E-Log Latihan

Bahagian Perkhidmatan

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

1. TUJUAN PROJEK INOVASI

Mengurangkan penggunaan kos percetakan dan kertas di Bahagian

Perkhidmatan serta meningkatkan kebersanan memantau kehadiran berkursus

warga Bahagian Perkhidmatan.

2. PROSES PELAKSANAAN

Dilaksanakan secara dalaman di Bahagian Perkhidmatan.

3. ELEMEN PENURUNAN KUASA

Tiada.

4. IMPAK INOVASI

4.1 Elemen Kreatif

- Mewujudkan penggunaan atas talian daripada penggunaan manual.

- Mempercepatkan kerja.

4.2 Elemen Kreatif

- Mempercepatkan kerja mengemas kini rekod kehadiran berkursus

pegawai.

- Menjurus kepada paperless environment.

4.3 Elemen Signifikan

- Memudahkan kerja pegawai yang menghadiri kursus untuk

merekodkan kehadiran berkursus.

- Pemakluman menggunakan e-mel.

4.4 Elemen Relevan

- Penggunaan kertas di Bahagian berkurangan.

- Menjimatkan masa yang diluangkan semasa mengemas kini kehadiran

berkursus.

5. IMPAK INOVASI

5.1 KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI

JPA sejak dari tahun 2007 telah menggunakan Buku Log Latihan sebagai

medium untuk merekodkan maklumat kehadiran berkursus, latihan dan sesi

pembelajaran yang telah dihadiri. Penggunaan Buku Log Latihan ini adalah

sebahagian daripada langkah-langkah bagi menggalakkan warga JPA

menghadiri kursus sekurang-kurangnya selama tujuh (7) hari dan merupakan

hasil daripada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Dalam (MJLD) JPA.

Rajah 1 : Kedudukan Sebelum Inovasi

5.2 Saiz buku yang kecil

Sebelum inovasi dijalankan, Pegawai JPA umumnya dan Pegawai

Bahagian Perkhidmatan khususnya menggunakan Buku Log

Latihan yang bersaiz A4. Walau bagaimanapun, dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Latihan JPA pada bulan Januari 2010, Seksyen

Latihan, Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) telah mengedarkan

contoh Buku Log Latihan Tahun 2010-2011 yang bersaiz A5.

Perubahan saiz buku tersebut telah memberikan kerumitan kepada

pegawai JPA dan BK dalam menggunakan Buku Log Latihan.

Rajah 2 : Perbezaan Kulit Lama dan Baru Buku Log Latihan

5.3 Pembaziran Penggunaan Buku Log Latihan didapati tidak membantu JPA dalam

aspek penjimatan. Ini kerana, penggunaan Buku Log Latihan

memerlukan perbelanjaan yang tinggi bagi kos-kos yang tertentu

terutamanya kos percetakan dan pembelian kertas. Hal ini ternyata

menyumbang kepada berlakunya pembaziran kewangan bagi JPA.

5.4 Kesukaran Proses Merekod Kehadiran Berkursus

Bagi tujuan merekod kehadiran berkursus pegawai di BK, pegawai

yang dipertanggungjawabkan perlu mengemaskini butiran

kehadiran berkursus pegawai yang terdapat dalam Buku Log

latihan ke dalam Sistem Pengurusan Latihan dan Kompetensi

(e-SPLK). Tugas ini ternyata memerlukan peruntukan masa yang

panjang kerana urusan merekod maklumat kehadiran berkursus

melibatkan proses yang berulang-ulang dan bilangan Buku Log

Latihan warga BK yang banyak. Proses yang berulang ini akan

menyebabkan berlakunya kesilapan semasa proses merekod

semula ke dalam sistem.

5.5 Pindaan Akan Melibatkan Kos Yang Tinggi

Penggunaan Buku Log Latihan didapati melibatkan kos yang tinggi

apabila sesuatu format sedia ada perlu dipinda mengikut

perubahan masa dan persekitaran. Ini kerana pindaan tersebut

akan melibatkan kos percetakan semula bagi Buku Log latihan

serta berlakunya pembaziran apabila terdapat lebihan kuantiti Buku

Log latihan yang telah dicetak tetapi tidak digunakan.

