View
3
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Preventief en curatief debiteurenbeleid in een algemeen ziekenhuis - een praktijkvoorbeeld
Stefan Van Neste – Directeur administratie en financiën; AZ Damiaan
Studiedag Onbetaalde Facturen, Brussel, 21 maart 2019
Preventief en curatief debiteurenbeleid in een algemeen
ziekenhuis
S. Van Nestedirecteur administratie en financiën
Az Damiaan Oostende
Middelgroot ziekenhuis (523 bedden, 80 dagzh plaatsen)
Beddenstructuur :
• 55 A + 5 a
• 102 G bedden
• 70 Sp bedden
• 58 bedden moeder / kind (M,E)
• 233 bedden C, D
Regio: Oostende
3
Az Damiaan Oostende
4
Az Damiaan Oostende (1)
5
Az Damiaan Oostende (2)
Aanmeldingswijze Contacten Dubieus Aandeel
amb. polikliniek 190.600,00 5.893,00 3,09%
amb. spoeddienst 17.718,00 1.312,00 7,40%
dagziekenhuis 30.533,00 823,00 2,70%
dagzh psychiatrie 10,43%
verblijvend 40.349,00 1.878,00 4,65%
verbl. psych. 24,37%
verbl. materniteit 7,23%
verbl. pediatrie 7,84%
Totaal 279.200,00 9.906,00 3,55%
Oorspong van de dubieuze contacten in AZ Damiaan
Prijsinformatie
• Prijssimulator
• Bekendmaking meerprijs 1 pk t.o.v. gemeenschappelijke kamer
Opvolging van patiënten met openstaande rekeningen (status juridische invordering) bij nieuwe opname
• Beperking van de kamerkeuze (gemeenschappelijke kamer)
• Beperking van (diverse) niet-medische kosten
• Ambulant: toepassing van 3e betalersregeling op initiatief van de behandelende arts/patiënt
Spoedgevallen
• Aanrekening forfaitair voorschot (ambulante buitenlandse patiënten)
6
Wat we al langer deden
7
Prijsinformatie
8
Az Damiaan en wanbetaling: 2016
2016 2017 sim 1e 4 ma 2018
Aantal dossiers per jaar overgemaakt aan derden ter invordering 5.048 5.827 5.424
Doorgifte dossiers voor invordering door derden
Rappeladministratie sep/16 okt/16 nov/16 dec/16 jan/17 feb/17 Gemiddeld % Omzet
Facturatie aan patiënten (€) 1.091.745 960.374 952.052 1.127.701 1.032.968
Bedrag in eerste rappel (€) 118.769 164.268 86.386 114.741 121.041 12%
Aantal debiteuren eerste rappel 1.303 1.225 1.208 1.181 1.229
Bedrag in tweede rappel (€) 91.373 71.190 120.078 51.799 78.369 80.359
Aantal debiteuren tweede rappel 659 720 623 632 659
Bedrag in derde rappel (€) 60.937 57.205 53.669 89.608 35.868 55.681 58.707 6%
Aantal debiteuren derde rappel 473 472 414 428 446,75
sep/16 okt/16 nov/16 dec/16 Gemiddeld
4.898 4.958 5.026 5.033 4.979
2.221.070 2.256.009 2.272.631 2.197.532 2.236.811
3.556 3.608 3.633 3.590 3.597
1.631.624 1.645.806 1.652.294 1.542.955 1.618.170
73% 73% 72% 71% 72%
1.238 1.254 1.286 1.129 1.227
441.773 461.245 474.502 321.671 424.798
517 511 525 394 487
218.516 219.714 220.681 108.678 191.897
42% 41% 41% 35% 40%
% actieve dossiers > 2 jaar / totaal aantal actieve dossiers
Opvolging invordering door advocaat
Totaal aantal actieve dossiers Mr. XXX
Totaal bedrag dossiers Mr. XXX
Totaal aantal actieve dossiers Mr. XXX > X-2
Totaal bedrag dossiers Mr. XXX > X-2 (€)
Totaal aantal actieve dossiers Mr. YYY
Totaal bedrag dossiers Mr. YYY
Totaal aantal actieve dossiers Mr. YYY > X-2
Totaal bedrag dossiers Mr. YYY > X-2 (€)
% actieve dossiers > 2 jaar / totaal aantal actieve dossiers
9
Az Damiaan en wanbetaling 2013-2017
Boekjaar 2013 2014 2015 2016 2017
waardevermind./minwaarde AZD 278.510 404.151 403.255 554.076 479.248
