Otimização do Portfólio de Projetos - Prof. Wankes Leandro

Prof. Wankes Leandrowww.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandroCenário de Crise,

cortes e conflitos: Otimização do Portfólio de ProjetosProf. Wankes Leandrowww.wankesleandro.com

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Estamos em um momento de crise

Corte no orçamentoAumento da

inflaçãoRebaixamento do Nível de

investimentoConflito entre

os poderesAumento do desempreg

o Corrupção

Estamos em um momento de crise

O que fazer?

O que fazer?O importante não é saber o que

fazer?

O que fazer?O importante não é saber o que

fazer? não

Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980

Austrália

Nova Zelândia

O governo fez 2 perguntas:O que estamos fazendo que não deveríamos

fazer?O que não estamos fazendo e deveríamos fazer?

Crise não é sinônimo de corte!

Crise significa substituir um esforço inútil por um que realmente faça

sentido.

Prof. Wankes Leandrowww.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandroModelo integrado de gestão

Integrative Management Model (IMM)

Veja artigo Revista MundoPM - mundopm.com.br - Dez / 2014 & Jan / 2015

Algumas premissas do modelo:• Integrar a Gestão

Estratégica + de Projetos + de Processos

• Ser simples e prático• Procurar aproveitar o

conhecimento que já existente

Modelo integrado de gestãoIntegrative Management Model

Curva de

EAE – Estrutura Analítica da Estratégia

OPP - Otimizaçã

o do Portfólio

de Projetos

Modelo integrado de gestãoIntegrative Management Model

Antes de entrar na OPP – Otimização do Portfólio de Projetos vamos nivelar conhecimento....

Definição de Portfólio segundo o PMIPortfólio é uma coletânea de projetos e/ou programas e outros trabalhos agregados (operações) que visam atingir objetivos estratégicos de negócio.Um portfólio reflete investimentos realizados ou planejados por uma organização.

Portfólio

Portfólio Projetos Programas

Projetos Programas

Projetos

Projetos Programas Outros trabalhos

Projetos ProjetosProjetos

Conceito de Portfólio segundo Eu mesmo ;-) Um Portfólio representa o posicionamento estratégico da organização.

Portfólio

Portfólio Projetos Programas

Projetos Programas

Projetos

Projetos Programas Outros trabalhos

Projetos ProjetosProjetos

Conceitos geraisA gestão de portfólio incluí obrigatoriamente:

Identificação Categorização Avaliação Seleção dos componentes

Deve-se considerar:- demandas conflitantes entre programas e projetos - alocação correta de recursos (custos, receita, pessoas...) - prioridades e capacidades da organização.

Gerentes de Projeto e Programa focam em:Fazer certo o trabalho.

Gerentes de Portfólio focam em:Fazer o trabalho certo

Conceitos gerais

Retomando...Estávamos para entrar na OPP – Otimização do

Portfólio de Projetos.

Prof. Wankes Leandrowww.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandroModelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM)

OPP – Otimização do Portfólio de Projetos

Orçamento

MateriaisEquip.

Tecnologia

Pessoas

Casos especiais

Restrições:- regulação/normas- amplitude geográfica

Restrições:- disponibilidade- capacidade- conhecimento

Restrições:- capacidade produtiva- armazenamento- cadeia de valor/suprimento- dependência entre os projetos

Restrições:- orçamentárias - Legais (impostos e limites)- relacionadas ao risco

PROJETOS RECURSOS

Necessidade de realização de múltiplos projetos

RESTRIÇÕES

OPP – Otimização do Portfólio de ProjetosNo atual clima político-econômico, as organizações precisam ser capazes de fazer decisões mais rápidas e inteligentes sobre os seus projetos e portfólios.

Conforme pesquisa interna da são problemas comuns na gestão de um conjunto de projetos:

1. Desequilíbrio do esforço entre projetos: obrigatórios, táticos e estratégicos;

2. Falta de conhecimento do Planejamento Estratégico e benefícios;3. Alterações na estratégia não são refletidas no portfólio de projetos,

levando a investimentos/gastos inadequados;4. Estrutura de governança enfraquecida, sem autoridade suficiente e

discernimento para pausar ou cancelar projetos.

