View
241
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
E-Log Latihan
Bahagian Perkhidmatan
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
1. TUJUAN PROJEK INOVASI
Mengurangkan penggunaan kos percetakan dan kertas di Bahagian
Perkhidmatan serta meningkatkan kebersanan memantau kehadiran berkursus
warga Bahagian Perkhidmatan.
2. PROSES PELAKSANAAN
Dilaksanakan secara dalaman di Bahagian Perkhidmatan.
3. ELEMEN PENURUNAN KUASA
Tiada.
4. IMPAK INOVASI
4.1 Elemen Kreatif
- Mewujudkan penggunaan atas talian daripada penggunaan manual.
- Mempercepatkan kerja.
4.2 Elemen Kreatif
- Mempercepatkan kerja mengemas kini rekod kehadiran berkursus
pegawai.
- Menjurus kepada paperless environment.
4.3 Elemen Signifikan
- Memudahkan kerja pegawai yang menghadiri kursus untuk
merekodkan kehadiran berkursus.
- Pemakluman menggunakan e-mel.
4.4 Elemen Relevan
- Penggunaan kertas di Bahagian berkurangan.
- Menjimatkan masa yang diluangkan semasa mengemas kini kehadiran
berkursus.
5. IMPAK INOVASI
5.1 KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI
JPA sejak dari tahun 2007 telah menggunakan Buku Log Latihan sebagai
medium untuk merekodkan maklumat kehadiran berkursus, latihan dan sesi
pembelajaran yang telah dihadiri. Penggunaan Buku Log Latihan ini adalah
sebahagian daripada langkah-langkah bagi menggalakkan warga JPA
menghadiri kursus sekurang-kurangnya selama tujuh (7) hari dan merupakan
hasil daripada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Dalam (MJLD) JPA.
Rajah 1 : Kedudukan Sebelum Inovasi
5.2 Saiz buku yang kecil
Sebelum inovasi dijalankan, Pegawai JPA umumnya dan Pegawai
Bahagian Perkhidmatan khususnya menggunakan Buku Log
Latihan yang bersaiz A4. Walau bagaimanapun, dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Latihan JPA pada bulan Januari 2010, Seksyen
Latihan, Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) telah mengedarkan
contoh Buku Log Latihan Tahun 2010-2011 yang bersaiz A5.
Perubahan saiz buku tersebut telah memberikan kerumitan kepada
pegawai JPA dan BK dalam menggunakan Buku Log Latihan.
Rajah 2 : Perbezaan Kulit Lama dan Baru Buku Log Latihan
5.3 Pembaziran Penggunaan Buku Log Latihan didapati tidak membantu JPA dalam
aspek penjimatan. Ini kerana, penggunaan Buku Log Latihan
memerlukan perbelanjaan yang tinggi bagi kos-kos yang tertentu
terutamanya kos percetakan dan pembelian kertas. Hal ini ternyata
menyumbang kepada berlakunya pembaziran kewangan bagi JPA.
5.4 Kesukaran Proses Merekod Kehadiran Berkursus
Bagi tujuan merekod kehadiran berkursus pegawai di BK, pegawai
yang dipertanggungjawabkan perlu mengemaskini butiran
kehadiran berkursus pegawai yang terdapat dalam Buku Log
latihan ke dalam Sistem Pengurusan Latihan dan Kompetensi
(e-SPLK). Tugas ini ternyata memerlukan peruntukan masa yang
panjang kerana urusan merekod maklumat kehadiran berkursus
melibatkan proses yang berulang-ulang dan bilangan Buku Log
Latihan warga BK yang banyak. Proses yang berulang ini akan
menyebabkan berlakunya kesilapan semasa proses merekod
semula ke dalam sistem.
5.5 Pindaan Akan Melibatkan Kos Yang Tinggi
Penggunaan Buku Log Latihan didapati melibatkan kos yang tinggi
apabila sesuatu format sedia ada perlu dipinda mengikut
perubahan masa dan persekitaran. Ini kerana pindaan tersebut
akan melibatkan kos percetakan semula bagi Buku Log latihan
serta berlakunya pembaziran apabila terdapat lebihan kuantiti Buku
Log latihan yang telah dicetak tetapi tidak digunakan.
