View
220
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
PROSEDURNO P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAANDATAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3H lm 1
Unit LPPM
No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui
1 1. Tujuan: penambahan
2. Ruang l ingkup: penambahan
3. Prosedur pe\gajuan pertem!an i lmiah4. Penambahan prosedur pengajuan Bantuan Seminar Luar
Neceri (BSLN) RISTEKDIKTI5. Penambahan prosedur pencairan keuangan di LPPM
Ka. LPPM,8 November 2016
2 1. Perubahan ist i lah "pertemuan i lmiah" menjadi "konferensi"2. Batas pengajuan pendanaan LPPM untuk konferensi ke luar
negeri adalah l bulan sebelum kegiatan di laksanakan
3. Pengaturan frekwensi keikutsertaan seorang dosen dalam
4. Penambahan peraturan Rektor Nomor ll|IPRT/2O17-7O/195
5. Perubahan pengert ian dosen dan konferensi, sertapenambahan ist i lah "pemakalah art ikel i lmiah" dan"pembicara kunci"
6. Penambahan wewenang kepala LPPM
Ka. LPPM,
201/
3 1, Penambahan penielasan lanskah dan prosedur peneaiuan
iiin dan surat tueas meneikuti konferensi denean tidak
menqFunakan dana UNPAR2. Perubahan batas waktu peneaiuan meniadi selambatnva 30
harisebelum keeiatan3. Perubahan batas frekuensi keikutsertaan dalam konferensi4. Peneuranean Formulir Pensaiuan Keikutersertaan
Pertemuan l lmjah dalam dokumen pensaiuan
5 . @
!r!!s!6. Perubahan daribaean pemil ihan Eertemuan i lmiah ketabel
penielasan katesori pertemuan ilmiah7. Perubahan persetuiuan Kaiur dan Dekan dari persetuiuan
manual ke oersetuiuan onl ine
Ka. LPPM,18 Maret 2019
Dibuat oleh: LPPM UNPAR
4tlr*"
Diperiksa olehr Waki l Rektor Bidang Penel i t ian, PengabdianKerja SamaTanggal:18
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 2
Unit LPPM
NOMENKLATUR PROSEDUR KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR NEGERI
No. Prosedur Nama Prosedur
6.1 PROSEDUR PENGAJUAN BANTUAN SEMINAR LUAR NEGERI (BSLN) RISTEKDIKTI
6.2 PROSEDUR PENGAJUAN PENDANAAN KONFERENSI LUAR NEGERI KE LPPM
UNPAR
6.3 PROSEDUR PENYELESAIAN KEGIATAN KONFERENSI LUAR NEGERI PENDANAAN
LPPM UNPAR
6.4 PROSEDUR PENGAJUAN PEMBUATAN SURAT TUGAS REKTOR UNTUK
KONFERENSI LUAR NEGERI PENDANAAN NON LPPM
6.5 PROSEDUR PENYELESAIAN KEGIATAN SEMINAR LUAR NEGERI PENDANAAN NON
LPPM UNPAR
6.6 PROSEDUR KEUANGAN UNTUK KONFERENSI LUAR NEGERI
6.6.1. PROSEDUR PERMOHONAN DAN PENCAIRAN KEUANGAN UNTUK
KONFERENSI LUAR NEGERI
6.6.2. PROSEDUR PENYELESAIAN KEUANGAN UNTUK KONFERENSI LUAR
NEGERI
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 3
Unit LPPM
1. TUJUAN
Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam konferensi tingkat internasional di luar negeri ini
bertujuan untuk menerangkan:
a) Langkah-langkah pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri RISTEKDIKTI,
b) Langkah-langkah pengajuan ijin dan pembuatan surat tugas Rektor untuk mengikuti
konferensi di Luar Negeri dengan menggunakan pendanaan UNPAR,
c) Langkah-langkah pengajuan ijin dan pembuatan surat tugas Rektor untuk mengikuti
konferensi di Luar Negeri dengan tidak menggunakan pendanaan UNPAR.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai tanggal 25 Maret 2019 untuk pengajuan keikutsertaan dalam
konferensi tingkat internasional dan dilaksanakan di luar negeri. Keikutsertaan dalam konferensi
yang dikelola oleh LPPM terdiri dari:
a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu konferensi (Contributed paper)
b) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu konferensi (invited speaker atau
contributed speaker)
Pendanaan LPPM untuk keikutsertaan seorang dosen dalam konferensi di luar negeri memiliki
beberapa ketentuan:
a) Pengajuan kegiatan konferensi (dokumen pengajuan pada SILPPM dan form hitungan
keuangan 211M) harus diajukan ke LPPM selambatnya 30 hari sebelum kegiatan
berlangsung.
