Uso De Correos ElectróNicos

USO DE CORREOS ELECTRÓNICOS

DRA. ARLINA ESTRADA VALENCIANO

¿QUÉ ES EL CORREO ELECTRÓNICO?

• El correo electrónico o e-mail (electronic mail) es un servicio de internet (la red) que permite a los usuarios mandar y recibir mensajes rápidamente

• Por medio de SMTP (simple mail transfer protocol o protocolo simple de transferencia de correo)

IDENTIDAD Y DIRECCIÓN ELECTRÓNICA

• La dirección de correo electrónico • Es un conjunto de palabras que identifican a

una persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona.

• Ej. [email protected]• Para evitar que nadie, excepto usted, pueda

ver su correo electrónico, éste está protegido por un nombre de usuario y una contraseña.

mailto:[email protected]

IDENTIDAD Y DIRECCIÓN ELECTRÓNICA

• Se divide en dos partes por el símbolo “@” (arroba)

• La primera parte (antes de @): nombre del usuario

• La segunda parte (después de @): el dominio o servidor (proveedor del correo)

• El “@” también puede leerse como “en” por que determina que el usuario pertenece a un servidor en específico

¿Llega el correo a su destino?

• En la mayoría de las veces, el correo es enviado a su destinatario

• Sin embargo no hay garantía• Si no llega, será regresado y recibirá un

mensaje detallando los problemas ocurridos.

Privacidad del correo electrónico• No hay garantía de privacidad en el correo

electrónico• Para enviar información delicada o

confidencial vía correo electrónico , utilice software de cifrado o encriptación.

• Algunas compañías se reservan el derecha a archivar y revisar su correo.

• Cuando borra un mensaje de su ordenador, una copia de éste aún puede permanecer en el servidor de correo.

COMPONENTES DEL MENSAJE

• From (De): dirección del remitente• To (Para): El o los destinatarios del mensaje• Cc: copia a destinatarios (informático)• Bcc o Cco: mandar copia oculta (sin que los

otros destinatarios se enteren)• Subject (Asunto): tema del mensaje (corto)

COMPONENTES DEL MENSAJE

• Date: Indica fecha y hora en que el mensaje fue enviado

• Message-Id: identificador del mensaje• Received: Es la información que se utiliza para

comprobar los problemas que hayan aparecido en el reparto de un mensaje

• Reply-To: La dirección a la que debes contestar.

COMPONENTES DEL MENSAJE• Resent-From: Dirección de la persona o

programa desde el cual llega el mensaje• Adjunto: contiene los nombres de archivos en

caso de que envíe alguno (ej. procesador de textos o una hoja de cálculo, etc.)

• Message (Mensaje): contiene la información que quieras enviar, en mensaje en si.

FIRMAS• Proporcionan

información acerca de quien envía el correo

• Puede incluir su nombre, cargo, números de teléfono y fax, dirección física y de correo electrónico

NETIQUETA (net + etiqueta)

• Reglas no escritas para mejorar la impresión causada por sus mensajes, se denominan de netiqueta (net + etiqueta; "net" es "red" en inglés)

NETIQUETA

• Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto"

• Sea breve y centrado en su mensaje• Evite usar letras mayúsculas (las mayúsculas

se utilizan para dar énfasis, y se consideran el equivalente a GRITAR)

• No escriba nada que no diría en público.• Incluya su nombre al final del mensaje

REGLAS PARA USAR EL CORREO ELECTRÓNICO CORRECTAMENTE

• Además de la netiqueta existen muchas reglas que pueden ser útiles para una adecuada utilización del servicio, como son:

Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente

No superar las 70 caracteres de ancho, ya que puede aparecer truncada la información.


Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo

Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios (entre mas pesado sea el archivo adjunto, y mayor sea la cantidad de destinatarios, más espacio se ocupa en la memoria)

Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje


No todos los usuarios utilizan un mismo programa de correo electrónico, por tanto no utilice formatos o codificaciones propios en los mensajes sino los compatibles de Internet, sobre todo los formatos y codificaciones estándar MIME (quoted printable), ya que permite ver los acentos y otros caracteres especiales.


