ห น้ า | 1

เอกสารประกอบการบรรยาย

การใช้งานโปรแกรม Microsoft Access 2007 เบืองต้น

รู้จกักบัฐานข้อมลู

ฐานขอ้มลูเป็นเครอืงมอืสาํหรบัการเกบ็รวบรวมและจดัระเบยีบขอ้มูล ฐานขอ้มูลสามารถเกบ็ขอ้มูลเกยีวกบับุคคล

ผลิตภณัฑ์ ใบสงัซือ หรอืสงิอืนใดกไ็ด ้ ฐานขอ้มูลจํานวนมากเรมิมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคําหรอืโปรแกรม

กระดาษคาํนวณ เมอืรายการมขีนาดใหญ่ขนึ ความซําซอ้นและความไมส่อดคลอ้งกนัของขอ้มูลจะเรมิปรากฏขนึ การดูขอ้มูล

ในฟอรม์รายการเรมิไมเ่ขา้ใจ และมขีอ้จํากดัในการคน้หาหรอืดงึเซตย่อยของขอ้มูลมาตรวจทาน เมอืปญัหาดงักล่าวเกดิขึน

แลว้ จงึเป็นการดทีจีะโอนถ่ายขอ้มลูไปยงัฐานขอ้มลูทสีรา้งขนึดว้ยระบบการจดัการฐานขอ้มลู

รู้จกักบัโปรแกรม

Microsoft Access เป็นชุดโปรแกรมทีถูกพฒันาขนึมาเพือใชส้ําหรบัการจดัการขอ้มูลทีมรีูปแบบเป็นตารางให้ถูก

แปลงและจดัเกบ็เอาไวเ้ป็นรปูแบบของตารางฐานขอ้มลูหรอืระบบฐานขอ้มลู ซงึงา่ยสาํหรบัผูท้ตีอ้งการจดัทําฐานขอ้มูลเพือใช้

ในการจดัเกบ็ขอ้มลูอย่างงา่ยและไมม่คีวามซบัซอ้นมาก โดยมจีุดเด่นคอื สามารถสรา้งแบบสอบถาม (Query), สรา้งหน้าจอ

สําหรบัโต้ตอบกบัผูใ้ช ้(Form), รายงานนําเสนอ (Report) หรือแมแ้ต่แผนภูมนํิาเสนอ (Charts) กส็ามารถสรา้งไดเ้ช่นกนั

นอกจากนียงัสามารถนําฐานขอ้มลูเหล่านีไปประยุกต์ใชก้บัโปรแกรมทพีฒันามาจากแหล่งอนืๆไดด้ว้ย และจุดทสีาํคญัคอื

จดัระเบยีบและเรยีกดขูอ้มลูดว้ยวธิตี่างๆไดน้นัเอง

ฐานขอ้มลู Access จะเกบ็ตารางไวใ้นแฟ้ มขอ้มลูเดยีว พรอ้มกบัวตัถุอนืดว้ย เชน่ ฟอรม์ รายงาน แมโคร และโมดูล

โดยฐานขอ้มูลทีสรา้งในรูปแบบ Access 2007 จะมนีามสกุลเป็น .accdb และฐานขอ้มูลทีสรา้งในรูปแบบของ Access รุ่น

ก่อนหน้าจะมนีามสกุลแฟ้ มเป็น .mdb โดยสามารถใช ้ Access 2007สรา้งแฟ้ มขอ้มูลในรูปแบบแฟ้ มของรุ่นก่อนหน้าได้

(ตวัอย่างเชน่ Access 2000 และ Access 2002-2003)

การใช้งานโปรแกรม

1. ฐานข้อมลูและตารางข้อมลู

ตารางฐานขอ้มลูจะมลีกัษณะคลา้ยกบักระดาษคาํนวณ นนัคอืขอ้มลูจะถูกเกบ็ไวใ้นแถวและคอลมัน์ ดงันัน จึงเป็นเรอืง

คอ่นขา้งงา่ยในการนําเขา้ขอ้มลูจากกระดาษคาํนวณไปยงัตารางฐานขอ้มลู โดยขอ้แตกต่างทสีาํคญัระหวา่งการเกบ็ขอ้มูลของ

