåller följande nio huvudavdel-

. ningar: A Breve; B. Koncepter o.l; C. Personlige papirer; D. Dagb0-ger, erindringer o.l. [här ingår också förarbeten och arbetsmaterial]; E. Manuskripter, optegnelser o.l.; F. Forskellige sager [handlingar rörande privat och offentlig verksamhet]; G. Fotografier; H. Tryk­sager; l. Diverse.

Utgångspunkten för ordningsarbetet är den existerande ordning­en. Den anpassas till schemat men även schemat anpassas. Om det inte förekommer handlingar till samtliga huvudavdelningar så "til­passes skemaet efter arkivets indhold uden slavisk at f0lge de angiv-ne bogstav- og gruppbetegnelser". 35 .

Från Finska Litteratursällskapet föreligger ett ordningsschema för författares och vetenskapsmäns arkiv. Det ser ut på följande sätt: A. Inledning; B. Manuskript. - l. Publicerade verk; 2. Artik­lar, tal, föredrag m m; 3. Opublicerade verk; 4. Dagböcker, memoa­rer, minnesanteckningar; 5. Biografica: meritföreteckningar, med­lemskort m m; 6. Handlingar rörande tjänstgöringen; 7. Handlingar rörande verksamhet i föreningar och sällskap, hobbyverksamhet; 8. Resor, kongresser, seminarier; 9. Ekonomiska handlingar; 10. Teck­ningar; 11. Blandade manuskript; 12. Manuskript och material från andra personer. - C. Brev; D. Fotografier; E. Trycksaker. - l. Tid­ningsklipp; 2. Program m m; 3. Matsedlar m m; 4. Särtryck m m.­F. Varia [föremål etc]. Detta schema utgår genomgående från hand-

35 Helk i: Arkiv 1982-83:2-3, s 118-123 -citat s 122; även brev från Vello Helk 1985-04-26. Jfr också Holger Hjelholt, Om ordning og registrering af reldre og nyere privatarkiver, i: Fortid og Nutid, 15, 1944, s 145-163- schemat s 158-161.

29

lingstyper vilket enligt min mening är mindre lyckat. Mest påfallan­de här är den ''blandade'' huvudavdelningen B som jag skulle vilja beteckna som osystematisk. 36

De västtyska bibliotekens handskriftsavdelningar rekommende- · rar ett enkelt schema med fyra huvudavdelningar: l. Manuskript; 2. Brev; 3. "Livsdokument" [innehåller "samtliga offentliga och pri­vata dokument som förmedlar biografiskt autentiska data och fak­ta'', både personliga handlingar och handlingar från den privata och offentliga verksamheten]; 4. Samlingar. Huvudavdelningarnas an­tal och ordningsföljd är inte fast. För mindre personarkiv kan exem­pelvis två eller tre av de fyra grupperna vara tillräckliga. För anrika­de personarkiv kan ytterligare huvudavdelningar tillkomma, t ex Fa­miljehandlingar eller Handlingar rörande andra personer. 37

En mera differentierad variant för författararkiv tillämpas vid Goethe- und Schiller-Archiv i Weimar, och det är tydligen mönster­bildande för litteraturarkiv i Östtyskland: l. Verk [inkl förarbeten m m]; 2. Allmänt arbetsmaterial; 3. Korrespondens; 4. Dagböcker; 5. Handlingar rörande verksamheten och personliga handlingar [underindelas vid behov i Handlingar rörande verksamheten, Per­sonliga handlingar, Vittnesbörd av andra personer om arkivbilda­ren, Bilder]; 6. Samlingar [utan relation till den privata och offentli­ga verksamheten]; 7. Handlingar från familjen och vänner [proveni­ensfrämmande handlingar som inte kan eller bör avskiljas].

Huvudavdelningarna och deras ordningsföljd utgår från förfat­tararkiv som "givet normalfall". Men ordningsschemat kan och skall anpassas till ett arkivs "särskilda förutsättningar", t ex om ar­kivet avviker från "normalfallet" eller uppvisar speciella tyngd­punkter. Återspeglingsaspekten är ett viktigt och överordnat krite-rium.38 .

Vid Zentrales Parteiarchiv der SED i Berlin, DDR, tillämpas föl­jande ordningsschema: l. Biografiskt material. - l. Personliga do­kument; 2. Personliga anteckningar [inkl dagböcker]; 3. Hälsnings­och lyckönskningsskrivelser; 4. Politiska förföljelser och processer; 5. Kondoleanser till arkivbildarens död; 6. Biografiskt material om arkivbildaren [inkl bibliografier].- Il. Verk.- l. Tal och uppsatser [inkl förarbeten och arbetsmaterial]; 2. Arbetsmaterial [som inte står i direkt samband med manuskripten och verken]. - III. Korre­spondens. - l. Rörande verksamheten [om breven inte ingår i sitt

36 Citerat efter Kari Tarkiainens översikt över finska arkivtidskrifter i: Arkiv, samhäl­le och forskning 20, 1978, s 91 f. Tarkiainens omdömne är att "goda skäl kan före­ligga att vid ett litteraturarkiv hålla fast vid en ordningsprincip av ovan angivet slag:•

37 Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s 9-15- citat s 14; Richtlinien Handschriftenkatalogisierung s 38 f; Rogalla von Bieberstein i: DA 1985:3, sp 314 f.

38 Schmid i: AM 1977:4, s 126 f; för en tidigare variant se Schreyer i: AM 1962:1, s 16.

30

sakliga sammanhang i huvudavdelning IV]; 2. Personlig korrespon­dens [om underavdelning l inte fqrekommer kan den personliga korrespondensen också inordnas som särskild serie under huvudav­delning 1]. - ·IV. Handlingar rörande verksamheten; V. Samlingar [utom arkivbildarens egna handlingar]. - VI. Övriga handlingar [bl a från familjemedlemmar eller tredje person som inte kan eller bör avskiljas].

Vid ordningsarbetet skall tas hänsyn till den befintliga ordningen, och ett av arkivbildaren använt ordningsschema kan övertas. ''Inget schema får bli ett dogma' '. 39

Vid Archiv der sozialen Demokratie (AdsD) i Bonn-Bad Godes­berg, Västtyskland, används ett snarlikt ordningsschema: l. Person­liga handlingar; 2. Korrespondens; 3. Ämnesordnade handlingar [rörande arkivbildarens verksamhet]; 4. Arkivbildarens publikatio­ner [inkl manuskript]; 5. Samlingar [innehåller också övriga hand­lingar" utan skönjbar relation" till arkivbildarens verksamhet]40

Dessa förslag till ordningsscheman för personarkiv är mer eller mindre systematiska. De uppvisar dock återkommande huvudav­delningar om än i varierande ordningsföljd. Hermann Schreyer publicerade 1962 en systematisk genomgång av olika då föreliggan­de ordningsförslag. Han konstaterade "alltid återkommande mate­rialgrupper i personarkiven" och visade att de olika huvud- och un­deravdelningarna egentligen kan sammanföras till fem huvudsak­liga avdelningar: l. Biografiskt material [personliga handlingar]; 2. Handlingar rörande verksamheten [här ingår bl a manuskript inkl förarbeten]; 3. Korrespondens; 4. Samlingar; 5. Proveniensfräm­mande material. 41 Schreyers konstaterande gäller i stort sett också för de därefter föreslagna ordningsscheman. Hos honom ingår ar­kivbildarens skrifter inklusive manuskript och arbetsmaterial i den principiellt riktiga, funktionsorienterade avdelningen Handlingar rörande verksamheten. De citerade ordningsförslagen har för detta material en egen, typorienterad huvudavdelning. Det anser jag vara en vettig lösning. Manuskripten är i allmänhet av stor betydelse. En direkt åtkomst, t ex genom en kronologisk ordning, är en fördel. Ge­nom att arbetsmaterialet hålls samman med manuskripten bibe­hålls ett sakligt, verksamhetsorienterat sammanhang. Å andra si-

39 Zentrales Parteiarchiv der SED, Richtlinien fiir die Ordnung und Verzeichnung von Nachlässen; Gräfe m fl i: AM 1985:3, s 85 f; ett tidigare schema som omfattade avdelningarna 1-V presenterades av Aue m fl i: AM 1965:2, s 55- citatet därifrån.

40 AdsD, Richtli_nien fiir die Ordnung und Verzeichnung von Nachlässen (1980); i brev från arkivets chef Werner Krause, 1985-04-29, betecknas dessa riktlinjer som "hemgjorda, inte direkt "vetenskapliga" och den gordiska knuten hos samtli­ga [ordnings]teorier genomhuggande".

