El model de factura  electrònica a l’Ajuntament 

de Barcelona

Jornada sobre la facturació electrònica a les administracions públiques.

Barcelona, 16 d’octubre de 2009

Factura Electrònica

Índex• Antecedents

• Circuit de factures actual

• Factura electrònica a l’Ajuntament. Prova pilot

• Estat actual i propers passos

‐

2 ‐

FACTURA ELECTRÒNICA A L’AJUNTAMENT DE BARCELONA

Factura Electrònica

Antecedents

IMI

• 2004 inici SAP‐Ecofin a l’IMI I altres instituts

• 2004 inici expedient electrònic de contractació

a l’IMI– Circuit electrònic  d’aprovació

de factures digitalitzades

• 2006 

Promoció

d’un 

mecanisme 

comú

de 

tractament 

de 

factures 

a 

les  administracions publiques

• 2009  pilot factura electrònica a l’IMI

‐

3 ‐Factura Electrònica

Antecedents

Ajuntament matriu (Sectors i districtes)

2003 Control centralitzat de les factures a l’Ajuntament– Connexió

amb els registres desconcentrats

– Flux  del “paper”

controlat

Gener 2010 

• Posada en marxa SAP‐Eco‐Fin

• Gener 2010 Posada en marxa expedient electrònic de contractació

• Posada en marxa presentació

de factures pel portal de tràmits

Durant el 2010

• Sistema SAP –Ecofin  preparat per factura electrònica

‐

4 ‐Factura Electrònica

5

El model adoptat per l’Ajuntament de Barcelona

‐

5 ‐Factura Electrònica

Circuit actual factures a l’ajuntament. 

Control  electrònic 

‐

6 ‐

Oficines de registre

Sistema 

informàtic

Sistema 

informàtic

Direccions administratives

Direccions tècniques / serveis

Direccions administratives

•Entrada automàtica a SIGEF

•Factura “paper”

controlada

•Entrada automàtica a SIGEF

•Factura “paper”

controlada

Factura Electrònica

REGISTRE

Circuit  factures a l’ajuntament. 

Presentació

electrònica 

‐

7 ‐

Oficines de registre

Sistema 

informàtic

Sistema 

informàtic

Direccions administratives

Direccions tècniques / serveis

Direccions administratives

•Entrada automàtica a SIGEF•Factura  digitalitzada• Registre electrònic

•Entrada automàtica a SIGEF•Factura  digitalitzada• Registre electrònicPortal Tràmits

Factura Electrònica

ProveidorsProveidors

‐

8 ‐

Validar el Portal eFACT  desenvolupat pel Consorci AOC.Validar el Portal eFACT  desenvolupat pel Consorci AOC.

Obtenir la informació

necessària per planificar el posterior desplegament a  la resta de l’organització

municipal.

Obtenir la informació

necessària per planificar el posterior desplegament a  la resta de l’organització

municipal.

FACTURA ELECTRÒNICA                PILOT IMI amb PLATAFORMA eFACT(CAOC)

OBJECTIUS BÀSICS

Factura Electrònica

Model de negoci eFACT

‐

9 ‐

Beneficis de la factura electrònica

Simplificació de les tasques administratives. Reducció del temps i dels recursos destinats a activitats no productives.

Major eficiència en el procés de cobraments i pagaments.

Millora la qualitat del servei, agilitza la relació amb proveïdors.

Integració amb els sistemes informàtics propis.

Proporciona una major seguretat en el resguard de documents.

Reducció de l'impacte ambiental associat a l’estalvi de paper.

Factura Electrònica

Model de negoci eFACT

‐

10 ‐

Abast del projecte desenvolupat pel CAOC

Abast del projecte pilot desenvolupat a l' Institut Municipal d’Informàtica

Factura Electrònica

PILOT IMI

‐

11 ‐

Cicle de Vida

‐

11 ‐

Bústia de lesAA.PP.

