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Diplomatura OHSAS 18001: 2007

Módulo 9/ Sesión única (C4)

2013-09-26

Proceso de AuditoríaProceso de Auditoría

Formación para para auditoresFormación para para auditores

Proceso de AuditoríaProceso de Auditoría

Formación para para auditoresFormación para para auditores

Introducción

Presentación

Acuerdos importantes

No interrupciones

Evaluación del participante

Agenda de Trabajo

Introducción

Presentación principal

Talleres

Archivos complementarios

Evaluación de la eficacia de la formación

Contenido General

INTRODUCCIÓN

La definición de auditoría ...

Auditoría: Proceso sistemático, Auditoría: Proceso sistemático,

independiente y documentado para independiente y documentado para

obtener evidencias de la auditoría y obtener evidencias de la auditoría y

evaluarlas de manera objetiva con el evaluarlas de manera objetiva con el

fin de determinar la extensión en que fin de determinar la extensión en que

se cumplen los criterios de auditoríase cumplen los criterios de auditoría

Mejora Continua

La organización debe mejorar continuamente la eficacia del SGC mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de calidad, los resultados de auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

GESTIÓN POR PROCESOS

El principio de Enfoque basado en procesosEl principio de Enfoque basado en procesos

Un resultado deseado se alcanza más Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan los recursos relacionados se gestionan como un proceso.como un proceso.

Los procesos suelen describirse en Los procesos suelen describirse en términos de entradas, actividades de términos de entradas, actividades de procesamiento, resultados (salidas), procesamiento, resultados (salidas), controles y recursos.controles y recursos.

El principio de Enfoque basado en procesosEl principio de Enfoque basado en procesos

Este principio tiene estrecha relación con otros Este principio tiene estrecha relación con otros principios del SGC, a saber: principios del SGC, a saber:

Enfoque al cliente;Enfoque al cliente;

Liderazgo;Liderazgo;

Participación del personal;Participación del personal;

Enfoque de sistema para la gestión;Enfoque de sistema para la gestión;

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones; y,Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones; y,

Mejora continua.Mejora continua.

Qué involucra la gestión por procesos?Qué involucra la gestión por procesos?

La aplicaciLa aplicacióón de un n de un sistema de procesossistema de procesos dentro de la organizacidentro de la organizacióón, junto con la n, junto con la identificaciidentificacióónn e e interaccionesinteracciones de estos de estos procesos, asprocesos, asíí como su como su gestigestióónn, puede , puede denominarse como denominarse como enfoque basado en enfoque basado en procesosprocesos..

Qué involucra la gestión por procesos?Qué involucra la gestión por procesos?

El enfoque enfatiza en los siguientes aspectos:El enfoque enfatiza en los siguientes aspectos:

•• la comprensila comprensióón y el cumplimiento de los requisitos;n y el cumplimiento de los requisitos;

•• la necesidad de considerar los procesos en tla necesidad de considerar los procesos en téérminos que rminos que aporten valor;aporten valor;

•• la obtencila obtencióón de resultados de desempen de resultados de desempeñño y eficacia del o y eficacia del proceso; y, proceso; y,

•• la mejora continua de los procesos con base en la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.mediciones objetivas.

TERMINOLOGÍA

Términos clavesTérminos claves

AuditoríaAuditoría

Evidencias de la auditoríaEvidencias de la auditoría

Criterios de auditoríaCriterios de auditoría

Programa de auditoríaPrograma de auditoría

Hallazgos de la auditoríaHallazgos de la auditoría

Conclusiones de la auditoríaConclusiones de la auditoría

Equipo auditorEquipo auditor

25 minutos

Taller: Términos y sus definiciones (I)

Conformar equipos de trabajo

Los equipos pueden tener dos o tres integrantes

Cada equipo escoge un representante

Completar los espacios y relacionar (establecer el enlace) entre los términos y sus definiciones (ver anexo talleres)

Un equipo seleccionado por el facilitador escoge un ítem o un término para que presente la definición relacionada. Se rota hasta cubrir todas las definiciones.

Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes

NTC-ISO 19011:2012

Orientaciones para aplicación flexible de acuerdo con el tamaño, naturaleza y complejidad de las organizaciones.

Ayudas prácticas

Capítulo 4. Principios de la auditoría (Naturaleza de las auditorías)

Capítulo 5. Gestión de los programas de auditoría (Responsabilidades, Objetivo, coordinación de actividades y provisión de recursos)

NTC-ISO 19011:2012

Capítulo 6. Realización de las auditorías

Capítulo 7. Competencia y evaluación de los auditores

Aplicabilidad a diferentes sistemas de gestión

Orientaciones no requisitos

NTC-ISO 19011:2012

Principios de auditoría, programa de auditoría, realización de auditoría y competencia de los auditores.

Auditorias internas o externas

Sistemas de gestión de calidad y ambiental

Aplicabilidad a otros tipos de auditoría siempre y cuando se preste especial atención a la identificación de la competencia necesaria de los miembros del equipo auditor.

NTC-ISO 19011:2012 (Objeto y Campo de aplicación)

PROCESO DE LA AUDITORIA

Co

mp

ara

rC

om

pa

rar

Lo que se va a

auditar

Criterio de

auditoría

Informar resultado a quien solicita la auditoría

Establecer si hay concordancia

Qué se entiende por auditoría?

Situación real Referencia

Las diferentes clases de auditoría

Organización o persona

que solicita una auditoría

Cliente Auditor

Persona con la competencia para llevar a

cabo una auditoría

Auditado

Organización que es

auditada

Quiénes intervienen en la auditoría interna?

El administrador del proceso de auditoría

Quién es el auditor en la auditoría interna?

Personal de la Empresa Personal Contratado

Competente para llevar a cabo auditorías a sistemas de gestión

Quién es el auditor en la auditoría interna?

Experto técnico / Auditor en formación / Observador

Grupo Auditor

Auditor Individual

EQUIPO AUDITOR

Pueden estar acompañados por:

Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar.

Al conformar un EQUIPO AUDITOR, se acostumbra nombrar un:

Competente para dirigir y efectuar auditorías

Auditor Líder o Auditor PrincipalAuditor Líder o Auditor Principal

Quién es el auditor en la auditoría interna?

40 minutos

Taller: Participantes – Proceso de Auditoría

Conformar equipos de trabajo

Los equipos deberían tener tres integrantes

Cada equipo escoge un representante

Teniendo en cuenta la orientación del facilitador para cada grupo, desarrolle los cuestionamientos y seleccione las opciones adecuadas (ver anexo talleres)

Los equipos presentan y sustentan sus resultados

Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes

COMPETENCIAS DEL AUDITOR

Responsabilidades del auditor interno

Preparar la auditoría

Recolectar y evaluar evidencia

Elaborar informe de auditoría

Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera

Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría

Realimentar el proceso de auditoría

Estilo social del auditado

Propósito de la

auditoría

Propósito de la

auditoría

Características

y actitud del

entrevistado

Características

y actitud del

entrevistado

Al seleccionar

las preguntas,

tener en

cuenta:

Al seleccionar

las preguntas,

tener en

cuenta:

Recolección de evidencia

Wilson Learning Corporation 1991

Estilo Social

Mas asertivoMas asertivo

Menos asertivoMenos asertivo

Mas asertivoMas asertivo

Menos asertivoMenos asertivo

Mas emotivoMas emotivo

Menos emotivoMenos emotivo

Mas emotivoMas emotivo

Menos emotivoMenos emotivo

EmprendedorEmprendedorEmprendedorAnalíticoAnalítico

ExpresivoExpresivoAfableAfableAfable

Estilo social del auditado

... tipo de preguntas

más utilizado

Formulación de preguntas

Recolección de evidencia

cerradas cerradas abiertasabiertas

Formulación de preguntas

En dónde registra la información?

Cuál procedimiento?

Conoce la política?

Cumple la legislación?

Cómo controla el proceso?

Por qué controla este residuo?

Qué es una no conformidad?

