INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA

UNIVERSITAS MURIA KUDUS

IK PBP UMK PERPUS - TEK 2 7

Revisi : -

Tanggal : 12 Februari 2015

Dikaji ulang oleh : Ka. UPT Perpustakaan

Dikendalikan oleh : Badan Penjaminan Mutu

Disetujui oleh : Rektor

© Universitas Muria Kudus, 2015 – All Right Reserved

Universitas Muria Kudus Instruksi Kerja

Pembelian Bahan Pustaka

No. IK.PBP.UMK.PERPUS-

TEK.2.7

Disetujui oleh:

Dr. Suparnyo, S. H., M. S.

Revisi ke

-

Tanggal

12 Februari 2015

UNIVERSITAS MURIA KUDUS INSTRUKSI KERJA

PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA

Halaman 2 dari 5

Di setujui Oleh : Rektor Dr. Suparnyo, S. H., M. S.

No. IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7

Berlaku : 12 Februari 2015

PENGANTAR

UPT Perpustakaan UMK menerapkan sistem penjaminan mutu yang dijelaskan dalam Manual

Mutu BPM-UMK (MM) dan Manual Prosedur Penjaminan Mutu BPM-UMK. Manual mutu tersebut

memuat kebijakan, mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, sistem penjaminan mutu

akademik serta organisasi, tanggung jawab dan wewenang. Sedangkan dalam manual prosedur

penjaminan mutu akademik ini ditunjukkan tata cara penerapan sistem penjaminan mutu akademik.

Instruksi Kerja UPT Perpustakaan ini merupakan acuan bagi pelaksana UPT Perpustakaan dan

pihak lain yang berkaitan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Instruksi Kerja UPT ini

hendaknya dapat dijalankan dengan penuh tanggung jawab.

Kudus, 12 Februari 2015

Kepala UPT Perpustakaan

Noor Athiyah, S. S., M. Hum.

NIS. 0610702000002189

UNIVERSITAS MURIA KUDUS INSTRUKSI KERJA

PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA

Halaman 3 dari 5

Di setujui Oleh : Rektor Dr. Suparnyo, S. H., M. S.

IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7

Berlaku : 12 Februari 2015

1 TUJUAN :

1. Menjamin bahwa proses pembelian bahan pustaka berjalan

dengan baik dan lancar

2. Menjamin kelengkapan dokumen bukti pembelian bahan

pustaka

3. Menjamin terbelinya bahan pustaka sesuai kebutuhan yang

telah diinventarisasi sebelumnya

2 RUANG LINGKUP : Tingkat Universitas

3 DEFINISI : Instruksi Kerja Pembelian kebutuhan Bahan Pustaka merupakan

instruksi kerja untuk kegiatan pembelian bahan pustaka oleh

Panitia Pengadaan Bahan Pustaka

4 TANGGUNG JAWAB

DAN WEWENANG

: 1. Tanggung jawab pelaksanaan pembelian bahan pustaka ada

pada Bendahara Panitia Pengadaan Bahan Pustaka

2. Seksi Pembelian pada Panitia Pengadaan Bahan Pustaka

bertanggung jawab melaksanakan kegiatan teknis pembelian

bahan pustaka

5 REFERENSI : 1. Manual Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka (MP. PBP. UMK.

PERPUS – TEK. 2.1 Revisi 1

2. OTK Universitas Muriak Kudus

6 SUB PROSEDUR :

7 LAMPIRAN : 1. Daftar Permintaan Penawaran

UNIVERSITAS MURIA KUDUS INSTRUKSI KERJA

PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA

Halaman 4 dari 5

Di setujui Oleh : Rektor Dr. Suparnyo, S. H., M. S.

IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7

Berlaku : 12 Februari 2015

DIAGRAM ALIR AKTIVITAS PIC

Mulai

Susun & kirim permintaan penawaran

Barang tersedia?

Ajukan pada supplier lain

Kirim daftar bahan pustaka yang tidak

tersedia

Terima bahan pustaka

Cek tanda terima pembayaran

Tanda tangan & stempel surat

jalan, faktur, dan kwitansi

Bayar bahan pustaka

Selesai

Harga sesuai?

Terima invoice

Invoice sesuai?

Faktur sesuai?

Ajukan revisi

Cek faktur pengiriman dan

fisik bahan pustaka

Tanda terima sesuai?

Proses revisi

Fisik tidak cacat?

Tukar baruCek fisik bahan

pustaka

Proses revisi

1. Daftar inventarisasi sudah siap, pembelian siap dimulai

2. Berdasarkan hasil inventarisasi kebutuhan bahan pustaka, Panitia menyusun permintaan penawaran dan mengirimkannya pada supplier.

3. Apakah supplier memiliki buku yang diminta? Jika

iya, maka lanjut ke poin 4. Jika tidak, maka panitia menyusun daftar bahan pustaka yang tidak ada, dan mengajukannya pada supplier lain.

4. Apakah harga sesuai? Jika iya, maka lanjut ke poin

berikutnya, Jika tidak, maka panitia mengajukan ke supplier lain dan kembali ke poin 3.

5. Panitia menerima invoice penawaran

6. Apakah invoice sudah sesuai? Jika belum, maka

panitia mengajukan revisi kemudian kembali ke poin 5. Jika sudah, lanjut ke poin 7.

7. Panitia menerima bahan pustaka

8. Panitia mengecek faktur pengiriman & fisik bahan pustaka. Apakah faktur sesuai? Jika belum, maka panitia mengajukan revisi lalu kembali ke poin 7. Jika sudah, maka lanjut ke poin 9

9. Panitia mengecek fisik bahan pustaka yang diterima.

Apakah fisik ada yang cacat, jika iya, maka panitia mengajukan tukar baru dan kembali ke poin 7. Jika tidak ada, maka lanjut ke poin 10.

10. Panitia membayar bahan pustaka

11. Panitia mengecek tanda terima pembayaran

12. Apakah tanda terima sesuai? Jika tidak, maka panitia mengajukan revisi. Jika sudah, maka lanjut ke poin 13.

13. Panitia menandatangani dan menstempel surat

jalan, faktur, dan tanda terima pembayaran.

14. Proses pembelian selesai

Bendahara Panita

Pengadaan Bendahara

Panita Pengadaan Bendahara

Panita Pengadaan

Bendahara Panita

Pengadaan Bendahara

Panita Pengadaan Bendahara

Panita Pengadaan

Bendahara Panita

Pengadaan

Bendahara Panita

Pengadaan

Bendahara Panita

Pengadaan

Bendahara Panita

Pengadaan

Bendahara Panita

Pengadaan Bendahara

Panita Pengadaan Bendahara

Panita Pengadaan

Bendahara

Panita Pengadaan

UNIVERSITAS MURIA KUDUS INSTRUKSI KERJA

PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA

Halaman 5 dari 5

Di setujui Oleh : Rektor Dr. Suparnyo, S. H., M. S.

IK.PBP.UMK.PERPUS-TEK.2.7

Berlaku : 12 Februari 2015

Lampiran 1. Daftar Permintaan Penawaran

Daftar Permintaan Penawaran adalah daftar kebutuhan bahan pustaka yang diinformasikan kepada

supplier. Daftar ini dilampirkan pada surat permohonan penawaran yang ditujukan pada supplier.

Format minimal daftar permintaan penawaran sebagai berikut.

PERMOHONAN PENAWARAN PEMBELIAN BAHAN PUSTAKA

DAFTAR BAHAN PUSTAKA

No Judul Buku Pengarang Tahun Terbit Penerbit

Kudus,…………………………

Panitia Pengadaan Bahan Pustaka

Bendahara

………………………………………..