คณุในกระดาษคาํนวณและการเกบ็ในฐานขอ้มลูจะอยู่ทวีธิกีารจดัระเบยีบขอ้มลู

เมอืต้องการความยืดหยุ่นสําหรบัฐานขอ้มูลให้มากทีสุด ขอ้มูลต้องมีการจดัระเบยีบลงในตารางเพือไม่ให้เกดิความ

ซําซ้อน ตวัอย่างเช่น ถ้าคุณจะเกบ็ขอ้มูลเกยีวกบัพนักงาน ควรป้ อนขอ้มูลของพนักงานแต่ละคนเขา้ไปในตารางทีใชเ้กบ็

ขอ้มลูพนกังานเพยีงครงัเดยีว ขอ้มลูเกยีวกบัผลิตภณัฑ์จะเกบ็ในตารางของผลิตภณัฑ์ และขอ้มูลเกยีวกบัทีอยู่ของสาขาจะ

เกบ็ในตารางอนื กระบวนการนีเรยีกวา่ การทํา Normalization

แต่ละแถวในตารางจะถูกอา้งองิเป็นหนึงระเบยีน ระเบยีนคอืทีทีใชเ้กบ็ขอ้มูลแต่ละส่วน แต่ละระเบยีนจะประกอบดว้ย

เขตขอ้มูลอย่างน้อยหนึงเขตขอ้มูล เขตขอ้มูลจะสอดคล้องกบัคอลมัน์ในตาราง ตวัอย่างเช่น คุณอาจมตีารางหนึงทีชือ

"พนกังาน" ซงึแต่ละระเบยีน (แถว) จะมขีอ้มลูต่างๆ เกยีวกบัพนกังานหนึงคน และแต่ละเขตขอ้มลู (คอลมัน์) จะมชีนิดขอ้มูล

ทีต่างกนั เช่น ชอื นามสกุล ทีอยู่ และอืนๆ เขตขอ้มูลนันต้องไดร้บัการออกแบบให้มชีนิดขอ้มูลทีแน่นอน ไม่ว่าจะเป็น

ขอ้ความ วนัทหีรอืเวลา ตวัเลข หรอืชนิดขอ้มลูอนืๆ

ห น้ า | 2

1.1 การสรา้งฐานขอ้มลู

- ภาพ 1-

1. คลกิท ี“สรา้งฐานขอ้มลูเปล่า”

2. ตงัชอืฐานขอ้มลู

3. กรณี เลอืกทจีดัเกบ็ขอ้มลู

3.1 ตงัชอืฐานขอ้มลู

3.2 เลอืกประเภทการบนัทกึฐานขอ้มลู

3.3 กด “ตกลง” เพอืบนัทกึ

-ภาพ 2-

4. กด “สรา้ง” เพอืสรา้งฐานขอ้มลู

ห น้ า | 3

-ภาพ 3-

ระบบกจ็ะทําการสรา้งฐานขอ้มลูขนึมาให ้1 ฐานขอ้มลู ( ชอืฐานขอ้มลู.accdb ) พรอ้มดว้ยตารางขอ้มลูเปล่ามาให ้

ดว้ย( Table 1 ) (ภาพ 3)

1.2 การสรา้งตารางขอ้มลู

หลงัจากทไีดฐ้านขอ้มลูแลว้ ขนัตอนการสรา้งตารางสามารถทําไดโ้ดยใหเ้ลอืกท ีtab “สรา้ง” จากนนัเลอืกท ี

icon “ตาราง” (ภาพ 4) แลว้ จากนนั ระบบจะทําการสรา้งตารางขนึมาให ้1 ตารางซงึเป็นตารางเปล่าเชน่กนั(ภาพ 3)

-ภาพ 4-

1.3 การเพมิเขตขอ้มลู

หลงัจากทไีดต้ารางมาแลว้ ขนัตอนต่อมาคอืการสรา้งเขตขอ้มลู โดยทวัไปหลงัจากสรา้งตาราง ระบบจะทําการ

สรา้งเขตขอ้มลูมาใหอ้ยู่แลว้ 1 เขตขอ้มลู คอื เขตขอ้มลู “ID” ซงึสรา้งขนึมาเพอืใชอ้า้งองิระเบยีนขอ้มลูทีถูกบนัทึกไวใ้นแต่ละ

