W3 Rekkari jäsenrekisterin ja intranetin hyödyntäminen ilkka lavas

14.00

Ilmoittautuminen ja kahvi, Tervetuloa! Lars Holmström, W3

14.15 Jäsenrekistereiden ja intranetin hyödyntäminen

Ilkka O. Lavas (Serial Entrepreneur, partner) W3 Group Finland Oy

15.00 Tietoturva ja käyttäytyminen intranetissä

Jyrki Kasvi (Tutkimus- ja kehittämisjohtaja), TIEKE

Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry

15.45 YTK:n Facelift -Mistä lähdettiin ja mihin tultiin?

Auli Hänninen (Toimitusjohtaja), Yleinen työttömyyskassa YTK

16.30 Kysymyksiä ja hyvää kotimatkaa!

Järjestötilaisuus -

Ilkka O. Lavas 2.3.2012 W3 Rekkari

Jäsenrekisterin ja Intranetin hyödyntäminen

Näkökulma, tarve ja tiedonvälitys

• Viisi myyttiä yhdistysten

toiminnasta

• Yhdistystoiminta ihmisen

digitaalisen elämän

näkökulmasta

• Vapaaehtoisjärjestöjä

tarvitaan ja järjestöt

puolestaan tarvitsevat

tehokkaampaa tiedon välitystä

Toimintaan tarvitaan tietoa.

myyttiä yhdistysten toiminnasta

Uskomus 1. Meidän yhdistystoiminta on

erilaista kuin muiden ja meidän yhdistys toimii erilailla kuin muut.

2. Muiden on helpompi saada jäseniä kuin meidän.

3. Aktiivisia jäseniä pitäisi saada enemmän.

4. Meidän on mahdotonta kasvaa.

5. Meidän yhdistystoimintaan ei varmasti löydy mitään sopivaa järjestelmää.

Todellisuus 1. Yhdistykset ovat yllättävän

samanlaisia. Toimintaa, tapahtumia, ihmisiä ja tarkoitus.

2. Kaikki kamppailevat samoista ihmisistä. (5,4/0,13M) = 41,5 ihmistä per yhdistys.

3. Aktiivisten ihmisten määrä on vakio, koska ihmisillä on erilaisia elämäntilanteita.

4. Kun tarkoitus on hyvä ja ihmiset tietävät, että yhdistyksessä voi toteuttaa edistää tarkoitusta, niin yhdistys voi kasvaa. Erilaiset yhdistykset kasvavat eri aikoina eri vauhdilla.

5. Järjestelmiä on monenlaisia. Ketteriä ja kankeita. Monet järjestelmät ovat mukautettavissa yrityksen slangille.

Uskomus vastaan todellisuus.

TERMIT

Klubi Järjestö

Liitto Piiri

Yhdistys Kunniamerkit Sisar

Martta

Rotarilainen Valtuusto Seniorisisko

Hallitus LSK Ansiomerkit

Jaosto Johtokunta

Yhdistys, järjestö, liitto…

Vaikka termit ovat erilaisia, niin silti puhutaan samoista asioista.

Jäsen Yhdistys Alue Suomi KV

Rotary Jäsen Klubi Piiri Rotary RI

Rotary(eng) Rotarian Club District Zone RTI

JCI (NKK) Jiicee/jäsen Kamari Alue

Punainen risti Jäsen Järjestö Piiri SPR Redcross

4H Kerholainen Yhdistys Piiri

RT Jäsen Klubi Piiri RTI

MPKY

Martat Martta

Taksiliitto

Lentopelastus.fi Jäsen

Partio Partiolainen Partiolaiset

Sotilaskoti Sisar

Organisaatiorakenne on vain tapa järjestäytyä.

Yhdistyselämä Ihmisen digitaalisen elämän näkökulmasta

Ketkä, Miksi, Mitä hyötyä, Miten ja Missä?

Yhdistystoiminta X

Organisaatiorakenne on vain tapa järjestäytyä.

