การใช้โปรแกรม EndNote V - Chiang Mai...

การใชโปรแกรม EndNote ในการจดทำา Reference Database การ

อางอง และการจดรายการเอกสารอางองในรายงานการวจย

เอกสารประกอบการอบรมโครงการอบรมโปรแกรม Endnote

โดยคณะกรรมการสงเสรมงานวจย

โรงพยาบาลำาปาง

การใชโปรแกรม EndNote V.9ในการจดทำา Reference Database การอางอง และการจดรายการเอกสารอางองในรายงานการวจย

EndNote เปนโปรแกรมทใชสบคนขอมลบนฐานขอมลอางองแบบออนไลน และสามารถดงขอมลทเปนผลการสบคนมาจดทำาเปนฐานขอมลอางองสำาหรบผใชงาน การสบคนฐานขอมลอางองแบบออนไลนสามารถดำาเนนการผานตวโปรแกรม EndNote หรอใชวธ ถายโอนขอมลมาลงใน EndNote กได ผใชสามารถนำาฐานขอมลอางองทจดทำาขนนนมาทำาการบนทกแหลงอางองเพมเตมเองในภายหลงไดอกดวย โดยแหลงอางองนนอาจมาจากหนงสอ เอกสารตางๆ แผนภม รปภาพ ฯลฯ จากฐานขอมลทสรางขนสามารถสบคนรายการอางอง และเมอใชงานควบคกบโปรแกรม Word Processor ตางๆ (เชน Microsoft Word, Word Perfect) ในการจดทำารายงาน ผใชสามารถเลอกรายการอางองจากฐานขอมลทสรางใน EndNote ไปอางองและเขยนเปนรายการเอกสารอางองไดทนท โดยทตวโปรแกรม EndNote จะทำาหนาทในการจดการเขยนตามรปแบบมาตรฐานทผใชเลอกไว โดยอตโนมต นอกจากนผใชงาน EndNote ยงสามารถ update โ ป ร แ ก ร ม ร า ย ก า ร Online database แ ล ะ Document Template ต า ง ๆ ไ ด ผ า น เ ว บ ไ ซ ต www.endnote.com

2

3

การตดตงโปรแกรม EndNoteความตองการของระบบ

- ระบบปฎบตการ Windows 2000 หรอ Windows XP- ไมโครคอมพวเตอร CPU Pentium ความเรวข นตำา 450

MHz หนวยความจำา (RAM) ไมนอยกวา 256 MB ฮารดดสกมพ นท เหล อไมน อยกว า 180 MB และหากต องการใช EndNote ในการสบคนฐานขอมลออนไลน ไมโครคอมพวเตอรดงกลาวจะตองมการเชอมตอเพอใชอนเตอรเนตได

- โ ป ร แ ก ร ม Microsoft Word 2000, XP(2002) ห ร อ 2003

การตดตงโปรแกรม EndNote จากแผน CD 1. ใสแผน CD โปรแกรม EndNote2. เลอก Start -> Run -> กด Browse เลอกไดรฟ CD3. เล อกไฟล Setup (กรณเป นแผนโปรแกรม EndNote

version จรง) หรอ เลอกไฟล ENDemo (กรณเปนแผนโปรแกรม EndNote รนทดลองใชงาน) แลวกด Open โปรแกรมจะเรมทำาการตดตง EndNote เพอใชงาน

*** การตดตง EndNote จะตองทำาการตดตงภายหลงจากการตดตงโปรแกรม Microsoft Word ไปแลว ***

การใชงานโปรแกรม EndNoteI. เรมตนใชงาน

ก า ร เ ป ด โ ป ร แ ก ร ม EndNote เพ อใชงาน ให เ ล อ ก Start -> Program -> EndNote

4

-> EndNote Program ดงรป

5

โปรแกรมจะแสดง Dialog เร มตนสำาหรบการใชงานดงรป ซงประกอบดวยตวเลอก

Create a new EndNote library : เป นการเล อกเพ อสรางฐานขอมลอางองใหม (New library)

See what’s new in EndNote 9 : เปนรายการเลอกเพอแสดงรายการทำางานใหมๆ ทเพมเตมขนมาใน version 9

Open an existing EndNote library : เปนรายการเลอกเปดฐานขอมลอางองเดมทสรางไวแลวในระบบ

