Analisis Biaya Proyek

1-33

Analisis Biaya Proyek

Drs. Antok Supriyanto, MMT.

Manajemen biaya proyek

(Project Cost Management)

2-33

Pendahuluan• Pengembangan SI merupakan suatu investasi seperti

halnya investasi proyek yang lain.

• Investasi berarti dikeluarkan sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa men-datang

• Sebagai hasilnya, SI akan memberikan manfaat yang dapat berupa penghematan / manfaat baru.

• Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumberdaya yagn dikeluarkan, maka SI ini dikatakan tidak bernilai. Oleh karena itu sebelum SI dikembang-kan perlu dihitung kelayakan ekonominya.

• Tidak semua dapat diukur dengan uang, misal:peningkatan pelayanan

3-33

• Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-kebutuhan proyek, sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya.

• Perkiraan lain terjadinya pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum teruji dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik.

4-33

• Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-

aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan

proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran

yang disetujui. Manajer proyek harus

memastikan bahwa proyek didefinisikan

dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan

biaya yang akurat, memiliki biaya yang

realistis pada saat persetujuan dibuat.

5-33

4 (empat) aktivitas utama dalam

manajemen biaya proyek1.Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber

daya (manusia, perlengkapan, atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan aktivitas proyek.

2.Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

3.Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.

4.Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-perubahan pada anggaran proyek.

6-33

Komponen Biaya

• Diperlukan dua komponen, yaitu :

– Komponen biaya

– Komponen efektifitas

• Komponen Biaya dapat diklasifikasikan :

– Biaya pengadaan

– Biaya persiapan operasi

– Biaya proyek

– Biaya operasi dan perawatan

7-33

Biaya Pengadaan

Semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras.

1. Biaya konsultasi pengadaan keras (H/W)

2. Biaya pembelian atau sewa beli H/W

3. Biaya instalasi perangkat keras

4. Biaya ruangan utk perangkat keras

5. Biaya modal untuk pengadaan H/W

6. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan perangkat keras.

8-33

Biaya Persiapan OperasiBerhubungan dengan semua biaya untuk mem-buat sistem siap untuk dioperasikan.

Biaya persiapan awal terdiri dari:

1. Biaya pembelian perangkat lunak

2. Biaya instalasi peralatan komounikasi

3. Biaya persiapan personil

4. Biaya reorganisasi

5. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan

dalam kegiatan persiapan operasi

9-33

Biaya Proyek

Berhubungan dengan biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya.

Biaya proyek terdiri dari:

1. Biaya dalam tahap analisis sistem

a. biaya untuk mengumpulkan data

b. biaya dokumentasi (kertas, fotocopy dll)

c. biaya rapat

d. biaya staff analis

e. biaya manajemen yg berhubungan dg tahap

analis sistem.

10-33

Biaya proyek……...

2. Biaya dalam tahap disain sistem.

a. biaya dokumentasi

b. biaya rapat

c. biaya staff analis

d. biaya staff pemrogram (programmer)

e. biaya pembelian perangkat lunak aplikasi

f. biaya manajemen yang berhubungan

dengan tahap disain sistem.

11-33

Biaya proyek……...

3. Biaya dalam tahap penerapan sistem

a. biaya pembuatan formulir baru

b. biaya konversi data

c. biaya latihan personil

d. biaya manajemen yang berhubungan dengan

tahap penerapan sistem

Catatan:bila sistem dikembangkan oleh konsultan di luar perusahaan, maka akan terjadi tambahan biaya pengembangan yg lain, yaitu biaya utk konsultan.

12-33

Biaya Operasi dan Perawatan

• Biaya operasi (on going cost) adalah biaya-

biaya yang dikeluarkan utk mengoperasikan

sistem supaya sistem dapat beroperasi.

• Biaya perawatan (maintenance cost) adalah

biaya yang dikeluarkan untuk merawat

sistem dalam masa operasinya.

13-33

Yang termasuk biaya operasi &

perawatan adalah:

1. Biaya personil (operator, adm, pustakawan data,

pengawas data)

2. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi,

keamanan, suplies)

3. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service)

4. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi

program, penambahan modul )

14-33

biaya operasi & perawatan

(lanjutan…)

5. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.

6. Biaya manajemen yg terlibat dalam operasi

7. Biaya kontrak utk konsultan selama operasi

8. Biaya depresiasi (penyusutan)

15-33

Komponen Manfaat

Manfaat yang didapat dari sistem informasi

dapat diklasifikasikan sbb:

1. Manfaat mengurangi biaya

2. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan

3. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas

4. Manfaat meningkatkan perencanaan dan

pengendalian manajemen.

16-33

Keuntungan

tangible & intangible

Manfaat dari sistem informasi dapat juga dikla

sifikasikan dalam bentuk keuntungan berujud

(tangible) dan keuntungan tidak berujud

(intangible).

Keuntungan berujud merupakan keuntungan

yang berupa penghematan-penghematan atau

peningkatan-peningkatan didalam perusahaan

yang dapat diukur secara kuantitas dalam

bentuk satuan nilai uang.

