View
3
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PENGELOLAAN SURAT
NO. POB/DAP/19
URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Disusun oleh Sekretariat DAP 01 Juli 2011
Diperiksa oleh Kepala Seksi Sekretariat DAP
01 Juli 2011
Disahkan oleh Direktur AP 01 Juli 2011
Status Dokumen
No. Distribusi
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 2 dari 13
FRM/DAP/15-00
01 Juli 2011
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 3 dari 13
1. Tujuan
(1). Memberikan panduan dalam pengelolaan surat oleh kesekretariatan
DAP IPB.
(2). Memastikan surat masuk dan surat keluar terdokumentasi secara
lengkap.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini meliputi pengelolaan surat masuk dan keluar DAP IPB.
3. Pengertian/Definisi
(1). Surat masuk adalah surat yang berasal dari eksternal DAP di
antaranya : Rektor (SK. Rektor), Dekanat, Direktorat SDM IPB,
KomDik, Departemen, Perusahaan, Universitas/Perguruan Tinggi lain.
(2). Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan dari DAP berupa surat
edaran, keterangan pendidikan, balasan terhadap surat masuk atau
surat-surat lainnya;
(3). IPB : Institut Pertanian Bogor
(4). DAP : Direktorat Administrasi Pendidikan;
(5). RSPP : Registrasi Statistik dan Perencanaan Pendidikan;
(6). EP : Evaluasi Pendidikan;
(7). SK : Surat Keputusan;
(8). SDM : Sumberdaya Manusia;
(9). KomDik : Komisi Pendidikan;
4. Referensi
Kode Surat Menyurat Dinas Di Lingkungan Institut Pertanian Bogor
Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI No. 42 Tahun 2006
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 4 dari 13
Ketentuan Umum
(1). Surat keterangan yang dikeluarkan oleh IPB memiliki hubungan dengan
penerbitan surat pendidikan (POB/DAP/16).
(2). Keterangan pada lembar disposisi terdiri dari 14 keterangan yaitu :
1. Mohon Pertimbangan
8. Mohon Perhatian
2. Mohon Pendapat
9. Siapkan Konsep
3. Mohon Keputusan
10. Siapkan Laporan
4. Mohon Petunjuk
11. Untuk Diproses
5. Mohon Saran
12. Selesaikan dan Ikuti
6. Bicarakan
13. Edarkan
7. Teliti Ikuti Perkembangan
14. Arsip
(3). Penomoran pada Surat Keluar mengikuti aturan sbb :
Nomor surat keluar terdiri dari tiga bagian yang dipisahkan oleh garis
miring “/” contoh : 01 /I3.18/PP/2011
Nomor di awal surat (angka 01) berasal dari nomor agenda pada
Form surat keluar (FRM/DAP/38-00) dan akan kembali ke nomor
awal setiap bulan.
Angka “13.” pada bagian kedua memiliki makna IPB
Angka “18.” pada bagian kedua memiliki makna DAP.
PP/DT/KP/HM/dst adalah kode terkait perihal surat sesuai dengan
panduan yang diterbitkan IPB. PP merupakan singkatan dari
Perencanaan Pendidikan.
Angka “2011” memiliki makna tahun dikeluarkannya surat tersebut.
1. Rincian Prosedur
6.1. Flowchart Kegiatan
(pada halaman berikutnya)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 5 dari 13
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK
DIREKTUR AP.DIREKTUR AP. KASUBDIT. RSPP/EPKASUBDIT. RSPP/EP
1
KesekretariatanKesekretariatan Staf RSPP/EPStaf RSPP/EPPihak EkternalPihak Ekternal
Mulai
Petugas Kesekretariatan
menerima surat masuk
Surat Masuk
Pihak Eksternal mengirimkan
surat ke DAP
Petugas Kesekretariatan
menuliskan surat masuk pada
Form pengendali Surat masuk
Petugas Kesekretariatan
memberi surat kepada Dir.AP
Dir.AP menerima surat dari
Kesekretariatan dan memberi
keterangan pada lembar
disposisi
Surat Masuk
Lembar disposisi
Petugas Kesekretariatan menerima surat
dari Dir.AP dan mengisi catatan pada
Form pengendali surat masuk
Petugas Kesekretariatan mengirimkan
surat kepada unit tujuan disposisi surat
Surat Masuk
Lembar disposisi
Kasubdit RSPP/EP
memverifikasi surat apakah
perlu balasan?
Staf RSPP/EP
mengarsipkan surattidak
RSPP/EP menerbitkan balasan surat
ya
Petugas Kesekretariatan menuliskan
nomor surat keluar
Petugas Kesekretariatan mengirimkan
surat keluar kepada pihak eksternal
Selesai
1
2
3
4
5
6
7
89
9
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 6 dari 13
PROSEDUR SURAT KELUAR
Staf DAPStaf DAPKASUBDIT. DAPKASUBDIT. DAPDIREKTUR AP.DIREKTUR AP.
