บทที่ 4 ผลการปฏิบัติงามตาม ...4.2.5 ใบแจ...

บทท 4 ผลการปฏบตงามตามโครงงาน

จากทคณะผจดท าไดปฏบตงานในสวนต าแหนงผชวยพนกงานจดท าเอกสารน าเขา-สงออก

ของกลมบรษท แสงไทย จ ากด ซงมหลายองคกรไดวาจางใหบรษทขนสงสนคาทางเรอ ในบรษทจงตองเตรยมเอกสารเพอขนถายสนคาทงขาเขาและขาออก โดยใชโปรแกรมประยกตชวยในการท างาน คณะผจดท าจงไดศกษาและรวบรวมเอกสารตางๆทเกยวของทางดานการขนสงทพบในการปฏบตงานเปนประจ ามาจดท าเปนคมอ โดยแบงเปน 6 สวน ไดแก

4.1 เอกสารการขนถายสนคาขาเขา 4.2 เอกสารการขนถายสนคาขาออก 4.3 ขนตอนการขนถายสนคา 4.4 สรปขนตอนการปฏบตงานส าหรบการขนสงทางเรอขาเขา 4.5 สรปขนตอนการปฏบตงานส าหรบการขนสงทางเรอขาออก 4.6 โปรแกรมประยกตทบรษทใชในปจจบน

4.1 เอกสารการขนถายสนคาขาเขา 4.1.1 ใบก าหนดแจงเรอเขา (Notice of Arrival) ดงตวอยางรปท 4.1

เมอเรอใกลจะถงทาแลว บรษทเรอหรอตวแทนเรอจะตองแจงใหลกคาทราบวาชอเรอและเวลาทเรอมาถง รายละเอยดของเอกสารมดงน

1. ชอลกคา 2. บรษทเรอ 3. ชอเรอ 4. เทยวเรอ 5. ชอทาเรอทขนสนคาลงเรอ 6. วนทถง 7. ตารางก าหนดเรอเขา 8. ชนดของสนคา จ านวน ค าอธบายชนดบรรจหบหอหรอสนคา น าหนก

รปท 4.1 ใบก าหนดแจงเรอเขา (Notice of Arrival)

4.1.2 ใบตราสงสนคาทางทะเล (Bill of Lading) ดงตวอยางรปท 4.2

ใบตราสงสนคาทางทะเลเปนเอกสารแสดงกรรมสทธในสนคา ในการขนสงสนคาลงเรอ ซงบรษทเรอหรอตวแทนเรอจะออกใหเมอแผนกปฏบตการทาเรอน าเอกสารใบรบสนคาลงเรอ (Mate’s Receipt) ตอบมาวาไดรบสนคาลงเรอเรยบรอยแลว

รายละเอยดในใบตราสงมดงน 1. ชอทอยผสง 2. ชอและทอยผรบใบตราสงสนคา 3. ชอและทอยผรบสนคา 4. เลขท B/L 5. สถานทตนทาง 6. สถานทปลายทาง 7. ชอเรอ 8. เทยวเรอ 9. รายละเอยดสนคา ไดแก ชอสนคา รหสสนคา น าหนกของสนคา จ านวนของสนคา

รปท 4.2 ใบตราสงสนคาทางทะเล (Bill of Lading)

4.1.3 แผนผงบรรทกสนคาในเรอ (Stowage Plan) ดงตวอยางรปท 4.3 แผนผงบรรทกสนคาในเรอเปนเอกสารบอกต าแหนงของสนคาของลกคาแตละราย แสดงรายละเอยด ดงน

1. ชอเรอ 2. เทยวเรอ 3. ชอสนคา 4. น าหนกของสนคา 5. ชอบรษทเจาของสนคา 6. ทาเรอปลายทาง 7. ลงลายมอชอกปตนเรอ

8. ลงลายมอชอผตรวจสอบ

รปท 4.3 แผนผงบรรทกสนคาในเรอ (Stowage Plan)

4.1.4 ใบค ารองขอน าเรอเขา (Berth Application) ดงตวอยางรปท 4.4 เปนเอกสารทออกโดยตวแทนบรษทเรอ ใชยนตอการทาเรอแหงประเทศไทยเพอแจงเรอเขา ทาทเรอจะเทยบ และบรษททเรอสงกดอย รายละเอยดในเอกสารมดงตอไปน

1. รหสเรอ 2. ชอเรอ 3. เจาของ/จดการโดย 4. จ านวนสนคาขนถาย 5. รายการสนคา 6. เรอเดนทางมาจากประเทศใด 7. ชอบรษทหรอตวแทนผขอ

รปท 4.4 ใบค ารองขอน าเรอเขา (Berth Application)