6.0 SELEPAS INOVASI

6.1 Carta Alir Penggunaan e-Log Latihan

Rajah 3 : Carta Alir e-Log Latihan

6.2 Borang e-Log Latihan

Rajah 4 : Borang e-Log Latihan

6.3 Borang yang telah diisi oleh pegawai yang menghadiri kursus.

Rajah 5: Borang yang telah diisi

6.4 Borang tersebut disimpan dan diemelkan kepada pegawai

pengesah bagi tujuan pengesahan.

Rajah 6 : Pengesahan oleh Pegawai Pengesah

6.5 Pengesahan oleh Pegawai Pengesah di Bahagian Perkhidmatan.

Rajah 7: Borang yang telah disahkan dan

diemelkan semula ke pegawai

7.0 FAEDAH DAN IMPAK DARI INOVASI

Pelaksanaan eLog Latihan telah berjaya member impak dari segi

perspektif efisien dan signifikan kepada organisasi dan Bahagian.

7.1 Transformasi dari Penggunaan Buku Manual kepada eLog

Latihan - Mudah dan Mesra Pengguna

UPKS BK telah mencadangkan penggunaan borang elektronik (e-log)

bagi menggantikan buku log latihan. Kelebihannya adalah memudahkan

urusan pegawai seperti berikut:

i. Pegawai

Boleh dicapai pada bila-bila masa sahaja, dimana jua. Tidak

memerlukan capaian internet, lebih kemas, seragam dan cepat

untuk pengisian maklumat;

ii. Pegawai Penyelaras (UPKS)

Penambahbaikan mudah dibuat & serta merta sekiranya terdapat

pindaan atau evolusi terhadap e-log latihan berbanding

penggunaan buku latihan sebelum ini. Perbezaan dulu dan

sekarang. Sukar memahami tulisan para pegawai yang

menggunakan buku log.

ii. Pihak Pengurusan Atasan

Pelaksanaan e-log latihan

membantu pihak pengurusan

atasan di dalam aspek pemantauan

kehadiran kursus pegawai menerusi

sistem sedia ada; e-SPLK.

7.2 Kelebihan eLog Latihan dari Aspek Penjimatan

Berdasarkan statistik penggunaan kertas A4 yang dikeluarkan oleh Unit

Percetakan dan Dokumentasi, Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP),

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA), menunjukkan bahawa

Bahagian Perkhidmatan (BK) mencatatkan penggunaan kertas sebanyak

9600 rim. Dianggarkan bagi tujuan mencetak Buku Log Latihan untuk

kegunaan seluruh warga BK seramai 382 orang, BK menggunakan

perbelanjaan sebanyak RM 1,604.40.

Jadual 8 : Kekosongan dan Pengisian Perjawatan di BK

Anggaran kos percetakkan di BK adalah seperti berikut:-

Kos Senaskah Buku Log (RM 4.20) x 382 warga BK

= RM 1,604.40

Jadual 9 : Kekosongan dan Pengisian Perjawatan di JPA

Anggaran kos percetakkan di JPA adalah seperti berikut:-

Kos Senaskah Buku Log (RM 4.20) x 3,113 warga JPA

= RM 13,074.60

Penggunaan Buku Log bersaiz A5 melibatkan penggunaan kertas yang

diperuntukkan kepada BK. Dianggarkan BK menggunakan 9 rim bagi

menghasilkan 382 naskah buku log latihan. Malah kos keseluruhan

percetakkan adalah melebihi 382 naskah kerana terdapat pegawai yang

menggunakan lebih dari senaskah buku log, atas sebab kehilangan dan

kerosakan buku log.

Oleh yang demikian, penggunaan eLog Latihan dapat menjimatkan kos

bagi penggunaan kertas yang mejurus kepada tahap perkhidmatan yang

lebih efektif dan efisien.

