Projektiliiketoiminnan kannattavuus– miten toimit kannattavasti ja pidät riskit kurissa

1© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Helpompi elämäProjektiliiketoiminnan kannattavuus–

miten toimit kannattavasti ja pidät riskit kurissa?

2© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Kannattavuus projektiliiketoiminnassa• Yksittäinen projekti

–Tuotteiden ja palveluiden laatu–Laadukas projektinjohtaminen – oikeaan tarpeeseen!

–Muutosten hallinta–Maksimaalinen toistettavuus

• Projektisalkku (liiketoiminnan kokonaisuus)–Tuotteiden ja palveluiden laatu asiakastarpeeseen–Valitaan oikein ne taistelut ,jotka halutaan voittaa–Ohjataan toimintaa myyntiprosessista toteutukseen

–Liiketoiminnan (=projektisalkun) riskien hallinta

3© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektin tavoitteet:kustannustavoitteet/hyötytavoitteet

3

Aika Laajuus

Kustannus

Asiakkaan projektistasaama hyöty/arvo

Asiakkaan projektista

maksama hinta(asiakkaankustannus)

Toimitusprojektinasiakkaalta

saamat tuotot Lähde:Artto, Martinsuo,KujalaProjektiliiketoiminta, 2006

4© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektisalkunhallinnan tavoitteita: Asiakasprojektit

Salkun strategian mukaisuus

Salkun tasapaino Salkun

maksimaalinenarvo

Cooper R, Edgett S, Kleinscmidt E. Portfolio managementin new product development: Lessons from the leadersI. Research technology management 1997, Vol.40(5).

= Vastataan sellaisiin tarjouspyyntöihin, josta

saadaan paras kate (tai jotka mahdollistavat tuottoisan

toiminnan jatkossa)&

= Varmistaa, että sovitut asiakasprojektit toteutuvat

menestyksekkäästi

= Varmistaa, että kaikille suunnitteluille

asiakasprojekteille riittää resursseja

&= Varmistaa, ettei tarjota liian monia riskialttiita projekteja

= Varmistaa, että painotetaan strategianmukaisia asiakkaita

5© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Tyypillisiä lähestymistapoja parantaa onnistumista projekteissa ja projektinjohtamistaLähetetään yksittäisiä projektipäälliköitä koulutukseen

Tilataan projektipäälliköille yrityskohtainen valmennus

Laaditaan erilaisia projekti- tai laatuohjeita ja käsikirjoja (”näin johdat projektia”)

Kehitetään erilaisia dokumenttipohjia

Mitä muuta olette tehneet?

Kuka on käyttänyt ulkopuolista asiantuntijaa?

6© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet

Projekti-

kulttuuri

Projektijohta-misenmenetelmät,prosessit ja työkalut

Organisaationrakenteetja tuki projektienonnistumiselle

Projektijohtamisenkompetenssi

Johtamisprosessit tuotteeksiProjektisalkun hallinta

Uudet rakenteetUusi johtamisnäkökulma

Systemaattinen urapolku ProjektipäälliköilleMuiden roolien osaamisesta huolehtiminen

7© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Tutkimus projektitoiminnasta suomalaisissa organisaatioissa• Projektikulttuurin korkea kypsyystaso on yhteydessä projektin tuotos- ja hyötytavoitteiden saavuttamiseen

Lähde: Projektitoiminnan kypsyystaso Suomessa 2011 - Valtakunnallisen kyselytutkimusSuomen Projekti-Instituutti Oy, 2011

8© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Milloin projektitoimintaa ja projektikulttuuria tulee kehittää?• Tavoitteena kasvu -> Lukuisia kehitysprojekteja ja suurempia sekä vaativampia toimituksia

• Suuri osa resursseista työskentelee projekteissa -> johtamisnäkökulman muutos ja uusi osaamistarve

• Projektitoimituksiin liittyy suurempia riskejä

• Asiakkaat ostavat projektinjohtamista ja se on oleellinen osa asiakkaalle myytävää palvelua

9© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Konkreettisia hyötyjä:• Suorat kustannussäästöt tehokkaammalla toiminnalla

• Mahdollisuus suurempiin projektikokonaisuuksiin ja liikevaihdon kasvattamiseen (projektinjohtaminen kilpailueduksi)

• Välilliset asiakastyytyväisyyttä parantavat vaikutukset (parempi aikataulujen pito, onnistunut kommunikointi)

• Työtyytyväisyys (läpinäkyvyys ja resurssienhallinta)

10© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektikulttuurin kehittämisen ”business case”• Kokonaisinvestointi