omzet patiëntenfacturatie AZD 11.554.543 11.932.776 11.922.776 12.082.133 12.418.800
procentueel deel oninvorderbaar AZD 2,41% 3,39% 3,38% 4,59% 3,86%
procentueel deel oninvorderbaar VL 1,72% 1,63% 1,60% 1,44% niet gekend
procentueel oninvorderbaar WALL 3,91% 3,96% 3,89% 3,68% niet gekend
Evolutie waardeverminderingen en minwaarden op patiëntenvorderingen
2,41%
3,39%
3,38%
4,59%
3,86%
1,72% 1,63% 1,60%1,44%
3,91% 3,96% 3,89%
3,68%
0,00%
0,50%
1,00%
1,50%
2,00%
2,50%
3,00%
3,50%
4,00%
4,50%
5,00%
2013 2014 2015 2016 2017
procentueel deel oninvorderbaar AZD procentueel deel oninvorderbaar VL
procentueel oninvorderbaar WALL
Actieplan 2016 en volgende
10
Actieplan op 2 pijlers:
Invorderingsproces
• Informeren
• Optimaal rappelcircuit
• Screenen en begeleiden van patiënten met betalingsmoeilijkheden
• Snellere recuperatie openstaande bedragen
• Persoonlijk contact met debiteur
• Actief aanmanen van debiteur
Preventie
Basisfilosofie: • In samenspraak met patiënt op laagdrempelige wijze, binnen de afgesproken
termijn de betaling afronden. • Slaagt de patiënt daar niet in, dan strikte, kordate en efficiënte invorderings-
procedure, waarbij in zo kort mogelijke tijd maximale recuperatiegraad wordt nagestreefd.
11
1e pijler: preventie (1)
6 subdoelstellingen
Preventief luik
Duidelijke communicatie
betalings-modaliteiten
Persoonlijke benadering
risicovolle betalers
Uitbreiden modaliteiten
afbetalingsplannen
Optimaal inzetten op voorschotten
Optimalisatie facturatie circuit
Sensibiliseren artsen
12
1e pijler: preventie (2)Objectief 1: duidelijke communicatie van betalingsmodaliteiten aan patiënten
• Mogelijkheid om afbetalingsplannen bij Az Damiaan aan te vragen duidelijker kenbaar maken aan de doelgroep die hiervoor in aanmerking komt.
o Melding op de schermen aan inschrijvingen/polio Affiches / folders: graag contactname dienst betalingen- en factuurinfo
i.g.v. betalingsproblemeno Geen kosten-/intrestenaanrekening
• Sms notificatie op dag x+1 na verstrijken van betalingstermijn. In de sms wordt melding gemaakt dat indien binnen de 5 dagen niet betaald wordt, administratiekosten tot 10 euro worden aangerekend.
• Dienst betalingen en factuurinfo op afspraak
o Op afspraak = voorbereido Op afspraak = meer vastgelegde ruimte voor backoffice
werk13
1e pijler: preventie (3)
Objectief 2: persoonlijke benadering van risicovolle betalers
• Mensen die behoren tot de risicogroep persoonlijk benaderen en sensibiliseren om tijdig te betalen, kan een positief effect hebben op de effectieve betalingstermijn. Er zal onderzocht worden op welke domeinen deze persoonlijke aanpak kan ingezet worden (en door welke dienst/medewerker)
o Kamerbezoek
o Inzet sociale dienst om betalingsdossier te bespreken
o Telefonisch contact van bepaalde categorie wanbetalers (vb. afbetalingsplan/uitstel niet volgens gemaakte afspraken).
o Wanbetalers poli/inschrijvingen naar apart loket kasdienst
14
1e pijler: preventie (4)Objectief 3: uitbreiden modaliteiten m.b.t. afbetalingsplannen
• Als ziekenhuis in eigen beheer minnelijke betalingstrajecten afsluiten en dit voor:
o maximum 2 jaar (verdubbeling termijn)
o vanaf een minimum van 20 euro/maand (verlaagd minimum)
o afwijking i.g.v. erkend schuldbemiddelaar, OCMW, e.d.
