Upload
suomen-projekti-instituutti-oy-project-institute-finland-ltd
View
608
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
1© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Helpompi elämäProjektiliiketoiminnan kannattavuus–
miten toimit kannattavasti ja pidät riskit kurissa?
2© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Kannattavuus projektiliiketoiminnassa• Yksittäinen projekti
–Tuotteiden ja palveluiden laatu–Laadukas projektinjohtaminen – oikeaan tarpeeseen!
–Muutosten hallinta–Maksimaalinen toistettavuus
• Projektisalkku (liiketoiminnan kokonaisuus)–Tuotteiden ja palveluiden laatu asiakastarpeeseen–Valitaan oikein ne taistelut ,jotka halutaan voittaa–Ohjataan toimintaa myyntiprosessista toteutukseen
–Liiketoiminnan (=projektisalkun) riskien hallinta
3© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektin tavoitteet:kustannustavoitteet/hyötytavoitteet
3
Aika Laajuus
Kustannus
Asiakkaan projektistasaama hyöty/arvo
Asiakkaan projektista
maksama hinta(asiakkaankustannus)
Toimitusprojektinasiakkaalta
saamat tuotot Lähde:Artto, Martinsuo,KujalaProjektiliiketoiminta, 2006
4© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektisalkunhallinnan tavoitteita: Asiakasprojektit
Salkun strategian mukaisuus
Salkun tasapaino Salkun
maksimaalinenarvo
Cooper R, Edgett S, Kleinscmidt E. Portfolio managementin new product development: Lessons from the leadersI. Research technology management 1997, Vol.40(5).
= Vastataan sellaisiin tarjouspyyntöihin, josta
saadaan paras kate (tai jotka mahdollistavat tuottoisan
toiminnan jatkossa)&
= Varmistaa, että sovitut asiakasprojektit toteutuvat
menestyksekkäästi
= Varmistaa, että kaikille suunnitteluille
asiakasprojekteille riittää resursseja
&= Varmistaa, ettei tarjota liian monia riskialttiita projekteja
= Varmistaa, että painotetaan strategianmukaisia asiakkaita
5© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Tyypillisiä lähestymistapoja parantaa onnistumista projekteissa ja projektinjohtamistaLähetetään yksittäisiä projektipäälliköitä koulutukseen
Tilataan projektipäälliköille yrityskohtainen valmennus
Laaditaan erilaisia projekti- tai laatuohjeita ja käsikirjoja (”näin johdat projektia”)
Kehitetään erilaisia dokumenttipohjia
Mitä muuta olette tehneet?
Kuka on käyttänyt ulkopuolista asiantuntijaa?
6© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet
Projekti-
kulttuuri
Projektijohta-misenmenetelmät,prosessit ja työkalut
Organisaationrakenteetja tuki projektienonnistumiselle
Projektijohtamisenkompetenssi
Johtamisprosessit tuotteeksiProjektisalkun hallinta
Uudet rakenteetUusi johtamisnäkökulma
Systemaattinen urapolku ProjektipäälliköilleMuiden roolien osaamisesta huolehtiminen
7© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Tutkimus projektitoiminnasta suomalaisissa organisaatioissa• Projektikulttuurin korkea kypsyystaso on yhteydessä projektin tuotos- ja hyötytavoitteiden saavuttamiseen
Lähde: Projektitoiminnan kypsyystaso Suomessa 2011 - Valtakunnallisen kyselytutkimusSuomen Projekti-Instituutti Oy, 2011
8© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Milloin projektitoimintaa ja projektikulttuuria tulee kehittää?• Tavoitteena kasvu -> Lukuisia kehitysprojekteja ja suurempia sekä vaativampia toimituksia
• Suuri osa resursseista työskentelee projekteissa -> johtamisnäkökulman muutos ja uusi osaamistarve
• Projektitoimituksiin liittyy suurempia riskejä
• Asiakkaat ostavat projektinjohtamista ja se on oleellinen osa asiakkaalle myytävää palvelua
9© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Konkreettisia hyötyjä:• Suorat kustannussäästöt tehokkaammalla toiminnalla
• Mahdollisuus suurempiin projektikokonaisuuksiin ja liikevaihdon kasvattamiseen (projektinjohtaminen kilpailueduksi)
• Välilliset asiakastyytyväisyyttä parantavat vaikutukset (parempi aikataulujen pito, onnistunut kommunikointi)
• Työtyytyväisyys (läpinäkyvyys ja resurssienhallinta)
10© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektikulttuurin kehittämisen ”business case”• Kokonaisinvestointi
–Kehitys- ja valmennuspalvelut 100 k€
–Oman henkilöstön työaika 350 htp 350 k€
• Säästöt 4,5 % 10 M€ liikevaihdolle
–Vuosituotto 450 k€> takaisinmaksuaika 1 v
11© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Benefits of Proper Project Planning• Rule of thumb for savings (labor hours) during project execution
– Simple project – save 3-5 hours for each hour of planning
– Short duration, complex project – save 5-7 hours for each hour of planning
– Medium duration, complex project – save 9-11 hours for each hour of planning
• 10-15 percent of time and budget should be spent on planning to give a solid foundation for future work
Source: Cleland and Ireland ”Project Managers Portable handbook”
12© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Kannattavuus projektiliiketoiminnassa• Yksittäinen projekti
–Laadukas projektinjohtaminen – oikeaan tarpeeseen!