41 Schreyer i: AM 1962:1, s 14-20- citat s 17.

31

dan kan vissa manuskript, exempelvis till tal, också hållas kvar i sitt ämnesordnade sammanhang. Riktlinjerna från AdsD föreslår en korrekt och praktisk lösning: publikationer tas ut ur sitt samman­hang och placeras i huvudavdelningen Publikationer men en kopia lämnas på rätt plats bland de ämnesordnade handlingarna. Det gäl­ler generellt att sorteringen inte skall ske schematiskt. Överlapp­ningar går aldrig att undvika, och en strikt avgränsning är omöjlig -den kan också vara felaktig. 42

Ordningsföljden mellan huvudavdelningarna varierar. Delvis kan en värdehierarki spåras. I de danska riktlinjerna ställs korrespon­densen i spetsen. Brevsamlingen utgör inte bara kvantitativt en vä­sentlig del av personarkivet, den är i regel "den största och synliga­ste gruppen av handlingar",43 utan breven är också viktiga infor­mationsbärare. Hur informationen skall tillgängliggöras och hur korrespondensen skall ordnas behandlas alltid särskilt i anvisning­arna, inte minst i de danska riktlinjerna. Manuskripten bildar den första huvudavdelningen i ordningsreglerna från de västtyska bib­liotekens handskriftsavdelningar, i de finska riktlinjerna - där vis­serligen osystematiskt strukturerade - och i det östtyska ordnings­schemat. De båda sista är direkt avsedda för litteraturarkiv så denna placering kan kännas befogad. Gerhard Schmid framhåller särskilt att det var "olämpligt" att inleda med "biografiska dokument". Det skulle bryta mot återspeglingstanken som han i den tidigare nämnda betydelsen hävdar i sin uppsats. De biografiska dokumen­ten förekommer dessutom i ringa omfattning i de äldre litteratur­arkiven så att de även av praktiska skäl inte förtjänar en egen huvud­avdelning i dessa arkiv.44 De personliga handlingarna inleder de an­förda riktlinjerna från de öst- och västtyska politiska arkiven. Tanken är förmodligen den att handlingarna ur den privata sfären skall förmedla en omedelbar ingång, den viktiga och nödvändiga "biografiska" informationen om arkivbildaren. Den i det östtyska schemat föreslagna anrikningen- jag återkommer till den- visar detta påtagligt. Å andra sidan den skall privata sfären på det viset förmodligen hållas åtskild från den offentliga sfären, verksamhets­sfären. Jag förordar som ovan nämnts inte det rigorösa~ både be­svärliga och suspekta - syftet med återspeglingen. Därför känns för mig en sådan värdehierarkisk gruppering av huvudavdelningar­na inte heller särskilt angelägen. Det känns mera meningsfullt att använda sig av en strukturering som å ena sidan tar hänsyn till de båda sfärerna, den privata och offentliga, och håller isär dem där det är möjligt, och som å andra sidan kombinerar principiella och

42Jfr Schreyer i: AM 1962:1, s 16; Schmid i: AM 1977:4, s 126. 43 RA, Helsingfors, Riksarkivets allmänna anvisningar för vården av arkiv av privat

karaktär {1975), s 14. 44 Schmid i: AM 1977:4, s 126.

32

praktiska tillvägagångssätt. Det känns därför både naturligt och praktiskt att systematiskt alltid ha personen, arkivbildaren, i dess privata sammanhang som första huvudavdelning.

Mitt förslag till ett ordnings- och förteckningsschema för personar­kiv är inte särskilt originellt varken mot bakgrunden av de citerade utländska ordningsförslagen eller sett till de praktiska ordningssät­ten på olika svenska arkivinstitutioner. Men det är ett försök att for­mulera en uttalad lösning. De därmed förknippade arkivteoretiska resonemangen har jag redovisat. Jag föreslår i direkt anknytning till Schreyers principiella systematisering och de riktlinjer som tilläm­pas inom SED:s partiarkiv och nästan på samma sätt inom AdsD följande sex huvudavdelningar:

l. PERSONLIGA HANDLINGAR 2. MANUSKRIPT OCH EGNA VERK 3. KORRESPONDENS 4. HANDLINGAR RÖRANDE ARKIVBILDARENs VERK­

SAMHET 5. SAMLINGAR 6. ÖVRIGT

Inom dessa huvudavdelningar bildas serier på sedvanligt sätt. För denna strukturering kan man knappast ge allmängiltiga anvisning­ar. Det gäller grundläggande att spåra ordningsansatser från arkiv­bildarens sida och att följa eller ta tillvara föreliggande ordningssy­stem och arkivläggningsformer om det anses var riktigt och prak­tiskt. Jag skall i det följande ge några korta allmänna synpunkter till de olika huvudavdelningarna, lite utförligare till avdelning l och 3. För den konkreta tillämpningen hänvisar jag till innehållsförteck­ningen till Hjalmar Brantings arkiv, bilaga l.

Personliga handlingar. I denna huvudavdelning är bredden i all­mänhet störst. Enligt Schreyer är den dock "knappast problema­tisk". Men det finns en svårighet. Den ligger i den dubbla betydelsen av ordet f> personligt" i detta sammanhang. Det omfattar som nämnts både handlingar rörande privatlivet och personbundna handlingar. De senare återfinns också i andra huvudavdelningar. I en kritisk kommentar till de omnämnda holländska anvisningarna hävdas att det finns "i allmänhet ett stort behov av tydliga kriterier för indelningen av de personliga handlingarna". Det förslag som lämnas anser jag däremot vara mindre bra. Där ingår nämligen bl a korrespondens, hobbyverksamhet och handlingar från medlemskap i föreningar. En uppdelning känns mera befogad, om inte annat av praktiska skäl. Legitimationshandlingar, betyg m m, autobiogra­fiskt material (dagböcker m m) och räkenskapshandlingar är enligt

33

Schreyer givna underavdelningar. 45 Det gäller också för handlingar rörande utbildningen och karriären.

Enligt SED-schemat ingår en viss typ handlingar i denna huvud­avdelning som enligt min mening inte hör hemma här respektive inte alls hör till arkivet. Jag kan inte se något övertygande skäl för att föra hit vissa personliga skrivelser (lyckönskningar) och eventuellt den privata korrespondensen när det finns en huvudavdelning Kor­respondens där man kan bilda olika serier, t ex för familjebrev. De särskilt nämnda handlingarna rörande poJitisk förföljelse hör till arkivbildarens verksamhet. Kondoleanser efter arkivbildarens död och diverse biografica om arkivbildaren är anrikningar som bör av­skiljas. Det senare materialet läggs enligt vissa riktlinjer till huvud­avdelningen Samlingar som innehåller arkivbildarens egna samling­ar. 46 Det är principiellt inte heller korrekt. Sådant material skall samlas i en fristående biografica-samling som kan vara ett utmärkt hjälpmedel och ett komplement till arkivet. Kondoleansskrivelserna hör till de efterlevandes arkiv. Arkivbildningen är avslutad i och med arkivbildarens död. Denna allmänt erkända princip bör också gälla beträffande sterbhus- och bouppteckningshandlingar även om de innehåller handlingar från arkivbildaren vilka dock ingår i ett se­kundärt provenienssammanhang. Enligt de holländska anvisning­arna och även enligt en av deras kritiker läggs dessa däremot till arkivbildarens arkiv.47 Det är tydligen också Ingemar Carlssons uppfattning. Han.konstaterar visserligen att "när en människa dör är ju hennes verksamhet som arkivbildare slut", men han fortsätter inkonsekvent "i varje fall när bouppteckningen lagts till handling-arna~'48 '

Anrikningarna måst~ ha sina gränser. Genom hänvisningar i för­teckningen kan man - på vanligt sätt - upplysa om samband och leda forskaren till annat relevant material.

Manuskript och egna verk. Denna huvudavdelning är oproblema­tisk. Det finns olika möjligheter till underindelning. T ex kan man enbart skilja mellan daterade och odaterade samt oidentifierade manuskript och verk. En annan möjlighet är en uppdelning efter typ, alltså tal, föreläsningar, tidnings- och tidskriftsartiklar, skönlit­terära verk, dikter, dramatiska verk, översättningar m m var för sig. En sådan systematisering leder alltid till besvärliga avvägningsfrå­gor, och därför är en rent kronologisk ordning i allmänhet enklast och bäst. En systematisk ingång kan skapas via register, ett sådant

45 Schreyer i: AM 1962:1, s 17; Den Teuling, se not 30. · 46 Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s 15; ·Richtlinien Handschriftenkata1ogisierung s 39. 47 Bervoets m fl i: Nederlands Archievenblad 1984:3, s 199, 213; Den Teuling, referens i not 30, s 3,5. 48 Carlsson, Släktarkivet, s 33.

34

(eller flera) är i vilket fall att rekommendera. Ett sådant register bör också omfatta manuskript och publikationer som lämnas kvar i sitt ämnesordnade sammahang. Arbetsmaterial och ''slutprodukten'', tryckta versioner, läggs till manuskripten.