6.3 Borang yang telah diisi oleh pegawai yang menghadiri kursus.
Rajah 5: Borang yang telah diisi
6.4 Borang tersebut disimpan dan diemelkan kepada pegawai
pengesah bagi tujuan pengesahan.
Rajah 6 : Pengesahan oleh Pegawai Pengesah
6.5 Pengesahan oleh Pegawai Pengesah di Bahagian Perkhidmatan.
Rajah 7: Borang yang telah disahkan dan
diemelkan semula ke pegawai
7.0 FAEDAH DAN IMPAK DARI INOVASI
Pelaksanaan eLog Latihan telah berjaya member impak dari segi
perspektif efisien dan signifikan kepada organisasi dan Bahagian.
7.1 Transformasi dari Penggunaan Buku Manual kepada eLog
Latihan - Mudah dan Mesra Pengguna
UPKS BK telah mencadangkan penggunaan borang elektronik (e-log)
bagi menggantikan buku log latihan. Kelebihannya adalah memudahkan
urusan pegawai seperti berikut:
i. Pegawai
Boleh dicapai pada bila-bila masa sahaja, dimana jua. Tidak
memerlukan capaian internet, lebih kemas, seragam dan cepat
untuk pengisian maklumat;
ii. Pegawai Penyelaras (UPKS)
Penambahbaikan mudah dibuat & serta merta sekiranya terdapat
pindaan atau evolusi terhadap e-log latihan berbanding
penggunaan buku latihan sebelum ini. Perbezaan dulu dan
sekarang. Sukar memahami tulisan para pegawai yang
menggunakan buku log.
ii. Pihak Pengurusan Atasan
Pelaksanaan e-log latihan
membantu pihak pengurusan
atasan di dalam aspek pemantauan
kehadiran kursus pegawai menerusi
sistem sedia ada; e-SPLK.
7.2 Kelebihan eLog Latihan dari Aspek Penjimatan
Berdasarkan statistik penggunaan kertas A4 yang dikeluarkan oleh Unit
Percetakan dan Dokumentasi, Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP),
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA), menunjukkan bahawa
Bahagian Perkhidmatan (BK) mencatatkan penggunaan kertas sebanyak
9600 rim. Dianggarkan bagi tujuan mencetak Buku Log Latihan untuk
kegunaan seluruh warga BK seramai 382 orang, BK menggunakan
perbelanjaan sebanyak RM 1,604.40.
Jadual 8 : Kekosongan dan Pengisian Perjawatan di BK
Anggaran kos percetakkan di BK adalah seperti berikut:-
Kos Senaskah Buku Log (RM 4.20) x 382 warga BK
= RM 1,604.40
Jadual 9 : Kekosongan dan Pengisian Perjawatan di JPA
Anggaran kos percetakkan di JPA adalah seperti berikut:-
Kos Senaskah Buku Log (RM 4.20) x 3,113 warga JPA
= RM 13,074.60
Penggunaan Buku Log bersaiz A5 melibatkan penggunaan kertas yang
diperuntukkan kepada BK. Dianggarkan BK menggunakan 9 rim bagi
menghasilkan 382 naskah buku log latihan. Malah kos keseluruhan
percetakkan adalah melebihi 382 naskah kerana terdapat pegawai yang
menggunakan lebih dari senaskah buku log, atas sebab kehilangan dan
kerosakan buku log.
Oleh yang demikian, penggunaan eLog Latihan dapat menjimatkan kos
bagi penggunaan kertas yang mejurus kepada tahap perkhidmatan yang
lebih efektif dan efisien.