Cerradas

Abiertas

Formulación de preguntas

5W / 1H5W / 1H (who, what, when, where, why, how)

(quién, qué, cuándo, dónde, porqué, cómo, cuanto, cual)

generalizar situacionesgeneralizar situaciones

establecer similitudesestablecer similitudes

Formulación de preguntas

Otros tipos de Otros tipos de preguntapregunta

sondeo sondeo comprobación comprobación

opiniónopinión

Formulación de preguntas

ComprobaciónComprobación

Sondeo

Opinión

Si le entendí bien, lo que

usted dijo fue ... ?

En caso que se presente

un incendio, usted qué

haría ?

Cómo considera usted que

esta actividad se debería

hacer?

Formulación de preguntas

DOCUMENTOS DE TRABAJO Y

ENFOQUES DE LAS AUDITORÍAS

Listas de verificación

Planes de muestreo

Formularios para registrar la información

Documentos flexibles (adaptables)

Información confidencial

Documentos de trabajo

Los enfoques más comunes son los siguientes:Los enfoques más comunes son los siguientes:

Adecuación;Adecuación;

Eficacia;Eficacia;

Conveniencia;Conveniencia;

Eficiencia;Eficiencia;

Principios del SGC;Principios del SGC;

FunciónFunción

Descripción de los procesos; y,Descripción de los procesos; y,

Mejora.Mejora.

Enfoques de las auditorías

Enfoque de ADECUACIONEnfoque de ADECUACION

Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Cumplimiento de Cumplimiento de los requisitos exigidos por el cliente los requisitos exigidos por el cliente externo, los requisitos establecidos porexterno, los requisitos establecidos por la organizaciónla organización (incluido el cliente (incluido el cliente interno) y otros requisitos aplicables.interno) y otros requisitos aplicables.

Observaciones: Observaciones: La adecuación La adecuación significa la capacidad de una entidad significa la capacidad de una entidad para cumplir los requisitos.para cumplir los requisitos.

Enfoques de las auditorías

Enfoque de EFICACIAEnfoque de EFICACIA

Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Cumplimiento de Cumplimiento de los resultadoslos resultados y cy cumplimientoumplimiento de los de los objetivos del proceso.objetivos del proceso.

Observaciones: Observaciones: Tenga en cuenta los Tenga en cuenta los objetivos del proceso, los objetivos de objetivos del proceso, los objetivos de calidad relacionados con el proceso y calidad relacionados con el proceso y los indicadores del proceso.los indicadores del proceso.

Enfoques de las auditorías

Enfoque de CONVENIENCIAEnfoque de CONVENIENCIA

Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: La documentación o el aspecto La documentación o el aspecto relevante evaluado es coherente con las actividades relevante evaluado es coherente con las actividades del proceso y promueve el logro del cumplimiento de del proceso y promueve el logro del cumplimiento de la política de calidad, los objetivos de calidad y el la política de calidad, los objetivos de calidad y el objetivo del proceso. objetivo del proceso.

Nota 1: Satisfacción del clienteNota 1: Satisfacción del cliente

Nota 2: Controles y recursos.Nota 2: Controles y recursos.

Observaciones: Observaciones: Algo conveniente corresponde a aquel Algo conveniente corresponde a aquel aspecto que nos sirve para conseguir resultados.aspecto que nos sirve para conseguir resultados.

Enfoques de las auditorías

Enfoque de EFICIENCIAEnfoque de EFICIENCIA

Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Verificar que los Verificar que los resultados se obtienen haciendo un buen resultados se obtienen haciendo un buen uso de los recursos (humanos, uso de los recursos (humanos, infraestructura, información y infraestructura, información y financiero).financiero).

Observaciones: Observaciones: Tenga en cuenta los Tenga en cuenta los indicadores de eficiencia del proceso y indicadores de eficiencia del proceso y los presupuestos involucrados.los presupuestos involucrados.