Jadual 10: Penggunaan Kertas di JPA

3.3 Penyumbang kepada konsep Bumi Hijau – eLog Latihan Mesra

Alam

Sepertimana yang dilaporkan, penggunaan kertas di Bahagian

Perkhidmatan adalah ke-dua tertinggi di JPA. Oleh yang demikian,

dengan penjimatan yang berjaya dicapai melalui penggunaan eLog

Latihan; pengurangan penggunaan kertas menyumbang kepada

pemuliharaan alam sekitar. Ia dilihat sebagai salah satu langkah inovatif

menuju ke arah Perkhidmatan Awam yang berkonsepkan berkerja di

dalam persekitaran yang tidak menggunakan kertas (paperless

environment).

7.3 Meminimumkan kesilapan dalam merekod maklumat kehadiran

berkursus.

Proses merekod maklumat kehadiran berkursus daripada Buku Log

Latihan ke dalam sistem e-SPLK yang melibatkan bilangan buku yang

banyak memudahkan berlakunya kesilapan dari segi maklumat yang

dimasukkan. Selain itu, terdapat juga faktor terlepas pandang kerana

bilangan buku yang banyak.

7.4 Pembuktian Penghantaran dan Penerimaan e-Log Latihan

Penggunaan e-Log Latihan membantu mengatasi masalah akuan

Penghantaran dan Penerimaan Buku Log Latihan. Dengan

menggunapakai aplikasi e-mel, proses penghantaran dan penerimaan

e-log latihan dapat dibuktikan melalui e-mel yang dihantar oleh warga BK

kepada pegawai pengesah latihan. Seterusnya memudahkan pihak UPKS

memantau kehadiran berkursus warga BK.

8.0 IMPAK

Bil. Perkara BK JPA

1. Penyumbang

kepada konsep

Bumi Hijau – e-

Log Latihan

Mesra Alam

Berdasarkan statistik

penggunaan kertas A4

yang dilaporkan oleh

Bahagian Khidmat

Pengurusan, JPA,

Bahagian Perkhidmatan

Pelaksanaan eLog Latihan

yang mesra alam ini

bukan sahaja membantu

JPA dalam usaha

menjimatkan penggunaan

kertas malahan selaras

Bil. Perkara BK JPA

mencatat penggunaan

kertas A4 kedua

tertinggi di JPA.

Oleh yang demikian,

dengan penjimatan

yang berjaya dicapai

melalui penggunaan

eLog Latihan;

pengurangan

penggunaan kertas

menyumbang kepada

pemuliharaan alam

sekitar. Ia dilihat

sebagai salah satu

langkah inovatif menuju

ke arah Perkhidmatan

Awam yang

berkonsepkan berkerja

di dalam persekitaran

yang tidak

menggunakan kertas

(paperless

environment).

dengan usaha Kerajaan

dalam memelihara alam

sekitar sebagaimana yang

diputuskan oleh Jemaah

Menteri melalui Kempen

Bumi Hijau dan

seterusnya ditegaskan

oleh YAB Perdana Menteri

dalam ucapan bajet 2011

dengan menyediakan

peruntukan RM1.9 bilion

2. Menjimatkan Secara

keseluruhannya, kos-

kos yang digunakan

bagi melaksanakan e-

Log Latihan lebih

menjimatkan daripada

Pelaksanaan e-Log

Latihan di setiap Bahagian

di JPA dapat

menyumbang kepada

penjimatan perbelanjaan

JPA secara menyeluruh.

Bil. Perkara BK JPA

penggunaan Buku Log

Latihan secara manual.

Bukan sahaja dari

aspek percetakkan,

malah dari segi

peruntukkan masa

serta tenaga kerja yang

dicurahkan bagi

mengamalkannya.

Penjimatan yang dapat

dilakukan boleh disalurkan

ke pecahan-pecahan

perbelanjaan yang lebih

mendatangkan impak

kepada organisasi

khususnya, serta

Perkhidmatan Awam

amnya.