–Kehitys- ja valmennuspalvelut 100 k€

–Oman henkilöstön työaika 350 htp 350 k€

• Säästöt 4,5 % 10 M€ liikevaihdolle

–Vuosituotto 450 k€> takaisinmaksuaika 1 v

11© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Benefits of Proper Project Planning• Rule of thumb for savings (labor hours) during project execution

– Simple project – save 3-5 hours for each hour of planning

– Short duration, complex project – save 5-7 hours for each hour of planning

– Medium duration, complex project – save 9-11 hours for each hour of planning

• 10-15 percent of time and budget should be spent on planning to give a solid foundation for future work

Source: Cleland and Ireland ”Project Managers Portable handbook”

12© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Kannattavuus projektiliiketoiminnassa• Yksittäinen projekti

–Laadukas projektinjohtaminen – oikeaan tarpeeseen!

–Maksimaalinen toistettavuus johtamisprosesseissa

• Projektisalkku (liiketoiminnan kokonaisuus)–Liiketoiminnan (=projektisalkun) riskien hallinta

13© Suomen Projekti-Instituutti Oy

ABC Projektiluokittelu

• Projektiluokittelu perustuu projektianalyysiin, joka tehdään jokaiselle projektille

• Analyysi tehdään ABC Projektiluokittelun mukaisesti. Luokitus on osa ABC Projektimallia

• Analyysi helpottaa haasteiden tunnistamisessa ja hahmottaa alustavasti riskitekijöitä

Analyysin tuloksena jokainen projekti

luokitellaan seuraavasti:A Monimutkainen tai merkittävä projekti

B Tyypillinen, ‘normaali’ projekti

C Yksinkertainen, ‘helppo’ projekti

Haasteet vaihtelevat projektista toiseen – siksi on tärkeää tunnistaa haasteet ja ymmärtää projektin kompleksisuus sekä määritellä tarvittava johtamisen taso

Tämän vuoksi projektiluokittelu tulee tehdä aina projektin alussa Luokittelemalla projektit vältämme myös tarpeetonta byrokratiaa kevyissä

projekteissa

14© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektin haastavuuden tunnistaminen varmistaa oikean johtamistasonSuomen Projekti-Instituutti Oy:n ABC Projektimalli ©™

Projektin sisällön tai prosessien ainutlaatuisuus ja monimutkaisuusAikatauluSidosryhmätUlkoiset tekijät ja muuttuva ympäristöProjektin osallistujatBudjettiProjektin strateginen merkitys ja taloudelliset hyödyt

Projektianalyysi Luokittelu Projektinjohtamistoimenpiteet

XXXLopetus- Loppuraportti

XXX

Toteutuksen ohjaus- Lyhyt edistymisraportti- Edistymisraportti

Suunnittelu-ABC luokittelu- Projektisuunnitelma, (päivitetty Projektikuvaus)- Viestintäsuunnitelma- Riskienhallintasuunnitelma-Sidosryhmien hallintasuunnitelma-Ohjaussuunnitelma ja ohjausryhmän ”check-list”

XXX

XXX

XXX

Valmistelu- Projektikuvaus- ABC luokittelu- Business Case

BA

XXXX

X(X)

C

XXXXXX

Projekti-kuvaus

15© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Erilaisten toimitusten määrä ja niiden riskit(esimerkki)

Tuotannon ohjaus

HeikkoOhjausProjekti-Salkun hallintapuuttuu

Tiukka ohjaus

Kohtuullinen voluumiEi toimitusriskejä

Suuri VoluumiKohtuulliset riskit

Pienehkö kokonaisvoluumiIsot riskit

A

B

C

B

C

?

Projektit

16© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Luokitus johtamiskompleksisuuden mukaan(esimerkki)

A

B

C

B

C

5

15

30

50

Toimitusten määrä tiettynä hetkenä

Standardilaitteen toimitus

Räätälöidyn laitteen tai järjestelmän toimitus sisältäen myös muita palveluita

Standardilaitteen toimitus ja muita palveluitatai standardilaitteesta hieman poikekkeava toimitus

Räätälöity kokonaistoimitus sisältäen useita osia ja muita palveluita

17© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektisalkun riskien tasapainottaminen

Projektien lukumäärä pro-jektiluokittaina

A Com-plexB MediumC Simple

Series1X C

18© Suomen Projekti-Instituutti Oy

”Projektinjohtamismalli”?