A) Superaktiivi B) Perusjäsen tai C) Hiljainen rivijäsen(kannatusjäsen)

A B C

1. Ihmiset: Yhdistystoiminta ihmisen näkökulmasta

2. Miksi?

• Jokaisella yhdistyksellä on tarkoitus

• Tarkoituksesta pitää viestiä – Sisäisesti

– Ulkoisesti

• Intranet

• Facebook / Some

• Imago

• Yhdistyksen olemassaolon tarkoitus

Motivoitunut muistaa miksi tekee jotain

Toteutuuko olemassaolomme

tarkoitus?

Toteutuuko olemassaolomme tarkoitus?

3. Palkitsevuus

• Kuka pitäisi palkita?

• Kuka on saanut palkinnon

• Miten paljon joku on tehnyt tehtäviä

• Miten pitkään on ollut mukana toiminnassa?

• Palkinnot / merkit

• Järjestökoulutukset

• Oppiminen

• Tarkoituksen toteuttaminen

Tieto on valtaa. (Francis Bacon)

4. Miten?

Todellisuus ja virtuaalitodellisuus • Samat ihmiset ovat eri yhdistyksissä,

verkostoissa ja järjestelmissä

6. Yhdistys CV: Digitaaliset jäljet, Ihmisen elämän eri vaiheet ja yhdistystoiminnan kohokohdat

5. Missä ja milloin?

• Miten saan kalenteriini päivitettyä kaikki

tapahtumat mihin voisin osallistua?

• Kun osallistun johonkin ja kirjaudun

tapahtumaan, näkyykö se rekkarissa?

Yhdistyksen kokoukseen Check In:naaminen

Esimerkki puolustusministeriön yhteistyömallista

6. Elämän eri tilanteissa

– Kuka omistaa tietoni?

– Kuka saa päästä tietoihini käsiksi?

– Kuka omistaa järjestö CV:ni?

– Aktiivisena kautena ja ei-aktiivisena aikana

– Nuorisojäsenenä ja seniorijäsenenä

Facebook timeline vs järjestö timeline?

Ole siellä missä jäsenesi ovat.

JÄRJESTELMÄ HYÖDYISTÄ

Esimerkkejä

Jotta voitte toimia paremmin ja helpommin!

Esimerkkejä järjestelmän hyödyistä

• Järjestelmien integrointi

• ”Ikkunoiden” avaaminen yhteistyötahoille (Extranetit)

• Tietojen avaaminen jäsenille (Intranet)

• Jäsentietojen hallinta (yksittäinen jäsen, jäsensihteeri, hajautettu yhdistyksille)

• Olemassaolevien järjestelmien jatkokehittäminen

• Markkinointikampanjat ja sähköiset kampanjat – Vähentää päällekkäistä viestintää

– Vähentää sähköpostiruuhkaa

– Vähentää käsityötä

– Suoraviivaistaa tiedon kulkua

– Uusin tieto aina yhdessä paikassa

• Matrikkelit ajan tasalla

W3 teknologiakumppanina

Muuttoilmoitus perinteinen malli

Muuttoilmoitus perinteinen malli

Muuttotiedot suorapäivityksenä

AJATTELE !

Facebook-profiilista on

helppo synkronoida

puhelinnumero ja

osoitetiedot ulkoisiin

järjestelmiin.

Aina ei kalliita järjestelmä-

integrointeja

Esimerkkejä järjestelmän hyödyistä

• Tiedon louhinta: Raporttien ja analyysien

kautta pääsee pureutumaan yhdistyksen

tilaan eri näkökulmista

• Postitustarrat ajan tasalla

• Lisämyynti (esim. Trossi-palvelu)

W3 teknologiakumppanina

Miten rekkarista on saatu tehoja irti?

Esim. laskutuksen keskittäminen vähentää työtä

Hajauttaminen

Erillinen

Keskittäminen

OnlineMatrikkelin synty JC / Rotary

• Matrikkelitiimi

Excel

• Aluevastaavat

Excel

• Kamarivastaavat

Excel

• Kauppakamari päivittää omat tietonsa

Excel

Prosessi kesti pitkään! -Excel-versiot ristiriitaisia

-Tietoja ei saatu kaikista Kamareista

2002 saakka matrikkelin tiedot päivitettiin vuosittain excel ”virityksillä”

- Päivityksiä tuli myöhässä

- Matrikkeli ilmestyi joskus vasta heinäkuussa!