b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR dengan syarat dosen
yang mengajukan keikutsertaan adalah penulis pertama atau corresponding author.
c) Dosen yang akan mengajukan keikutsertaan dalam konferensi internasional luar negeri
wajib memiliki SKS penelitian dan / atau pengabdian kepada masyarakat pada semester
berjalan.
d) Pendanaan maksimal adalah Rp 20.000.000,- per dosen untuk satu kali keikutsertaan per
tahun.
e) Penentuan pendanaan keikutsertaan dalam sebuah konferensi akan disesuaikan dengan
ketersediaan anggaran pada tahun berjalan. Proses seleksi dapat dilakukan jika anggaran
terbatas.
f) Makalah yang akan dipresentasikan memiliki indeks kemiripan tidak lebih dari 30%
berdasarkan software deteksi kemiripan iThenticate dengan filter dan setting sesuai
dengan Prosedur Operasional Baku Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah.
g) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau
media ilmiah lainnya.
h) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 4
Unit LPPM
i) Setiap konferensi hanya dihadiri oleh sebanyak-banyaknya 2 (dua) dosen UNPAR dengan
skim pendanaan ini.
3. REFERENSI
3.1. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 Tahun 2013
tentang Perjalanan Dinas.
3.2. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/176 tentang
Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah Dosen.
3.3. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/195 tentang
Persyaratan dan Pendanaan untuk Keikutsertaan Dosen pada Konferensi.
3.4. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2019-03/149-I tentang Revisi Prosedur Pertemuan
Ilmiah dan Pengajuan Insentif.
4. ISTILAH DAN DEFINISI
4. 1. Dosen adalah dosen tetap UNPAR ber-NIDN yang akan menghadiri kegiatan konferensi
sebagai pemakalah (contributed paper) atau pembicara kunci (invited / keynote speaker).
4. 2. Konferensi adalah pertemuan ilmiah yang bersifat formal dari sekelompok individu atau
perwakilan dari beberapa badan untuk tujuan membahas topik dan / atau membuat
keputusan bersama atas isu-isu yang sedang berkembang.
Kegiatan sejenis konferensi dapat berbentuk simposium, workshop, seminar, lokakarya,
kolokium, atau kongres.
4. 3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang harus disiapkan saat pengajuan
pendanaan untuk mengikuti kegiatan konferensi. Dokumen pengajuan ini terdiri dari:
formulir hitungan keuangan (211-M), leaflet kegiatan, artikel yang akan dipresentasikan,
acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang mengadakan kegiatan seminar.
4. 4. Pemakalah artikel ilmiah (contributed paper) adalah dosen yang menghadiri kegiatan
konferensi dengan terlebih dahulu mengirimkan artikel ilmiah yang kemudian diseleksi
melalui proses review yang dikelola oleh penyelenggara kegiatan konferensi.
4. 5. Pembicara kunci (invited / keynote speaker) adalah dosen yang diundang untuk menjadi
pembicara kunci dalam suatu kegiatan konferensi.
4. 6. Pengecekan kemiripan teks (artikel) adalah pendeteksian kemiripan sebuah teks (artikel)
dengan artikel lain untuk memeriksa orisinalitas dari teks tersebut. Artikel lain yang
diperiksa adalah artikel yang dipublikasikan di web dan artikel ilmiah yang dipublikasikan
dan disitasi oleh Crossref maupun basis data artikel ilmiah.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 5
Unit LPPM
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab atas
ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya untuk
terjaminnya keikutsertaan dosen dalam konferensi di luar negeri.
Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas proses
pengecekan kemiripan artikel ilmiah.
Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, jika diperlukan, dapat
meminta penilaian rekan sejawat dalam penentuan kelayakan makalah yang akan
dipresentasikan dan / atau konferensi yang dituju.
5.2. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruhan tugas-tugas
dosen lainnya meskipun mengikuti konferensi.
5.3. Ketua Jurusan bertanggung jawab akan mutu konferensi, arti penting serta dampak
konferensi dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.