II. การสราง EndNote libraryEndNote library เป นฐานขอม ลท ผ ใช ท ำาการรวบรวม

reference จากแหลงตางๆ ทงทเป น Online database หรอเปนหนงสอ เอกสาร ฯลฯ ททำาการบนทกเพมเตมเอง ผใชสามารถสราง EndNote library และทำาการบนทกไวในสอบนทกขอมลชนดใดกได ทมความจเพยงพอจะบนทกขอมลใน library ไดทงหมด และทำาไดมากกวา 1 library เพอทำาการเกบ reference database แยกตามความตองการ โดยสามารถเรยกมาใชงาน บนทกเพมเตม หรอปรบปรงไดตลอดเวลา และจะใชงาน EndNote library ควบคไปกบการเปดใชงาน Microsoft Word เพอจดทำารายการอางองขนตอนการสราง New library จาก dialog เรมตน

ใหเลอก Create a new EndNote

6

library แ ล ว ก ด OK

เ ล อ ก ส อ บ น ท ก ท ตองการ

ใส ช อ ไฟล library ทตองการสราง

กดปม save

7

โปรแกรมจะทำาการสราง library และ โฟลเดอรส ำาหรบเกบขอมล library ดงกลาว และจะแสดงจอภาพดงรป

เรมตนบนทกขอมล reference ตางๆ ใน library ใชงาน 1. การนำาขอมลเขาจาก Online database

เลอกเมน Tools เลอกรายการ Connect -> Connect… จอภาพจะแสดง

Dialog การเชอมตอ Online database

เล อก Website ท ให บร ก าร Online database ท ตองการ (ในทนจะใช PubMed (NLM)

8

Library Window แสดง library ปจจบนทเปดใช

กด Connect เพอทำาการเชอมตอ

9

จอภาพจะแสดงหนาตางการเชอมตอเขา Website ทใหบรการขอมลและแสดง Dialog การเชอมตอ ดงรป

ใ ส Keyword ท ต อ ง ก า รสบคนในชองใสคำาคน

ก ด ป ม Search เ พ อ ท ำา ก า รสบคน

เ ม อ ท ำา ก า ร ส บ ค นเรยบรอยแลวหากพบวามขอม ล จะแสดง Dialog เพ อ ให ผ ใ ช ยนยนการโอนขอมล ดงรป

กด OK เพอทำาการโอนขอมล โปรแกรม EndNote จะทำาการดงข อม ลตามจ ำานวนท แจ ง ไว ใน Dialog Confirm Remote Search มาไว ในหน าต างแสดงขอม ลท โอนจาก Website ททำาการสบคนเพอใหผใชทำาการเลอก Copy ไวยง library ใชงานดงรป

10

การเลอกรายการทจะ copy - ใหผใชเลอนเมาสไปยงรายการทตองการแลว click เมาสเพอ

เลอก - สามารถเลอกรายการไดมากกวาหนงรายการ โดยกดแปน Ctrl

ในขณะท click เมาสเพอเลอก - หากต องการ เล อกรายการท งหมดใหกดป ม Copy All

Reference To

11

จากหนาต างแสดงรายการด งกล าว หากใชเมาสเล อก Show Preview (มมลางขวาของหนาตาง) จะสามารถแสดงรายการ reference และรายละเอยด reference ปจจบนทเลอกไวได ดงรป

ทำาการเลอกรายการทตองการ copy (ในทนเล อกท งหมด) จากนนกดปม copy…….. (ดานขวาบนของหนาตาง) จะปรากฎเมนให เลอกทำาการ copy ใหเลอกตำาแหนง library ทตองการ copy ขอมลไปเกบไวตามตองการ (ใ น ท น จ ะ ใ ช library ท เ ป ด อ ย ใ ห เ ล อ ก Example1.enl)

โปรแกรมจะทำาการ copy ขอมลทงหมดทเลอกลงใน library ท ตองการและจะแสดงขอมล ดงรป

12

*** ภายหลงจากทโอนขอมลมาไวใน library แลวขอแนะนำาใหทำาการปดหนาตาง Connection และหนาตางแสดงขอมลทโอนจาก Website ททำาการสบคน เพอความสะดวกในการใชงาน library ตอไป