Por otro lado, el formato HTML permite enviar mensajes con tipos de letras, colores, fondo, tablas, etc. Es un sistema muy potente para facilitar la comunicación, pero, ocupa mucho más espacio que el texto normal. Todos los programas de correo actuales admiten HTML, la recomendación es mandar mensajes en este formato sólo cuando sea necesario (inclusión de tablas o gráficos)


Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos

Respete la privacidad de los mensajes que recibe ( no reenvíe los correos sin autorización de quien lo envía)

Fija horas determinadas para revisar/leer/procesar

Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo


Clasificar automáticamente con reglas o filtrosClasifica en carpetas o con etiquetas los

correosRemarca con un filtro los mensajes enviados

solo a ti, o que dependan solo de tu respuestaVacía por completo tu buzón de entrada


Utiliza carpetas comodín (ej. Acción, espera, archivo, importante)

Si puedes contestar en 1 min un correo, contéstalo.

Puedes utilizar respuestas prediseñadasSi se repite mucho la búsqueda de un correo,

guárdalo como “inteligente”.


Si responde a un mensaje enviado a varias personas, responda sólo a aquellas que necesitan conocer su respuesta.

La función “Responder a Todos”, puede ser útil, pero también genera correo electrónico innecesario.


Uso de emoticonos (smileys): Sirven para transmitir a las personas con las que nos comunicamos sentimientos, emociones o conceptos como, por ejemplo, el estado de ánimo.

PASOS A SEGUIR

• Ahora ya conoce los componentes, y varias de las recomendaciones generales y de netiqueta, para utilizar el coreo electrónico.

• Los siguientes son pasos a seguir para diferentes procesos del correo electrónico.

• Las variaciones dependen del servidor y software de cada usuario.

PASOS A SEGUIR (ENVIAR MENSAJES)

• Para iniciar, haga clic en el “icono de correo electrónico” (a menudo un sobre), o en el botón “Correo” de la barra de herramientas de su explorador, o escogerá la opción “Enviar a” de uno de los menús.

• Para escribir un mensaje, haga clic en el botón Redactar, Nuevo Mensaje, o similar.


• Escriba la dirección de correo electrónico de los destinatarios en el campo “Para” , o use la libreta de direcciones (un componente de su programa de correo electrónico en el que puede guardar las direcciones de correo electrónico que utilice frecuentemente) para seleccionar una o más direcciones de correo electrónico.


• Escriba el “asunto” del mensaje• Así como el mensaje• Si lo desea utilice las opciones Cc o Cco, según

se explico al inicio.• Y finalmente , haga clic en el botón “Enviar”

PASOS A SEGUIR (RESPONDER MENSAJES)

• Ya que ha leído el mensaje y desea contestarlo

• Busque el botón “Responder o Re”. Haga clic en este botón para abrir una nueva ventana.

• Las líneas de “Para” y “Asunto” son rellenadas automáticamente con la dirección de correo electrónico del remitente y el asunto de su mensaje.

PASOS A SEGUIR (RESPONDER MENSAJES)

• También hay un botón “Responder a Todos” o similar que también abre una nueva ventana. En este caso, todas las direcciones que hubiera en el campo “CC” serán incluidas en los campos “Para” y “CC”.

• En algunas programas aparece automáticamente el mensaje original. Otros tienen un botón “Citar” o “Incluir Mensaje Original”.

PASOS A SEGUIR (LEER MENSAJES)

• Los mensajes están organizados en carpetas o bandejas. El correo recibido se guarda generalmente en una “Bandeja de Entrada”; el correo saliente se almacena en una “Bandeja de Salida”; el correo enviado se pone en una bandeja de “Enviados”, y el correo desechado puede que se guarde en una bandeja de “Correo Eliminado”.

PASOS A SEGUIR (LEER MENSAJES)

• Para leer un correo electrónico, generalmente hará doble clic sobre el icono del sobre o en la línea de “Asunto” del mensaje. Esto abre una nueva ventana que contendrá el encabezado y el cuerpo del mensaje.

• Para revisar el correo de otras carpetas o bandejas, haga clic (o doble clic) en la carpeta deseada. Luego haga clic en el mensaje que le interese.

PASOS A SEGUIR (PARA DESIFRAR MENSAJES CON ERROR)

• Usuario desconocido: (User unknown, en inglés) El mensaje llegó al servidor de correo, pero éste no pudo encontrar el destinatario.