ระเบยีน เพอืไมใ่หข้อ้มลูทมีอียู่เกดิความซําซอ้นกนั ในกรณีทีมขีอ้มูลชุดเดยีวกนับรรจุอยู่ นอกจากนี ตวัมนัเองยงัทําหน้าที

เป็นคยี์หลกัเพอืใชส้าํหรบัการเชอืมขอ้มลูกนัระหวา่งแต่ละตารางอกีดว้ย โดยขนัตอนการเพมิเขตขอ้มลูสามารถทําไดด้งันี

ห น้ า | 4

-ภาพ 5-

ไปทแีผน่ตารางขอ้มลู แลว้คลกิขวาท ีtab ชอืตาราง จากนนัเลอืกทเีมนู “มมุมองออกแบบ” แลว้ระบบจะใหท้ํา

การตงัชอืตาราง(ภาพ 6) เมอืตงัเสรจ็แลว้กด “ตกลง” กจ็ะเขา้สูห่น้ามมุมองออกแบบของตารางนี (ภาพ 7)

-ภาพ 6-

ห น้ า | 5

-ภาพ 7-

ทหีน้าออกแบบจะประกอบดว้ย 4 สว่นหลกัๆ ไดแ้ก่

-ภาพ 8-

1. ชอืเขตขอ้มลู เป็นการสรา้งชอืไวส้ําหรบัอา้งถงึเขตขอ้มลูนนัๆ ขอ้แนะนํา ควรตงัใหเ้ป็นภาษาองักฤษและ

สอืความหมายใหเ้ขา้ใจไดช้ดัเจน

2. ชนิดของขอ้มลู เป็นการเลอืกชนิดของขอ้มลูทตีอ้งการเกบ็ โดยแต่ละชนิดมคีวามหมายดงันี

ประเภท ขนาด ความหมาย

Text สูงสุด 255 ตวัอกัษร ตวัอกัษร ตวัเลข หรอืเครอืงหมายต่างๆ

ทไีม่ไดใ้ชใ้นการคํานวณ

Memo สูงสุด 65,635 ตวัอกัษร ตวัหนงัสอื หรอืตวัเลขทเีป็นคําอธบิาย

หรอืบกัทกึทมีคีวามยาวมากๆ

Number 1 – 8 ไบท ์

ขอ้มูลตวัเลขทงัจํานวนเตม็ หรอืทศนิยม

ทตีอ้งใชใ้นการคํานวณ ดงันี

1. Byte : ตวัเลขจํานวนเตม็ 0-255

2. Integer : จํานวนเตม็ -32,768 ถงึ 32,768

3. Long integer : จํานวนเตม็ -2,147,483,648 ถงึ 2,147,483,647

4. Single : เกบ็ตวัเลขทศนิยม 7 ตําแหน่ง

5. Double : เกบ็ตวัเลขทศนิยม 15 ตําแหน่ง

6. Decimal : เกบ็ตวัเลขทศนิยม 28 ตําแหน่ง

Date/Time 8 ไบท ์ วนัทแีละเวลาซงึมรูีปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกําหนดแบบของการ

1 2 3

4

ห น้ า | 6

แสดงผลเองได ้

Currency 8 ไบท ์ เกบ็ขอ้มูลทเีป็นจํานวนเงนิ เพอืป้ องกนัเรอืงการปดัเศษทศนิยม

Auto Number 4 Byte กําหนดตวัเลขทีเรยีงลําดบัต่อเนืองกนัโดยอตัโนมตั ิโดยโปรแกรม

Yes/No 1 บทิ เกบ็ขอ้มูลในรูปทเีป็นได ้2 อยา่ง

เช่น จรงิ/เทจ็ ชาย/หญงิ ถูก/ผดิ

OLE Object 1 GB เกบ็ขอ้มูลทถูีกสรา้งโดยโปรแกรมอนื เช่น รูปภาพ เป็นตน้

Hyperlink สูงสุด 2,048 ตวัอกัษร จุด Link ต่างๆ

Lookup Wizard 4 ไบท ์ ขอ้มูลทเีลอืกจากตารางอนืๆ ทสีมัพนัธก์นั

Attachment

เกบ็ขอ้มูลทเีป็นรูปภาพ

3. คาํอธบิายเขตขอ้มลู ใชส้าํหรบัอธบิายความหมายของแต่ละเขตขอ้มลู

4. คณุสมบตัเิขตขอ้มลู จะเป็นสว่นของการกาํหนดคณุสมบตัเิพมิเติมใหก้บัแต่ละเขตขอ้มลูนนั โดยมี