5.4. Rektor bertanggung jawab atas pemberian tugas terhadap dosen yang mengikuti kegiatan
konferensi di luar negeri.
5.5. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan konferensi
untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.
5.6. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan
dana konferensi dan bukti-bukti pendukungnya.
6. RINCIAN PROSEDUR
Kegiatan konferensi di luar negeri dapat didanai dengan:
a) Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi (RISTEKDIKTI).
Pengajuan dilakukan secara online oleh dosen yang bersangkutan melalui SIMLITABMAS.
b) Dana internal
c) Dana lain-lain
Dosen mengikuti konferensi di luar negeri dengan pendanaan selain dari BSLN RISTEKDIKTI
maupun dana internal. Pendanaan tersebut bisa dari dana pribadi, kegiatan penelitian,
maupun dibiayai oleh panitia penyelenggara seminar.
Untuk semua jenis pendanaan ini (a, b maupun c), dosen tetap harus menginput data pengajuan
konferensi melalui SILPPM untuk memproses surat tugas Rektor yang diproses pengajuannya
melalui LPPM.
Tabel berikut ini menjelaskan kategori pengajuan pendanaan pertemuan ilmiah.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 6
Unit LPPM
Jenis Batas Pengajuan Prosedur Keterangan
BSLN Selambatnya 2 bulan sebelum
kegiatan
Prosedur 6.1 (Bagan
P06-6.1)
Pengajuan dilakukan dosen
bersangkutan melalui web
SIMLITABMAS.
Pengajuan surat tugas
dilakukan dosen bersangkutan
melalui web SILPPM.
Dana
Internal
Selambatnya 30 hari sebelum
kegiatan
Prosedur 6.2 (Bagan
P06-6.2) dan Prosedur
6.3 (Bagan P06-6.3)
Pengajuan pendanaan
dilakukan dosen bersangkutan
melalui web SILPPM.
Dana
Lain-
lain
Tanpa batas, pengajuan
selambatnya 1 minggu
sebelum kegiatan untuk
pengajuan surat tugas rektor
Prosedur 6.4 (Bagan
P06-6.4) dan Prosedur
6.5 (Bagan P06-6.5)
Pengajuan pembuatan surat
tugas dilakukan dosen melalui
web SILPPM
6.1. Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI
6.1.1. LPPM menerima informasi tentang dibukanya program BSLN tahun tersebut.
6.1.2. LPPM UNPAR menyebarluaskan informasi tersebut melalui milis dosen UNPAR.
6.1.3. Dosen mengajukan BSLN pada simlitabmas.ristekdikti.go.id selambatnya 2 (dua)
bulan sebelum kegiatan seminar dilaksanakan.
6.1.4. Dosen mengirimkan berkas-berkas pengajuan (sesuai dengan sistematika
RISTEKDIKTI terkait proposal BSLN) ke LPPM.
6.1.5. LPPM memeriksa kelengkapan dokumen.
Apabila berkas sudah lengkap, LPPM membuatkan surat pernyataan dan surat
pengantar.
Apabila berkas belum lengkap, LPPM menginformasikan dosen yang bersangkutan
untuk melengkapi dokumen pengajuan.
6.1.6. Dosen menandatangani surat pernyataan.
6.1.7. Kepala LPPM menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, dan
permohonan surat tugas ke Rektor
6.1.8. LPPM mengirimkan permohonan surat tugas kepada Rektor untuk penugasan
mengikuti konferensi.
LPPM menerima surat tugas Rektor dan meneruskannya kepada dosen yang
bersangkutan.
6.1.9. LPPM melakukan scan dokumen (surat pernyataan dan surat pengantar) dan
mengirimkannya ke dosen.
6.1.10. Dosen menerima softcopy file dan mengunggah semua dokumen pengajuan pada
simlitabmas.
6.1.11. Dosen menerima informasi terkait disetujui atau tidak proposal BSLN.
6.1.12. Dosen meneruskan informasi tersebut ke LPPM.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 7
Unit LPPM
Apabila tidak disetujui, proses pengajuan BSLN berakhir.
Apabila disetujui, dosen melakukan kegiatan sesuai dengan proposalnya.
6.1.13. Setelah kegiatan, dosen menyiapkan dokumen pelaporan sesuai dengan panduan
BSLN RISTEKDIKTI.