–Maksimaalinen toistettavuus johtamisprosesseissa
• Projektisalkku (liiketoiminnan kokonaisuus)–Liiketoiminnan (=projektisalkun) riskien hallinta
13© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektiluokittelu
• Projektiluokittelu perustuu projektianalyysiin, joka tehdään jokaiselle projektille
• Analyysi tehdään ABC Projektiluokittelun mukaisesti. Luokitus on osa ABC Projektimallia
• Analyysi helpottaa haasteiden tunnistamisessa ja hahmottaa alustavasti riskitekijöitä
Analyysin tuloksena jokainen projekti
luokitellaan seuraavasti:A Monimutkainen tai merkittävä projekti
B Tyypillinen, ‘normaali’ projekti
C Yksinkertainen, ‘helppo’ projekti
Haasteet vaihtelevat projektista toiseen – siksi on tärkeää tunnistaa haasteet ja ymmärtää projektin kompleksisuus sekä määritellä tarvittava johtamisen taso
Tämän vuoksi projektiluokittelu tulee tehdä aina projektin alussa Luokittelemalla projektit vältämme myös tarpeetonta byrokratiaa kevyissä
projekteissa
14© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektin haastavuuden tunnistaminen varmistaa oikean johtamistasonSuomen Projekti-Instituutti Oy:n ABC Projektimalli ©™
Projektin sisällön tai prosessien ainutlaatuisuus ja monimutkaisuusAikatauluSidosryhmätUlkoiset tekijät ja muuttuva ympäristöProjektin osallistujatBudjettiProjektin strateginen merkitys ja taloudelliset hyödyt
Projektianalyysi Luokittelu Projektinjohtamistoimenpiteet
XXXLopetus- Loppuraportti
XXX
Toteutuksen ohjaus- Lyhyt edistymisraportti- Edistymisraportti
Suunnittelu-ABC luokittelu- Projektisuunnitelma, (päivitetty Projektikuvaus)- Viestintäsuunnitelma- Riskienhallintasuunnitelma-Sidosryhmien hallintasuunnitelma-Ohjaussuunnitelma ja ohjausryhmän ”check-list”
XXX
XXX
XXX
Valmistelu- Projektikuvaus- ABC luokittelu- Business Case
BA
XXXX
X(X)
C
XXXXXX
Projekti-kuvaus
15© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Erilaisten toimitusten määrä ja niiden riskit(esimerkki)
Tuotannon ohjaus
HeikkoOhjausProjekti-Salkun hallintapuuttuu
Tiukka ohjaus
Kohtuullinen voluumiEi toimitusriskejä
Suuri VoluumiKohtuulliset riskit
Pienehkö kokonaisvoluumiIsot riskit
A
B
C
B
C
?
Projektit
16© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Luokitus johtamiskompleksisuuden mukaan(esimerkki)
A
B
C
B
C
5
15
30
50
Toimitusten määrä tiettynä hetkenä
Standardilaitteen toimitus
Räätälöidyn laitteen tai järjestelmän toimitus sisältäen myös muita palveluita
Standardilaitteen toimitus ja muita palveluitatai standardilaitteesta hieman poikekkeava toimitus
Räätälöity kokonaistoimitus sisältäen useita osia ja muita palveluita
17© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektisalkun riskien tasapainottaminen
Projektien lukumäärä pro-jektiluokittaina
A Com-plexB MediumC Simple
Series1X C
18© Suomen Projekti-Instituutti Oy
”Projektinjohtamismalli”?