13

2. การบนทกขอมลเองผใชสามารถสรางขอมลใหมเพอบนทกลงใน library ไดโดย

จ า ก ห น า ต า ง library ท เ ป ด อ ย ป จ จ บ น เ ล อ ก เ ม น References -> New Reference (หรอกดแปน Ctrl + N) จอภาพจะแสดงหนาตาง New Reference ดงรป

เลอก Reference Type: ตามชนดของเอกสารทจะบนทก (ในทนใหเลอก Book)

ท ำาการบนท กขอม ลจากเอกสารทเลอกมา โปรแกรม EndNote จ ะ ม ช อ ง ใ ห บ น ท กขอมลตามชนดของ reference ทระบในคร งแรก (สามารถเปลยนแปลงไดขณะทำาการบนทก)

ส ำา ห ร บ ใ น ช อ ง (Field) ใดทตองการใสมากกวา 1 บรรทด เ ช น ช อ ผ แ ต ง ม

14

มากกวา 1 คน ใหใช วธขนบรรทดใหมโดยกด Enter แลวใสช อเพม

หากตองการไปชอง (Field) ถ ดไปใหกดแ ป น Tab (ห ร อ ใ ช เมาส click เลอกชองทตองการกได)

เ ม อ ท ำา ก า ร ก ร อ กขอมลเรยบรอยแลวใ ห ก ด Ctrl + W เพอบนทก

15

3. การแกไขขอมล ผใชสามารถทำาการแกไข

ขอมล reference รายการตางๆ ไดโดยเลอกรายการทตองการแกไข แลวเลอกเมน References -> Edit Reference (หรอกดปม Ctrl + E)

โปรแกรมจะแสดงหนาตาง Edit Reference ทเลอกมาใหผใชแกไข ดงรป

เม อท ำาการแก ไ ขข อม ลเรยบรอยแลว ใหกด Ctrl + W เพอทำาการบนทก

4. การลบขอมลผใชสามารถทำาการลบรายการทไมตองการใน Library ปจจบน

ไดโดยเลอกรายการทไมตองการ แลวเลอกเมน References -> Delete Reference (หรอกดปม Ctrl + D) จอภาพจะแสดง Dialog ใหยนยนการลบดงรป

16

หากเลอก OK โปรแกรมจะทำาการลบรายการดงกลาว

17

5. การบนทกขอมลรปภาพ หรอ Object ใน referenceนอกเหนอจากการบนทกขอมลรายละเอยดตางๆ ของหนงสอ

หรอเอกสารทใชในการอางองแลว ผใชสามารถนำาไฟลรปภาพ หรอไฟลขอมลทเปน Word, Excel หรอ PowerPoint เกบไวรวมกบขอมลเอกสารทบนทกไดดวย

การบนทกไฟลรปภาพ ขณะทำาการบนทกขอมล ใหเลอนไป

ยงฟลด Image Click ปมเมาสดานขวา จะปรากฏ

เมนดงรป เลอก Insert Picture… จอภาพจะแสดง Dialog ใหทำาการ

เลอกไฟลรปภาพทตองการ ดงรป (ในทนเลอกไฟล ex_pict)

การบนทกไฟลขอมล ขณะทำาการบนทกขอมล ใหเลอนไป

ยงฟลด Caption Click ปมเมาสด านขวา จะปรากฏ

เมนดงรป เลอก Insert Object…

18

จอภาพจะแสดง Dialog ดงรป

กดปม Choose File… แลวท ำาการเล อกไฟลท ตองการเชนเดยวกนกบการบนทกรปภาพ

19

III. การจบการทำางาน EndNoteเมอตองการยตการทำางาน EndNote ใหเลอก File -> Exit

ดงรปโปรแกรม EndNote จะทำาการบนทก

library ทเปดอย และทำาการปด library โดยอตโนมตกอนปดการทำางานโปรแกรม

IV. การเปดไฟล library เพอใชงาน เ ป ด โ ป ร แ ก ร ม

EndNote จ า ก Dialog เ ร ม ต น

เ ล อ ก Open an existing EndNote library:

กดปม Browse… แลวเ ล อ ก ไ ฟ ล library ท ตองการเปด

Note : ห า ก ไ ม ใ ช Dialog เ ร ม ต น ผ ใ ช ส า ม า ร ถ เ ป ด library ไดเองโดยเลอกเมน File -> Open -> Open Library…ดงร ป นอกจากน EndNote อ น ญ า ต ใ ห ผ ใ ช