4.1.5 ใบบญชรายการสนคาในเรอ (Manifest) ดงตวอยางรปท 4.5

บรษทเรอหรอตวแทนจะบนทกรายละเอยดตางๆ เกยวกบสนคาทน าขนบรรทกบนเรอเพอใหตนหนเรอน าไปพรอมกบสนคา รายละเอยดในเอกสารมดงน

1. ชอบรษทตวแทน 2. ชอเรอ 3. รหสเรอ 4. สถานทตนทาง

5. สถานทปลายทาง 6. เทยวเรอ 7. วนทเรอมาถง 8. ชอสนคา 9. น าหนกสนคา

รปท 4.5 ใบบญชรายการสนคาในเรอ (Manifest)

4.1.6 ใบค ารองขอท าการขนถายสนคาขางล า ดงตวอยางรปท 4.6

เปนเอกสารทตวแทนบรษทจดท าขนเพอขอท าการขนถายสนคาขางล าจากนนจงน าไปยน ตอการทาเรอแหงประเทศไทย รายละเอยดในเอกสารมดงตอไปน

1. ชอและทอยบรษทจดท าเอกสาร 2. ชอเรอ, เทยวเรอ, รหสเรอ 3. วนทเรอจอดเทยบทา 4. วนทขนถายสนคาขางล า 5. สถานทตนทาง 6. ชอทาเรอ 7. ประเภทการขนถาย 8. ชอบรษทผน าเขา 9. ประเภท, จ านวน , น าหนกสนคา

รปท 4.6 ใบค ารองขอท าการขนถายสนคาขางล า

4. 2 เอกสารการขนถายสนคาขาออก

4.2.1 ใบจองระวางเรอ (Shipping Particular or Booking Note) ดงตวอยางรปท 4.7

เอกสารนเปนของบรษทเรอหรอตวแทน เพอใหผสงออกกรอกขอความตางๆ เพอท าการจองระวางเรอเปนการลวงหนากอนทจะน าสนคามาบรรทกลงเรอ รายละเอยดในเอกสารมดงน

1. ชอผสง 2. ชอผรบ 3. ชอเรอ 4. เทยวเรอ 5. ชอสนคา 6. ทาทจะไปสงสนคา 7. จ านวนสนคา 8. น าหนกของสนคา 9. วนทท าเอกสาร

รปท 4.7 ใบจองระวางเรอ (Shipping Particular or Booking Note)

4.2.2 ใบก ากบสนคาหรอบญชราคาสนคา (Commercial Invoice) ดงตวอยางรปท 4.8

บญชราคาสนคาหรอใบก ากบราคาสนคา เปนเอกสารทผสงออกสนคา (EXPORTER) จดขนเพอแสดงรายละเอยดเกยวกบสนคา เชน รายการจ านานสนคา น าหนก ราคาตอหนวย ราคารวม ประเภทของราคา ทจะท าการซอขายกน เครองหมายหบหอ ชอเรอทท าการขนสง ชอผซอ เปนตนรายละเอยดของใบก ากบสนคามดงน

1. ชอทอยผสงออก

2. ชอทอยผรบ

3. วนทเปดใบก ากบสนคาพรอมเลขทใบก ากบ

4. ชอเรอ, เทยวเรอ

5. ชอสนคา

6. ราคา, น าหนกสนคา

รปท 4.8 ใบก ากบสนคา (Commercial Invoice)

4.2.3 ใบสงใหน าสนคาบรรทกเรอ (Shipping Order : S/O) ดงตวอยางรปท 4.9

เอกสารนจะออกโดยบรษทหรอตวแทนเรอหลงจากทไดมการจองระวางเรอเรยบรอยแลว เพอสงการใหตนหนเรอรบสนคาขนบรรทกเรอตามรายการ รายละเอยดในเอกสารมดงน

1. วนทท าเอกสาร

2. ชอเรอ

3. เทยวเรอ

4. สถานทปลายทาง

5. สถานทตนทาง

6. รายละเอยดของสนคา

7. ชอบรษท เจาของสนคา

รปท 4.9 ใบสงใหน าสนคาบรรทกเรอ (Shipping Order )

4.2.4 ใบรบสนคาขนเรอ (Mate’s Receipt) ดงตวอยางรปท 4.10

ตนหนเรอจะออกเอกสารใหผ สงออกเพอเปนหลกฐานรบรองวาไดรบสนคา ขนเรอแลว รายละเอยดในเอกสารมดงน

1. วนทรบสนคา

2. ชอเรอ

3. เทยวเรอ

4. ทาเรอทรบสนคา

5. บรษทเจาของสนคา

6. ชอสนคา

7. น าหนกสนคา

รปท 4.10 ใบรบสนคาขนเรอ (Mate’s Receipt)