Korrespondens. "Det är väl här[ .. . ] som svårigheterna brukar bör­ja", konstaterar Ingemar Carlsson.49 Det som diskuteras är indel­ningen av korrespondensen - brev kan definieras som alla slags skriftliga meddelanden, alltså även kort, telegram m m 5°- och sor­teringsgrunderna. Det sker exempelvis mycket utförligt i de danska riktlinjerna. 51 Breven till arkivbildaren delas in i olika serier som ordnas efter olika principer. En grundläggande princip är att vikti­gare brevskrivares brev sorteras alfabetiskt. För dessa "vresentlige breve'' utarbetas också ett brevskrivarregister. Det gäller också för breven från de närmaste och de identifierbara familjemedlemmar­na. Familjebreven föreslås bilda en egen serie. 52 De mindre viktiga, oväsentliga respektive oidentifierade brevskrivarnas brev och de mindre viktiga respektive rutinmässiga breven och meddelandena, såsom inbjudningar, tackbrev, lyckönskningar, jul- och nyårshäls­ningar, sorteras kronologiskt. Samma sak rekommenderas för brev från flera undertecknare. De finns inte med i ett brevregister. Enligt de västtyska bibliotekens anvisningar ordnas de förra breven på samma sätt kronologiskt däremot läggs de senare breven på den per­son som anses vara "huvudpersonen", de övriga brevskrivarna får hänvisningsuppslag "om det är meningsfullt", dvs om personerna är betydelsefulla nog att omnämnas. 53 I de danska riktlinjerna an­förs två argument för den kronologiska sorteringen: brevskrivarre­gistret "aflastes", och "det bliver muligt at få et bedre indblik i ar­kivskabarens aktiviteter på forskellige tidspunkter". Båda argu­menten är inte särskilt övertygande. Ett utökat antal brevskrivare i ett brevskrivarregister kan knappast betecknas som en belastning. Det ger tvärtom utökade möjligheter till ingång. Värdebestämning­en: väsentliga respektive mindre väsentliga brev är högst subjektiv, särskilt då den delvis är kopplad till typ av brev respektive medde­lande. Mindre viktiga personer kan vara ytterst viktiga för vissa frå­geställningar eller efterforskningar. Är brevskrivarna dessutom till stor del "vanliga" människor, vilket t ex är fallet i Brantings brev­samling, så missar man väsentlig information genom en sådan upp­delning. Ett "avlastat" brevregister inger alltså stor osäkerhet.

49 Carlsson, Släktarkivet, s 18. 50 J fr Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s Il f. 51 Helk i: Arkiv 1982-83:2-3, s 119-122. 52 I anvisningarna från AdsD, s 2, avvisas en uppdelning i privat och allmän korre­

spondens. 53 Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s 12 f; beträffande

brev "av mindre betydelse" även Richtlinien Handschriftenkatalogisierung s 38.

35

Dessutom är synen alltför personorienterad, man bortser helt från sådana brev som är skrivna i uppdrag av myndigheter, institutioner, organisationer etc. Enligt de västtyska bibliotekens regler ordnas de - helt riktigt - in under uppdragsgivaren. Om undertecknarna är "anmärkningsvärda personer" redovisas de även som uppslag, och det är enligt min uppfattning ett alltför subjektivt värdekriterium.54

Om det andra argumentet verkligen skall vara bärkraftigt så borde i konsekvensens namn hela korrespondensen ordnas kronologiskt eftersom en sådan ordning återger det rätta historiska skeendet. Det kan självfallet vara befogat att t ex ha lyckönskningarna till 50-, 60-årsdagen etc eller j u l- och nyårshälsningarna i separata serier, främst av praktiska skäl. ss Men brevskrivarna bör då enligt min mening också ingå i brevregistret-de kan ju dessutom vara "viktiga" per­soner - precis som de personers brev som ligger kvar bland de äm­nesordnade handlingarna.

Den alfabetiska ordningen, dvs alfabetiskt som första sorte­ringsgrund och sedan kronologisk ordning av en brevskrivares brev, är enligt de olika riktlinjerna och förteckningsexemplen att döma den förhärskande. Den "tillråder" t ex också Ingemar Carlsson även om han betecknar en kronologisk sortering av breven som' 'na­turligtvis möjlig och acceptabel". 56 I en kritisk kommentar till "E­serien" i N G Djurklous arkiv betecknande Anne-Marie Fällström den alfabetiska ordningen som ''det helt övervägande sättet att ord­na brevsamlingar i svenska arkiv med riksarkivet i spetsen". Som ar­gument anförde hon att denna sortering "underlättar utnyttjandet för forskning". Arkivordnaren Göran Behre svarade att" gårdagens arkivman" alltid gjorde så medan en kronologisk sortering, dvs kronologiskt som första sorteringsgrund och inom varje år alfabe­tiskt ordning, är ett ''modernare'' system. I sin presentation av arki­vet motiverade han den kronologiska sorteringen av breven: "detta för att på ett riktigt sätt avspegla hans brevskrivning och verksam­het"Y Anne-Marie Fällströms argument - det brukar vanligtvis anföras - är bara delvis övertygande, det är riktigt bara för en viss typ av forskning och för vissa frågeställningar. Är jag intresserad av en särskild fråga under en viss period så underlättas utnyttjandet inte alls. "Modernare" eller inte, jag förordar också en kronologisk ordning med en alfabetisk läggning inom varje år, och den har jag också tillämpat i Brantings brevsamling. Denna sortering bibehåller något av den historiska kontexten Ufr Behres motivering) vilken en

54 Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s 12 f, 23. ss Jfr RA, Helsingfors, Riksarkivets allmänna anvisningar, s 14. 56 Carlsson, Släktarkivet, s 20; jfr t ex Schreyer i: AM 1962:1, s 19 f; Gräfe m fl i: AM

1985:3, s 86; referenserna i not 53 och 55. . 57 Anne-Marie Fällström, Några frågor kring en arkivförteckning, och Göran Behre,

Svar på frågor, i: Rig 1970:1, s 16-17, 17-18- spärrat i artikeln; Djurklous arkiv presenterades av Göran Behre i: Rig 1969, s 18-27, korrespondensen s 19-22.

36

rent kronologisk ordning egentligen återspeglar bäst (men den er­bjuder vissa praktiska svårigheter). Den är genom den alfabetiska underindelningen samtidigt systematiserad så att den också under­lättar en personorienterad åtkomst.58 Till Brantings brevsamling utarbetar jag ett datorstött brevskrivarregister där jag registrerar varje enskilt brev och inte bara antal brev under ett år. Detta hjälp­medel gör det möjligt att på ett enkelt sätt åstadkomma ett "inne­hålls"register till varje korrespondensvolym, ett kumulerat brev­skrivarregister och dessutom genom en kronologisk sortering åter­skapa den yttre historiska ramen för breven och brevskrivningen. 59

Handlingar rörande arkivbildarens verksamhet. Här är den inne­hållsliga bredden i allmänhet stor vilket återspeglas i ett flertal serier och underserier. Två huvudsakliga ordningsmöjligheter har diskute­rats: efter arkivbildarens funktioner och verksamhets perioder; efter olika ämnesområden som anknyter antingen kronologiskt eller rent ämnesordnat till verksamheten.60 Det är knappast fråga om var­andra uteslutande ordningsprinciper utan de får tillämpas i kombi­nation. Tydliga avgränsningar är knappast möjliga, och kronologis­ka och andra överlappningar går inte att undvika. Särskild hänsyn till arkivbildarens egen ordning brukar anbefallas. I finska anvis­ningar varnas för att "artificiellt" skapa en sakgruppering som inte är arkivbildarens.61 Men finns det ingen sådan ordning eller är den svårhanterlig så måste en ämnesmässig gruppering av sammanhö­rande handlingar skapas. Enligt Ingemar Carlsson kan denna hu­vudavdelning också användas som "en uppsamlingsavdelning för olika handlingar som annars kan vara svåra att placera:'62

Samlingar. I motsats till några av de anförda riktlinjerna så placerar jag i denna huvudavdelning arkivbildarens egna samlingar. Det kan vara fråga om bl a bok-, klipp-, foto-, yvkort-, affischsamlingar. Dessa kräver ofta särskild förvaring och vård vilket också kan vara ett argument för en egen avdelning. Det finns olika lösningar för en praktiskt hantering, exempelvis måste vissa samlingar inte hållas ihop fysiskt (se ovan om boksamlingen) men informationen måste fixeras register- respektive katalogmässigt. Biografica-samlingar,

58 Jfr Nelson, Arkivalie- och handskriftsbehandling, s 28. 59 Se min rapport "Datorstödd brevskri varregistrering på Arbetarrörelsens arkiv"

och Anders Edlings rapport '' Datorkatalogiseringen av brev vid Uppsala universi­tetsbibliotek", som presenterades på ett arkiv- och biblioteksseminarium om dato­riserad brevregistrering i Uppsala, 1987-11-17, i: Carolinarapport 9, På väg mot en svensk samkatalog för brev, Uppsala universitetsbibliotek 1989.

60 Schreyer i: AM 1962:1, s 17-19; jfr Gräfe m fl i: AM 1985:3, s 86 - sED­riktlinjerna; Helk i: Arkiv 1982-83:2-3, s 122; RA, Helsingfors, Riksarkivets all­männa anvisningar, s 14 f.

61 Se referenserna i not 60. 62 Carlsson, Släktarkivet, s 24; jfr också Schreyer i: AM 1962:1, s 20.

37

tillfogade på arkivinstitutionen, som enligt vissa riktlinjer placeras här, är anrikningar som hör varken till denna huvudavdelning eller till ar k i vet. 63

Övrigt. I denna "reserv"huvudavdelning kan proveniensfrämman­de handlingar och anrikningar placeras som - i motsats till en biografica-samling-står i nära samband med arkivbildarens arkiv, exempelvis vissa handlingar från familjemedlemmar, och som man inte vill eller kan avskilja.64 Här kan man också redovisa föremål el­ler annat avvikande material.