• Compruebe:– El nombre de usuario de la dirección de correo

electrónico en busca de errores– El nombre de dominio para asegurarse de que lo

está enviando a la organización correcta

PASOS A SEGUIR (PARA DESIFRAR MENSAJES CON ERROR)

• Host desconocido: (Host unknown, en inglés) Su servidor de correo no encontró la dirección de red del servidor utilizando el nombre de dominio.

• El mensaje no ha podido ser entregado, pero se intentará de nuevo. Este indica un problema temporal de comunicación que puede resolverse por sí solo.

PASOS A SEGUIR (ENVIAR ARCHIVOS ADJUNTOS)

• Se utiliza si desea adjuntar a sus mensajes documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, audio, vídeo y otros archivos electrónicos.

• Haga clic en el icono “Adjuntar” o “Incluir Archivo”, (representado por un clip o sujetapapeles). Esta función a menudo está situada en la barra de herramientas o en un menú desplegable


• Desde la ventana que generalmente se abre para solicitar el nombre del archivo, localice el archivo en el disco duro de su ordenador o en otro dispositivo de almacenamiento.

• Seleccione el archivo. Un icono que representa al archivo puede aparecer en el cuerpo de su mensaje, o puede que aparezca el nombre del archivo en el campo “Adjuntos” de la ventana de su mensaje.


• Los ficheros enviados como adjuntos generalmente deben ser codificados. Normalmente el software de correo electrónico lo hará de forma automática.

• Hay varios métodos de codificación, como MIME, UUencode, y BinHex. El software del destinatario debe soportar el mismo método de codificación para poder descodificar sus archivos adjuntos.

PASOS A SEGUIR (ABRIR ARCHIVOS ADJUNTOS)

• Basta con que haga clic en el icono del archivo, o que lo guarde en su disco duro, y luego utilice la aplicación de software apropiada para abrirlo.

• Los archivos adjuntos han de ser descodificados. Normalmente esto se hace de forma automática.


• Si al abrir un archivo adjunto aparece como una serie de caracteres y símbolos aleatorios, es que probablemente no ha sido correctamente descodificado.

• Para descodificarlo talvez necesite un software de descodificación, (ej. Disponible en Simtel.Net).


• Guarde el archivo en su disco duro, y luego ejecute el software de descodificación para extraer el archivo a partir de su formato MIME, UUencode, o BinHex.

• También puede ser necesario descomprimir el archivo. Ya sea automático o con un software especia

• .


• Precaución: Su ordenador puede ser infectado con un virus al descodificar un archivo adjunto. Si no conoce o no confía en la persona que le envió el correo electrónico, elimine el archivo adjunto para evitar una posible infección

PASOS A SEGUIR (ADMINISTRAR MENSAJES)

• Los programas de correo electrónico le permiten crear carpetas de forma que pueda clasificar sus mensajes.

• También puede que tenga la posibilidad de organizar su correo electrónico en categorías

• Los mensajes se encontraran en la “Bandeja de Entrada” o en la “Correo Enviado” a otra carpeta

PASOS A SEGUIR (ADMINISTRAR MENSAJES)

• Algunos programas de correo electrónico clasifican automáticamente los mensajes

• Estos criterios, cuando sirven para desechar mensajes se llaman “filtros” de correo electrónico, y cuando sirven para clasificar se llaman “acciones”.

• Cuando elimina un mensaje, éste será movido a la carpeta Papelera o Correo Eliminado. Pero el mensaje todavía existe.

PASOS A SEGUIR (DIRECCIONES Y CONTACTOS)

• Se puede guardar múltiples direcciones de correo electrónico de cada persona, así como información adicional (ej. Tel, dirección, etc)

• Puede crearse conjuntos de direcciones de correo electrónico llamados grupos.

• Cuando dirige un mensaje a un grupo, éste será automáticamente dirigido a todas las personas del grupo. A veces esto se denomina una lista de correo.

PASOS A SEGUIR (DIRECCIONES Y CONTACTOS)

• Utilice la función “Búsqueda” o “Encontrar” de su libreta de direcciones para localizar una dirección de correo electrónico de una persona utilizando su nombre o apellido.

GRACIAS

Technology

Uso De Correos ElectróNicos