4.2.5 ใบแจงการเตรยมความพรอม (Notice of Readiness) ดงตวอยางรปท 4.11

เปนเอกสารทออกโดยกปตนเรอ เพอแจงใหทราบวาเรอพรอมขนถายสนคาและเรอมความพรอมทกดาน ใชในกรณของการเดนทางเชาเหมาล า รายละเอยดในเอกสารมดงน

1. ชอเรอ 2. ทาเรอตนทาง 3. วนทเรอมาถง 4. ชอทาเทยบ 5. เวลาในการท างาน 6. วนทเรมท างาน

รปท 4.11 ใบแจงการเตรยมความพรอม (Notice of Readiness)

4.3 ขนตอนการขนถายสนคา 4.3.1 ขาออก (Loading at Thailand)

1. พนกงานฝายการตลาดแจงเจาของสนคาทจะสงสนคา 2. ตวแทนบรษทเรอตดตอกบเจาของสนคาเพอตามสนคาโดยการแจงทางจดหมาย เพอแจงการมาถงของเรอ ( ดจากวนทท าสญญาในการรบสนคา ) ( โทรตาม,โทรถาม ) นายเรอแจงความเคลอนไหวของเรอหรอดในตารางเรอเขา-ออกกได

3. ใกลถงก าหนดตามกบเจาหนาทตรวจระวางเรอและสญญา ( ถาม ) นดวนน าสนคาเขาเทยบ - บรษททไดรบอ านาจในการตรวจระวางเรอและสนคา เชน บรษท SCG เปนตน - ขาว, แปง,น าตาล,แผนยปซม

4. เจาของสนคาแจงใบรบขนของลงบนเรอ ( ฉบบราง ) สงใหกบตวแทนเจาของเรอตรวจสอบกอนออกเอกสารฉบบจรง

5. หลงท าการบรรทกสนคาขนบนเรอเสรจเรยบรอย ทางตวแทนเจาของเรอจะออกเอกสารใบน าขนของขนเรอ( ฉบบจรง )ใหกบเจาของสนคาและน าส าเนาทงหมด สงใหฝายการตลาด การปลอยเอกสารจะปลอยเมอเสรจสนการรบขนของเทานน

6. ตวแทนเจาของเรอแจงตวเลขจ านวนทรบขนสนคาขนมาบนเรอจรงๆทฝาย บญชเพอออกใบเรยกเกบเงน

7. น าเอกสารทเกยวกบการรบบรรทกสนคา ใหกบฝายการตลาดเพอน าสงปลายทาง 4.3.2 ขาเขา (Discharge at Thailand)

1. พนกงานฝายการตลาดแจงรายละเอยดของสนคาทรบบรรทกมาใหกบตวแทนเจาของเรอทเมองทาปลายทางรบทราบ

2. หลงการรบขนสนคาเสรจสนทตนทาง เอกสารสนคาจะระบชอผรบสนคาทปลายทางเพอใหตวแทนเจาของเรอสอบถามกบทาทเรอจะเขาเทยบหรอแสดงตามใบรบขนของขนเรอ (ทางเจาของเรอจะใหเทยบเรอไดเพยงทาเดยวหรอทงสองเพยงครงเดยว)

3. หลงจากไดรบส าเนาใบรบขนของลงเรอแลวตวแทนเจาของเรอกจะตดตอผรบสนคาเพอแจงก าหนดการทจะมาถงเพอทผรบสนคาเตรยมเรอล าเลยงเพอใหไดท าการขนถายสนคาโดยไมเสยเวลา

4. กอนเรอจะถงเมองทาปลายทางจะตองเตรยมการดงน - ใบน าขนของลงเรอฉบบจรงหรอจดหมายยนยนจากทางธนาคารซงเปนเจาของสนคา

ตองไดเอกสารตวจรงเทานน โดยน ามาแสดงหรอสงมอบใหตวแทนเจาของเรอ - ทางลกคาปลายทางไดมการจายภาษอยางถกตองเรยบรอยแลว

- เมอไดรบแจงจากตวแทนเจาของเรอทางตวแทนผรบสนคาจะด าเนนการยนเอกสารกบเจาหนาทของหนวยงานราชการจนแลวเสรจแลวด าเนนการจดหาคนงานมาท างานเพอขนถายสนคาตอไป

5. เมอเรอถงคนงานและทาเรอตองพรอมทจะท างาน

รปท 4.12 แผนผงแสดงขนตอนการขนถายสนคา (ขาออก)

รปท 4.13 แผนผงแสดงขนตอนการขนถายสนคา (ขาเขา)