Jadual 10: Penggunaan Kertas di JPA
3.3 Penyumbang kepada konsep Bumi Hijau – eLog Latihan Mesra
Alam
Sepertimana yang dilaporkan, penggunaan kertas di Bahagian
Perkhidmatan adalah ke-dua tertinggi di JPA. Oleh yang demikian,
dengan penjimatan yang berjaya dicapai melalui penggunaan eLog
Latihan; pengurangan penggunaan kertas menyumbang kepada
pemuliharaan alam sekitar. Ia dilihat sebagai salah satu langkah inovatif
menuju ke arah Perkhidmatan Awam yang berkonsepkan berkerja di
dalam persekitaran yang tidak menggunakan kertas (paperless
environment).
7.3 Meminimumkan kesilapan dalam merekod maklumat kehadiran
berkursus.
Proses merekod maklumat kehadiran berkursus daripada Buku Log
Latihan ke dalam sistem e-SPLK yang melibatkan bilangan buku yang
banyak memudahkan berlakunya kesilapan dari segi maklumat yang
dimasukkan. Selain itu, terdapat juga faktor terlepas pandang kerana
bilangan buku yang banyak.
7.4 Pembuktian Penghantaran dan Penerimaan e-Log Latihan
Penggunaan e-Log Latihan membantu mengatasi masalah akuan
Penghantaran dan Penerimaan Buku Log Latihan. Dengan
menggunapakai aplikasi e-mel, proses penghantaran dan penerimaan
e-log latihan dapat dibuktikan melalui e-mel yang dihantar oleh warga BK
kepada pegawai pengesah latihan. Seterusnya memudahkan pihak UPKS
memantau kehadiran berkursus warga BK.
8.0 IMPAK
Bil. Perkara BK JPA
1. Penyumbang
kepada konsep
Bumi Hijau – e-
Log Latihan
Mesra Alam
Berdasarkan statistik
penggunaan kertas A4
yang dilaporkan oleh
Bahagian Khidmat
Pengurusan, JPA,
Bahagian Perkhidmatan
Pelaksanaan eLog Latihan
yang mesra alam ini
bukan sahaja membantu
JPA dalam usaha
menjimatkan penggunaan
kertas malahan selaras
Bil. Perkara BK JPA
mencatat penggunaan
kertas A4 kedua
tertinggi di JPA.
Oleh yang demikian,
dengan penjimatan
yang berjaya dicapai
melalui penggunaan
eLog Latihan;
pengurangan
penggunaan kertas
menyumbang kepada
pemuliharaan alam
sekitar. Ia dilihat
sebagai salah satu
langkah inovatif menuju
ke arah Perkhidmatan
Awam yang
berkonsepkan berkerja
di dalam persekitaran
yang tidak
menggunakan kertas
(paperless
environment).
dengan usaha Kerajaan
dalam memelihara alam
sekitar sebagaimana yang
diputuskan oleh Jemaah
Menteri melalui Kempen
Bumi Hijau dan
seterusnya ditegaskan
oleh YAB Perdana Menteri
dalam ucapan bajet 2011
dengan menyediakan
peruntukan RM1.9 bilion
2. Menjimatkan Secara
keseluruhannya, kos-
kos yang digunakan
bagi melaksanakan e-
Log Latihan lebih
menjimatkan daripada
Pelaksanaan e-Log
Latihan di setiap Bahagian
di JPA dapat
menyumbang kepada
penjimatan perbelanjaan
JPA secara menyeluruh.
Bil. Perkara BK JPA
penggunaan Buku Log
Latihan secara manual.
Bukan sahaja dari
aspek percetakkan,
malah dari segi
peruntukkan masa
serta tenaga kerja yang
dicurahkan bagi
mengamalkannya.
Penjimatan yang dapat
dilakukan boleh disalurkan
ke pecahan-pecahan
perbelanjaan yang lebih
mendatangkan impak
kepada organisasi
khususnya, serta
Perkhidmatan Awam
amnya.
