View
23
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
PROSES KERJA
PMK-PK-PS-10
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : NURUL QAMAR BIN
HAZNI
Jawatan : Ketua Unit
Pembangunan dan
Senggaraan
Tarikh : 08 September 2017
NAMA : HJ ABDUL AZIZ BIN
ABU BAKAR
Jawatan : Pengarah PMK
Tarikh : 08 September 2017
MAKLUMAT TERKAWAL
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 1 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 3
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5
2.1 Proses Penyenggaraan Pembaikan .................................................................... 5
2.2 Proses Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) .............................. 5
2.3 Proses Penyenggaraan Pembaikan (Peralatan Makmal/Bengkel) ...................... 6
2.4 Proses Penyenggaraan Pencegahan Berkala ..................................................... 7
3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 8
3.1 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan ........................................................... 8
3.2 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) ..................... 9
3.3 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan (Peralatan Makmal/Bengkel) ...................... 10
3.4 Proses Kerja Penyenggaraan Penyenggaraan Pencegahan ........................................ 11
4. PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................................... 12
4.1 Penyenggaraan Pembaikan .............................................................................. 12
4.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) ........................................ 12
4.3 Penyenggaraan Pembaikan (Penyelenggaraan Peralatan Makmal/Bengkel) .... 13
4.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer) ............................ 13
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ...................................................................................... 14
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 14
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 14
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 15
9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 15
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 16
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 2 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Prosedur ini adalah untuk memberikan panduan bagi memmastikan pengurusan penyelenggaraan peralatan, infrastruktur adalah dilaksanakan sepenuhnya supaya proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan berjalan dengan sempurna
2) Skop (key activities) a. Merancang Penyenggaraan Pembaikan
b. Merancang Penyenggaraan Pencegahan Berkala
c. Melaksana Penyenggaraan Pembaikan
d. Melaksana Penyenggaraan Pencegahan Berkala
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Semua aduan kerosakan disiasat
b. Aduan kerosakan diselesaikan
c. Status penyelesaian aduan kerosakan disahkan
d. Penyenggaraan pencegahan dilaksanakan mengikut jadual
4) Pemilik proses a. Ketua Unit Pembangunan dan Senggaraan.
5) Pelanggan proses 5.2 a. Staf
b. Penolong Jurutera
c. Pegawai Perolehan
d. Penolong Pegawai Aset
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Tinggi
b. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti
c. Politeknik Melaka
d. Unit Pembangunan & Senggaraan
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015
b. Perkeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja
b. Takwim P&P
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Pengawai Pembangunan
Penolong Jurutera
Pegawai Perolehan
Penolong Pegawai Aset
Pemilik Proses
Infrastruktur 7.1.3
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 3 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Bangunan & Penyaman udara
Sistem Aduan Kerosakan Online
Pengangkutan 7.1.3 (c) -
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Kemudahan infrastruktur bangunan
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Kemahiran teknikal
Keperluan standard
Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 Kemahiran teknikal
Mempunyai kelulusan teknikal berkaitan
Lain-lain -
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Aduan Kerosakan (Online/Manual)