รายละเอยีดดงันี

ขนาดเขตขอ้มลู ขนาดของ ตามชนิดทเีลอืกไวใ้น ชนิดขอ้มลู

รปูแบบ รปูแบบของขอ้มลูใน Field นนั ๆ

คาํอธบิาย รแูปแบบทใีชบ้งัคบัป้ อนขอ้มลู เชน่ กาํหนดใหป้้ อนไดเ้ฉพาะตวัเลขไดไ้มเ่กนิ 5ตวัเลข

ชอืแสดงแทน ป้ ายชอืทตีดิแทนชอื Field ทหีวัคอลมันืเมอืแสดงขอ้มลูแบบ Datasheet View

คา่เรมิตน้ การกําหนดคา่เรมิตน้

ขอ้ความตรวจสอบ แสดงกรอบขอ้ความเมอืขอ้มลูทป้ี อนเขา้ไปไม่เป็นไปตามเงอืนไงทกีาํหนดไวใ้น Validation Rule

จําเป็น กาํหนดวา่ตอ้งป้ อนขอ้มลูหรอืไม ่

อนุญาตใหเ้ป็นศนูย์ กาํหนดวา่สามารถป้ อนค่าวา่ง (Null Value) ไดห้รอืไม ่

1.4 การบนัทึกตารางขอ้มลู

1. คลกิท ีicon บนัทกึ

2. ตงัชอืตาราง

3. ตกลง เพอืบนัทกึ

-ภาพ 9-

ห น้ า | 7

2. ฟอรม์

ในบางครงัฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็น "หน้าจอสําหรบัป้ อนขอ้มูล" ซึงเป็นส่วนติดต่อทีคุณใชท้ํางานกบัขอ้มูลของคุณ

และฟอร์มมกัมปีุ ่ มคําสงัทีใชด้ําเนินการคําสงัไดห้ลากหลาย คุณสามารถสรา้งฐานขอ้มูลโดยไม่ต้องใชฟ้อร์มดว้ยการแกไ้ข

ขอ้มลูของคณุอย่างงา่ยๆ ในแผน่ขอ้มลูตาราง อย่างไรกต็าม ผูใ้ชฐ้านขอ้มูลส่วนใหญ่ต้องการทีจะใชฟ้อร์มเพือดู ป้ อนขอ้มูล

และแกไ้ขขอ้มลูในตารางมากกวา่

ฟอร์มจะให้รูปแบบทีง่ายต่อการใชส้ําหรบัทํางานกบัขอ้มูล และคุณสามารถเพิมองค์ประกอบการใชง้าน เช่น ปุ ่ ม

คําสงั ลงในฟอร์มไดด้ว้ย คุณอาจเขยีนโปรแกรมให้กบัปุ ่ มต่าง ๆเพือใชก้ําหนดว่าจะให้ขอ้มูลใดบา้งปรากฏบนฟอร์ม เปิด

ฟอร์มหรอืรายงานอืนๆ หรอืดําเนินงานอืนหลากหลายประเภท ตวัอย่างเช่น คุณอาจมฟีอร์มชอื "ฟอร์มลูกคา้" ทีคุณใช้

ทํางานกบัขอ้มลูลูกคา้ ฟอรม์ลูกคา้อาจมปีุม่ทใีชเ้ปิดฟอรม์ใบสงัซือทีคุณสามารถป้ อนรายการสงัซือใหม่สําหรบัลูกคา้รายนัน

ได ้

นอกจากนี ฟอรม์ยงัอนุญาตใหค้ณุสามารถควบคมุวธิทีผีูใ้ชร้ายอนืจะโตต้อบกบัขอ้มลูในฐานขอ้มลูดว้ย ตวัอย่างเช่น