Till sist bara några ord om förtecknande vilket egentligen vore värt att analyseras närmare. Personarkivsförteckningar ser mycket olika ut. De är präglade av varierande förteckningstraditioner å ena sidan på varje arkivinstitution och å andra sidan mellan arkiv och biblio­tek (handskriftsavdelningar). Det · finns inga formaliserde regler som beträffande förteckningar till myndighets- och andra arkiv. Ett mera systematiserat ordnande skulle kunna påverka utformningen av förteckningarna. Om det föreslagna ordningsschemat anses vara meningsfullt och användbart så borde det också fungera som ett fast förteckningsschema, motsvarande allmänna arkivschemat. Om det inte förekommer handlingar i en huvudavdelning så borde det följd­riktigt markeras. Men om ett personarkiv bara omfattar få hand­lingar eller bara handlingar ur någon av huvudavdelningarna så är det naturligtvis mera praktiskt att ordna handlingarna i schemats ordningsföljd utan att använda huvudavdelningarnas siffer- och rubrikbeteckningar. (På samma sätt föreslår - och praktiserar -jag som nämnts att allmänna arkivschemat tillämpas på ett prak­tiskt sätt som systematiseringsinstrument i liknande fall för myndig­hets-, organisations- och andra arkiv).

Nils Nilsson konstaterar helt riktigt att det svenska förtecknings­sättet som redovisar handlingarna ''främst efter formella kriterier'' har sina "givna begränsningar". Förtecknandet kan visserligen ske "med skiftande grad av detaljrikedom och systematisering" men det utsäger trots allt "relativt litet om arkivets innehåll".65 Det som skiljer en personarkivsförteckning från andra, "vanliga" arkivför­teckningar är förteckningsintensiteten och den beskrivande förteck­ningsformen - den liknar det förteckningssätt som tillämpas t ex i de tyska arkiven för myndighets- och andra arkiv. Förteckningsin­tensiteten är inte jämn. Den kan vara mer eller mindre utpräglad för olika personarkiv eller för ett personarkivs olika delar, allt efter den

63 Riktigt Hupfer i: AM 1984:1, s 12; jfr däremot Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s 15; Richtlinien Handschriftenkatalogisierung s 39.

64 Jfr Schreyer i: AM 1962:1, s 20. 65 Nils Nilsson, Arkiv i förvandling, s 50 f.

38

betydelse man tillmäter informationshalten, och den kan sträcka sig ända ner till de enskilda handlingarna. Detta sätt att förteckna ökar sökmöjligheterna. De ökas ytterligare genom att förteckningen i all­mänhet kompletteras med register för vissa typer och grupper av handlingar, såsom brev, manuskript och samlingar. Det är en allmän uppfattning att förtecknande av personarkiv innefattar "element från en arkivmåssig och biblioteksmåssig förteckningspraxis:' 66

Till ytterligare ''ett närmande av förteckningsmetodena'' mellan ar­kiven och biblioteken bidrar ABD-användning vid förtecknande av personarkiv. I en uppsats i "Der Archivar" 1987 konstateras att det än så länge knappast föreligger erfarenheter från datorstött förteck­nande av personarkiv vilket delvis beror på personarkivens speciella innehåll och bredd. Men författaren föreslår allmänt ett samarbete, inte minst på brevregistreringens område.67 En annan författare fö­reslår i samma tidskrift "ett anpassat, om inte t o m enhetligt för­teckningsformat'' för kommande datorproducerade förteckningar för personarkiv.68 Ordnande och förtecknande av personarkiv har inte varit ett ämne hos oss, alltså har inte heller denna fråga aktuali­serats, om man bortser från några försök - inklusive en kontakt mellan arkiv och bibliotek - med datorstödd brevregistrering. 69

Jag skriver min förteckning över Hjalmar Brantings arkiv samt hjälpregister med datorstöd men än så länge efter egen "standard" (se exempel i bilaga 2). Datorns sökmöjligheter kommer till sin rätt genom det beskrivande förteckningssätt som används för personar­kiv, och det är något som kanske är värt att tänka på även för ut­formningen av förteckningarna för myndighets-, organisations- och företagsar kiv.

Personarkiv är arkiv, och det har konsekvenser. Arkivkaraktären innefattar inte bara en allmän tillämpning av proveniensprincipen utan kräver också en arkivmåssig hantering på alla nivåer, framför allt en arkivmåssig bedömning och värdering av handlingarna och handlingstyperna och en systematiserande strukturering under ord­ningsiubetet. Jag försökte visa hur arkivkaraktären kan och bör tas på allvar. Min plädering för och mitt förslag till ett enkelt systemati­serat ordningsschema ligger i linje med denna premiss. Men jag är medveten om att detta förslag inte är ''allena saliggörande''. Person­arkivens speciella karaktär och kännetecken och deras varierande

66 Schmid i: AM 1977:4 s 127 f- citat s 128; Rogalla von Bieberstein i: DA 1985:3, sp 313-316; Gräfe m fl i: AM 1985:3, s 86; Ott i: DA 1987:1, sp 53; Moritz i: DA 1987:4, sp 519-521 -titeln se not 67; utförliga tekniska, biblioteksmässiga anvis­ningar i Bayerische Staatsbibliothek, Regeln fiir die Katalogisierung, s 16 ff.

67 Werner Moritz, Wofiir Datenbanken? Zum Stand der archivischen EDV-Ausstat­tung und der Perspektiven fiir die NachlaBverzeichnung, i: DA 1987:4, sp 515-522.

68 Ott i: DA 1987:1, sp 54. 69 Jfr det ovan i not 59 redovisade seminariet med deltagare från arkiv och bibliotek.

39

yttre och inre tillstånd gör att ordnaodet av personarkiv ställer "mycket höga anspråk på arkivarien". 70

Summary. How to Arrange and Describe Personal Papers. By Mar­tin Grass.

In Sweden arranging and describing personal papers has been of fair ly little interest to archivists contrary to what is customary within the archivistics of Bastern and Western Germany. In connection with the discussion and practical solution of these problems in East Germany, I discuss in this paper the set of problems concering per­sonal papers. Hjalmar Branting's personal papers, which are depo­sited with the Archives and Library of the Swedish Labour Move­ment in Stockholm, are ehosen to exemplify this problem. Personal papers have special characteristics as records, namelya less strict re­cords creation, vulnerability concerning the principle of proven­ance, Concentrated contents and significant width. This fact should not prevent one from taking these records seriously. It implies not only a common application of the principle of provenance bu t also a demand for arehivat handling at alllevels, above all an estimation and evaluation of the records and different types of documents and a systematic structuring when arranging and describing records. The character of these records and recurring groups of material makes it possible to structure even personal papers uniformly. One units existing attempts of arranging and describing records and the connection-mechanisms that are characteristic of records with sys­tematizing intervention of processing and formalised structurs -exactly as when arranging and describing central state agency, or­ganisation, and company records. After a discussion of the general assumptions and an examination of some of the classification schemes I propose a simple universal classification scheme. It in­cludes the following six principal parts:

l. Personal papers 2. manuscripts and originator's work 3. correspondence 4. records concerning the work of the originator 5. collections 6. remaining documents.

This scheme is neither original nor one and the only, bu t contrary to our usage it is at least an explicit suggestion of solving the problem firmly established in the archivistic discussion.

70 Hartstock i: AM 1988:2, s 51.

40

Bil l. Innehållsförteckning till Hjalmar Brantings arkiv, utan uppgifter om volymer.

INNEHÅLL I HJALMAR BRANTINGSARKIV l. PERSONLIGA HANDLINGÅR

IDENTITETS-, MERIT- OCH JURIDISKA HANDLINGAR

MEDLEMSKAP OCH MEDLEMSKORT

PRIVATEKONOMIN: - RÄKENSKAPSBÖCKER - LÅNEHANDLINGAR, SKULDLISTOR OCH ANDRA

RÄKENSKAPER -AKTIER, OBLIGATIONER, ANDELSBEVIS - TAXERINGsHANDLINGAR - RÄKNINGAR OCH KVITTENSER

HANDLINGAR RÖRANDE FASTIGHETEN NORRTULLSGATAN 3

FAMILJEHANDLINGAR OCH ÖVRIGA PERSONLIGA HANDLINGAR

BRANTING- KLIPP OCH -BILDER

HANDLINGAR FRÅN SKOLTIDEN

HANDLINGAR FRÅN STUDIETIDEN

HANDLINGAR FRÅN UTLANDSRESOR

HANDLINGAR FRÅN BJUDNINGAR

VISITKORT

2. MANUSKRIPT OCH EGNA VERK DATERADE MANUSKRIPT

ODATERADE OCH OIDENTIFIERADE MANUSKRIPT

3. KORRESPONDENS BREV TILL BRANTING

BREV TILL BRANTING FRÅN FAMILJEN

BREV FRÅN BRANTING

BREV FRÅN ANONYMA OCH OIDENTIFIERADE BREVSKRIVARE

4. HANDLINGAR RÖRANDE BRANTINGS VERKSAMHET DET JOURNALISTISKA ARBETET PARTIARBETET RIKSDAGS- OCH REGERINGSARBETET

41

INTERNATIONELL VERKSAMHET. - SOCIALISTISKA INTERNATIONALEN OCH INTERNA-

TIONELLA SOCIALISTISKA KONTAKTER - DET INTERPARLAMENTARisKA SAMARBETET - NATIONERNAs FÖRBUND - ÖVRIG INTERNATIONELL VERKSAMHET

5. SAMLINGAR KLIPPSAMLING

VYKORTsSAMLING

FOTOSAMLING

BOKSAMLING

6. ÖVRIGT FÖREMÅL

Bil. 2. Exempel ur arkivförteckningen och ur brevskrivarregistret till Hjalmar Brantings arkiv.

