View
242
Download
4
Category
Preview:
Citation preview
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA
UNIVERSITAS MURIA KUDUS
IK PBP UMK PERPUS - TEK 2 7
Revisi : -
Tanggal : 12 Februari 2015
Dikaji ulang oleh : Ka. UPT Perpustakaan
Dikendalikan oleh : Badan Penjaminan Mutu
Disetujui oleh : Rektor
© Universitas Muria Kudus, 2015 – All Right Reserved
Universitas Muria Kudus Instruksi Kerja
Pembelian Bahan Pustaka
No. IK.PBP.UMK.PERPUS-
TEK.2.7
Disetujui oleh:
Dr. Suparnyo, S. H., M. S.
Revisi ke
-
Tanggal
12 Februari 2015
UNIVERSITAS MURIA KUDUS INSTRUKSI KERJA
PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA
Halaman 2 dari 5
Di setujui Oleh : Rektor Dr. Suparnyo, S. H., M. S.
No. IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7
Berlaku : 12 Februari 2015
PENGANTAR
UPT Perpustakaan UMK menerapkan sistem penjaminan mutu yang dijelaskan dalam Manual
Mutu BPM-UMK (MM) dan Manual Prosedur Penjaminan Mutu BPM-UMK. Manual mutu tersebut
memuat kebijakan, mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, sistem penjaminan mutu
akademik serta organisasi, tanggung jawab dan wewenang. Sedangkan dalam manual prosedur
penjaminan mutu akademik ini ditunjukkan tata cara penerapan sistem penjaminan mutu akademik.
Instruksi Kerja UPT Perpustakaan ini merupakan acuan bagi pelaksana UPT Perpustakaan dan
pihak lain yang berkaitan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Instruksi Kerja UPT ini
hendaknya dapat dijalankan dengan penuh tanggung jawab.
Kudus, 12 Februari 2015
Kepala UPT Perpustakaan
Noor Athiyah, S. S., M. Hum.
NIS. 0610702000002189
UNIVERSITAS MURIA KUDUS INSTRUKSI KERJA
PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA
Halaman 3 dari 5
Di setujui Oleh : Rektor Dr. Suparnyo, S. H., M. S.
IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7
Berlaku : 12 Februari 2015
1 TUJUAN :
1. Menjamin bahwa proses pembelian bahan pustaka berjalan
dengan baik dan lancar
2. Menjamin kelengkapan dokumen bukti pembelian bahan
pustaka
3. Menjamin terbelinya bahan pustaka sesuai kebutuhan yang
telah diinventarisasi sebelumnya
2 RUANG LINGKUP : Tingkat Universitas
3 DEFINISI : Instruksi Kerja Pembelian kebutuhan Bahan Pustaka merupakan
instruksi kerja untuk kegiatan pembelian bahan pustaka oleh
Panitia Pengadaan Bahan Pustaka
4 TANGGUNG JAWAB
DAN WEWENANG
: 1. Tanggung jawab pelaksanaan pembelian bahan pustaka ada
pada Bendahara Panitia Pengadaan Bahan Pustaka
2. Seksi Pembelian pada Panitia Pengadaan Bahan Pustaka
bertanggung jawab melaksanakan kegiatan teknis pembelian
bahan pustaka
5 REFERENSI : 1. Manual Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka (MP. PBP. UMK.
PERPUS – TEK. 2.1 Revisi 1
2. OTK Universitas Muriak Kudus
6 SUB PROSEDUR :
7 LAMPIRAN : 1. Daftar Permintaan Penawaran
UNIVERSITAS MURIA KUDUS INSTRUKSI KERJA
PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA
Halaman 4 dari 5
Di setujui Oleh : Rektor Dr. Suparnyo, S. H., M. S.
IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7
Berlaku : 12 Februari 2015
DIAGRAM ALIR AKTIVITAS PIC
Mulai
Susun & kirim permintaan penawaran
Barang tersedia?
Ajukan pada supplier lain
Kirim daftar bahan pustaka yang tidak
tersedia
Terima bahan pustaka
Cek tanda terima pembayaran
Tanda tangan & stempel surat
jalan, faktur, dan kwitansi
Bayar bahan pustaka
Selesai
Harga sesuai?
Terima invoice
Invoice sesuai?
Faktur sesuai?
Ajukan revisi
Cek faktur pengiriman dan
fisik bahan pustaka
Tanda terima sesuai?
Proses revisi
Fisik tidak cacat?
Tukar baruCek fisik bahan
pustaka
Proses revisi
1. Daftar inventarisasi sudah siap, pembelian siap dimulai
2. Berdasarkan hasil inventarisasi kebutuhan bahan pustaka, Panitia menyusun permintaan penawaran dan mengirimkannya pada supplier.
3. Apakah supplier memiliki buku yang diminta? Jika
iya, maka lanjut ke poin 4. Jika tidak, maka panitia menyusun daftar bahan pustaka yang tidak ada, dan mengajukannya pada supplier lain.
4. Apakah harga sesuai? Jika iya, maka lanjut ke poin
berikutnya, Jika tidak, maka panitia mengajukan ke supplier lain dan kembali ke poin 3.
5. Panitia menerima invoice penawaran
6. Apakah invoice sudah sesuai? Jika belum, maka
panitia mengajukan revisi kemudian kembali ke poin 5. Jika sudah, lanjut ke poin 7.
7. Panitia menerima bahan pustaka
8. Panitia mengecek faktur pengiriman & fisik bahan pustaka. Apakah faktur sesuai? Jika belum, maka panitia mengajukan revisi lalu kembali ke poin 7. Jika sudah, maka lanjut ke poin 9
9. Panitia mengecek fisik bahan pustaka yang diterima.
Apakah fisik ada yang cacat, jika iya, maka panitia mengajukan tukar baru dan kembali ke poin 7. Jika tidak ada, maka lanjut ke poin 10.
10. Panitia membayar bahan pustaka
11. Panitia mengecek tanda terima pembayaran
12. Apakah tanda terima sesuai? Jika tidak, maka panitia mengajukan revisi. Jika sudah, maka lanjut ke poin 13.
13. Panitia menandatangani dan menstempel surat
jalan, faktur, dan tanda terima pembayaran.
14. Proses pembelian selesai
Bendahara Panita
Pengadaan Bendahara
Panita Pengadaan Bendahara
Panita Pengadaan
Bendahara Panita
Pengadaan Bendahara
Panita Pengadaan Bendahara
Panita Pengadaan
Bendahara Panita
Pengadaan
Bendahara Panita
Pengadaan
Bendahara Panita
Pengadaan
Bendahara Panita
Pengadaan
Bendahara Panita
Pengadaan Bendahara
Panita Pengadaan Bendahara
Panita Pengadaan
Bendahara
Panita Pengadaan
UNIVERSITAS MURIA KUDUS INSTRUKSI KERJA
PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA
Halaman 5 dari 5
Di setujui Oleh : Rektor Dr. Suparnyo, S. H., M. S.
IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7
Berlaku : 12 Februari 2015
Lampiran 1. Daftar Permintaan Penawaran
Daftar Permintaan Penawaran adalah daftar kebutuhan bahan pustaka yang diinformasikan kepada
supplier. Daftar ini dilampirkan pada surat permohonan penawaran yang ditujukan pada supplier.
Format minimal daftar permintaan penawaran sebagai berikut.
PERMOHONAN PENAWARAN PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA
DAFTAR BAHAN PUSTAKA
No Judul Buku Pengarang Tahun Terbit Penerbit
Kudus,…………………………
Panitia Pengadaan Bahan Pustaka
Bendahara
………………………………………..
Recommended