Embed Size (px)
DESCRIPTION
Presentatie over vervanging, gegeven tijdens de Netwerkdag Kerngroep Diwanet, 10 mei 2012 in Amersfoort
Citation preview
Vervangen, hoe doe je dat?
Ingmar Koch
10 mei 2012
Vooraf
vervanging =
substitutie =
vervanging
Nog meer vooraf
Vervanging is
het probleem niet!
Digitale groeicijfers
Dataproductie van het Britse ministerie van Cultuur (circa 500 fte):
1998: Volledige werken van Shakespeare per dag
2003: Volledige werken van Shakespeare per uur
2010: Volledige werken van Shakespeare per seconde
Bron: Recordkeeping, september 2008
(http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf)
Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur
Bron: Recordkeeping, september 2008
(http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf)
Hoeveel cd’s zijn dat in 2010?
Ruim 600
per dag
Twee typen digitale informatie
En nog meer vooraf
Eindig
Oneindig
Dat was vooraf
Vervanging =
Reproductie van archiefbescheiden, met het
doel om tot vernietiging van de
oorspronkelijke archiefbescheiden over te
gaan.
De reproducties nemen daarna de plaats
van de originelen in en moeten als
archiefbescheiden behandeld worden.
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door
reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
Archiefwet 1995, artikel 7
Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden
aangemerkt (…) is een machtiging vereist van Onze minister dan wel (…) van
gedeputeerde staten.
Archiefwet 1995, artikel 7
De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen
archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Archiefbesluit 1995, artikel 6
Verschil tussen V en B?
V B
Zorgdrager is bevoegd √ √
Zorgdrager moet besluit nemen √ √
Besluit moet gepubliceerd worden √ √
Reproducties (blijvend) juist en volledig √ √
Archivaris moet (positief) adviseren √ √
GS moeten goedkeuren − √Vervalt binnenkort
helemaal
Dat was vervanging
Beleidsregel
•Verschillende beleidsregels
•Soorten vervanging
Van 12 Gedeputeerde Staten voor:
Alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen
Alle waterschappen
Alle regio’s
Van de minister van OCW voor:
En de twaalf provincies
Provinciale beleidsregel
Een regel voor
alle vormen van vervanging
VerfilmingDigitalisering &
RoutinematigBacklog &
Dat was beleidsregel
Toetsingscriteria
•Beschrijving archiefbescheiden
•Beschrijving vervangingsproces
•Technische inrichting
Beschrijving archiefbescheiden
• Inhoud, structuur en vorm
• Tijdstip en taak
• Samenhang met andere archiefbescheiden
• Waarde voor cultureel erfgoed
• Belang van de informatie
Beschrijving vervangingsproces (1)
• Selectieproces– Archiefstukken– Kleur
• Voorbereiding documenten
• Scanproces
• Registratieprocedure
Beschrijving vervangingsproces (2)
• Opname in beheerssysteem
• Kwaliteitsprocedures
– Juistheid
– Volledigheid
– Leesbaarheid
– Terugvindbaarheid
• Vernietigingsprocedure
Technische inrichting
• Bestandsformaat
• Kwaliteit van de reproducties
Dat was toetsingscriteria
Bijzondere aandachtspunten
Juistheid
Terugvind-baarheid
Lees-baarheid
Volledigheid
Controles
Volledigheid
Leesbaarheid
Terugvindbaarheid
Juistheid
Controlesystematiek
Controlesystematiek
•Frequentie•Omvang•Fouttolerantie•Correctiemethoden
Procedure van vervanging
Machtiging voor vervanging
Alleen bij B-stukken
Generiek
Besluit tot vervanging
Bij B- en V-stukken
Generiek
Verklaring van vervanging bij “vernietiging”
Bij B- en V-stukken
Specifiek
Aandachtspunten
Ontwikkelingen
•Wijziging interbestuurlijk toezicht
Wet Revitalisering Generiek Toezicht
• Toezicht in principe door naast hogere overheid
• Versterking van horizontale verantwoording en
kwaliteitsborging
• Gelijkwaardigheid van de bestuurslagen
(vertrouwen)
• Sober, selectief en proportioneel
En dat ziet er dan zo uit
ProvincieGS
AlgemeenBestuur
DagelijksBestuur
Horizontale verantwoording
Horizontale controle
Informatie
Toezicht
De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd: AIn artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.