1
KesekretariatanKesekretariatan
Staf DAP membuat
draft Surat Keluar
Kasubdit DAP
mengoreksi Draft
Surat Keluar
Mulai
Staf DAP memperbaiki
Draft Surat Keluar tidak
Staf DAP Mencetak
Draft Surat Keluar hasil
verifikasi
ya
Draft Surat Keluar
Hasil verifikasi
Kasubdit
Staf DAP memberikan
Draft Surat Hasil
verifikasi Kasubdit
untuk diparaf
Kasubdit DAP memberi
Paraf Surat Keluar
Direktur AP
menandatangani Surat
Keluar
Staf DAP menerima Surat
Keluar yang telah
ditandatangani dan diberikan
kepada kesekretariat DAP
untuk diberi nomor
Staf Sekretariat
memberi nomor Surat
Staf Sekretariat
memberikan Surat
kepada Staf DAP
Selesai
1
2
3
45
6
7
8
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 7 dari 13
6.2. Penjelasan.
A. SURAT MASUK
Kegiatan 1.
Staf Sekretariat menerima surat masuk dari pihak eksternal.
Kegiatan 2.
Staf Sekretariat memberi nomor pada Form Surat Masuk (FRM/DAP/36-00)
Kegiatan 3.
Staf Sekretariat memberi surat kepada Direktur AP yang dilampiri dengan
lembar disposisi (FRM/DAP/37-00).
Kegiatan 4.
Direktur AP memkonfirmasi surat dengan memberi keterangan disposisi dan
keterangan pada lembar disposisi.
Kegiatan 5.
Staf Sekretariat menerima surat dan menuliskan kembali tujuan disposisi
pada “catatan” Form Surat Masuk (FRM/DAP/36-00).
Kegiatan 6.
Staf Sekretariat mendistribusikan surat masuk kepada tujuan disposisi
(RSPP/EP/ Kesekretariatan)
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 8 dari 13
Kegiatan 7.
Kasubdit RSPP/EP menerima surat dan mengkonfirmasi surat apakah
memerlukan balasan atau tidak.
Apabila tidak memerlukan balasan/tindak lanjut sesuai instruksi Direktur AP,
maka staf RSPP/EP akan mengarsipkannya.
Apabila memerlukan balasan/tindak lanjut, maka RSPP/EP akan
menerbitkan surat balasan/melakukan tindak lanjut sesuai instruksi Direktur
AP.
Kegiatan 8.
RSPP/EP menerbitkan surat balasan dengan prosedur sebagai berikut :
Staf RSPP/EP mencetak draft surat balasan
Kasubdit RSPP/EP memverifikasi surat. Apabila terdapat kesalahan,
maka staf RSPP/EP akan memperbaiki dan mencetaknya kembali.
Apabila surat tidak terdapat kesalahan, Kasubdit RSPP/EP akan memberi
paraf surat.
Direktur AP menerima surat dan menandatangani surat.
Kegiatan 9.
Staf Sekretariat menerima surat balasan dengan terlebih dahulu mencatat
nomor pada Form surat keluar (FRM/DAP/38-00) sesuai dengan keterangan
pada ketentuan umum.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 9 dari 13
Kegiatan 10.
Staf Sekretariat mendistribusikan surat kepada pihak eksternal.
B. SURAT KELUAR
Kegiatan 1.
Staf DAP membuat draft surat keluar atas permintaan Direktur /Kasubdit AP
yang terkait dengan Tupoksi DAP atau kegiatan khusus.
Kegiatan 2.
Kasubdit DAP mengoreksi draft surat keluar. Apabila memerlukan perbaikan
dikembalikan kepada Staf DAP untuk diperbaiki.
Apabila telah sesuai, dicetak menggunakan kertas yang memiliki kop surat
IPB dan diparaf oleh Kasubdit DAP.
Kegiatan 3.
Direktur DAP mengoreksi draft surat keluar. Apabila memerlukan perbaikan
dikembalikan kepada Staf DAP untuk diperbaiki (kembali ke kegiatan 1).
Apabila telah sesuai ditandatangani oleh Direktur DAP.
Kegiatan 4.
Staf Sekretariat DAP memberikan nomor surat keluar dan mencatatnya pada
Form Surat Keluar (FRM/DAP/41-00).
Kegiatan 5.
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 10 dari 13
Staf Sekretariat DAP mendistribusikan surat keluar kepada tujuan surat.
2. Daftar Dokumen Pendukung
(1). Form Daftar Surat Masuk (FRM/DAP/36-00)
(2). Form Lembar Disposisi (FRM/DAP/37-00)
(3). Form Daftar Surat Keluar (FRM/DAP/38-00)
3. Lampiran Formulir
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 11 dari 13
FRM/DAP/36-00
01 Juli 2011
SURAT MASUK
Nomor Agenda
Alamat pengirim Tanggal Ringkasan Isi Surat Catatan
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 12 dari 13
FRM/DAP/37-00
01-Jul-11
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Di Terima Tanggal :
No. Agenda :
1. Penting
Tanggal Surat : .................................
2. Biasa
No. Surat : .................................
3. Rahasia
Hal : .................................
: .................................
: .................................
Kepada Yth. DI POSISI PARAF
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
................................................................................................................
KETERANGAN
1. Mohon Pertimbangan
8. Mohon Perhatian
2. Mohon Pendapat
9. Siapkan Konsep
3. Mohon Keputusan
10. Siapkan Laporan
4. Mohon Petunjuk
11. Untuk Diproses
5. Mohon Saran
12. Selesaikan dan Ikuti
6. Bicarakan
13. Edarkan
7. Teliti Ikuti Perkembangan
14. Arsip
CATATAN:
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI
PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku
: 01 Juli 2011
PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi
: 00
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 13 dari 13
FRM/DAP/38-00
01 Juli 2011
SURAT KELUAR
Nomor Agenda
Alamat Tujuan Tanggal Ringkasan Isi Surat Catatan
Recommended