6.1.14. Dosen mengunggah semua dokumen pelaporan pada simlitabmas.
6.1.15. Dosen menyerahkan hardcopy laporan ke LPPM.
6.1.16. LPPM membuat surat pengantar laporan.
6.1.17. LPPM mengirimkan laporan tersebut ke RISTEKDIKTI.
6.1.18. Dosen menerima pencairan dana dari RISTEKDIKTI.
6.1.19. Proses selesai.
P06-6.1 Prosedur Pengajuan BSLN
DosenLPPM
Pha
se
Menerima informasi BSLN
Menyebarluaskan informasi BSLN
Mengajukan proposal BSLN pada simlitabmas
Mengirimkan hardcopy proposal ke LPPM
Lengkap?
Melengkapi berkas proposal
Menyiapkan surat pernyataan dan surat
pengantar
Menandatangani surat pernyataan
KLPPM Menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, permohonan
surat tugas ke Rektor
Mengirimkan softcopy surat pengantar dan
pernyataan yang sudah ditandatangani.
Mengirimkan hardcopy surat tugas rektor
Mengunggah berkas pada sistem
Menerima pengumuman hasil seleksi proposal
Diterima?
tidak
lengkap
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 8
Unit LPPM
Lanjutan
P06-6.1 Prosedur Pengajuan BSLN (lanjutan)
DosenLPPM
Pha
se
Diterima?Meneruskan informasi
ke LPPM
SelesaiMeneruskan
informasi ke LPPM
Pelaksanaan kegiatan seminar
Membuat pelaporan dan mengunggah
dokumen di simlitabmas
Mengirimkan 2 jilid hardcopy laporan ke
LPPM
Membuat surat pengantar pelaporan
kegiatan BSLN
Mengirimkan dokumen asli ke
RISTEKDIKTIMenerima pendanaan
BSLNSelesai
Tidak
Ya
6.2. Prosedur Pengajuan Pendanaan Seminar Luar Negeri LPPM UNPAR
6.2.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam konferensi pada website
silppm.unpar.ac.id dengan memilih menu “Pertemuan Ilmiah Dana LPPM”.
6.2.2. Dosen mengunggah semua dokumen kelengkapan pada SILPPM.
6.2.3. Dosen menekan tombol “kirim” untuk mengirimkan pengajuan kepada Ketua
Jurusan.
6.2.4. Dosen mengingatkan Staf keuangan fakultas untuk membuat dokumen keuangan
211-M berdasarkan data SILPPM.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 9
Unit LPPM
6.2.5. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin
bahwa konferensi bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan
akademik dosen.
6.2.6. Ketua Jurusan membuat persetujuan pada SILPPM. Apabila Ketua Jurusan
menyetujui kegiatan tersebut, maka pengajuan diteruskan ke Dekan. Apabila Ketua
Jurusan tidak menyetujui kegiatan tersebut, maka pengajuan selesai.
6.2.7. Dekan melakukan evaluasi dan memberikan keputusan menyetujui atau tidak
menyetujui pengajuan tersebut melalui SILPPM.
Jika kegiatan tersebut disetujui, pengajuan secara otomatis terkirim ke LPPM.
Jika kegiatan tersebut tidak disetujui, maka pengajuan selesai.
6.2.8. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M ke LPPM.
6.2.9. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam konferensi
sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.2.10. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM mengajukan pembuatan surat tugas ke
Rektor dan memproses pengajuan pendanaan pada web SIK.
6.2.11. Langkah selanjutnya mengikuti Prosedur Pencairan Dana Seminar Luar Negeri
(Bagan P06-6.6).
6.2.12. Proses selesai.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 10
Unit LPPM
P06-6.2 Prosedur Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM
Dosen Kajur Dekan Staf Keuangan Fakultas LPPM
Pha
se
Mengisi form pengajuan pada SILPPM
Mengunggah semua dokumen pada SILPPM
Menekan tombol kirim
Setuju? Setuju?
Mengingatkan staf keuangan fakultas untuk
membuat form 211 M
Selesai
Membuat Form 211-M
Menyerahkan Formulir 211-M
Memeriksa kelengkapan dokumen dan pengecekan
kemiripan dokumen
Setuju?
Membuat pengajuan pembuatan surat
tugas Rektor
Dilanjutkan ke prosedur pencairan
dana
Mencetak dan mengirimkan surat
pemberitahuan
Menerima surat pemberitahuan
Menerima surat pemberitahuan
Selesai Selesai
Tidak
Tidak Ya
Tidak Ya
Pengajuan terkirim ke LPPM
Ya
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 11
Unit LPPM
Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR
6.3.1. Setelah pelaksanaan konferensi, Dosen mengunggah makalah, cover prosiding, dan
sertifikat hasil seminar dalam SILPPM.