Esiselvitys Määrittely Suun-nittelu Toteutus Testaus Käyttöön
otto
P2 P7P6P5P4P3P1
Projektin lopetus
P7
Layout design
Engineering
Procurement
Installation
Commissioning
tai
19© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektimalli
Yhdenlainen toteutusmalli
EsiselvitysPlanningMyynti
prosessi
Engineering
Implementation
Commissioning
P1 P3
M3M2M1
P2P0
Projektin lopetus
P4
Toteutus
Specifications
Layout design
Engineering
Procurement
Installation
Commissioning
20© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Laatuohjeet ja projektimalli
Projektimallin kehittämisen keskeiset lisäarvot ovat:• Projektin kompleksisuusluokitus • Yhtenäiset päätöksentekopisteet ja sitoutumisen kontrolli
• Myynnin ja toteutuksen linkitys• Kokonaishallinta (projektisalkunhallinta)
• Laatuohjeet kuvaavat ja ohjaavat pääasiassa toteutusprosesseja ja antavat sen lisäksi tarkempia ohjeita projektinhallintaan, mutta eivät tyypillisesti tue esim. projektisalkunhallintaa
21© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektimallin™ ulottuvuus
Projektisalkun johtamisen taso• Strateginen suunnittelu ja seuranta kaikille projekteille• Päätöksentekoprosessi ja priorisointimenettely
Projektityön toteutuksen taso• Konkreettinen toteutustyö tehdään ja projektin lopputulos
saadaan aikaan
Projektinjohtamisen taso• Ohjaa yksittäisen projektin toteutusta• Projektinjohtamisen prosessit: asettaminen, suunnittelu,
toteutuksen ohjaus ja seuranta sekä lopetus
22© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Kannattavuus projektiliiketoiminnassa
• Projektisalkku (liiketoiminnan kokonaisuus)–Valitaan oikein ne taistelut ,jotka halutaan voittaa–Ohjataan toimintaa myyntiprosessista toteutukseen
23© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektin elinkaaren vaiheet, päätöksentekopisteet ja päädokumentit: ASIAKASPROJEKTIT
Projektityön toteutustaso
Myynti
Salkunhallinnan taso
Projektinjohtamisen taso
G0
G3 G4
Loppu-raportti
Edistymisraportit
Toteutuksen ohjaus LopetusProjektin suunnitteluValmistelu
Tarjous-pyyntö /
TarveTarve-
kartoitus Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
Projekti-suunni-telma
G1
AlustavaProjekti-suunni-telma
G2
Tarjouksen valmistelu Neuvottelut
probin
g
provin
gclo
sing
G1
Onko strategian mukainen asiakas?
Onko meillä ratkaisua?
Tarjous Sopi-mus
Kannattaako lähteä tarjoamaan?Onko resursseja ylätasolla? PP:n (alustava)
nimeäminen = resursointi
Kuinka käytännössä toteutetaan?Aikataulu, resurssitRiskit?Asiakkaan prioriteetti
Sis. katselmointi
Asiakashyväksyyyleisesti
Asiakas hyväksyysellaisenaan
(no-go)Lupaallekirjoittaa
Tarkennettu
Projekti-suunni-telma
Myynti A projektin pp
B projektin pp
A projektin p.ryhmäC projektin pp
Projektin tuotos
MS MS MS
24© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektin omistaja• Projektitoimituksissa luonnollisin projektin omistaja tulee myynnistä (asiakkuuden hallinta)
• Myynti on mukana projektissa ensimmäisenä ja pyrkii toimimaan asiakkaan kanssa myös projektin jälkeen (koko elinkaaren johtaminen)
• Projektin omistaja tekee ensimmäisenä projektiluokituksen ja laatii projektikuvauksen
• Omistaja on vastuussa projektin hyödyistä (suora kannattavuus ja muut strategiset hyödyt) eli projektin lopullisesta onnistumisesta
• Projektipäällikkö vastaa siitä, että sopimuksen mukainen tuotos toimitetaan aikataulussa ja hyväksytyn budjetin puitteissa ja ennakoi raporteissaan, mikäli näin ei ennusteta tapahtuvan
25© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektin nimi
Projektin omistaja
Projekti-päällikkö
Aloitus pvm
Projektilista
Strateginen salkkuraportti
Laajuus & laatu
Kustannukset
Aikataulu
Riskit
Hyödyt
Projektisuunnitelma
PROJEKTIKUVAUSProjektin omistaja
Projektinjohtamis-luokka: A, B, C
Projektipäällikkö
Aloitus pvm
Projektityyppi Lopetus pvmYHTEYS STRATEGIAANPROJEKTIN TUOTOKSETLIIKETOIMINTAHYÖDYTKUSTANNUKSET JA RESURSSITRISKIT
Projektisalkun toteutuksen riskit
26© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Myynti- ja projektinjohtamisprosessit on optimoitu ja koordinoitu salkunhallinnan näkökulmasta • Määriteltävä päätöksentekovastuut eri porteissa erilaisille projekteille
• Resurssien saatavuustilanne huomioidaan koko ajan päätöksenteossa ja valinnassa
• Toteutusorganisaation mukaantulo tarjous- ja myyntiprosessiin projektiluokan mukaan
• ”kaikkia lintuja taivaalta ei pidä ampua” • Arvioitava systemaattisesti ja läpinäkyvästi projektien strategisia hyötyjä suoran kannattavuuden ohella
27© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektien valinta (priorisointi)
Pakko hoitaaTiukka ohjausVarmistetaan
osaavat resurssit
Mukaan Lähes valmiiden ratkaisujen
volyymimyyntiä
?Käytetään
vapaitaresursseja
Mukaan Mukaan
Ei ikinä
?Käytetään
vapaitaresursseja
Rutiinia Vapaiden
resurssienmyyntiäSt
rate
gine
n ja
liik
etoi
min
nalli
nen
mer
kity
s
Toteutuksen vaativuus
28© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektien määrän tavoiteltu muutos (realistisesti ajatellen):
47
815
0?
