Upload
ingmar-koch
View
994
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Presentatie gehouden tijdens de studiemiddag van de Provinciale Archiefinspectie Utrecht over de Beleidregel Vervanging op 11 november 2008.
Citation preview
Machtiging vervanging Oss
Hoe ging de provincie Noord-Brabant
daar mee om?
Ingmar Koch
11 november 2008
I.K.
KochIngmar
Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
www.brabant.nl/archiefinspectie
Onderwerpen
Aanpak beoordeling Oss
Bijzondere aandachtspunten
Hoe nu verder?
Aanpak beoordeling Oss
Eerste indruk
- Breder dan alleen vervanging
- Ook beschrijving archivering digitaal aangemaakte documenten
- Structuur ≠ structuur Beleidsregel
- Mag, maar lastig voor PAI
Inhoudelijke beoordeling
Op basis van (concept) Beleidsregel vervanging:
•Beschrijving archiefbescheiden
•Beschrijving vervangingsproces
•Technische inrichting
Beoordeling Handboek (1)
• Inhoud, structuur en vorm
– Zeer beknopt
• Tijdstip en taak
– Staat niet in het Handboek (maar kan ook nog in het besluit / de aanvraag)
• Samenhang met andere archiefbescheiden
– Relatie tussen vervangen en niet-vervangen documenten niet beschreven
Beoordeling Handboek (2)
• Waarde voor cultureel erfgoed
– Inherent aan de waardering in selectielijst
• Belang van de informatie
– Is onderzocht of de vervanging geen nadelige (juridische) consequenties heeft voor burgers en overheden?
Beoordeling Handboek (3)
• Selectieproces
– Archiefstukken
– Kleur
• Standaard zwart-wit; foto’s, tekeningen in kleur. Behandelaar kan aangeven of iets kleur had moeten zijn.
• Voorbereiding documenten
• Scanproces
Beoordeling Handboek (4)
• Registratieprocedure
• Opname in beheerssysteem
• Kwaliteitsprocedures
– Juistheid
– Volledigheid
– Leesbaarheid
– Terugvindbaarheid
Beoordeling Handboek (5)
• Vernietigingsprocedure
–Vernietigingstermijn onduidelijk:
“Na het scannen worden de documenten ... gedurende een termijn van 6 weken bewaard. ... De ... fysieke documenten ... worden na afloop van deze 6 weken daadwerkelijk vernietigd.”
Beoordeling Handboek (6)
• Bestandsformaat
• Kwaliteit van de reproducties
– Niet vermeld
Vervolg
- Bespreking commentaar
- Oss, archiefdienst, PAI
- Fysiek controleren werkwijze
- Oss, PAI
- Aangepaste versie: april 2008
- Positief advies archivaris, met kanttekeningen
- Machtigingsaanvraag 11 april 2008
Machtiging: 19 mei 2008
• Nogmaals fysieke controle
• Kanttekeningen
– Kleur vs zwart-wit
– Terminologie
Bijzondere aandachtspunten
Controles
Formuleringen
Bewaaromstandigheden
Juistheid
Terugvind-baarheid
Lees-baarheid
Volledigheid
Controles
Volledigheid
Leesbaarheid
Terugvindbaarheid
Juistheid
Controlesystematiek
Controlesystematiek
• Frequentie• Omvang• Fouttolerantie• Correctiemethoden
Precies en helder formuleren
• Vernietiging:
– “Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.”
– “Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd”
Precies en helder formuleren
• Volledigheid / taak:
– “Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).”
Precies en helder formuleren
• Correcties:
– “Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.”
Bewaaromstandigheden
• Eisen uit de Archiefwet
• Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie
Hoe nu verder?
Wat als het Handboek moet wijzigen?
Nieuwe aanvragen?
Wijzigen Beleidsregel?
Afbeelding: Sclera Picto's
www.slideshare.net/ingmario