4.4 สรปขนตอนการปฏบตงานส าหรบการขนสงทางเรอขาเขา 1. ตวแทนเจาของเรอจะเขาตรวจสอบตารางการเดนเรอประจ าวน 2. การด าเนนการพธการขาเขาเรอจากตางประเทศเขามาท าการขน / ลงสนคาจะมเอกสารเรอประกอบดงตอไปน 2.1 ใบตราสงสนคาทางทะเล (Bill of Lading) 2.2 ใบบญชรายการสนคาในเรอ (Manifest) 2.3 แผนผงบรรทกสนคาในเรอ (Stowage plan) 3. น าแผนผงบรรทกสนคาในเรอมาท าสรปยอดสนคาของผรบสนคาวาตรงตามเอกสารใบตราสงสนคาทางทะเลหรอไม และตองตรวจสอบวาสนคาวางต าแหนงใด เพอน ามาประกอบ กอนจะน าเรอเขาเทยบทา หลงจากนนสงโทรสารแผนผงบรรทกสนคาในเรอไปใหททาเทยบเรอ 4. โทรแจงผรบสนคาหรอตวแทนผรบสนคาใหทราบก าหนดเรอเทยบทา วน, เวลาท าการขนถายสนคา และระบสถานทจดเกบสนคาหรอน าสนคาลงเรอลากจงและตดตอบรษทเรอลากจงเพอด าเนนการ 5. สงโทรสาร ส าเนาใบตราสงสนคาทางทะเล ใหตวแทนผรบสนคาและตดตอกบตวแทนผรบสนคาเพอมารบเอกสารใบตราสงสนคาทางทะเล ไปด าเนนการขนตอนการเสยภาษ

5.1 กรอกขอมลตามเอกสารใบตราสงสนคาทางทะเลลงไปในระบบใบขน Paperless ของกรมศลกากร

5.2 โทรแจงคนงานทรบขน/ถายสนคา 6. ด าเนนการท าหนงสอใบจองทาเรอ 7. ยนใบแจงขอน าเรอเขาเทยบทาทการทาเรอ 8. แจงน ารอง(บคคลทน าเรอเขารองน าเจาพระยาเทานน) ถาเรอจะเขาเชาวนรงขน 9. ระหวางทเรอท าการขนถายสนคา ตองตดตามเอกสารการออกสนคาของผรบสนคา ตองน ามาใหกอนสนคาเสรจ

4.5 สรปขนตอนการปฏบตงานส าหรบการขนสงทางเรอขาออก 1. ตรวจสอบเรอเขาจากตารางการเดนเรอประจ าวน ดวาสนคาขนถายเมอไหร ททาเทยบหมายเลขใด ใครเปนตวแทนเจาของสนคา (เจาของสนคาโดยตรง หรอ ผดแลจดสงสนคา)

1.1 พมพจดหมายใบก าหนดแจงเรอเขา (Notice of Arrival) กอนเรอเขาประมาณ 6-7วน (รายละเอยดดจากจดหมาย) 2. ขอใบจองระวางเรอ (Shipping Particular) จากเจาของสนคา 2.1 พมพตวอยางใบตราสงสนคาทางทะเล (Draft Bill of Lading) สงใหเจาของสนคา 3.พมพใบสงใหขนสนคาลงเรอ (Shipping Order) และใบรบสนคาขนเรอ (Mate’s Receipt) เปนส าเนาจ านวน 3 ชด รายละเอยดดจากเอกสารใบจองระวางเรอ 4.พมพใบบญชรายการสนคาในเรอ (Manifest) 5.พมพใบตราสงสนคาทางทะเล (Bill of Lading) จ านวน 3 ชด (1 ชด ม 3 ใบ) 5.1 ใบทหนงประทบตรา ORIGINAL 5.2 ใบทสองประทบตรา DUPLICATE 5.3 ใบทสามประทบตรา TRIPLICATE * การออกจ านวนชด สามารถออกไดตามทเจาของสนคารองขอ แตสดทายจ านวนสนคาตองตรงกบจ านวนสนคาทขนถายขนเรอ การปลอยใบตราสงสนคาทางทะเล จะท าการแลกเปลยนกบใบรบสนคาขนเรอ และใบตราสงสนคาทางทะเลจะตองตดอากรแสตมปทกฉบบตามกฎหมาย 6.แจงอบยาบางประเภทสนคาเมอเรอขนถายสนคาใกลเสรจกอน 3 วน 7.พมพใบแจงการเตรยมความพรอม (Notice of Readiness) ระหวางทเรอจอดรอกลางน าหรอททาเทยบ

4.6 โปรแกรมประยกตทบรษทใชในปจจบน

โปรแกรม EDI

โปรแกรม Manifest

โปรแกรม Purchasing

โปรแกรม HR Payroll

โปรแกรม Bunker Oil

โปรแกรม Spare Part

โปรแกรม Maintenance

โปรแกรม Certiticate

โปรแกรม ShipSchedule (Application)

โปรแกรม ShipSchedule (Web)