15
1e pijler: preventie (5)
Objectief 4: optimaal aanrekenen voorschotten om recuperatiegraad van patiëntenfacturen te verhogen
• Momenteel: enkel op spoed een bepaalde policy m.b.t. voorschotten aan buitenlanders → In studie: uitbreiding voorschot voor alle ambulante patiënten op
spoed
• Onderzoek: uitbreiding naar niet-sociaal verzekerden en risico-patiënten?
Objectief 5: facturatiecircuit optimaliseren in functie van reductie oninvorderbare facturen
• Tussentijdse maandfactuur voor lang verblijvende patiënten
• 2e rappel uit het intern proces schrappen
16
1e pijler: preventie (6)
Objectief 6: sensibilisatie artsen naar toepassen 3e betalersregeling waar mogelijk
• Bredere toepassing 3e betalersregeling omwille van financiële moeilijkheden
o Omzet aandeel mutualiteit = zekere inkomst
o Omzet remgelden = “betaalbaar” aandeel voor patiënt
Realisatie mits akkoord Medische Raad (poliklinische activiteiten)
17
Impact van de reorganisaties (1)
199
282
301 307
100
150
200
250
300
350
2015 2016 2017 2018
aantal aflossingsplannen einde jaar
18
Afbetalingsbeleid 2015 2016 2017 2018
aantal aflossingsplannen einde jaar 199 282 301 307
aangevraagd bedrag 150.337 201.905 213.042 224.334
openstaand bedrag 82.563 134.447 130.292 136.443
aflossingsplannen> 1 jr 9 8 17 103
aflossing < 25 € 1 1 5 12
aanmaningen op aflossingen 233 85 114 186
Impact van de reorganisaties (2)
150.337
201.905213.042
224.334
82.563
134.447 130.292
136.443
10.000
60.000
110.000
160.000
210.000
260.000
2015 2016 2017 2018
aangevraagd bedrag openstaand bedrag
19
Afbetalingsbeleid 2015 2016 2017 2018
aantal aflossingsplannen einde jaar 199 282 301 307
aangevraagd bedrag 150.337 201.905 213.042 224.334
openstaand bedrag 82.563 134.447 130.292 136.443
aflossingsplannen> 1 jr 9 8 17 103
aflossing < 25 € 1 1 5 12
aanmaningen op aflossingen 233 85 114 186
20
Impact van reorganisatie: recuperatiegraad afbetalingsplannen
Afbetalingsbeleid 2018 aantal omzet %
behandelde plannen over 2018 579 365.868
effectief afgehandeld 171 85.728 23%
stopgezet 139
waarvan schuldhersch. - nieuw plan 86 68.221 19%
waarvan incasso 53 30.033 8%
nog verder lopend 2019 269 181.886 50%
Ontvangsten betalingen tussentijdse facturen langliggers
21
Impact reorganisatie: tussentijdse factuur
90.000,00
207.000,00
165.000,00
396.000,00
0,00
50.000,00
100.000,00
150.000,00
200.000,00
250.000,00
300.000,00
350.000,00
400.000,00
450.000,00
2017 2018
omzet bet.
