Tata naskah dinas elektronik

TATA NASKAH DINAS

ELEKTRONIK

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

DI TAMBAH 8 AREA PERUBAHAN DAN 9 PERCEPATAN

GRAND DESIGN Perpres 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design RB 2010 - 2025

ROAD MAP Permenpan 20 Tahun 2010 Tentang Road Map RB 2010 - 2014

1. Pedoman Pengajuan Dokumen Usulan RB K/L (Permenpan-RB 7 Tahun

2011);

2. Pedoman Penilaian Dokumen Usulan dan Road Map Pelaksanaan RB K/L

(Permenpan-RB 8 Tahun 2011);

3. Pedoman Penyusunan Road Map RB K/L/Pemda (Permenpan-RB 9 Tahun

2011);

4. Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan (Permenpan-RB

10 Tahun 2011);

5. Kriteria dan Ukiuran Keberhasilan RB (Permenpan-RB 11 Tahun 2011);

6. Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) (Permenpan-RB 12

Tahun 2011);

7. Pedoman Pelaksanaan Quick Wins (Permenpan-RB 13 Tahun 2011);

8. Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge

Management) (Permenpan-RB 14 Tahun 2011);

9. Mekanisme Persetujuan Pelaksanaan RB dan Tunjangan Kinerja bagi K/L

(Permenpan-RB 7 Tahun 2011);

PEDOMAN

KEBIJAKAN

Kementerian PAN dan RB

PENATAAN TATALAKSANA

Program dan

Kegiatan

Indikator Kinerja

Keluaran (Outputs) Hasil (Outcomes)

1. Penyusunan SOP

penyelenggaraan

tugas dan fungsi

Tersedianya dokumen

SOP penyelenggaraan

tugas dan fungsi yang

disahkan

Terselenggaranya

transparansi,

akuntabilitas, dan

standarisasi proses

penyelenggaraan

pemerintahan

2. Pembangunan

atau

pengembangan

e-Government

Tersedianya e-

Government pada

masing-masing

Kementerian/Lembaga


Kelembagaan

Sumber Daya Manusia

Ketatalaksanaan

Standar Operasional Prosedur (SOP)

e-Government


e-Government

Pemerintahan Elektronik (e-Government)

mengacu pada penggunaan teknologi

informasi di lingkungan instansi

pemerintah, antara lain melalui intranet

dan internet.


Keuntungan yang paling diharapkan dari e-

Government adalah peningkatan efisiensi,

kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik dari

pelayanan publik.

Penggunaan teknologi informasi dapat menghasilkan hubungan

bentuk baru seperti

Government-to-Citizen atau Government-to-Customer (G2C),

Government-to-Business (G2B) serta

Government-to-Government (G2G).


Tujuan e-Government

Pembentukanjaringan informasi

dan transaksipelayanan publikyang berkualitas,

cepat, danterjangkau

masyarakat luas.

Pembentukanhubungan

interaktif dengandunia usaha

untukmenghadapi

perubahan danpersaingan

perdaganganinternasional.

Pembentukanmekanisme dan

salurankomunikasi

dengan lembaga-lembaga negaraserta penyediaan

fasilitas dialog publik.

Pembentukansistem

manajemen danproses kerja yang

transparan danefisien


Manfaat e-Government :

Meningkatkan kualitas

pelayanan pemerintah

kepada masyarakat dan

komunitas negara lainnya

Memperbaiki proses

transparansi dan

akuntabilitas di kalangan

penyelenggara pemerintahan

Mereduksi biaya transaksi,

komunikasi, dan interaksi yang terjadi dalam proses pemerintahan

Menciptakan masyarakat

berbasis komunitas

informasi yang lebih

berkualitas


Penyelenggaraan

Pemerintahan Secara

MANUAL

Penyelenggaraan

Pemerintahan

Berbasis ICT

TRANSFORMASI

Government to e-Government

Pemanfaatan ICT

Penggunaan Internet

Penggunaan Infrastruktur Telematika

Penggunaan Sistem Aplikasi

Standarisasi Metadata

Transaksi dan Pertukaran Data Elektronik

Sistem Dokumentasi Elektronik

Transformasi

Perubahan Budaya Kerja

Perubahan Proses Kerja

(Bisnis Proses)