3. Mudah dan

mesra

pengguna

Penggunaan e-Log

Latihan dapat

memudahkan

kebolehcapaian dan

penyimpanan maklumat

kehadiran berkursus

kepada individu-individu

berikut:

Pegawai

Pegawai Penyelaras

(UPKS)

Pihak Pengurusan

Atasan

Penggunaan e-mel

yang meluas di

kalangan Warga BK

merupakan kelebihan

kepada penyebaran

Karenah birokrasi dapat

diminimumkan dengan

penggunaan e-Log

Latihan melalui aplikasi e-

mel bagi proses

penghantaran maklumat

kehadiran berkursus

pegawai. Hal ini

berdasarkan penggunaan

memo perhubungan

antara bahagian yang

dikeluarkan oleh Pegawai

Penyelaras Bahagian ke

Unit Pembangunan

Latihan JPA di Bahagian

Khidmat Pengurusan.

Bil. Perkara BK JPA

dan penyampaian

maklumat dengan

mudah.

Memandangkan di era

transformasi

perkhidmatan awam

kini, aplikasi e-mel

adalah medium rasmi

dalam urusan kerja

seharian

4. Meminimumkan kesilapan dan pembuktian penghantaran

Penggunaan e-Log

Latihan dapat

memudahkan

kebolehcapaian dan

penyimpanan maklumat

kehadiran berkursus

kepada individu-individu

berikut:

Pegawai

Pegawai Penyelaras

(UPKS)

Pihak Pengurusan

Atasan

Penggunaan e-mel

yang meluas di

kalangan Warga BK

merupakan kelebihan

Karenah birokrasi dapat

diminimumkan dengan

penggunaan e-Log

Latihan melalui aplikasi e-

mel bagi proses

penghantaran maklumat

kehadiran berkursus

pegawai. Hal ini

berdasarkan penggunaan

memo perhubungan

antara bahagian yang

dikeluarkan oleh Pegawai

Penyelaras Bahagian ke

Unit Pembangunan

Latihan JPA di Bahagian

Khidmat Pengurusan.

Bil. Perkara BK JPA

kepada penyebaran

dan penyampaian

maklumat dengan

mudah.

Memandangkan di era

transformasi

perkhidmatan awam

kini, aplikasi e-mel

adalah medium rasmi

dalam urusan kerja

seharian.

Pengunaan e-Log

Latihan dapat

memudahkan

pengurusan kerja serta

menjimatkan masa

pengawai serta

pegawai pengesah

latihan. Hal yang

demikian adalah kerana

pegawai tidak perlu

bergerak dari satu

tempat ke tempat lain

untuk menghantar buku

log sebaliknya ianya

boleh dilakukan

menerusi e-mail.

Ini dapat meningkatkan

Bil. Perkara BK JPA

produktiviti pegawai

kerana dapat

menjimatkan masa

pegawai dan masa

tersebut dapat

digunakan untuk

melakukan tugasan

rasmi lain.

Dengan ada

penggunaan e-mail

tersebut juga boleh

dijadikan sebagai bukti

penghantaran e-Log

oleh pegawai kepada

pegawai pengesah

latihan.

Selain itu, penggunaan

e-Log lebih efektif

kerana tidah

memerlukan ruang

penyimpanan dan

dapat mengurangkan

masalah kehilangan

buku log yang biasanya

dialami oleh pegawai.

9.0 PENGIKTIRAFAN DITERIMA

Mendapat Tempat Ke-3 dalam Pertandingan Inovasi Peringkat

Jabatan Perkhidmatan Awam Tahun 2010.

10. IMPLIKASI KEWANGAN

Tiada

Disediakan oleh:

Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam

Bil. Nama Pegawai No. Tel E-mel

@jpa.gov.my

1. Encik Mohamad Azhan Bin Md Amir (Penasihat)

4021 azhan.amir

2. Encik Arafat Bin Razali 4271 arafat.razali

3. Encik Zul Azri Bin Abdullah 4870 zulazri.abdullah

4. Puan Nor Jasmin Binti Mohd Yazi 4762 jasmin.yazi

5. Puan Roziana Binti Aliman 4762 roziana.aliman

6. Encik Fadzil Bin Mohamad 8632 fadzil.mohamad