6.3.2. Dosen menekan tombol “kirim” untuk mengirimkan semua dokumen tersebut ke
LPPM.
6.3.3. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke
bagian keuangan fakultas.
6.3.4. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen laporan keuangan perjalanan dinas ke
LPPM. (Penyelesaian penggunaan keuangan mengikuti Bagan P06-6.7)
6.3.5. LPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.
6.3.6. Proses selesai.
P06-6.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah
Dosen LPPM
Ph
ase
Menekan tombol Kirim
Mengunggah makalah, cover, dan sertif ikat di
SILPPM
Menyerahkan Laporan Keuangan ke Kasir Fakultas yang lalu
meneruskan ke LPPM
Memeriksa Kelengkapan
Lengkap?
Verifikasi pada SILPPM
Selesai
Melengkapi
Ya
Tidak
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 12
Unit LPPM
6.4. Prosedur Pengajuan Pembuatan Surat Tugas Rektor untuk Konferensi Luar Negeri
Pendanaan Non LPPM
7.4.1. Dosen mengisi identitas pengajuan melalui SILPPM pada menu “Pertemuan Ilmiah
Dana Non LPPM”.
7.4.2. Pada halaman identitas, dosen memilih “Simpan untuk Pengajuan Surat Tugas”.
7.4.3. Dosen melengkapi isian dan mengunggah semua dokumen kelengkapan.
7.4.4. Dosen menekan tombol “Kirim” untuk mengirimkan pengajuan ke Ketua Jurusan.
7.4.5. Ketua Jurusan melakukan pemeriksaan dan membuat persetujuan di SILPPM.
Apabila pengajuan disetujui, maka pengajuan dikirimkan ke Dekan. Apabila
pengajuan tidak disetujui, maka pengajuan selesai.
7.4.6. Dekan memeriksa dan membuat persetujuan di SILPPM. Apabila pengajuan disetujui,
maka pengajuan dikirimkan ke LPPM. Apabila pengajuan tidak disetujui, maka
pengajuan selesai.
7.4.7. LPPM memeriksa kelengkapan dokumen dan mengecek kemiripan dokumen. Apabila
dokumen sudah lengkap dan sesuai, LPPM membuat surat pengajuan pembuatan
surat tugas ke Rektor. Apabila dokumen belum lengkap dan / atau belum sesuai,
LPPM meminta dosen bersangkutan untuk melengkapi terlebih dahulu.
7.4.8. Proses selesai.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 13
Unit LPPM
P06-6.4 Prosedur Pengajuan Surat Tugas Pertemuan Ilmiah Luar Negeri Dana Non LPPM
Dosen Kajur Dekan LPPM
Pha
se
Mengisi form pengajuan pada SILPPM
Memilih Simpan untuk Pengajuan Surat Tugas
Mengunggah semua dokumen pada SILPPM dan Menekan tombol
kirim
Setuju? Setuju?
Selesai
Memeriksa kelengkapan dokumen dan pengecekan
kemiripan dokumen
Lengkap?
Membuat pengajuan pembuatan surat tugas
Rektor
Merevisi kelengkapan /
dokumen
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Pengajuan terkirim ke LPPM
Ya
Tidak
6.5. Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan Non LPPM UNPAR
6.5.1. Setelah pelaksanaan konferensi, Dosen mengunggah makalah, cover prosiding, dan
sertifikat hasil seminar dalam SILPPM.
6.5.2. Dosen menekan tombol “kirim” untuk mengirimkan semua dokumen tersebut ke
LPPM.
6.5.3. LPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.
6.5.4. Proses selesai.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 14
Unit LPPM
P06-6.5 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM
Dosen LPPM
Ph
ase
Menekan tombol Kirim
Mengunggah makalah, cover, dan sertif ikat di
SILPPM
Memeriksa Kelangkapan
Lengkap?