SOP dan Kebijakan Politik

Peraturan dan Perundangan

Leadership

Transformasi Menuju e-Government



TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

(TNDE)


Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Nomor 6 Tahun 2011

tentang

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Elektronik di Lingkungan Instansi

Pemerintah


Maksud & Tujuan

• Maksud

Sebagai acuan dalam pengelolaan dan pembuatan juklak /juknis TNDE

• Tujuan

menciptakan acuan pembuatan standar minimalpembuatan juklak/juknis TNDE bagi instansi pemerintahdalam mendukung kelancaran penyelenggaraanpemerintahan yang efektif dan efisien


Sasaran

Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman penyelenggaraan TNDE

Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE

Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengurusan naskah dinas

Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas

Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan tata naskah dinas


PENDAHULUAN

DESAIN SISTEM

Arsitektur TNDE

Cakupan Sistem

Alur Kerja

Persyaratan

SPESIFIKASI SISTEM

Spesifikasi Fungsional

Spesifikasi Nonfungsional


Dasar Hukum

Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi

dan Transaksi Elektronik

Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003

tentang Kebijakan dan Strategi Nasional

Pengembangan e-Government

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah

Dinas.Kementerian PAN dan RB

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah

pengelolaan naskah dinas secara elektronik

dengan memanfaatkan teknologi informasi dan

komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan

dalam proses pengambilan putusan


Manfaat TNDE

Terwujudnya percepatan Pemerintahan

Elektronik (e-Government)

Terwujudnya efektivitas dan efisiensi

penyelenggaraan pemerintahan

Terwujudnya percepatan reformasi

birokrasi

Terciptanya koordinasi, integrasi,

sinkronisasi, dan simplifikasi antarinstansi

pemerintah

Kemudahan pengelolaan dokumen naskah

dinas dan penggunaannya


Arsitektur TNDE

Desa

inSis

tem


Cakupan Sistem

Desa

inSis

tem

Komunikasi Eksternal

Agenda Surat Masuk

Agenda Surat Keluar

Komunikasi Internal

Agenda Surat Masuk

Agenda Surat Keluar

DisposisiPembuatan Surat dengan

Templat


Alur Kerja

Desa

inSis

tem

Petugas TUPejabat Penanggung Jawab

Urusan SuratDatabase

Mulai

Pengagendaan Surat Masuk

Pemeriksaan Surat

Pembuatan Disposisi

Selesai

Pelaksanaan Disposisi

Surat Masuk

Disposisi

Tidak Memenuhi Syarat

Memenuhi Syarat

Surat Masuk


Alur Kerja

Desa

inSis

tem

DisposisiPenerima Disposisi DatabasePembuat Disposisi

Mulai

PembuatanDisposisi

Penelaahan Disposisi

PelaksanaanDisposisi

Selesai

Disposisi

Laporan Pelaksanaan

Tidak dapat dilaksanakan

Dapat Dilaksanakan

Pemeriksaan Laporan

Pendokumentasian Dokumen Kegiatan

MemenuhiSyarat

Tidak MemenuhiSyarat


Alur Kerja

Desa

inSis

tem

Surat Keluar

Pejabat Unit Kerja Pejabat Unit Atasan Database

Mulai

Pembuatan Konsep Surat

Pemeriksaan Konsep Surat

Pengagendaan Surat

Selesai

Konsep Surat

Surat yang telah diagendakan

Tidak Memenuhi Syarat

Memenuhi Syarat

Pemindaian Surat Keluar

Turunan Surat Keluar

Penandatanganan Konsep Surat

Pemberian Stempel(Cap)

Surat Keluar

Pengiriman Surat Keluar

Surat yang telah Ditandatangani


Infrastruktur

Jaringan Komputer

Komputer Induk

Komputer klien

Pemindai dokumen (scanner)