Esiselvitys Määrittely Suun-nittelu Toteutus Testaus Käyttöön

otto

P2 P7P6P5P4P3P1

Projektin lopetus

P7

Layout design

Engineering

Procurement

Installation

Commissioning

tai

19© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektimalli

Yhdenlainen toteutusmalli

EsiselvitysPlanningMyynti

prosessi

Engineering

Implementation

Commissioning

P1 P3

M3M2M1

P2P0

Projektin lopetus

P4

Toteutus

Specifications

Layout design

Engineering

Procurement

Installation

Commissioning

20© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Laatuohjeet ja projektimalli

Projektimallin kehittämisen keskeiset lisäarvot ovat:• Projektin kompleksisuusluokitus • Yhtenäiset päätöksentekopisteet ja sitoutumisen kontrolli

• Myynnin ja toteutuksen linkitys• Kokonaishallinta (projektisalkunhallinta)

• Laatuohjeet kuvaavat ja ohjaavat pääasiassa toteutusprosesseja ja antavat sen lisäksi tarkempia ohjeita projektinhallintaan, mutta eivät tyypillisesti tue esim. projektisalkunhallintaa

21© Suomen Projekti-Instituutti Oy

ABC Projektimallin™ ulottuvuus

Projektisalkun johtamisen taso• Strateginen suunnittelu ja seuranta kaikille projekteille• Päätöksentekoprosessi ja priorisointimenettely

Projektityön toteutuksen taso• Konkreettinen toteutustyö tehdään ja projektin lopputulos

saadaan aikaan

Projektinjohtamisen taso• Ohjaa yksittäisen projektin toteutusta• Projektinjohtamisen prosessit: asettaminen, suunnittelu,

toteutuksen ohjaus ja seuranta sekä lopetus

22© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Kannattavuus projektiliiketoiminnassa

• Projektisalkku (liiketoiminnan kokonaisuus)–Valitaan oikein ne taistelut ,jotka halutaan voittaa–Ohjataan toimintaa myyntiprosessista toteutukseen

23© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektin elinkaaren vaiheet, päätöksentekopisteet ja päädokumentit: ASIAKASPROJEKTIT

Projektityön toteutustaso

Myynti

Salkunhallinnan taso

Projektinjohtamisen taso

G0

G3 G4

Loppu-raportti

Edistymisraportit

Toteutuksen ohjaus LopetusProjektin suunnitteluValmistelu

Tarjous-pyyntö /

TarveTarve-

kartoitus Asiakastyytyväisyyden varmistaminen

Projekti-suunni-telma

G1

AlustavaProjekti-suunni-telma

G2

Tarjouksen valmistelu Neuvottelut

probin

g

provin

gclo

sing

G1

Onko strategian mukainen asiakas?

Onko meillä ratkaisua?

Tarjous Sopi-mus

Kannattaako lähteä tarjoamaan?Onko resursseja ylätasolla? PP:n (alustava)

nimeäminen = resursointi

Kuinka käytännössä toteutetaan?Aikataulu, resurssitRiskit?Asiakkaan prioriteetti

Sis. katselmointi

Asiakashyväksyyyleisesti

Asiakas hyväksyysellaisenaan

(no-go)Lupaallekirjoittaa

Tarkennettu

Projekti-suunni-telma

Myynti A projektin pp

B projektin pp

A projektin p.ryhmäC projektin pp

Projektin tuotos

MS MS MS

24© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektin omistaja• Projektitoimituksissa luonnollisin projektin omistaja tulee myynnistä (asiakkuuden hallinta)

• Myynti on mukana projektissa ensimmäisenä ja pyrkii toimimaan asiakkaan kanssa myös projektin jälkeen (koko elinkaaren johtaminen)

• Projektin omistaja tekee ensimmäisenä projektiluokituksen ja laatii projektikuvauksen

• Omistaja on vastuussa projektin hyödyistä (suora kannattavuus ja muut strategiset hyödyt) eli projektin lopullisesta onnistumisesta

• Projektipäällikkö vastaa siitä, että sopimuksen mukainen tuotos toimitetaan aikataulussa ja hyväksytyn budjetin puitteissa ja ennakoi raporteissaan, mikäli näin ei ennusteta tapahtuvan

25© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektin nimi

Projektin omistaja

Projekti-päällikkö

Aloitus pvm

Projektilista

Strateginen salkkuraportti

Laajuus & laatu

Kustannukset

Aikataulu

Riskit

Hyödyt

Projektisuunnitelma

PROJEKTIKUVAUSProjektin omistaja

Projektinjohtamis-luokka: A, B, C

Projektipäällikkö

Aloitus pvm

Projektityyppi Lopetus pvmYHTEYS STRATEGIAANPROJEKTIN TUOTOKSETLIIKETOIMINTAHYÖDYTKUSTANNUKSET JA RESURSSITRISKIT

Projektisalkun toteutuksen riskit

26© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Myynti- ja projektinjohtamisprosessit on optimoitu ja koordinoitu salkunhallinnan näkökulmasta • Määriteltävä päätöksentekovastuut eri porteissa erilaisille projekteille