Pegawai Pembangunan
1 hari Agihan Online/Manual
Penolong Jurutera
2. Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala
Pegawai Pembangunan
Mengikut bulan
Cetakan Jadual Penolong Jurutera
3. Borang Penyenggaraan Berkala
Penolong Jurutera Mengikut tempoh jadual
Borang Bertulis Pegawai Pembangunan
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Pegawai Pembangunan Pegawai Pembangunan ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah Politeknik Melaka untuk mengurus dan memantau urusan penyenggaraan infrastruktur, peralatan makmal/bengkel, penyaman udara, pemadam api dan bertanggungjawab dalam pengurusan infrastruktur PMK
Pengurus Senggara Penolong Jurutera ialah pegawai yang membantu tugas-tugas PP dan menguruskan serta melaksanakan urusan penyenggaraan serta bertanggungjawab dalam pengurusan infrastruktur PMK
Penolong Jurutera Penolong Jurutera yang melaksanakan kerja-kerja penyenggaraan infrastruktur, peralatan makmal/bengkel, penyaman udara dan pemadam api
Pegawai Perolehan Pegawai Perolehan adalah pegawai yang dilantik bagi menguruskan urusan perolehan bekalan atau perkhidmatan daripada syarikat luar
Penolong Pegawai Aset Penolong Pegawai Aset adalah pegawai yang dilantik bagi
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 4 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
menguruskan aset alih kerajaan PMK di jabatan/unit masing-masing
Penyenggaraan Pembaikan Penyenggaraan yang dilaksanakan ke atas Infastruktur bangunan & penyaman udara yang rosak dan penyenggaraan dilaksanakan berdasarkan aduan kerosakan yang diterima
Penyenggaraan Pencegahan Penyelenggaraan yang dilakukan ke atas peralatan tertentu mengikut jangkamasa seperti yang dicatatkan di dalam jadual pelaksanaan penyenggraan berkala
Syarikat Luar Syarikat Luar ialah syarikat yang syarikat yang telah dilantik oleh PMK melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang bentuk bekalan/perkhidmatan
Syarikat Pembekal Syarikat Pembekal ialah syarikat yang telah dilantik oleh KPT/PMK untuk membekalkan peralatan
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
PP Pengawai Pembangunan
PS Pengurus Senggara
PJ Penolong Jurutera
PP Pegawai Perolehan
PPA Penolong Pegawai Aset
SL Syarikat Luar
SP Syarikat Pembekal
KKR Kementerian Kerja Raya
KPT Kementerian Pendidikan Tinggi
PMK Politeknik Melaka
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 5 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Proses Penyenggaraan Pembaikan
SOURCE OF INPUT
INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT
Staf
Aduan Kerosakan (Online/Manual)
SERAH ADUAN Agihan
Aduan Kerosakan
Penolong Jurutera
Pengurus Sengara
Agihan Aduan Kerosakan
KENALPASTI KEROSAKAN
Peralatan Rosak
Penolong Jurutera
Penolong Jurutera
Peralatan Rosak
LAKSANA SENGGARA PEMBAIKAN
Peralatan Boleh Dibaiki
Peralatan Tidak Boleh Dibaiki
Staf
Penolong Jurutera
Staf
Peralatan Telah Dibaiki
SAH STATUS PEMBAIKAN
Borang Aduan Kerosakan
Sistem Aduan Kerosakan
Staf
Pengurus Senggara/PP
2.2 Proses Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)
SOURCE OF INPUT
INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT
Penolong Jurutera
Peralatan Rosak
MAKLUM STATUS
KEROSAKAN Kew.Pa-10
Pegawai Perolehan
Pegawai Perolehan
Peralatan Rosak
PERIKSA PERALATAN
Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki
Pegawai Perolehan
Syarikat Luar
Sebutharga PROSES
PEROLEHAN
Nota Minta
Pesanan Tempatan (LO)
Syarikat Luar
Syarikat Luar
Pesanan Tempatan (LO)
Peralatan Boleh Dibaiki
LAKSANA SENGGARA PEMBAIKAN
Peralatan Telah Dibaiki
Penolong Jurutera
Pegawai Perolehan
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 6 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Syarikat Luar
Peralatan Tidak Boleh Dibaiki
SYOR PROSES PELUPUSAN
Senarai Peralatan Untuk Dilupuskan
Penolong Pegawai Aset
Penolong Jurutera
Pegawai Perolehan
Peralatan Telah Dibaiki
SAH STATUS PEMBAIKAN
Borang Aduan Kerosakan
Sistem Aduan Kerosakan
Staf
Pengurus Senggara
Pegawai Pembangunan
2.3 Proses Penyenggaraan Pembaikan (Peralatan Makmal/Bengkel)
SOURCE OF INPUT
INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT
Penyelia Bengkel
Peralatan Rosak
LAPOR ADUAN
KEROSAKAN
Laporan Kerosakan
Pegawai Pembangunan
Penolong Jurutera
Penolong Jurutera