Plataformes privades

H U B

ProveïdorsProveïdors

Introducció dades factura+

signatura electrònica

Càrrega i enviament de lafactura electrònica

Validació de la signaturaelectrònica

ACCIÓ

1 Proveïdor genera Facturae i la carrega a eFact 

Factura Electrònica

‐

12 ‐

Cicle de Vida

‐

12 ‐

ACCIÓ

2

H U B

Identificació i Selecció de factures Descàrrega i Registre de factures

RegistreRegistre

IMI descarrega d’eFACT les factures dels seus Proveïdors 

Factura Electrònica

H U B

Identificació i Selecció de factures Descàrrega i Registre de factures

RegistreRegistre

‐

13 ‐

Cicle de Vida

‐

13 ‐

ACCIÓ

3

RegistreRegistre

Descàrrega i Registre de factures

IMI incorpora les factures a SAP‐ECOFIN 

Factura Electrònica

‐

14 ‐

Cicle de Vida

‐

14 ‐

ACCIÓ

4 : IMI inicia el procés intern de tractament de facturesACCIÓ

4

IMI

ASIGNACIÓASIGNACIÓ

VALIDACIÓVALIDACIÓ

APROVACIÓAPROVACIÓ

COMPTABILITZACIÓCOMPTABILITZACIÓ

REBUIGREBUIG

E

E

Factura Electrònica

‐

15 ‐

Cicle de Vida

‐

15 ‐

SELECCIÓSELECCIÓ

IMI informa de l’estat de les factures a eFACT 

eFAC T

IDENTIFICACIÓIDENTIFICACIÓ CARREGACARREGA

PROVEÏDOR

ESTAT FACTURES

ACCIÓ

5

Factura Electrònica

ESTATS•Tramesa•Lliurada•Registrada•Conformada/Rebutjada

HUB  e‐fact

Situació

actual i propers passos

• 2009   IMI Sistema preparat I integrat amb SAP

• 2009 –

2010  Empreses municipals

BSM   (10.000 factures !)

• 2010 Ajuntament matriu (sectors I districtes)

– Posada en marxa SAP‐Eco‐Fin

– Posada en marxa expedient electrònic de contractació

– Posada en marxa  projecte factures a traves portal tramits (Imatge factura)

– Sistema SAP –Ecofin  preparat per factura electrònica

‐

16 ‐Factura Electrònica

Situació

actual i propers passos

• Pel moment  proveïdors reacis a  participar en la plataforma

• Cost de generar factures “especials”

per a pocs clients

• Necessitat d’una massa crítica d’administracions  interessades

• Necessitat de comunicar i motivar 

• No es descarta forçar‐ho en alguns  plecs

‐

17 ‐Factura Electrònica

El model de factura electrònica a l’Ajuntament de  Barcelona

Factura Electrònica ‐

18 ‐

Moltes gràcies

pFACTURA(2)

APLICACIÓ

CRITERISCOMPTABLES

pFACTURA(2)

pFACTURA

Introducció

de Dades 

Basiques

Etiqueta

pFACTURA(2)

pFACTURA(1)

PROVEÏDOR

RECEPCIÓpFACTURA

ASSIGNACIÓ

DIRECCIÓ

DE 

SERVEIS

pFACTURA(2)

RECEPCIÓ

VALIDACIÓ

ISEGELL/SIGNT

ASSENTAMENTPROVISIONAL EN 

SAP

RETORNVALIDACIÓ

RFA

REPARTIMENT RFASINO

REGISTRE 

GRAL. /OAC,s

DIRECCIONS 

ADMINISTRATIVES

DIRECCIONSTECNIQUES / 

SERVEIS

19

CIRCUIT ACTUAL I PREVIST AL SAP_ECOFIN PER A LA RECEPCIÓ/VALIDACIÓ I COMPTABILITZACIÓ DE LES FACTURES

‐

19 ‐Factura Electrònica