• Kaikki yhdessä

tietokannassa

• Keskitetty hallinta

• Reaaliaikainen

päivitys

• Monipuoliset raportit

(jos käyttöoikeus)

• Monipuoliset haut

(jos käyttöoikeus)

Liitto

Jäsen

Yhdistys

Ala-

yhdistys

Online

Matrikkeli

Tietokanta

Keskittämisen edut

Keskittäminen mahdollistaa hajautetun päivittämisen reaaliaikaisesti!

Hälytysjärjestelmä

• Tieto siitä ketkä ovat

hälytysvalmiudessa

• Hälytykset oikealle

valmiusryhmälle

• Valmiusryhmien hallinta

järjestöjen yli

Esimerkki eri järjestöjen yhteistyöstä

Esimerkki puolustusministeriön yhteistyömallista

Rekkari antaa vastauksia

• Kuka voisi hakea sairaan mummon

mökistä keskeltä metsää järven rannalta

kun puita on kaatunut tielle eikä

ambulanssi pääse perille?

• Kuka osaisi?

• Kuka vastaa asiasta x?

• Mistä saisin listan henkilöistä jotka…?

Järjestelmä on yksi pelastajista!

Helppoja hyötyjä!

• Toiminnan tehostaminen

– Raportointi

– Jäsentietojen hallinta yhdessä paikassa

• Järjestöön liittyminen/maksaminen

– Lisäpalveluiden myynti

– Lehtitilaukset

– Jäsenmaksulaskutuksen keskittäminen

– Jäsenmaksulaskutuksen hajauttaminen

Teknologia toiminnan tukena

Lisää jäseniä ja jäsenten aktivointi

• Kampanjointi

– Landing pages ja konversio

• Keskustelu ja sosiaalinen media

Vierivä kivi ei sammaloidu.

” W3:n kehittämä

jäsenrekisteriohjelmisto

ylläpitää noin 300

Rotary-klubin

jäsentietoja, kattaen

yhteensä yli 12000

jäsenen tiedot.”

Suomen Rotary

Järjestelmässä hyödynnetään W3

Groupin kehittämää OnlineMatrikkeli

jäsenrekisteriohjelmaa sekä

ViewGenerator näkymägeneraattoria.

.

” MPS:n jäsenrekisteri

ylläpitää mm.

• 150 pelastusalusta

• yli 18 000 jäsentä

• 2 000 vapaaehtoista”

Suomen

Meripelastusseura

Jäsenrekisterin, web-sivujen ja intranetin

lisäksi W3 on toteuttanut

meripelastusseuralle automaattisen

laskutusjärjestelmän ja

katsastusrekisterin.

Muita esimerkkejä: Lentopelastusseura, Vihreät, Sotilaskotiliitto

W3 Group Finland Oy on uuden ajan

ohjelmistokehitystalo, joka on keskittynyt

asiakkaan liiketoiminnan tukemiseen

turvallisilla, skaalautuvilla ja

kustannustehokkailla ratkaisuilla.

• Henkilöstöä 30+

• Liikevaihto 2011 n. 2 Meur

• Korkein luottoluokitus

• W3 Helsingissä ja Keravalla

• Avainhenkilöt osakkaita

Ketterää ohjelmistokehitystä

Asiakkaitamme

Toimitusvaiheet W3 Group, REKKARI -ratkaisun

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Visuaalinen ilme

REKKARI

ASENNUS

PARAMETROINTI

JA VISUAALISEN

ILMEEN TUUNAUS

LANSEERAUS,

KÄYTTÖÖNOTTO

Ylläpito ja

pienkehitys

Tekninen osuus

Ketterä ohjelmistokehitys (engl.

agile software development) on

joukko ohjelmistotuotantoprojekteissa

käytettäviä menetelmistöjä, joille on

yhteistä toimivan ohjelmiston

ensisijaisuus, suora viestintä ja nopea

muutoksiin reagointi.

.

Kehittäminen on jatkuva prosessi.

INTEGROINNIT TAUSTAJÄRJESTELMIIN JA

FACEBOOKIIN

KIITOS!

W3 Care For Your Business

Ilkka O. Lavas

ilkka.lavas@w3.fi

p. 0400 997 969

W3 Group Finland Oy, Helsinki ja Kerava