HJALMAR BRANTING

l. PERSONLIGA HANDLINGAR

IDENTITETS-, MERIT- OCH JURIDISKA HANDLINGAR Anm. Skolbetyg se vol1:16.

Voll:l 1882-1925 Frejdbetyg, 1917

Pass och resedokument, 1889-1924 Anm. Under åren 1915, 1918 och 1919 även inresetillstånd för Anna Branting. Se även Handlingar från utlandsresor, vol1:19.

Fullmakter för val till riksdagen, 1896-1924

Utnämningsfullmakter och entlediganden, 1907-1925 Anm. Till kommitteer, riksbanksfullmäktige, statsråd och statsmi­nister.

Sjukintyg, 1906

Testamenten mm, 1882, 1897, 1902, 1922 Anm. Testamenten 1882 och 1897 (koncept). Testamente 1891 som bilaga till brev från Erik Staaff till Branting, 1917-01-21, i vol 3:12.

42

Kontrakt: Förlagskontrakt, 1889, 1903 Övriga kontrakt, 1914

Rättshandlingar 1888-1915 Anm. Innehåller bl a åtalet för formuleringar om unionskrisen i Brantings 1-majtal 1895.

Vol1:2 1844-1882 sterbhushandlingar Lars Gabriel Branting, 1881-1882, med diverse handlingar som underlag, 1844-1881. Anm. Innehåller bl a boupptecknings- och arvskifteshandlingar, inkl räkningar och verifikationer. Dessutom ingår diverse familje­handlingar, bl a dödsattest Lars Gabriel Branting; personbevis, vig­selbevis, skilsmässohandlingar och äktenskapsförord för Lars Gab­riel och Emma Branting; bouppteckning efter Emma Branting; släkthandlingar rörande familjen Brantinginklen stamtavla. Vida­re Lars Gabriel Brantings handlingar rörande fastigheten, med bl a diverse kontrakt, taxerings- och mantalsuppgifter, räkningar och kvittenser samt övriga räkenskapshandlingar. Några spridda famil­jehandlingar ingår i vol1:13.

Vol3:1 HJALMAR BRANTING, BREVSKRIV ARREGISTER År Avsändare Dag Ort An m 1877 Backlund, Oskar 06-25 Dorpat 1880 Bergh, Walter 12-03 Philadelphia/USA

Molander, Harald 12-28 Stockholm 1881 Foch, Axeline 03-27 1882 Bark, Ernst 10-06 Geneve

11-09 Geneve Bernstein, Eduard 10-05 Riesbach/Ziirich Kort Chonmoru 10-22Paris Elpidin, Michail (Michel) 10-23 Geneve Leeler, Ademard 09-03 Paris Mollerius, Alexander Georg 07-19 Stockholm Motteler, Julius 09-20 Hottingen/Tyskl Stockholms arbetare-institut 04-02 Stockholm Tauscher, Leonhard 10-14 Zurich Kort Thomessen, Olav 12-0 l Kristiana

1883 Chonmoru 06-20Paris Kort

43

Elpidin, Michail (Michel) Geffroy, Gustave Lavrov, Pjotr (Pierre)

Lopatin, Herman A

02-06 Geneve 01-28 Paris

Modigh, Ernst Åstrand, Gustaf

1884 Bergh, Walter Palme, Birger Åkerberg, Axel F

03-23 (Paris) 03-25 (Paris) 09-17 (Paris) 10-02 (Paris) 10-17 (Paris) 11-16(Paris) 10-29 (Stockholm) 10-30(Stockholm) 09-26 Uppsala 01-10 Uppsala 06-25 Conshohocken/USA 01-25 Länna 2 bil 01-09 Stockholm

1885 Arnoldson, Klas

44

Pontus 09-02 Stockholm Astrup, Hans Rasmus 04-01 Bergh, Richard 12-27 Paris Bj121rnson, Bj0rnstierne 03-23 Paris Gaarborg, Arne 08-18 Lille Elvedalen/N Knudsen, Peter 10-03 Köpenhamn Palme, Birger 10-02 Uppsala

Sterner, Anders Strörner, Hjalmar Thommessen, Olav Vollmar, Georg von

10-03 Uppsala 01-17 Linköping 09-14 Sävsjö 08-23 09-27 Stockholm

Arkivfrågor hos kommuner och landsting

Kommunernas arkiv - bakgrund, utveckling, problem

Av Rolf Hagstedt

Sedan 1863, året för ikraftträdandet av kommunallagarna, har den kommunala verksamheten starkt förändrats. Då var huvuduppgif­terna folkundervisning och fattigvård- i landskommunerna vanli­gen de enda verksamheterna. Nu har kommunerna ansvaret för en mångfald uppgifter, som genomgripande påverkar den enskilde. Samhället är inte blott mer reglerat än tidigare utan en rad funktio­ner har även lagts över från staten till kommunerna, speciellt under de senaste decennierna. Parallellt härmed har kommunerna utveck­lats från lekmannaorganisationer till tjänstemannaförvaltningar­dock fortfarande med avgörande inflytande för politikerna. Mest signifikanta uttrycket för denna utveckling torde vara att kommu­nerna idag tar i anspråk en större del av den samlade samhällsekono­min än staten. Rimligen bör kommunernas ökade samhällsrelevans avspeglas i arkiven och i förlängningen även i ökad forskning i det där bevarade materialet.

Kommunernas tidigare karaktär av lekmannaorganisation inne­bar naturligtvis ett hot mot arkiv bevarandet. På många håll har ock­så kommunala handlingar gått förlorade. Arkivverksamheten var inte heller reglerad, även om redan 1915/16 i riksdagen motionera­des om att så borde ske.

I 1953-års kommunallag slogs fast att arkivvården var en angelä­genhet för kommunerna själva. Under 50-talet knäsattes även prin­cipen om att kommunala myndigheter kunde besluta om gallring i sina arkiv.

Detta förhållande kodifierades i den för landsting och primär­kommuner gemensamma kommunallagen 1977. Den statliga arkiv­verksamheten regleras däremot i bestämmelser på lägre nivå, all­männa arkivstadgan, och väsentligen mer i detalj.

Trots att arkivverksamheten på det offentliga området således grundas på två skilda regelsystem - ett statligt och ett kommunalt -finns uppenbara likheter i genomförandet av arkivverksamheten. Orsakerna härtill är flera. Arkivpersonal i kommunerna kom ofta från eller hade utbildats inom de statliga arkivmyndigheterna. Riks­arkivet utfärdade vid flera tillfällen på regeringens uppdrag råd och anvisningar- som det då hette- angående den kommunala arkiv-

45

vården. Landsarkiven tog en engagerad del i ordnandet och förteck­nandet av de upphörda kommunernas arkiv såväl vid storkommun­reformen 1953 som vid bildandet av våra nuvarande kommuner i början av 1970-talet.

Ett kvantitativt mått på den inledningsvis skisserade utvecklingen har vi i de beräkningar som den nyligen avslutade arkivutredningen (SOU 1988:11) gjort avseende den årliga tillväxten av de kommunala arkiven. Den har uppskattats till30000 hyllmeter. Som alla sådana siffror måste även denna uppgift ses som en grov skattning. Svårig­heterna ligger bl a i att kunna särskilja det som i någon mening är myndigheternas arkivhandlingar från det som är handläggarnas ar­betsmaterial, vanligen i form av kopior av handlingar, som finns an­norstädes i kommunen.

En sannolikt säkrare uppgift är att av handlingarna i de kommu­nala arkivdepåerna ca lOOJo hänför sig till första 90 åren av verksam­heten, således fram till storkommunreformen, medan återstående 90% tillkommit sedan 1953. Att detta har olika orsaker framgår av det föregående: ett ojämnt bevarande av äldre handlingar och ett alltför omfattande bevarande av nyare handlingar.

Härmed skulle vi kunna närma oss huvudtemat för denna artikel: aktuella problem inom den kommunala arkivsektorn. Det finns inte någon anledning att gradera dessa, eftersom de - vilket förhopp­ningsvis kommer att framgå - i väsentliga avseenden hänger ihop.