Métricas orçamentárias/

financeiras

Alinhamento

estratégico

Imagem

Projeto da área X

Projeto da área Y

Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM)

Orçamento do projeto

Não violar as restrições

Criar o maior valor possível, calibrando e

autorizando ou não a

realização dos projetos

Valor ($M)

Projeto AAA

Projeto BBB

Projeto CCC

Projeto DDD

Projeto XXX

Programa XPTO

Projeto ZZZ

OFF ½ TOTALPortfólio

Cada ponto representa um Portfólio (mix de projetos)

Fronteira de Eficiência: maior benefício possível

Se este Portfólio é ineficiente:

a) Mais valor pode ser gerado para o mesmo nível de orçamento, ou

b) O mesmo valor pode ser gerado com um menor investimento.

Orçamento ($MM)

fício

10 projetos geram 3.628.800 combinações possíveis. Por isso, calcular a fronteira de eficiência manualmente é uma tarefa impossível.

Mas como tangibilizar os valores tangíveis (ok!) e intangíveis (!!!!) ?

Metodologia MUA - Multi-attribute utility analysis (Análise de utilidade Multi-atributo ).

OPP – Otimização do Portfólio de ProjetosA PwC – PricewaterhouseCoopers tem uma ferramenta chamada Fólio que utiliza MUA.

O OPP – Otimização do Portfólio de Projetos possibilita a seleção:

• do que NÃO DEVE; e • o que DEVE ser feito e em qual grau

de esforço.

Passos para realizar uma OPP – Otimização do Portfólio de Projetos *

* 1. Indicada para poucos projetos, poucas variáveis e sem a utilização da MUA. 2. A OPP com mais projetos, variáveis e a utilização da MUA é possível somente com software específico.

Aplicação do PPO em escala reduzida:1. Identifique os projetos2. Crie categorias para encaixar os

projetos3. Crie critérios para seleção e priorização 4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe

as categorias aos critérios5. Aplique os critérios6. Faça o balanceamento da carteira

Aplicação do PPO em escala reduzida:1. Identifique os projetos

Crie um Termo de Intenção de Projetos - TIP (é algo menor que um termo de abertura do projeto).

Aplicação do PPO em escala reduzida:2. Crie categorias para encaixar os projetos

Aplicação do PPO em escala reduzida:3. Crie critérios para seleção e priorização

- Alinhamento estratégico (peso 0,5)

- Recurso (peso 0,3)

- Capacidade organizacional e nível de risco (peso 0,2)

• Para cada item foi feito o detalhamento da Descrição e do Objetivo do Critério, bem como da respectiva forma de avaliação

Aplicação do PPO em escala reduzida:3. Crie critérios para seleção e priorização

Aplicação do PPO em escala reduzida:4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias aos critérios

• Projeto 1 nota: 42 (máxima)• Projeto 2 nota: 40• Projeto 3 nota: 37• Projeto 4 nota: 36• Projeto 5 nota: 30• Projeto 6 nota: 28• Projeto 7 nota: 26• Projeto 8 nota: 21• Projeto 9 nota: 19• Projeto 10 nota: 11• Projeto 11 nota: 10• ... nota: xx• Projeto 82 nota: 05 (mínima)

Linha de corte = nota 20

Aplicação do PPO em escala reduzida:4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias aos critérios

Aplicação do PPO em escala reduzida:5. Aplique os critérios

Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira

Antes PPO

Depois PPO

1.Processos internos2.Aprendizado, ...3.Resultados institucionais4.Orçamento e finanças

1.Aprendizado, ...2.Resultados institucionais3.Processos internos4.Orçamento e finanças

Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• não é necessário criar categorias. É possível

comparar projetos de RH com projetos relacionados a ativiade-fim.

• é possível considerar as inter-dependências entre os projetos.

Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• é possível responder às seguintes perguntas

Realocação: O que eu devo selecionar para maximizar a criação de valor? O que fazer se o orçamento mudar?

Recursos: Quantos recursos o portfolio necessita?

Efficient Frontier

Each point represents a potential portfolio

Current

portfolioGreater potential value for same budget

Tarefa: Qual é a situação do meu portfólio agora?

Sincronização: Como isso afeta o tempo de retorno do investimento?

Dependência: Quais projetos eu devo financiar para facilitar outros? Como conectar um grupo de projetos inter-relacionados?

A Otimização do Portfólio de Projetos (PPO) é o caminho para em tempos de crise selecionarmos o que devemos e o que não devemos fazer para alcançarmos o máximo do benefício pretendido

possível.

Prof. Wankes Leandro

wankesleandro@gmail.com“Palavras simples. Argumentos fortes.”

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Obrigado eSucesso sempre!!!

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