Peralatan Rosak
PERIKSA PERALATAN
Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki
Penyelia Makmal
Syarikat Luar
Syarikat Luar
Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki
Alat ganti
LAKSANA SENGGARA PEMBAIKAN
Peralatan Telah Dibaiki
Penyelia Makmal
Penyelia Makmal
Peralatan Telah Dibaiki
SEMAK PERALATAN
Borang Aduan Kerosakan
Ketua Jabatan
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 7 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
2.4 Proses Penyenggaraan Pencegahan Berkala
SOURCE OF INPUT
INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT
Penolong Jurutera
Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Pencegahan
LAKSANA PENYENGGARAAN
PENCEGAHAN
Borang Penyenggaraan Pencegahan
Peralatan Telah Di senggara
Peralatan Rosak
Penolong Jurutera
Pengurus Senggara
Penolong Jurutera
Peralatan Rosak
LAKSANA PENYENGGARAAN
PEMBAIKAN
Peralatan Telah Dibaiki
Pegawai Pembangunan
Penolong Jurutera
Borang Penyenggaraan Pencegahan
SEMAK STATUS PENYENGGARAAN
Borang Penyenggaraan Pencegahan
Pegawai Pembangunan
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 8 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan
PGAWAI PEMBANGUNAN/PENGURUS
SENGGARA STAF PENGURUS SENGGARA /PENOLONG JURUTERA
TERIMA ADUAN KEROSAKAN
BOLEH BAIKI
SERAH ADUAN KEROSAKAN
KENAL PASTI KEROSAKAN
LAPOR ADUAN
KEROSAKAN
TERIMA ADUAN KEROSAKAN
KENALPASTI KEROSAKAN
LAKSANA TINDAKAN
PENYENGGARAAN
ASET ALIH
LAKSANA TINDAKAN PENYENG-GARAAN DENGAN
SYARIKAT PEMBEKAL
LAKSANA TINDAKAN
PENYENGGA-RAAN DENGAN
SYARIKAT LUAR
KEMASKINI STATUS TINDAKAN
HANTAR PERALATAN
TERIMA PERALATAN
TANDATANGAN PERAKUAN
STATUS ADUAN
TANDATANGAN PENGESAHAN
YA
TIDAK
YA
TIDAK
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 9 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3.2 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)
PENGURUS SENGGARA /PENLONG JURUTERA
PENOLONG PEGAWAI ASET
PEGAWAI PEROLEHAN
SYARIKAT LUAR
SEDIA KEW.PA-9 MAKLUM STATUS KEROSAKAN
SYOR PROSES PELUPUSAN
MAKLUM STATUS PERALATAN
HANTAR SEBUTHARGA
HUBUNGI SYARIKAT LUAR
BOLEH BAIKI MAKLUM STATUS PEMERIKSAAN
KEMASKINI STATUS TINDAKAN
ISI PENGESAHAN PENGELUARAN
PERALATAN
TERIMA LO & PERALATAN
SENGGARA PERALATAN
HANTAR PERALATAN
DIBAIKI
TERIMA PERALATAN
DIBAIKI
KEMASKINI PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN
SERAH PERALATAN
PENERIMAAN PERALATAN
KEMASKINI REKOD PENYENGGARAAN
BOLEH GUNA
PROSES PEROLEHAN
PERIKSA PERALATAN
PERIKSA PERALATAN
HANTAR PERALATAN
TIDAK
TIDAK
YA
YA
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 10 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3.3 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan (Peralatan Makmal/Bengkel)
PEGAWAI PEMBANGUNAN /PENOLONG
JURUTERA/PENYELIA BENGKEL
SYARIKAT LUAR
LAPOR ADUAN KEROSAKAN
TUKAR ALAT GANTI
BOLEH BAIKI
KEMASKINI STATUS TINDAKAN
TERIMA ADUAN KEROSAKAN
SENGGARA PERALATAN
BOLEH GUNA
HANTAR PERALATAN
TIDAK
YA
YA
TIDAK
PERIKSA PERALATAN
PERIKSA PERALATAN
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 11 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3.4 Proses Kerja Penyenggaraan Penyenggaraan Pencegahan
PEGAWAI PEMBANGUNAN PENGURUS SENGGARA /PENOLONG JURUTERA
SEMAK STATUS TINDAKAN
TANDATANGAN PENGESAHAN
SEMAK JADUAL PELAKSANAAN
PENYENGGARAAN PENCEGAHAN
CATAT STATUS TINDAKAN
BOLEH GUNA
LAKSANA TINDAKAN PENYENGGARAAN
PENCEGAHAN
LAKSANA TINDAKAN PENYENGGARAAN
PEMBAIKAN
TIDAK YA
PERIKSA PERALATAN
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 12 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Penyenggaraan Pembaikan
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Staf Lapor aduan kerosakan (Online/Manual)
2. PP/PS Serah aduan kerosakan (Online/Manual)
3. PS/PJ Kenalpasti kerosakan :
a. Boleh baiki – Laksana tindakan penyenggaraan
b. Tidak boleh baiki :
Aset Alih – Laksana Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan
(Syarikat Luar)
Peralatan Sewaan – Laksana Proses Kerja Penyenggaraan
Pembaikan (Syarikat Pembekal)
4. PS/PJ Kemas kini status tindakan (PS-10(1)(08-09-17) : Borang Aduan Kerosakan)
5. PS/PJ Hantar peralatan telah dibaiki
6. Staf Terima peralatan telah dibaiki
Sah status pembaikan
7. PP/PS Sah status pembaikan
4.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PS/PJ Maklum status kerosakan