Att klargöra vad som skall bevaras och vad som kan gallras är självklart viktigt för arkivtjänsten. Det borde därför vara angeläget att utarbeta planer för bevarande och gallring hos de kommunala förvaltningarna, något som också skett under de senaste decennier­na (se Siv Sandbergs artikel i detta nummer). Dessa centralt fram­tagna gallringsråd har haft gott genomslag i kommunerna, men me­toden är inte oproblematisk. Ett viktigt skäl till detta ligger i den kommunala organisationen. Kommunen består av ett varierande antal självständiga myndigheter, som har till uppgift att ombesörja vissa verksamheter. Dessa grundar sig antingen på lagstiftning eller på frivilliga åtaganden. Trots speciallagarna har kommunerna van­ligen stor frihet att själva organisera verksamheten. 80-talet har i detta avseende karaktäriserats av avreglering och decentralisering. Några former för detta är frikommunförsök och införande av lokala organ.

En spridd uppfattning är att våra kommuner är i stort sett lika i fråga om organisation och arbetssätt. I själva verket torde man inte kunna finna ens två kommuner som är identiskt lika organiserade och än mindre lika i arbetssätt. Även om centralt framtagna gall­ringsråd är till stor hjälp för de kommunala myndigheterna, måste · man således vid tillämpningen alltid beakta handlingarnas till­komst, funktion och informationsvärde hos den enskilde kommu­nen/myndigheten. Att tillämpa generella råd blir många gånger un-

46

derkastat individuell bedömning. Det som nyss anförts är ett viktigt skäl till behovet av kompetens­

uppbyggnad på det kommunala arkivområdet Under det senaste decenniet har också skett en dramatisk ökning av antalet arkiva­rier/arkivföreståndare inom den kommunala sektorn. De har i de flesta fall även en bättre utbildning än tidigare. Idag är problemet att efterfrågan på framför allt högskoleutbildade arkivarier i kommu­nerna är för stort för att kunna tillgodoses, trots en påtaglig höjning av lönenivån. Rekrytering och vidareutbildning av arkivarier i kom­munerna är angelägna uppgifter.

Ett tidigare - på sina håll - vanligt system med "arkivkonsul­ter" ofta hämtade från de statliga arkivmyndigheterna tillgodoser inte kommunernas nuvarande behov inom arkivverksamheten. Dessvärre har systemet närmast verkat hämmande på det vällovliga syftet att främja den kommunala arkivvården. Insatserna har varit alltför "depåinriktade" och för lite offensiva. Med det senare avser jag att man måste ta en större del i arkivbildningen och bevaka att rätt produkter hamnar i våra arkiv. Därtill krävs en permanent kom­petens. Detta innebär inte med nödvändighet att det måste finnas en akademiskt utbildad arkivarie i varje kommun. Sannolikt kan man vidareutveckla de samarbetsformer som prövats på vissa håll. Med permanens menar jag att kompetensen (arkivarien) skall finnas att tillgå för att utifrån sin expertkunskap hjälpa och måhända även problematisera arkivbildningsrutiner. Att initiera och stödja för­ändringar i dokumenthanteringen bör vara en viktig uppgift.

Att behovet av kompetensutveckling är kopplat till utnyttjandet av modern informationsteknik i den kommunala verksamheten är självklart.

På 1970-talet dominerade stora system, där den maskinella bear­betningen skedde hos servicebyråer. Sådana system finns kvar, men idag har många kommuner egna mini-/basdatorer och persondato­rer, i vissa fall för att betjäna kommunövergripande ekonomi- och kontorsinformationssystem, i andra fall gäller det förvaltningsspe­cifika rutiner, såsom fastighetsregistrering och bygglovhantering. Ett mått på den snabba datoriseringen har vi i en enkät gjord av da­tainspektionen 1988. Enligt denna förs i primärkommunerna ca 6 000 personregister, dvs i genomsnitt 20 register per kommun. Där­till kommer datoranvändning som inte gäller personregister.

Den kommunala arkivfunktionens problem i förhållande till tek­nikutvecklingen avviker inte ifrån andra sektorers. Möjligen kan den bedömas som något gynnsammare, såtillvida att den utåtrikta­de arkivarien ofta har kunskap om vad som pågår och planeras. Därvid kan han/hon erbjuda sina tjänster och bevaka så att det långsiktiga perspektivet också vägs in vid systemuppbyggnaden.

V vissa avseenden är kommunal arkivverksamhet beroende av andra, framför allt statsmakterna och riksarkivet. Enligt arkivut-

47

redningen skall riksarkivet vara sektorsansvarig inom samhällsom­rådet "arkiv". Med ett sådant ansvar borde riksarkivet driva omfat­tande FoU-verksamhet som kan komma hela samhällets arkivverk­samhet till del. Beständighetsfrågor och metodutveckling inom ADB-området framstår här som viktiga.

statsmakternas sedan länge uteblivna ställningstagande i urvals­frågan, kopplade till begreppen individurval och intensivdataområ­den, har skapat osäkerhet i kommunerna och därvid motverkat ef­fektivare insatser. Därtill har det medfört en inte oväsentlig fördy­ring av arkivvården, eftersom kommunerna lojalt avstått från att gallra i avvaktan på ett för hela det offentliga området gemensamt grepp i urvalsfrågan.

Kommunernas arkivfolk måste nog - med få men lysande un­dantag- bli bättre på att föra ut kunskapen om arkivens slumrande informationsskatter till medborgarna. Arkivverksamheten kan med rätta ifrågasättas, om ingen efterfrågar materialet. De kommunala arkiven speglar ofta människor och närmiljö, inte minst därför bor­de de vara intressanta.

Rekryterings- och utbildningsfrågorna är idag- som jag ser sa­ken - de viktigaste problemen inför 90-talet i den kommunala ar­kivhanteringen. Ett för samtliga arkivsektorer gemensamt utveck­lingsarbete är nödvändigt för att möta de krav som förändring i verksamheten och ny teknik i dokumenthanteringen medför. Ange­läget är också att hos allmänhet, politiker och tjänstemän öka för­ståelsen för och utnyttjandet av arkiven.

Summary. Local Government Records, Background, Development, Problems. By Rolf Hagstedt.

Local government activities have changed since the local govern­ment acts were passed in 1862. Atthat time they were generally rest­ricted to handling social welfare work and primary education. Now­adays they intervene in many fields of great importance to the indivi­dual due to speciallegislation and voluntary undertaking. For this reason local government records reflect peoples living conditions in a specific way. A consequence of this ought to be that researchers show more interest in local government records than what they have done so far.

During the latest decades the growth of archival records by vo­lume has been considerable and the material has become mo re diffi­cult to handie due to the introduction of modern information tech­nology in the local government administration. The reform of the primary units of local authorities which was introduced during the former halv af the 1970's provided apportunities for the increase of professional archivists in the municipalities. The demand for archi-

48

vists is so great today that the recruitement difficulties are, maybe, the greatest archival problem within the local government sector.

49

Landstingens arkiv - bakgrund, utveckling, problem

Av Klas Havren

I den första landstingslagen år 1862 heter det om sekreterarens upp­gifter att han bl a skall vårda landstingets arkiv och tillhandahålla handlingarna. Någon större börda torde det dock inte ha varit efter­som det endast rörde sig om handlingarna från landstingsmötena med protokoll och räkenskaper. Vid Stockholms läns landsting to­talt 4 hyllmeter för de första tre decennierna.

Hur annorlunda är det inte idag. Dåvarande riksarkivarien Åke Kromnow yttrade år 1974 vid en nordisk arkivkonferens i Helsing­fors att frågan om gallring av patientjournalerna var det svåraste gallringsärende som någonsin behandlats i Sverige. Visst hade han rätt - ärendet är ännu långt ifrån avgjort.

För många har också landstingskommunal arkivvård kommit att förknippas med frågor omkring hantering, förvaring och gallring av patientjournaler. Även om volymen av dessa är stor (beräknad årlig tillväxt av dessa i Sverige är 15 000 hyllmeter), finns det dock även annat som kan lyftas fram när man skall presentera landstingens ar­kiv.

Sedan 1977 regleras landstingens verksamhet av kommunallagen som är gemensam med primärkommunerna. Enligt lagen är arkiv­vården en rent kommunal angelägenhet och landstingen har att själ­va utfärda föreskrifter härom. Till hjälp i detta arbete utfärdade riksarkivet 1978 efter samråd med bl a landstingsförbundet ett nor­malreglemente. Efter viss bearbetning har de flesta landstingen an­tagit detta som sitt eget. Ett par landsting har valt att utarbeta helt egna reglementen. I sak är dock överensstämmelsen stor mellan landstingen varför man med fog kan tala om en gemensam arkivsek­tar inom landstingsvärlden.

Landstingens andel av arkivproduktionen inom den offentliga sektorn är mycket stor; framför allt som nämnts ovan är tillväxten i sjukhusens journalarkiv avsevärd. Förutom hälso- och sjukvård ar­betar landstingen med tandvård, omsorger om psykiskt utveck­lingsstörda, undervisning (vårdhögskolor och folkhögskolor), kul­turfrågor, viss social verksamhet (barn- och ungdomshem m m). Vissa landsting är också engagerade i trafikförsörjning och region­planering. I arkiven förvaras även handlingar från verksamheter som övergått till annan huvudman; till exempel arbetsvård och rättshjälp.