omzet fact
Boekjaar aantal betaald omzet betaald omzet gefactureerd % deel betaald
2017 98,00 90.000,00 165.000,00 54,55%
2018 229,00 207.000,00 396.000,00 52,27%
Tussentijdse facturen langliggers
2e pijler: invorderingsproces
Invorderingsproces in ziekenhuis Az Damiaan
Invorderingsproces door derden
22
23
Invorderingscircuit Az Damiaan (1)
Factuur
(betalingstermijn 30 dagen)
sms vervaldag + (1-5)
Rappel 1 - boekhouding
administratieve kost
10 € (na 30 dagen)
Verdere opvolging minnelijk of gerechtelijk
+ schadebeding
+ intresten
(+ gerechtskosten)
AANGEPAST MINNELIJK TRAJECT (INTERN)• Uitstel betaling• Afbetalingsplan (minder
strenge voorwaarden)
24
Invorderingscircuit Az Damiaan (2)
Verzenddatum factuur
VVD= Verzenddatum factuur + 30 d
SMS-rappel= VVD + 5 - 8 d
Rappel = VVD + 45 d
Incasso via advocaat = VVD + 75 d
25
Impact reorganisatie rappelcircuit (1)
Rappeladministratie Gemiddeld % Omzet Gemiddeld % Omzet
Facturatie aan Patiënten (€) 1.032.968 1.054.203
Bedrag 1e actie 121.041 12% 167.541 16%
Aantal debiteuren eerste actie 1.229 1.918
Bedrag tweede actie 80.359 105.188
Aantal debiteuren tweede actie 659 1.181
bedrag naar incasso 58.707 6% 63.241 6%
Aantal debiteuren incasso 446,75 624,50
Methode 2 papieren rappels Methode SMS + 1 Rappel
26
Impact reorganisatie rappelcircuit (2)
Sms + R : 1 jaar
aantal sms 26.162
totale kost sms 2.092,96
aantal rappels 13.922
totale kost rappels 10.054,47
totale kost 12.147,43
Rappel 1, 2
2017
Rappel 1 17.149
Rappel 2 7.103
Tot kost 17.514,79
Directe Return on Investment SMS
27
Invorderingsproces derden (1)
SLA met juridische invorderaars (advocaat)
• 1e actie (aangetekend schrijven) < 7 dagen na doorgifte dossier
• 2e actie (SMS / telefoon / brief) < 30 dagen na 1e actie
o Dossier > 250 € = telefonisch contact
• 3e actie (gerechtelijke invordering) < 60 dagen na 1e actie
Rekening houdend met sociaal kwetsbaar karakter van het patiëntenprofiel
• Evaluatie toepassing SLA: steekproeven
Doorstorting ontvangen gelden op derdenrekening per kwartaal (i.p.v. na volledige afhandeling dossier)
• Positieve impact op cashflow ziekenhuis
28
Invorderingsproces derden (2)
Rapportering
• Digitaal maandrapport
o Financiële status / doorgegeven dossier t.o.v. startperiode
o Ondernomen acties / dossier (historiek)
o Evaluatie invorderingspercentage
Transparante inzage in (gedigitaliseerd) dossier bij invorderaar
• Actuele inzage in evolutie dossier bij invorderaar
o Inzage in gevoerde communicatie invorderaar - patiënt
o Inzage in financiële status van het dossier
29
Invorderingsproces derden (3)
• Het gevoerde invorderingsproces mag niet in strijd zijn met de waarden van Az Damiaan en moet in lijn liggen met onze visie en missie.
• Er wordt maximaal ingezet op overtuigen van debiteurs (via brief / sms / e-mail / telefonisch contact).
• Patiënten worden actief en duidelijk geïnformeerd over de kostprijs van een gerechtelijk traject.
• Stalkingspraktijken zijn niet aan de orde en zullen expliciet uitgesloten worden in de contractuele voorwaarden.
• De externe partner houdt rekening met het profiel van de patiëntenpopulatie van Az Damiaan – kwetsbare groep.
• Er worden duidelijke afspraken gemaakt i.v.m. de termijnen tussen de dagvaarding en op rol zetten van dossiers (termijn van minimum 2 weken te respecteren) zodat de debiteur tijd heeft om te handelen en eventuele gerechtskosten te vermijden.