20

ส า ม า ร ถ เ ป ด ไ ฟ ล Library พรอมกนไดมากกวา 1 ไฟล

21

V. การใช EndNote รวมกบ Microsoft Word ในการอางองเอกสาร (Cite while you write)

สำาหรบไมโครคอมพวเตอรท ต ดตงโปรแกรม Microsoft Word ภายหลงทตดตง EndNote แลวในโปรแกรม Microsoft Word จะปรากฏ Toolbar สำาหรบใชงาน EndNote ดงแสดง

และจะมเมนคำาสงการใชงาน EndNote เพมเตมขนมาในโปรแกรม Microsoft Word ดงรป

ซงจาก Toolbar หรอเมนดงกลาว ผใชสามารถเรยกใชงาน EndNote ผานโปรแกรม Microsoft Word ไดทนท แตเนองจากส ำาหรบ Microsoft Word ฉบบภาษาไทย อาจมการปรบแกไขโปรแกรมหลกทำาใหไมสามารถเรยกใช EndNote ไดโดยตรงจากโปรแกรม Word ดงนนในการใชงาน EndNote ควบคกบการใชโปรแกรม Word จงมขอแนะนำาดงน

เปดโปรแกรม Microsoft Word และเปดเอกสารทใชงาน เปดโปรแกรม EndNote

22

ในทน ใหทดลองเปดไฟล Word ตวอยาง “ex_citation” และไฟล library ตวอยาง “Example1”

23

Cite While You Write จากหนาตางโปรแกรม Word ใหเลอนเคอเซอรไปยงตำาแหนงท

ตองการอางอง ดงรป

กลบไปยงโปรแกรม EndNote (โดยไมต องปดโปรแกรม Word) เลอกรายการ reference ทตองการ แลวกดปมดงร ป (หรอ เล อกเมน Tools -> Cite While You Write [CWYW] -> Insert Selected Citation(s) หรอกด Alt + 2)

EndNote จ ะ น ำาข อ ม ล จ า ก reference ทเลอกมาเขยนในเอกสาร Word ต า มตำาแหนงทเคอรเซอรอย ดงรป

และจะทำาการเขยนรายการเอกสารอางองไวท ด านทายของเอกสารใน Word ดงรป

24

25

การเลอกรปแบบการอางองเอกสาร (Bibliographic Style) ผใชสามารถเลอกรปแบบการอางองเอกสาร (Bibliographic

Style) ไดโดย จากโปรแกรม EndNote เลอกเมน Tools -> Cite While

You Write [CWYW] -> Format Bibliography… หรอกด Alt + 3

จ อ ภ า พ จ ะ แ ส ด ง Dialog EndNote Format Bibliography ใหผใชเลอกไฟล Word ทใช และใหผใชทำาการเลอกรปแบบการอางองเอกสาร โดยกดปม Browse… ดงรป

1) เล อกไฟล Word ท ใช

2) เ ล อ ก ร ป แ บ บ ก า รอางองเอกสาร

3) เลอกรปแบบการอางองเอกสารทตองการ

4) กด OK

26

5) เลอก Layout เพอก ำาหนดแบบ และขนาดของตวอกษรทใชงานใน Word

6) กด OK รปแบบการอางองเอกสารใน Word จะเปลยนแปลงโดยอตโนมต

27

ตวอยางเอกสารใน Word ภายหลงการเปลยนแปลงรปแบบการ อางอง

การแกไขรปแบบ Citation

เล อกเมน Edit -> Output Styles -> Edit “APA 5th” (หรอรปแบบการอางองอนๆทเลอกไว)

จอภาพจะแสดง Dialog ให ทำาการแกไขรปแบบ

28

Free DatabasesDescription Information

Provider/Category

PubMed (MEDLINE and pre-MEDLINE references from the National Library of Medicine)

NLM

Most university library catalogs

Library Catalogs

Books at the Library of Congress

Library of Congress

Keyboard CommandsKey Command FunctionCtrl + N Creates a new referenceCtrl + D Delete referenceCtrl + E Edit referenceCtrl + F Search referenceCtrl + W Save current referenceAlt + 1 Return to wordAlt + 2 Insert selected citation(s)Alt + 3 Format bibliographyAlt + 1 Return to wordAlt + 1 Return to word

29