BDe artikelen 33 en 34 vervallen.
CDe artikelen 38 en 39 worden vervangen door:
Artikel 38 Met betrekking tot de uitvoering van deze wet door het dagelijks bestuur zijn de artikelen 124, 124a, 124c tot en met 124i alsmede hoofdstuk XVII van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Artikel 7
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen
door reprodukties, teneinde de aldus vervangen
bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van
archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden
aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een
machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het
archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een
andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen,
van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens
een machtiging tot vernietiging in.
Artikel 7
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen
door reprodukties, teneinde de aldus vervangen
bescheiden te vernietigen.
Aanvulling wijziging artikel 7
Wijziging kan later in werking treden
Onderzoek naar noodzakelijke aanvullingen
in wet- en regelgeving
Artikel 38
1. Overeenkomstig een door provinciale staten vast te stellen verordening oefenen gedeputeerde staten toezicht uit op de aan het dagelijks bestuur in artikel 35, eerste lid, opgedragen zorg voor de archiefbescheiden. Zij bedienen zich daartoe van de in artikel 28 genoemde provinciale inspecteur.
Artikel 38
2. Het dagelijks bestuur onderwerpt de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats of tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats, aan de goedkeuring van gedeputeerde staten. […]
Artikel 39
1. Gedeputeerde staten zijn bevoegd tot
toepassing van bestuursdwang ingeval
het dagelijks bestuur niet aan de in artikel
35, eerste lid, genoemde verplichting
voldoen.
Nieuw artikel 38
Met betrekking tot de uitvoering van deze wet door het dagelijks bestuur zijn de artikelen 124, 124a, 124c tot en met 124i alsmede hoofdstuk XVII van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Gemeentewet artikel 124 ev
Wanneer […] het college […] een bij of krachtens een
andere dan deze wet gevorderde beslissing niet of niet
naar behoren neemt dan wel bij of krachtens een
andere dan deze wet gevorderde handeling niet of niet
naar behoren verricht, of anderszins een bij of
krachtens een andere dan deze wet gevorderd
resultaat niet, niet tijdig of niet naar behoren tot stand
brengt, besluiten gedeputeerde staten […] daarin
namens […] het college […] te voorzien ten laste van
de gemeente.
Wat bl i jft in de Archiefwet?
Verplichte melding archiefverordeningen aan GS
Machtigingen voorvervreemding, opschorting overbrengingstermijn en beperking van openbaarheid
Gevolgen voor archivarissen
Versterking / verzwaring
horizontaal toezicht (interne
controle)
Verslaglegging wordt verplicht
Toezicht op beheer wordt
horizontaal toezicht op gehele
archiefketen
Maar, ook toezicht op
archiefbewaarplaats en beheer
van overgebrachte archieven?© Jan Banning
Dat was ontwikkelingen
Vragen?
www.slideshare.com/ingmario www.slideshare.com/ingmario
Draaikolk - http://www.flickr.com/photos/tolomea/4852616645/
ARRA I - http://www.seniorplaza.nl/Jar50%20-%20Arra%201%20computer%20onbruikbaar.jpg
Number snake - http://www.designforchildren.co.uk/wp-content/uploads/imagiplay-number-snake-puzzle.jpg
Mobius Tattoo - http://www.flickr.com/photos/spacemanbob/1084139169/
Quality checked check yes - http://www.flickr.com/photos/withassociates/5091295528/in/photostream/
Hokusai, The Great Wave off Kanagawa - http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Great_Wave_off_Kanagawa.jpg
Signs-3452 - http://www.flickr.com/photos/ahaglund/5727481333/in/photostream/
Bent arrow - http://www.flickr.com/photos/abridgeover/393200326/in/photostream/
Mel McC, Metadata Man - http://www.flickr.com/photos/melomcc/3339786669/in/photostream/
Jan Banning, India - http://malieveld.files.wordpress.com/2009/03/ambtenaar_india1.jpg?w=450