2. Pp Sedia Kew.Pa-10 : Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan
(Kew.Pa-10)
Hubungi syarikat luar
3. SL Periksa peralatan :
a. Boleh baiki - Hantar sebutharga
b. Tidak boleh baiki - Maklum status pemeriksaan
4. Pp Laksana proses perolehan (Jika peralatan boleh dibaiki)
Maklum status pemeriksaan (Jika peralatan tidak boleh dibaiki)
5. PPA Syor proses pelupusan
Maklum status peralatan
6. SL Terima LO & peralatan
Isi pengesahan pengeluaran peralatan (PS-10(1)(08-09-17) : Borang
Aduan Kerosakan Infrastruktur)
Laksana senggara pembaikan peralatan
Hantar peralatan telah dibaiki
7. Pp Terima peralatan telah dibaiki
8. PS/PJ Periksa peralatan telah dibaiki :
a. Boleh guna
b. Tidak boleh guna
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 13 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Bil Tanggung jawab Tindakan
9. Pp Kemaskini pengesahan penerimaan peralatan (PS-10(1)(08-09-17) :
Borang Aduan Kerosakan Infrastruktur)
10. PPA Kemaskini rekod penyenggaraan
a. Sistem Pengurusan Aset (SPA)
11. PS/PJ Kemaskini status tindakan (PS-10(1)(08-09-17) : Borang Aduan Kerosakan
Infrastruktur)
4.3 Penyenggaraan Pembaikan (Penyelenggaraan Peralatan Makmal/Bengkel)
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PS/PJ Lapor aduan kerosakan
2. SP Terima aduan kerosakan
Periksa peralatan
a. Boleh baiki - Laksana senggara peralatan
b. Tidak boleh baiki - Tukar alat ganti
3. PS/PJ Periksa peralatan
a. Boleh guna
b. Tidak boleh guna
Kemaskini status tindakan (PS-10(3)(08-09-17) : Borang Aduan Kerosakan
Makmal/Bengkel)
4.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer)
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PS/PJ Semak jadual pelaksanaan penyenggaraan pencegahan
(PMK-PK-PS-14-L3: Jadual Pelaksanaan Pemeriksaan Berkala)
Laksana tindakan penyenggaraan pencegahan
Periksa peralatan :
a. Boleh guna – Catat status tindakan : Borang Penyenggaraan Berkala)
b. Tidak boleh guna – Laksana tindakan penyenggaraan pembaikan
2. PP Semak status tindakan
Sah pengesahan tindakan
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 14 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Jadual Perlaksanaan Pemeriksaan Berkala
Borang Pemeriksaan Berkala
Kelulusan perancangan Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja
Penggunaan borang-borang seperti di lampiran
Pemantauan pegawai atasan
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
Syarikat Luar
Syarikat Pembekal
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Borang Aduan Kerosakan
Nama Pengadu
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data Pengadu
Pemuliharaan 8.5.4 -
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Pengujian peralatan
Kawalan Perubahan 8.5.6 -
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti
Penilaian pencapaian piagam pelanggan
Penilaian audit dalaman dan luaran
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
(sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Borang Aduan Kerosakan
Tindakan penyelesaian aduan kerosakan tidak dikemaskini
Status penyelesaian aduan kerosakan tidak dikemaskini
Semakan dibuat oleh PP/PS
Proses kemaskini dilaksanakan segera
2. Jadual Perlaksanaan Pemeriksaan Berkala
Pelaksanaan penyenggaraan pencegahan tidak dilaksanakan mengikut jadual
Semakan jadual penyenggaraan secara kerap
Proses penyenggaraan dilaksanakan segera
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 15 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Borang Aduan Kerosakan 3 tahun Fail Borang Aduan
Kerosakan Am
2. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-10)
3 tahun Fail Borang Aduan Kerosakan
Am
3. Jadual Pelaksanaan Pemeriksaan Berkala
1 tahun Fail Prosedur Manual Kualiti
(PMK-PK-PS-14)
Am
4. Borang Pemeriksaan Berkala
3 tahun Fail Laporan Penyenggaraan
Pencegahan Berkala
Am
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PS-10-(1)(08-09-17) Borang Aduan Kerosakan Infrastruktur
2) Kew.Pa-10 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan
3) PS-10-(3)(08-09-17) Borang Aduan Kerosakan Makmal/Bengkel
PENGURUSAN PENYENGGARAAN
PS-10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
Keluaran 01
Mukasurat 16 /16
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.
ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.
iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.
iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.
v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document
b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50%
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-17
02
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. Perubahan Kew. Pa-9 kepada Kew. Pa-10
14.6.2019 TP
P02.
P03.
UNIT PEMBANGUNAN DAN SENGGARAAN (UPS)
POLITEKNIK MELAKA
BORANG PENYELENGGARAAN INSFRASTRUKTUR / BANGUNAN
No. Aduan (diisi oleh UPS):
BUTIRAN PENGADU
Nama
No. Telefon
Jawatan
Jabatan/Unit
Tarikh Aduan
BUTIRAN KEROSAKAN
Jenis Kerosakan
Lokasi
No. Pendaftaran Harta Modal
(Jika ada)
DIISI OLEH UNIT PEMBANGUNAN DAN SENGGARAAN
Tindakan Oleh
Tarikh Siasat
Tindakan
STATUS TINDAKAN
Pada Hari Yang Sama * Selesai / Belum Selesai
Selepas 1 Hari * Selesai / Belum Selesai
Jika Belum Selesai Selepas 7 Hari,
nyatakan sebab dan tindakan selanjutnya
LP - Lupus Tarikh Selesai Dibaiki
PENGGUNAAN ALAT GANTI
Alat Ganti Kuantiti
Ulasan PPS :
Diisi oleh Pengadu:
Diakui telah siap: Pengesahan Ketua Jabatan
Tandatangan : ______________ Tandatangan : ___________
Nama:____________________ Nama:________________
Tarikh:____________________ Tarikh:_________________
PS-10-(1)(08-09-17)
Nama
No. Telefon
Jawatan
Jabatan/Unit
Tarikh Aduan
Jenis Kerosakan
Jenis Aset
Keterangan Aset
Lokasi
Nama Juruteknik
Tarikh Siasat
Jenis Kerosakan
Tindakan
Pada Hari Yang Sama * Selesai / Belum Selesai
Selepas 1 Hari * Selesai / Belum Selesai
Jika Belum Selesai Selepas 7 Hari,
nyatakan sebab dan tindakan selanjutnya
Tarikh Selesai Dibaiki
Diakui telah siap: Pengesahan Ketua Jabatan
Tandatangan : ___________________ Tandatangan : ___________________
Nama:_________________________ Nama:_________________________
Tarikh:__________________________ Tarikh:__________________________
Ulasan Juruteknik :
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Diisi oleh Pengadu:
No. Pendaftaran Harta Modal :
BUTIRAN PENGADU
BUTIRAN KEROSAKAN
DIISI OLEH UNIT PEMBANGUNAN DAN SENGGARAAN
STATUS TINDAKAN
PMK-PK-PS-10-L3
UNIT PEMBANGUNAN & PEMBANGUNAN, POLITEKNIK MELAKA
BORANG ADUAN KEROSAKAN PERALATAN MESIN DI MAKMAL/BENGKEL
No. Aduan (diisi oleh UPS):
PS-10-(3)(08-09-17)
Recommended