3. Mudah dan
mesra
pengguna
Penggunaan e-Log
Latihan dapat
memudahkan
kebolehcapaian dan
penyimpanan maklumat
kehadiran berkursus
kepada individu-individu
berikut:
Pegawai
Pegawai Penyelaras
(UPKS)
Pihak Pengurusan
Atasan
Penggunaan e-mel
yang meluas di
kalangan Warga BK
merupakan kelebihan
kepada penyebaran
Karenah birokrasi dapat
diminimumkan dengan
penggunaan e-Log
Latihan melalui aplikasi e-
mel bagi proses
penghantaran maklumat
kehadiran berkursus
pegawai. Hal ini
berdasarkan penggunaan
memo perhubungan
antara bahagian yang
dikeluarkan oleh Pegawai
Penyelaras Bahagian ke
Unit Pembangunan
Latihan JPA di Bahagian
Khidmat Pengurusan.
Bil. Perkara BK JPA
dan penyampaian
maklumat dengan
mudah.
Memandangkan di era
transformasi
perkhidmatan awam
kini, aplikasi e-mel
adalah medium rasmi
dalam urusan kerja
seharian
4. Meminimumkan kesilapan dan pembuktian penghantaran
Penggunaan e-Log
Latihan dapat
memudahkan
kebolehcapaian dan
penyimpanan maklumat
kehadiran berkursus
kepada individu-individu
berikut:
Pegawai
Pegawai Penyelaras
(UPKS)
Pihak Pengurusan
Atasan
Penggunaan e-mel
yang meluas di
kalangan Warga BK
merupakan kelebihan
Karenah birokrasi dapat
diminimumkan dengan
penggunaan e-Log
Latihan melalui aplikasi e-
mel bagi proses
penghantaran maklumat
kehadiran berkursus
pegawai. Hal ini
berdasarkan penggunaan
memo perhubungan
antara bahagian yang
dikeluarkan oleh Pegawai
Penyelaras Bahagian ke
Unit Pembangunan
Latihan JPA di Bahagian
Khidmat Pengurusan.
Bil. Perkara BK JPA
kepada penyebaran
dan penyampaian
maklumat dengan
mudah.
Memandangkan di era
transformasi
perkhidmatan awam
kini, aplikasi e-mel
adalah medium rasmi
dalam urusan kerja
seharian.
Pengunaan e-Log
Latihan dapat
memudahkan
pengurusan kerja serta
menjimatkan masa
pengawai serta
pegawai pengesah
latihan. Hal yang
demikian adalah kerana
pegawai tidak perlu
bergerak dari satu
tempat ke tempat lain
untuk menghantar buku
log sebaliknya ianya
boleh dilakukan
menerusi e-mail.
Ini dapat meningkatkan
Bil. Perkara BK JPA
produktiviti pegawai
kerana dapat
menjimatkan masa
pegawai dan masa
tersebut dapat
digunakan untuk
melakukan tugasan
rasmi lain.
Dengan ada
penggunaan e-mail
tersebut juga boleh
dijadikan sebagai bukti
penghantaran e-Log
oleh pegawai kepada
pegawai pengesah
latihan.
Selain itu, penggunaan
e-Log lebih efektif
kerana tidah
memerlukan ruang
penyimpanan dan
dapat mengurangkan
masalah kehilangan
buku log yang biasanya
dialami oleh pegawai.
9.0 PENGIKTIRAFAN DITERIMA
Mendapat Tempat Ke-3 dalam Pertandingan Inovasi Peringkat
Jabatan Perkhidmatan Awam Tahun 2010.
10. IMPLIKASI KEWANGAN
Tiada
Disediakan oleh:
Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam
Bil. Nama Pegawai No. Tel E-mel
@jpa.gov.my
1. Encik Mohamad Azhan Bin Md Amir (Penasihat)
4021 azhan.amir
2. Encik Arafat Bin Razali 4271 arafat.razali
3. Encik Zul Azri Bin Abdullah 4870 zulazri.abdullah
4. Puan Nor Jasmin Binti Mohd Yazi 4762 jasmin.yazi
5. Puan Roziana Binti Aliman 4762 roziana.aliman
6. Encik Fadzil Bin Mohamad 8632 fadzil.mohamad
Recommended