Enfoques de las auditorías

Enfoque de GESTION POR Enfoque de GESTION POR PROCESOSPROCESOS

Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Verifique la Verifique la consistencia entre los expuesto por consistencia entre los expuesto por la red de procesos y las la red de procesos y las descripciones de procesos. Analice la descripciones de procesos. Analice la aplicación de los conceptos aplicación de los conceptos “vínculos” (nexos) e “interacciones” “vínculos” (nexos) e “interacciones” (impacto y grado de influencia de (impacto y grado de influencia de acuerdo con lo recibido o entregado) acuerdo con lo recibido o entregado) entre los procesos.entre los procesos.

Enfoques de las auditorías

Enfoque de GESTION POR PROCESOSEnfoque de GESTION POR PROCESOS

Observaciones: Observaciones: Es importante corroborar Es importante corroborar que los involucrados conocen la que los involucrados conocen la documentación asociada. No obstante, lo documentación asociada. No obstante, lo más representativo es la toma de más representativo es la toma de conciencia en relación con la cadena conciencia en relación con la cadena proveedorproveedor--cliente, las especificaciones, los cliente, las especificaciones, los recursos y la medición y seguimiento del recursos y la medición y seguimiento del procesos y del producto (incluidos los procesos y del producto (incluidos los indicadores)indicadores)

Enfoques de las auditorías

Enfoque de MEJORAEnfoque de MEJORA

Aspectos a verificar: Aspectos a verificar: Verifique la Verifique la implementación de las herramientas para la implementación de las herramientas para la mejora; la mejora debe ser demostrable.mejora; la mejora debe ser demostrable.

Observaciones: Usualmente se haceObservaciones: Usualmente se hace énfasis en énfasis en la implementación de acciones correctivas la implementación de acciones correctivas yyacciones acciones preventivas asociadas a las preventivas asociadas a las auditorias internas y auditorias internas y alal análisis de datos (en análisis de datos (en especial los datos asociados a los indicadores especial los datos asociados a los indicadores de gestión del proceso).de gestión del proceso).

Enfoques de las auditorías

LosLos enfoquesenfoques dede laslas auditoriasauditorias puedenpueden serser aplicadosaplicados enen formaforma independienteindependiente oo combinadacombinada..

ElEl enfoqueenfoque puedepuede serser sugeridosugerido porpor elel administradoradministrador dede laslas auditoriasauditorias oo escogidoescogido porpor elel auditorauditor responsableresponsable deldel equipoequipo dede auditoriaauditoria..

ElEl enfoqueenfoque debedebe serser seleccionadoseleccionado enen coherenciacoherencia concon loslos recursosrecursos disponiblesdisponibles yy elel objetivoobjetivo yy alcancealcance dede lala auditoriaauditoria..

Enfoques de las auditorías

Clasificación y Redacción de

Hallazgos

Redacción y clasificación de hallazgos

Qué incluye una buena redacción? • Descripción clara y completa de la situación evitando la redundancia innecesaria y utilizando un lenguaje adecuado para los auditados y auditores. Si es necesario se deben suministrar ejemplos.

• Referencia al documento y/o registro involucrado (en forma general o específica)

• Referencia al cargo involucrado. En ocasiones, también se hace referencia a la persona.

• Clasificación de la No Conformidad/ Observación.

• Referencia al (a los) numeral (es) de la NTC-ISO 9001:2008.

• Riesgo

40 minutos

Taller: Clasificación de Hallazgos

Conformar equipos de trabajo

Los equipos deberían tener tres integrantes

Cada equipo escoge un representante

Teniendo en cuenta la orientación del facilitador para cada grupo, desarrolle los cuestionamientos y practique la redacción del caso objeto de análisis (ver anexo talleres)

Los equipos presentan y sustentan sus resultados

Entre todos los participantes se aclaran las inquietudes

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

El procedimiento de auditoría

Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros

El procedimiento de auditoría

Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros

Autoformación (NTC-ISO 19011:2012)

Resolución del Taller - Evaluación

Compromisos

Gracias

Ing. Javier Eduardo Suárez L’Hoeste

Ingeniero Metalúrgico; Especialista en Gestión Ambiental; Aspirante Maestría en Calidad en Salud.

Director Técnico JESL Consulting S.A.S

jesuarezlh@hotmail.com

consultores@jesl.com.co