คุณสามารถสรา้งฟอร์มทีแสดงเฉพาะบางเขตขอ้มูลและอนุญาตให้มกีารดําเนินการไดเ้พียงบางอย่างเท่านัน สงินีจะช่วย

ป้ องกนัขอ้มลูและทําใหแ้น่ใจไดว้า่ขอ้มลูจะถูกป้ อนอย่างถูกตอ้ง

2.1 การสรา้งฟอรม์เอง

1. เลอืกตารางทตีอ้งการสรา้ง

2. เลอืก สรา้ง

3. เลอืกท ีicon ฟอรม์

-ภาพ 10-

ห น้ า | 8

4. บนัทกึ ฟอรม์

-ภาพ 11-

2.2 การสรา้ง ฟอรม์ดว้ย wizard

-ภาพ 12-

ห น้ า | 9

1. เลอืก สรา้ง

2. เลอืก form wizard

3. เลอืกตารางทตีอ้งการ

4. เลอืกเขตขอ้มลูทตีอ้งการใหแ้สดงใน ฟอรม์

5. เลอืก ถดัไป

-ภาพ 13-

6. เลอืกรปูแบบการแสดงของเขตขอ้มลู

7. เลอืก ถดัไป

-ภาพ 14-

ห น้ า | 10

8. เลอืกรปูแบบของ ฟอรม์

9. เลอืก ถดัไป

-ภาพ 15-

10. ตงัชอืใหก้บั ฟอรม์

11. เลอืกท ีเสรจ็สนิ

-ภาพ 16-

ห น้ า | 11

3. รายงาน

รายงานเป็นสงิทคีณุใชเ้พอืสรปุและนําเสนอขอ้มลูในตาราง บอ่ยครงัทรีายงานจะตอบคําถามตามทีระบุไว ้เช่น "เรา

รบัเงนิจากลูกคา้แต่ละรายเป็นจํานวนเท่าไรในปีนี" หรอื "ลูกคา้ของเราอยู่ทีเมอืงใดบา้ง" แต่ละรายงานสามารถกําหนด

รปูแบบใหนํ้าเสนอขอ้มลูในรปูแบบทอี่านงา่ยทสีดุได ้

รายงานสามารถถูกเรยีกใช้เวลาใดกไ็ด ้ และจะแสดงขอ้มูลปจัจุบนัในฐานขอ้มูลเสมอ โดยทวัไปรายงานจะถูก

จดัรปูแบบใหส้ามารถพมิพ์ออกมาได ้แต่คณุกย็งัสามารถดรูายงานบนหน้าจอ สง่ออกไปยงัโปรแกรมอืน หรอืส่งเป็นขอ้ความ

อเีมล์ไดเ้ชน่กนั

3.1 การสรา้งรายงานเอง

-ภาพ 17-

โดยเลอืกท ีสรา้ง จากนนักเ็ลอืกท ีicon รายงาน จากนัน ระบบกจ็ะแสดงหน้ารายงานเปล่าขนึมา

-ภาพ 18-

หากตอ้งการบนัทกึรายงาน กเ็พยีงทําตามขนึตอนดงัภาพ 18 ซงึวธิกีารบนัทึกจะเหมอืนกบัการบนัทกึฟอรม์

นนัเอง

ห น้ า | 12

3.2 การสรา้งรายงานดว้ย wizard

-ภาพ 19-

1. เลอืกท ีสรา้ง

2. เลอืกท ีReport wizard

3. เลอืกตารางทตีอ้งการออกรายงาน

4. เลอืกเขตขอ้มลูทตีอ้งการใชง้าน

5. เลอืก ถดัไป

-ภาพ 20-

6. เลอืกการอา้งองิจากขอ้มลู

ห น้ า | 13

-ภาพ 21-

7. เลอืกการจดักลุ่มของขอ้มลูทจีะแสดง

8. คลกิปุม่ ถดัไป (Next)

-ภาพ 22-

9. เลอืกรปูแบบเคา้โครงและรปูแบบการวาง คลกิปุ ่ ม ถดัไป (Next)

-ภาพ 23-

ห น้ า | 14

10. เลอืกรปูแบบ คลิกปุม่ ถดัไป (Next)

-ภาพ 24-

11.ตงัชอืรายงาน

-ภาพ 25-