30
Invorderingsproces derden (4)
Kwaliteits- en ethische eisen
31
Beschikbare feedback: recuperatiegraad
ADV 1 -
Aanlevermaand
ADV 1 :
Aantal
dossiers Hoofdsom
Geinde
hoofdsom
Recuperatiegraad
2018
Recuperatie
graad na 6
maanden201801 91 9.859,99 5.098,28 51,71%
201802 25 6.804,93 5.352,70 78,66%
201803 18 4.673,27 2.441,66 52,25%
201804 208 48.702,92 13.498,51 27,72%
201805 111 21.998,76 7.649,99 34,77%
201806 53 29.375,73 15.418,26 52,49% 121.415,60
201807 120 21.122,70 9.639,20 45,63% 49.459,40
201808 572 92.873,69 31.372,09 33,78% 40,74%
201809 1 516,36 516,36 100,00%
201810 7 3.002,37 366,20 12,20%
201811 280 42.340,82 11.196,55 26,44%
201812 163 20.360,70 3.980,18 19,55%
1.649 301.632,24 106.529,98 35,32%
ADV - 2 -
Aanlevermaand
ADV 2 :
Aantal
dossiers Hoofdsom
Geinde
hoofdsom
Recuperatiegraad
2018
Recuperatie
graad na 6
maanden201801 322 57.446,00 28.794,00 50,12%
201802 19 5.472,00 2.360,49 43,14%
201803 27 10.222,00 4.594,00 44,94%
201804 244 52.525,00 19.515,00 37,15%
201805 182 37.564,00 16.808,00 44,74%
201806 370 83.664,00 46.804,00 55,94% 246.893,00
201807 169 33.487,00 13.368,00 39,92% 118.875,49
201808 366 72.845,00 37.231,16 51,11% 48,15%
201809 80 10.486,00 5.002,82 47,71%
201810 89 19.948,00 5.720,75 28,68%
201811 397 102.864,00 36.144,73 35,14%
201812 151 23.017,00 4.741,74 20,60%
2.416 509.540,00 221084,69 43,39%
Status 15/01/2019
32
Beschikbare feedback: kosten t.l.v. patiënt
2018-1 3.730,92 1.994,19 53,45%
2018-2 5.203,44 1.051,93 20,22%
2018-3 2.318,21 525,28 22,66%
2018-4 8.290,59 3.315,40 39,99%
2018-5 4.382,52 1.724,79 39,36%
2018-6 9.628,76 1.897,27 19,70%
2018-7 7.047,99 2.870,39 40,73%
2018-8 19.733,55 11.231,46 56,92%
2018-9 516,36 0,00 0,00%
2018-10 401,32 123,00 30,65%
2018-11 6.101,47 3.563,33 58,40%
2018-12 3.471,81 2.438,25 70,23%
70.826,94 30.735,29 43,39%
Periode Hoofdsom Schadebed.+Intr. % Kost/HS
2018-1 15.762,14 5.265,84 33,41%
2018-2 1.661,35 372,84 22,44%
2018-3 1.733,94 380,33 21,93%
2018-4 12.820,45 4.119,18 32,13%
2018-5 11.880,98 3.224,77 27,14%
2018-6 30.939,17 9.087,56 29,37%
2018-7 11.069,78 3.777,32 34,12%
2018-8 27.989,31 8.580,47 30,66%
2018-9 3.209,93 1.299,95 40,50%
2018-10 9.855,00 1.912,18 19,40%
2018-11 21.555,79 7.834,11 36,34%
2018-12 9.780,61 3.423,47 35,00%
158.258,45 49.278,02 31,14%
ADV 2 : Dossiers 2018 volledig geïnd
ADV 1 : Dossiers 2018 volledig geïnd
Er zijn nog werkpunten
• Rol sociale dienst: aanspreken debiteuren op kamer (?)→ Aandacht voor diensten psychiatrie, pediatrie en materniteit
• Ambulante spoedgevallen en debiteuren
• Opvolging betaling lang verblijvende patiënten
• Veralgemeende toepassing 3e betalende polikliniek
Gerealiseerde optimalisaties
• Aangepaste modaliteiten (afbetalingsplannen)
• Snellere doorlooptijd + beperkte R.O.I (doch niet direct minder openstaande rekeningen)
• Transparantere werking/efficiëntere opvolging externe invorderaars
33
Conclusies (1)
Aandacht voor blijvende toegankelijkheid van zorg
• Geen weigering van zorgverlening (ook voor dubieuze patiënten)
• Vraag naar veralgemeend toepassen 3e betalersregeling door mutualiteiten
• Actualisatie werkingsmiddelen BFM i.f.v. (lonend) debiteurenbeheer
o op basis van sociale omstandigheden ziekenhuisregio
o op basis van ondernomen acties naar (sociaal verantwoord) debiteurenbeheer
34
Conclusies (2)
Recommended