17-33

Keuntungan tangible

Keuntungan berujud diantaranya adalah

1. Pengurangan-pengurangan biaya operasi

2. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses

3. Pengurangan biaya telekomunikasi

4. Peningkatan penjualan

5. Pengurangan biaya persediaan

6. Pengurangan kredit tak tertagih

18-33

Keuntungan intangible

Keuntungan tak berujud adalah keuntungan-

keuntungan yang sulit atau tidak mungkin

diukur dalam bentuk satuan nilai uang.

Keuntungan tak berujud diantaranya:

1. Peningkatan pelayanan pada pelanggan

2. Peningkatan kepuasan kerja personil

3. Peningkatan pengambilan keputusan

manajemen yang lebih baik

19-33

Perhitungan keuntungan

intangible

Karena keuntungan tak berujud sulit diukur

dalam satuan nilai uang maka pengukurannya

dilakukan denga taksiran.

Sebagai contoh: berapa pengaruh pelayanan

kurang baik terhadap nilai penjualan?

20-33

METODE ANALISIS BIAYA /

MANFAAT

• Analisis biaya / manfaat dapat dilakukan

untuk apakah proyek sistem informasi ini

layak atau tidak.

• Terdapat dua aliran kas, yaitu:

– kas keluar (cash outflow)

– kas masuk (cash inflow)

21-33

Metode analisis biaya / manfaat

1. Metode periode pengembalian (payback period)

2. Metode pengembalian investasi (return on

investment)

3. Metode nilai sekarang bersih (net present value)

4. Metode tingkat pengembalian internal (internal

rate of return)

22-33

Metode periode pengembalian

(payback period)

Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar

lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan

aliran-aliran kas masuk.

Contoh:

suatu proyek sistem informasi senilai

Rp15.000.000 proceed tiap tahun adalah sama,

yaitu sebesar Rp.4.000.000. Maka periode

pengembalian (payback period) adalah?

23-33

Perhitungan payback period

• Periode pengembalian investasi ini:

Rp. 15.000.000

Rp. 4.000.000

• berarti proyek investasi sistem informasi

akan tertutup dala waktu 3 tahun

= 3 3/4 tahun

24-33

Metode pengembalian investasi

( return on investment )

Digunakan untuk mengukur prosentase

manfaat yang dihasilkan oleh proyek

dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.

Total manfaat - total biaya

ROI = ----------------------------------

total biaya

25-33

Contoh perhitungan ROI

• Total manfaat senilai Rp. 394.500.000

• Total biaya senilai Rp. 231.550.000

394.500.000 - 231.550.000

231.550.000ROI = ----------------------------------- x 100%

Suatu proyek investasi yang mempunyai ROI lebih besar

dari 0 adalah proyek yang dapat diterima.

Karena proyek ini akan memberikan keuntungan

sebesar 70,373 % dari biaya investasinya

= 70,373%

26-33

Metode Nilai Sekarang Bersih

( Net present Value / NPV )

Metode ini memperhatikan nilai waktu dan

uang (time value of money).

Nilai satu rupiah sekarang lebih berharga

dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari

NPV = - nilai proyek + ------------- + ----------- + … ------------

Proceed 1 proceed 2 proceed n

(1+i)1

(1+i)2

(1+i)n

NPV = net present value

I = tingkat bunga diskonto diperhitungkan

n = umur proyek investasi

27-33

Contoh

• Seorang karyawan meminjam uang di bank

sejumlah Rp 1 jt dengan bunga 12% per

tahun dan akan dikembalikan sekali dalam 5

tahun mendatang.

• (a) Berapa jumlah yg haru dikembalikan

• (b) gambarkan aliran kasnya

28-33

Faktor Nilai sekarang dari

Pembayaran tunggal

(mencari P bila diketahui F)

• P = F (P/F, i%, n)

• P = nilai sekarang

• F = nilai pada waktu mendatang

• i = tingkat suku bunga

• n = lamanya waktu

29-33

contoh

Hitung berapa banyaknya uang yang

harus didepositokan saat ini agar 5

tahun lagi bisa menjadi Rp 10 jt,

bila diketahui tingkat suku bunga

yg berlaku adalah 18%

30-33

Tingkat pemajemukan deret seragam

(mencari F bila diketahui A)

• Contoh:

Bila seseorang menabung Rp 100.000 /bulan

selama 25 bulan dengan bunga 1% per

bulan.

Berapa yang akan dimiliki tahun akhir bulan

ke 25?

31-33

• Seorang pengembang sistem informasi, menawarkan sistem kepada perusahaan dan mengatakan bahwa SI yang ditawarkan ini bisa meningkatkan efisiensi sebesar 20% lebih tinggi dari sistem yang lama. Sistem tersebut ditawar oleh perusahaan dengan 2 alternatif pembayaran yaitu dibayar total sekarang seharga Rp 50 juta atau dibayar setiap tahun sebesar Rp 10 juta dalam 7 tahun pertama dan sisanya sebesar Rp 3 juta dalam 8 tahun berikutnya.

• Cara pembayaran mana yang harus dipilih bila ia menganalisa dengan tingkat suku bunga sebesar 15%.

32-33

Tugas :

• Nim ganjil: Buatlah usulan anggaran proyek pengembangan sistem informasi layanan kesehatan dengan network Puskesmas

• Nim genap: Buatlah usulan anggaran proyek pengembangan sistem informasi Sistem informasi manajemen pengelolaan TKI dan penanganan darurat berbasis SMS

33-33

Sampai disini dulu

TERIMA KASIH

please be happy forever