Landstingen utgör otvivelaktigt jämte primärkommunerna de ar­kivbildare som producerar relativt sett mest individorienterade handlingar. Landstingens arkiv erbjuder information av stort värde

51

för socialhistorisk, sociologisk och framför allt medicinsk forsk­ning. I materialet ges utomordentliga möjligpeter att studera sam­spelet människa-miljö.

För många torde detta vara väl bekant sedan tidigare. Mindre känt är säkerligen det intresse en lokalhistoriker kan ha av delar av mate­rialet. Många av landstingens institutioner har haft en mycket stark lokal förankring vilket avspeglas i handlingsbeståndet I utredning­ar om placering av olika verksamheter har lokala intressen brutits mot varandra och redogörelser presenterats om lokala förhållan­den. Från landstingens verksamhet i öppen vård (barnmorskor, di­striktssköterskor, distriktsdispensärer m m) kan hämtas ett otal exempel på rapporter av intresse för den som vill forska i ortens/byg­dens historia.

Ett mera uttalat intresse för landstingens arkivfrågor började ut­vecklas under 1960-talet. Chefen för inrikesdepartementet, statsrå­det Rune Johansson tillkallade i juli 1963 två sakkunniga för att ut­reda frågor rörande gallring i landstingskommunernas arkiv. Som ordförande i denna "landstingens arkivutredning" förordnades då­varande landsarkivarien i Härnösand Hans Petrini och som sekrete­rare nuvarande stadsarkivarien i Göteborg Jan Frisk. Två betänkan­den presenterades. Det första behandlade arkiv inom hälso- och sjukvård och kom år 1968 med bl a gallringsförslag rörande sjuk­journalerna - en idag fortfarande olöst fråga.

Utredningens slutbetänkande från år 1975 (SOU 1975:71) rönte ett bättre öde. 1979 kunde riksarkivet i samråd med landstingsför­bundet publicera råd om gallring i landstingens arkiv. De flesta landsting har därefter på olika sätt anslutit sig till de principer och gallringsfrister som återfinns i dessa råd.

Den på längre sikt viktigaste insatsen landstingens arkivutred­ning svarade för var dock inte i första hand att presentera gallrings­förslag. Genom utredningens arbete kom arkivfrågorna inom landstingen att uppmärksammas och lyftas fram. Detta i sin tur för­stärkte den utveckling som var på väg; nämligen att landstingen själ­va kom att satsa personella och ekonomiska resurser på arkivvår­den. I slutbetänkandet understryker utredningen vikten av att varje landsting skall ha särskilda befattningshavare som skallleda arkiv­vården. Dessa landstingsarkivarier bör ha samma akademiska kom­petens som gäller för andra arkivarier.

Den första landstingsarkivarietjänsten hade inrättats i Väster­norrlands län år 1966. Vid tiden för slutbetänkandet fanns det cirka 10 stycken arkivutbildade tjänstemän inom landstingssektorn. En­ligt beräkningar 1987 fanns då cirka 45 anställda med arkivutbild­ning. Flera landsting har de senaste åren satsat stora resurser på ar­kivsektorn. Som exempel kan nämnas att vid landstingsarkivet i Stockholms län har inrättats fem arkivarietjänster.

Behovet av samverkan mellan landstingsarkivarierna var uppen-

52

bart och en landstingsarkivgrupp borde inrättas enligt förslag i slut­betänkandet. I denna grupp borde rikarkivet vara permanent repre­senterat. Först 1984 kom en sådan grupp till stånd; nu som en sam­rådsgrupp för hela den kommunala sektorn. Mer härom på annan plats i detta nummer av ASF.

På vilket sätt skiljer sig då den Iandstingskommunala arkivvården . från övrig offentlig arkivverksamhet? I förhållande till den primär­kommunala sektorn endast obetydligt. I båda fallen baseras verk­samheten på kommunallagens grundtema om självbestämmande. I förhållande till vad som gäller inom staten där myndigheternas rö­relsefrihet är mera begränsad är detta dock en viktig principiell skill­nad.

I sak skall dock skillnaderna inte överdrivas. Inom hela den of­fentliga sektorn utgår man från samma teoribild och de regler som fastställts för statlig arkivvård är vägledande även för landstingen. Rekryteringen tilllandstingen av arkivpersonal från statliga arkiv liksom landsarkivens insatser har också bidragit till att arkivteknis­ka problem i stort sett lösts på ett enhetligt sätt.

Den centrala arkivfunktionen i landstingen, landstingsarkivet, har överallt placerats mitt i förvaltningsapparaten under förvalt­ningsutskottet. Härigenom blir det möjligt att bygga upp informa­tionskanaler och ett kontaktnät inom landstinget som grundas på utskottets centrala och i vissa fall styrande roll. En central placering nära beslutsfattare innebär vanligen även att möjligheterna blir stör­re att få resurser till att bedriva en aktiv arkivverksamheL

När producenterna av arkivhandlingar även är forskare skapas speciella förutsättningar för att driva arkivfrågor. Detta förekom­mer rätt ofta inom landstingssektorn. I första hand tänker man då på läkarkåren som både skriver patientjournaler och använder dem i egen forskning. Även det förhållandet att journalerna måste finnas till hands i den löpande vården under så pass lång tid (i princip under patientens hela livstid) kan medföra att det blir lättare att få gehör för arkivsynpunkter.

Mot den här bakgrunden är det naturligt att landstingsarkivens arbete i hög grad har inriktats på förebyggande arkivvård, gall­ringsplaner, diariefrågor, information och utbildning. I mån av tid har sedan arkivtjänstemännen satsat på att ordna och förteckna äldre arkivbestånd.

När man beskriver situationen på det här sättet kan bilden te sig rätt ljus. Tyvärr är det inte så. Ständigt ökande krav på arkivservice från landstingens förvaltningar kan inte mötas på grund av otill­räckliga personal- och lokalresurser. Flera landsting saknar idag den överblick över arkivverksamheten som respektive förvaltningsut­skott förväntas ha enligt fastställda arkivreglementen. Ett par lands­ting saknar arkivutbildad personal.

Så gott som inget landstingsarkiv får idag regelbundet besök av

53

forskare. Även om tillgängligheten är begränsad eftersom delar av informationen är individrelaterad och ofta sekretessbelagd, förva­ras där bestånd som borde utnyttjas och bearbetas.

Förutsättningarna för landstingsarkiven att själva lyfta fram ma­terialet gentemot olika tänkbara användargrupper är begränsade. Samarbetet med andra arkivinstitutioner blir i det här perspektivet viktigt. Genom sin ställning mellan primärkommun och stat och ge­nom sin regionala tä~kning har landstingen speciella möjligheter att stödja sådana strävanden. Så har också skett i flera fall.

Värmlandsarkiv har liksom Kopparbergs länsarkiv landstings­k0mmunalt huvudmannaskap. Utvecklingsarbetet av den regionala arkivdatabasen i Stockholms län finansieras av landstinget. Flera landsting ger ekonomiska bidrag till olika arkivinstitutioner.

En lyckosam arkivutveckling i Sverige förutsätter ett samarbete över sektorsgränserna. Vi väntar nu på arkivlagen som skall bli ge­mensam för hela den offentliga sektorn. Den kommer att skapa en god grund att stå på, även formellt.

Summary. County Council Records. Background, Development, Problems. By Klas Havren.

To many people the preservation and management of county coun­cil records means handling, keeping and disposing of case records. In this artide the author presents a background to and gives a broa­der picture of the archival activities of the county councils. In these archives information of great value to sociohistorical, sociologkal and above all medical research can be found. Even a local historican can take interest in these archival documents. During the 1960's the interest in the county council records increased. An investigation committee was set up called "Landstingens arkivutredning" (The Archival Investigation of the County Councils) which presented two reports. The result of the committe' s work was t hat the extensions of the county council archives were encouraged. In spite of rapid ex­pansion the resources are insufficient and the county council arehi­ves are usually very little known. Ca-operation with other archives is therefore important.

54

Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor

Av Siv Sandberg

I maj 1984 började samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor sin verksamhet. Kommunernas och landstingens arkivproblem hade då sedan länge uppmärksammats och behandlats i olika utredningar. Sedan 1970 hade man också erfarenhet av samarbete mellan den kommunala och den statliga sektorn. Detta år inrättades den s k kommunarkivgruppen, en arbetsgrupp som bestod av representan­ter för det statliga arkivväsendet och ledamöter utsedda av Svenska kommunförbundet. Kommunarkivgruppen intresserade sig för oli­ka problem inom arkivvården hos kommunerna, men tog framför allt initiativet till en rad gallrings utredningar, som ledde till att riks­arkivet kunde utfärda gallringsråd på olika områden.