62
1313
2535
60
133
2525
16 -> 9 34 -> 31 50 -> 60
12 -> 22
34 -> 50
44 -> 28
•Salkunhallinta ja luokitus
•Merkityksen systemaattinen
arviointi
•Projektiprosessien ja
-johtamisen kehittäminen
•Modulaarisuus ja tuotekehitys
Stra
tegi
nen
ja li
iket
oim
inna
lline
n m
erki
tys
Toteutuksen vaativuus
29© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet
Projekti-
kulttuuri
Projektijohta-misenmenetelmät,prosessit ja työkalut
Organisaationrakenteetja tuki projektienonnistumiselle
Projektijohtamisenkompetenssi
Systemaattinen urapolku ProjektipäälliköilleMuiden roolien osaamisesta huolehtiminen
30© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektista ammatti
Asiantuntijanurapolku
Linjajohtajanurapolku
Projektiammattilaisenurapolku, esim:
Osaprojekti-päällikkö
Projektiliike-toiminnan
johto
Projektijohtaja
Projektipäällikkö
31© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektista ammatti
Osaprojekti-päällikkö
PM OfficeManager
Projekti-/Ohjelmajohtaja
Projektipäällikkö
Projektiammattilaisenurapolku, esim:
Koulutus: Pätevyys: Sertifikaatti:
C-projektit
A-projektit
B-projektit IPMA C
IPMA B
IPMA A
2-päiväinen perus-projektivalmennus(PM Practitioner)
Projektipäällikkö-valmennus (4-5 p)(PM Professional)
Projektinjohtamisenkoulutusohjelma(PM Master)
Projektitoiminnanjohtamisen koulutus(PM Master/PM Business)
32© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektikulttuurin kehittämisen osa-alueet
Projekti-
kulttuuri
Projektijohta-misenmenetelmät,prosessit ja työkalut
Organisaationrakenteetja tuki projektienonnistumiselle
Projektijohtamisenkompetenssi
Uudet rakenteetUusi johtamisnäkökulma
33© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projektiorientoitunut organisaatio projektitoimittajalla
ProjektitProjektien toteutusvastuu KompetenssitAsiakkuuksien hoito
Projektin omistajuus
Projekti-päälliköt PMO
Projektien johtamista Projektityötä
Tarjousprojekteja
Tilaus-toimitusprosesseja
Jakaantuu kompetenssien mukaan (matala rakenne!)
Jakaantuu asiakassegmentteihinja asiakkaisiin
Työnjohto
Omistus
34© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC ProjektimalliTM versio 3.0Yhtenäinen ja tehokas ratkaisu projektien ja projektisalkkujen
johtamiseen
36© Suomen Projekti-Instituutti Oy
ABC Projektimallin edut
Yhtenäisyys
Selkeä päätöksen-tekomalli
Skaalautuvuus
Terminologia
Jokaista projektia ja salkkua johdetaan saman mallin mukaisesti
tehostaa projektityötä, kun perusperiaatteet ovat selvät ja yhteiset
parantaa kommunikointia ja vähentää väärinymmärryksiä Näkyvä ja systemaattinen päätöksentekomenettely projekti-
ja salkkutasolla Kytkee projektit ja strategiat
Varmistaa, että projektin johtamiseen käytetään riittävästi aikaa ja oikeita menetelmiä, yksinkertaisissa projekteissa vältetään tarpeeton byrokratia
Motivoi projekteihin osallistujia hyvään projektinjohtamiseen Kokoaa ja selkeyttää käytettävät käsitteet ja helpottaa
projekteihin liittyvää viestintää Lähtökohtana projektijohtamisen kansainväliset standardit
(ISO 21500 ja PMI:n PM BOK)
37© Suomen Projekti-Instituutti Oy
Helpompi elämä