Verifikasi pada SILPPM
Selesai
Melengkapi
Ya
Tidak
6.6. Prosedur Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri
6.6.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri
6.6.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas: Permohonan surat tugas Rektor,
Form 211-M, Form F21 yang sudah ditandatangani KLPPM
6.6.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas
di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.6.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.6.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.6.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan berkas permohonan dan permohonan
surat tugas Rektor ke Kantor Sekretariat Rektorat
6.6.1.6. Kantor Sekretariat Rektorat membuat Surat Tugas Rektor dan mengajukan
persetujuan pendanaan ke Rektor.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 15
Unit LPPM
Apabila Rektor menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor
menandatangani surat tugas dan berkas permohonan pendanaan.
Apabila Rektor tidak menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor
mengembalikan semua berkas ke LPPM yang disertai dengan memo
pertidaksetujuan.
6.6.1.7. Staf Keuangan LPPM menerima Surat Tugas Rektor dan berkas
permohonan
6.6.1.8. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.6.1.9. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.6.1.10. Staf Keuangan LPPM melakukan proses Pencairan dan Pesan Dana di
Aplikasi SIK dan mencetaknya
6.6.1.11. Staf Keuangan LPPM membuat Slip Permohonan Transfer dan
melampirkannya di SIK Pencairan
6.6.1.12. Staf Keuangan LPPM dan KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.6.1.13. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan
Slip Permohonan Transfer ke Biro Keuangan
6.6.1.14. Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan
6.6.1.15. Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana secara tunai ke Staf
Keuangan LPPM atau transfer ke Dosen Pemohon
6.6.1.16. Staf Keuangan LPPM menyerahkan bukti transfer dan berkas SIK ke Kasir
Fakultas
6.6.1.17. Proses selesai
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 16
Unit LPPM
P06-6.6 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
KTU LPPMStaf Keuangan LPPM Rektorat
Pha
se
Terima berkas F211-M, Permohonan Surat Tugas
Rektor, F-21 yang sdh disetujui
Membuat SIK Permohonan dan Pengajuan Perjadin di
SIK
Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya
Menandatangani berkas dari SIK
Mengirimkan berkas ke Kantor Sekretariat Rektorat
Membuat surat tugas dan mengajukan berkas
permohoan pendanaan ke Rektor
Rektor Setuju?Ya
Rektor membuat memo tidak setuju
Tidak
Rektor menandatangani surat
tugas dan berkas permohonan
Menerima kembali berkas
Meneruskan memo rektor ke KLPPM
Selesai
Menerima berkas yang sudah ditandatangani
Rektor
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 17
Unit LPPM
P06-6.6 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (Lanjutan)
Staf Keuangan LPPM KTU LPPM Biro Keuangan
Pha
se
Menerima berkas yang sudah ditandatangani Rektor
Mengirim berkas ke Biro Keuangan
Melakukan proses verifikasi pada SIK
Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK
Mencetak dan menandatangani berkas
Menandatangani berkas
Mengirim berkas ke Biro Keuangan
Melakukan proses pencocokan berkas pencairan dengan
permohonan
Melakukan proses pencairan dana
Menerima pencairan dana
Menyerahkan dana dan berkas SIK ke kasir Fakultas
Selesai
6.6.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri
6.6.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti
penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM.
PROSEDUR No P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR
NEGERI
Revisi 3
Hlm 18
Unit LPPM
6.6.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi
Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SI Gaji
6.6.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian.
6.6.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian.
6.6.2.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan.
6.6.2.6. Proses selesai.
P06-6.7 Prosedur Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
Kasir Fakultas Staf Keuangan LPPM KTU LPPM
Pha
se
Menyerahkan berkas penyelesaian beserta
bukti penggunaan dana
Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan menandatangani berkas
penyelesaian
Menandatangani berkas penyelesaian
Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
Selesai
PROSEDU RNo P-06
Berlaku 25 Maret 2019
PENGAJUAN KEIKUTSERTAANDAIAM KONFERENSI DI TUAR
NEGERI
Revisi 3Hlm 19
Unit LPPM
KRlTERIA KEBERHASILAN
Proses pengajuan keikutsel taan dalam konferensi t ingkat internasional di luar nesef l rancarsesuai prosedur ini .
7. LAMPIRANUser Manual SILPPM 2019
Bandung, 18 Maret 2019Kepala Lembaga Penel i t i abdian kepada Masyarakat
rsitas Ka!olik Parnhyansan
Dibuat oleh: LPPM UNPAR Diperiksa oleh: Waki l Rektor Bidang
Penel i t ian, Pengabdian, dan KerjaSamaTanggal : 18 Maret 2
m$'-o
Recommended