Sistem keamanan

Desa

inSis

tem


Suprastruktur

Pengelola TNDE

Sumber daya manusia

Prosedur Operasional Standar

Desa

inSis

tem


Spesifikasi Fungsional - Manajemen Pengguna

Spesi

fikasi

Sis

tem

Data Induk Pengguna (Master Data User)

memfasilitasi manajemen data pengguna

yang berupa penambahan data dan/atau

penon-aktifan pengguna serta disusun

sesuai dengan data kepegawaian

Pemberian Kewenangan (Role)

mengatur kewenangan setiap

pengguna, antara lain berupa

masukan (input) agenda surat,

pemindaian dokumen, pembuatan

disposisi, dan pembuatan surat

keluar


Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Masuk

Spesi

fikasi

Sis

tem

Masukan (Input) Agenda

1. nomor urut agenda

2. tanggal penerimaan surat

3. nomor, tanggal, dan hal surat

4. tujuan surat (pengguna tujuan

surat)

5. nama dan alamat pengirim surat

6. kecepatan tanggapan, yaitu

• Amat Segera;

• Segera;

• Biasa

7. Isi yang ringkas

8. keterangan, antara lain tembusan

dan salinan

Penyimpanan Dokumen

Hardcopy Pemindaian (scanning)

Softcopy Unggah fail (file upload)

Melihat Detail Agenda

Membuat Disposisi

Manajemen Disposisi


Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Keluar

Spesi

fikasi

Sis

tem

Templat/Borang Acu

Tanpa Templat/Borang Acu

1. Pembuatan Konsep Surat

2. Persetujuan Konsep Surat

3. Pembuatan Agenda Surat

Keluar

4. Penomoran Otomatis

5. Pemindaian Surat


Spesifikasi Fungsional –

Manajemen Templat/Borang Acu

Spesi

fikasi

Sis

tem

1. Penggunaan Templat/Borang Acu

Standar

2. Pembuatan Templat/Borang Acu

Baru

3. Penggunaan Templat/Borang Acu

dalam Pembuatan Konsep Surat

diatur dengan Peraturan

Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor 22 Tahun 2008


Spesifikasi Fungsional – Pencarian Dokumen

Semua dokumen yang tersimpan dalam sistem

akan dapat dicari berdasarkan kriteria

pencarian yang ditentukan oleh pengguna.

Pencarian ini juga meliputi kegiatan pencatatan

agenda masuk, disposisi, dan pembuatan

agenda keluar

Spesi

fikasi

Sis

tem


Spesifikasi Nonfungsional - Keamanan Aplikasi

1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang

terautentik

2. Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi

kewenangannya

3. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan

secara paralel

Spesi

fikasi

Sis

tem


Spesifikasi Nonfungsional –

Pencatatan Log Aktivitas Pengguna

Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas

pengguna yang berkaitan terhadap sistem.

Log aktivitas ini dapat digunakan untuk

melakukan pemeriksaan terhadap segala proses

persuratan yang memanfaatkan aplikasi TNDE

Spesi

fikasi

Sis

tem



Fitur Penghapusan dan Pembatalan

Aplikasi tidak melakukan penghapusan secara

langsung terhadap dokumen ataupun agenda

surat yang telah dibuat, tetapi digunakan

mekanisme flag untuk menandakan status

validitas suatu dokumen atau agenda surat.

Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui

suatu mekanisme otorisasi yang diatur sesuai

dengan kebijakan masing-masing instansi

Spesi

fikasi

Sis

tem



Keamanan Penyimpanan Dokumen

Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa

dokumen yang tersimpan tidak tumpang-tindih

dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya

sehingga setiap pengguna dapat mengakses fail

dokumen yang benar

Spesi

fikasi

Sis

tem


Kendala dan Tantangan

Komitmen dan Keterlibatan pejabat dalam

workflow aplikasi

Perubahan paradigma dalam persuratan

Kedisiplinan pegawai


TERIMA KASIH


Technology

Tata naskah dinas elektronik