• Resurssien saatavuustilanne huomioidaan koko ajan päätöksenteossa ja valinnassa

• Toteutusorganisaation mukaantulo tarjous- ja myyntiprosessiin projektiluokan mukaan

• ”kaikkia lintuja taivaalta ei pidä ampua” • Arvioitava systemaattisesti ja läpinäkyvästi projektien strategisia hyötyjä suoran kannattavuuden ohella

27© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektien valinta (priorisointi)

Pakko hoitaaTiukka ohjausVarmistetaan

osaavat resurssit

Mukaan Lähes valmiiden ratkaisujen

volyymimyyntiä

?Käytetään

vapaitaresursseja

Mukaan Mukaan

Ei ikinä

?Käytetään

vapaitaresursseja

Rutiinia Vapaiden

resurssienmyyntiäSt

rate

gine

n ja

liik

etoi

min

nalli

nen

mer

kity

s

Toteutuksen vaativuus

28© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektien määrän tavoiteltu muutos (realistisesti ajatellen):

47

815

0?

62

1313

2535

60

133

2525

16 -> 9 34 -> 31 50 -> 60

12 -> 22

34 -> 50

44 -> 28

•Salkunhallinta ja luokitus

•Merkityksen systemaattinen

arviointi

•Projektiprosessien ja

-johtamisen kehittäminen

•Modulaarisuus ja tuotekehitys

Stra

tegi

nen

ja li

iket

oim

inna

lline

n m

erki

tys

Toteutuksen vaativuus

29© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet

Projekti-

kulttuuri

Projektijohta-misenmenetelmät,prosessit ja työkalut

Organisaationrakenteetja tuki projektienonnistumiselle

Projektijohtamisenkompetenssi

Systemaattinen urapolku ProjektipäälliköilleMuiden roolien osaamisesta huolehtiminen

30© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektista ammatti

Asiantuntijanurapolku

Linjajohtajanurapolku

Projektiammattilaisenurapolku, esim:

Osaprojekti-päällikkö

Projektiliike-toiminnan

johto

Projektijohtaja

Projektipäällikkö

31© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektista ammatti

Osaprojekti-päällikkö

PM OfficeManager

Projekti-/Ohjelmajohtaja

Projektipäällikkö

Projektiammattilaisenurapolku, esim:

Koulutus: Pätevyys: Sertifikaatti:

C-projektit

A-projektit

B-projektit IPMA C

IPMA B

IPMA A

2-päiväinen perus-projektivalmennus(PM Practitioner)

Projektipäällikkö-valmennus (4-5 p)(PM Professional)

Projektinjohtamisenkoulutusohjelma(PM Master)

Projektitoiminnanjohtamisen koulutus(PM Master/PM Business)

32© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet

Projekti-

kulttuuri

Projektijohta-misenmenetelmät,prosessit ja työkalut

Organisaationrakenteetja tuki projektienonnistumiselle

Projektijohtamisenkompetenssi

Uudet rakenteetUusi johtamisnäkökulma

33© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektiorientoitunut organisaatio projektitoimittajalla

ProjektitProjektien toteutusvastuu KompetenssitAsiakkuuksien hoito

Projektin omistajuus

Projekti-päälliköt PMO

Projektien johtamista Projektityötä

Tarjousprojekteja

Tilaus-toimitusprosesseja

Jakaantuu kompetenssien mukaan (matala rakenne!)

Jakaantuu asiakassegmentteihinja asiakkaisiin

Työnjohto

Omistus

34© Suomen Projekti-Instituutti Oy

ABC ProjektimalliTM versio 3.0Yhtenäinen ja tehokas ratkaisu projektien ja projektisalkkujen

johtamiseen

36© Suomen Projekti-Instituutti Oy

ABC Projektimallin edut

Yhtenäisyys

Selkeä päätöksen-tekomalli

Skaalautuvuus

Terminologia

Jokaista projektia ja salkkua johdetaan saman mallin mukaisesti

tehostaa projektityötä, kun perusperiaatteet ovat selvät ja yhteiset

parantaa kommunikointia ja vähentää väärinymmärryksiä Näkyvä ja systemaattinen päätöksentekomenettely projekti-

ja salkkutasolla Kytkee projektit ja strategiat

Varmistaa, että projektin johtamiseen käytetään riittävästi aikaa ja oikeita menetelmiä, yksinkertaisissa projekteissa vältetään tarpeeton byrokratia

Motivoi projekteihin osallistujia hyvään projektinjohtamiseen Kokoaa ja selkeyttää käytettävät käsitteet ja helpottaa

projekteihin liittyvää viestintää Lähtökohtana projektijohtamisen kansainväliset standardit

(ISO 21500 ja PMI:n PM BOK)

37© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Helpompi elämä