År 1979 fick riksarkivet regeringens uppdrag att utreda vissa frå­gor rörande kommunala arkiv. Riksarkivet skulle undersöka for­merna för en ökad samordning av bevarande av arkiv inom den of­fentliga sektorn i avsikt att skapa rationaliseringsvinster och ett säk­rare underlag för grundläggande forskning. Utredningsarbetet diskuterades fortlöpande i en referensgrupp där bl a Svenska kom­munförbundet och Landstingsförbundet var representerade. I be­tänkandet Kommunala arkiv, som avlämnades till regeringen i de­cember 1983, föreslog riksarkivet att den önskvärda samordningen skulle åstadkommas inte genom en ökad reglering av den kommu­nala arkivverksamheten utan genom ett närmare samarbete mellan riksarkivet och de båda kommunförbunden. Riksarkivet skulle lik­som förut utfärda råd om gallring m m beträffande kommunala ar­kiv. Ett nytt samrådsorgan för både primärkommunala och lands­tingskommunala arkiv skulle inrättas. Gruppen skulle ha en bere­dande och rådgivande roll. Den borde bestå av nio medlemmar, tre från riksarkivet och tre från vart och ett av kommunförbunden. Vid behov skulle experter utifrån kunna knytas till gruppen.

För riksarkivets del brådskade det med att revidera de tidigare ut­färdade gallringsråden för kommuner och landsting. I det arbetet ville riksarkivet ha stöd av den föreslagna samrådsgruppen och skrev därför till kommunförbunden i ärendet redan innan betänkan­det var avgivet. Som redan framgått kom arbetet snabbt i gång; den 9 maj 1984 hölls det första sammanträdet.

Att gallringsfrågorna skulle ha en huvudroll i arbetet var redan klart. Från kommunalt håll ville man dessutom att gruppen skulle ta fram råd till kommunerna på andra områden, t ex beträffande arkiv­lokaler och skrivmateriel, råd som kunde samlas i en handbok i kommunal arkivvård. Vidare ville man att utbildningsfrågorna

55

skulle uppmärksammas, både för arkivpersonal och för arkivansva­riga/arkivredogörare. Dessa tre frågekomplex har följt gruppen ge­nom åren och har också avsatt konkreta resultat i form av gallrings­råd, en kommunal arkivhandbok samt utbildnings- och informa­tionsaktiviteter.

Samrådsgruppen har nio ledamöter. Svenska kommunförbundet representeras av sekreterare Rolf Hagsted t, stadsarkivarie Tom Sah­len och kommunaldirektör Åke Magnusson, Landstingsförbundet av sektionschef Kjell Ericsson och landstingsarkivarierna Klas Hav­ren och Siv Sandberg. Dessa sex har varit med från början (Kjell Ericsson fr o m andra sammanträdet). Av riksarkivets representan­ter har ordföranden arkivrådet Claes Gränström också varit med från början, medan landsarkivarie Carl-Edvard Edvardsson och förste arkivarie Björn Lindh nyligen efterträtt landsarkivarie Lars Otto Berg och förste arkivarie Britt Hedberg. Även på sekreterar­posten har byte nyligen skett genom att arkivarie Gunnar Sundberg har efterträtt förste arkivarie Staffan Smedberg.

Riksarkivet hade från början skisserat en flexibel organisation, där arbetet skulle bedrivas i tillfälliga och permanenta arbetsgrup­per och gruppen in pleno endast skulle sammanträda vid enstaka tillfällen för att behandla mer omfattande eller övergripande frågor. Numera behandlas de flesta ärenden i hela samrådsgruppen, som i regel sammanträder sex gånger per år och vars medlemmar allt mer har kommit att fungera som arbetande ledamöter.

Vad är det då som har åstadkommits sedan 1984? Efter en viss för­dröjning i starten har gruppen 1987 och 1988 kunnat lämna ifrån sig flera gallringsråd. Först publicerades Allmänna råd för kommuner och landsting, som behandlar allmän administrativ och förvaltande verksamhet, personaladministration, ekonomiadministration, upp­handling och förrådsadministration. Därefter har gallringsråd för överförmyndares arkiv, för det kommunala och Iandstingskommu­nala skolväsendet och för omsorgsakter utkommit. Dessa råd skiljer sig från tidigare utfärdade råd genom att de också behandlar de handlingar som bör bevaras för framtiden - i stället för gallrings­råd har vi fått råd om bevarande och gallring. I råden presenteras också ganska utförligt de resonemang och motiveringar som ligger bakom förslagen om bevarande och gallring. Tanken är att arkiv­funktionerna i kommunerna och landstingen härigenom skall få ett bättre stöd när de utarbetar sina egna gallringsplaner. En annan princip är att råd utfärdas för verksamheter, inte för myndigheter. Därigenom undviks upprepningar och råden kan användas även om organisationen ändras.

Det är också värt att påpeka att dessa råd om bevarande och gall­ring är väl förankrade i den kommunala sektorn. Utredningarna som ligger till grund för råden har utförts av arkivarier som är verk­samma i kommuner och landsting. Så t ex har stadsarkivarien i U p p-

56

sala Cristina Wahlström gjort utredningen om det kommunala skol­väsendet och dess handlingar och förste arkivarie Bo Thalc~n vid Gö­teborgs stadsarkiv har gjort utredningen som ligger till grund för de allmänna gallringsråden. De båda kommunförbunden har bekostat utredningarna, och, vilket inte är minst viktigt, publicerar gemen­samt råden vid sidan av publiceringen i riksarkivets författnings­samling. En broschyrserie har påbörjats, där hittills två nummer har utkommit. Nummer ett innehåller de allmänna råden och nummer två innehåller råden om det kommunala och landstings kommunala skolväsendet. Namnet på serien "Bevara eller gallra?" markerar den nya inriktning som beskrivits ovan.

Också den kommunala arkivhandbok som nyutkommen presen­terades vid FALK-konferensen (Föreningen Arkivverksamma i Landsting och Kommun) i Sundsvall i maj 1988 kan ses som en ma­nifestation av kommunal arkivverksamheL Den är utgiven av de båda kommunförbunden gemensamt. De olika avsnitten har förfat­tats av de kommunala arkivarierna i samrådsgruppen och gruppens sekreterare. Tom Sahlen har gjort en språklig bearbetning för att en­hetlighet skulle uppnås. Handboken är avsedd som ett stöd i det lö­pande arkivarbetet i kommuner och landsting men vill också bidra till utformningen av en gemensam praxis i den kommunala arkiv­verksamheten. Den har fått formen av en pärm med utbytbara blad, som skall hållas aktuell genom att respektive författare bevakar sina avsnitt. Köparna kan prenumerera på ändringar och tillägg.

Man kan alltså peka på hjälpmedel för det praktiska arkivarbetet i kommuner och landsting som ett resultat av samrådsgruppens ar­bete men också ett ökat engagemang i arkivfrågor i hela den kom­munala sektorn. De båda kommunförbunden har som nämnts stött samrådsgruppen ekonomiskt men har också bidragit med att föra ut råd och information till kommuner och landsting. Svenska kom­munförbundet har bl a lagt ner ett förtjänstfullt arbete på redigering och utformning av samrådsgruppens skrifter. Landstingsförbundet anordnar sedan 1985 årliga informationskonferenser för represen­tanter för landstingens centrala arkivfunktioner och har också an­ordnat försökskurser för arkivredogörare. Arkivarier i kommuner och landsting har aktivt bidragit med utredningsarbete och med synpunkter och förslag i remissyttranden och på annat sätt.

Man kan också peka på gruppens betydelse som ett forum för en fortlöpande diskussion i arkivfrågor mellan de olika sektorerna, en diskussion där "kommunala" synpunkter och åsikter får brytas mot "statliga" i en fruktbar och stimulerande atmosfär. Bl a har samrådsgruppen följt och diskuterat arkivutredningens och inten­sivdatautredningens arbete.

I vår väntas proposition om arkivlag och urvalsprin~iper. F n är det därför aktuellt med kartläggningen av vilka handlingsserier som bör beaktas för regionalt urval och individurvaL Kartläggningen

57

måste göras inom alla tre sektorerna för att samordnas i samråds­gruppen. En annan aktuell arbetsuppgift är att utarbeta ett nytt nor­malreglemente och nya tillämpningsanvisningar för den kommuna­la arkivverksamheten med hänsyn till den nya arkivlagen. När det gäller råd om bevarande och gallring är följande områden under ar­bete, nämligen fritidssektorn, kultursektorn och sociala sektorn. Dessutom planeras särskilda projekt rörande invandrarverksamhe­tens respektive miljövårdens handlingar. De senare projekten avser handlingar inom både den statliga, enskilda och kommunala sek­torn och har ett vidare syfte än att bara resultera i råd om bevarande och gallring. Inventeringen av arkivhandlingar skall också ligga till grund för råd och vägledning för forskare.

Summary. The Joint Consultation Group for Local Government Records Issues. By Siv Sandberg.

The joint consultation group for local government records issues started its work in May 1984. It consists of nine members, three of whom come from the National Archives, ·three from the Swedish Association of Local Authorities and three from the Federation of County Councils. The group handles questions concerning disposal of records and other problems regarding local government arehivat activities. It has published several pamphlets of advice concerning preservation of records, disposition and also an arehivat guide for local government archives. The work of the jo in t consultation group has created an increased engagement in arehivat questions in the entire local government sector. The group is also of great importan­ce as a forum for running discussion concerning records issues be­tween the central government and the local government sectors.

58