T.C.

SAKARYA ÜNĐVERSĐTESĐ

FEN BĐLĐMLERĐ ENSTĐTÜSÜ

ÖRNEK ERP SĐSTEMĐ ĐNCELEMESĐ

(MILLENIUM ERP)

KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA YÖNETĐMĐ (ENF520) DÖNEM ÖDEVĐ

Murat AZĐMLĐ

(1250E43037)

Enstitü Anabilim Dalı : BĐLĐŞĐM SĐSTEMLERĐ

Enstitü Bilim Dalı : YÖNETĐM BĐLĐŞĐM SĐSTEMLERĐ

Öğretim Görevlisi : Prof.Dr. Đsmail Hakkı Cedimoğlu

Aralık – 2012

2

ĐÇĐNDEKĐLER

BÖLÜM 1.

GĐRĐŞ………………………………………………………………………………………………………………………………………………...4

BÖLÜM 2.

ERP SEÇĐM SÜRECĐ ve ÇALIŞMALARI ……………………………………….……………………………………………………………….6

BÖLÜM 3.

ĐŞLETME YAPISI VE ANA ĐŞ SÜREÇLERĐ………………………………………………………………………………………………………8

BÖLÜM 4.

ĐŞ SÜREÇLERĐ…………………………………………………………………………………………………………………………….……......10

4.1 Satış ve Pazarlama……………………………………………………………………………………………………………………………….10

4.1.1 Teklif Giriş………………………………………………………………………………………………………………………...…..11

4.1.2 Teklif Kabül…………………………………………………………………………………………………………………...............12

4.1.3 Sipariş Giriş…………………………………………………………………………………………………………………................13

4.1.4 Faturalama……………………………………………………………………………………………………………………..............14

4.2 Lojistik Planlama………………………………………………………………………………………………………………………..............15

4.2.1 Lojistik Planlama………………………………………………………………………………………………………………………16

4.2.2 Lojstik Đhtiyaç Đzleme……………………………………………………………………………………………………….................18

4.2.3 Sevkiyat Emir Fişi (Teslimatların Oluşturulması)…………………………………………………………………………….............19

4.3 Üretim Planlama ve Üretim (MPS)……………………………………………………………………………………………………..............20

4.3.1 Ana Üretim Planı (MPS)……………………………………………………………………………………………………………....21

4.3.2 Ürün Ağaçları ve Rotalar……………………………………………………………………………………………………………...25

3

4.3.3 Zaman Etüdleri………………………………………………………………………………………………………………...............26

4.3.4 MPS Đhtiaç Đzleme……………………………………………………………………………………………………………..............27

4.3.5 Üretim Emirleri………………………………………………………………………………………………………………..............28

4.3.6 Üretim………………………………………………………………………………………………………………………………….29

4.3.7 Üretim Fireleri…………………………………………………………………………………………………………………………31

4.3.8 Üretim Arıza Bilgileri…………………………………………………………………………………………………………………33

4.4 Malzeme Yönetimi………………………………………………………………………………………………………………………………34

4.4.1 Stok Hareketleri………………………………………………………………………………………………………………..............35

4.4.2 Stok Transferi………………………………………………………………………………………………………………………….36

4.4.3 Fire (Üretim Dışı)……………………………………………………………………………………………………………...............37

4.4.4 Gider Merkezine Sevk (Sarf)………………………………………………………………………………………………….............38

4.4.5 Mal Giriş (Satınalma ve Satış Đade)…………………………………………………………………………………………………...39

4.4.6 Mal Çıkış (Satış ve Alış Đade)…………………………………………………………………………………………………………40

4.5 Satınalma………………………………………………………………………………………………………………………………...............41

4.5.1 Satınalma Talepleri……………………………………………………………………………………………………………………42

4.5.2 Satınalma Talep Onaylama……………………………………………………………………………………………………………43

4.5.3 Talep Takip……………………………………………………………………………………………………………………………44

4.5.4 Sipariş Onay…………………………………………………………………………………………………………………………...45

4.5.6 Satınalma Siparişleri…………………………………………………………………………………………………………..............46

4.5.7 Giriş Kalite Kontrol……………………………………………………………………………………………………………………47

4.6 Muhasebe-Finans………………………………………………………………………………………………………………………..............50

4.7 Đnsan Kaynakları………………………………………………………………………………………………………………………………...52

4

1.GĐRĐŞ

Son yıllarda, dünya ekonomisinde yaşanan gelişmeler, (zaman zaman yaşanan daralmalar) artan rekabet koşulları, müşteri-tüketici baskıları gibi

sebeplerle işletmeler daha kaliteli ve uygun fiyatlı ürünler geliştirerek sürekli artan müşteri beklentilerini karşılamak zorunda kalmışlardır. Bu

nedenle, iş süreçlerinde iyileştirmeler yaparak maliyetleri düşürüp, (kaliteyi düşürmeden) verimliliği arttırabileceklerini görmüşlerdir. Peki bu

nasıl mümkün olabilir? Nasıl yapılabilir? gibi soruları sormaya başlamışlardır.

Đş dünyası bu gibi sorunlarla uğraşırken, bilişim teknolojileri de boş durmamış ve adeta iş dünyasının imdadına yetişmiştir. Gelişen bilişim

teknolojilerinin yanında, son teknoloji ürünlere sahip olmanın da maliyetleri eskiye nazaran oldukça düşmüş, bu nedenle erişilebilirlikleri

artmıştır. Günümüzde, orta büyüklükteki bir çok işletme için (hatta bireyler için) son teknoloji bilişim ürünlerine ulaşmak problem olmaktan

çıkmıştır.

Bunların sonucunda, işletmeler cevaplarını aradıkları soruların bir çoğunu bilişim teknolojileri ile bulabileceklerini görmüştür. Đlk başlarda,

işletme için önemi olan süreçlere bilişim sistemleri kurulmuştur. Örneğin, sadece üretim planlama, sadece satış ve pazarlama gibi. Diğer süreçler

eskiden nasıl işliyorsa o şekilde işlemeye devam etmiştir. Zaman içerisinde, diğer birimlere de bilişim sistemleri kurularak işlerin hızlanması

sağlanmıştır. Bunlarda, farklı zamanlarda kurulduğu için birbirinden farklılaşmış, işletme içerisinde birden fazla veritabanları oluşmuştur. Öyleki,

işletme içerisindeki tüm süreçlerde bilişim sistemleri kullanıldığı halde, departmanlar arası bilgi paylaşımı, iş istekleri gibi süreçler telefonlarla,

kağıtlarla devam etmiş, ihtiyaç duyulan bilgilere ulaşmanın zorluğu görülmüştür.

Gerçekte ise, bir işletme içerisinde bağımsız bir departman yoktur ve her birisi bir şekilde diğer bir departmana bağlıdır ve birbirini tetiklerler.

Her bir departman, iş yapabilmek ve karar verebilmek için başka bir departmanda üretilen bilgiye ihtiyaç duyar. Her birimin çıktısı, kendinden

sonra gelen sürecin girdisidir. Örneğin, üretim planlama bölümü, işini yapabilmek için satış-pazarlama bölümünden gelen satış siparişleri

bilgilerini girdi olarak kullanır. Üretim bölümü ise, üretim planlama bölümünde üretilen çıktıları (iş emirleri) girdi olarak kullanır ve bu bilgilere

göre işlerini yaparlar.

5

Bu durumun net olarak anlaşılmasından sonra, işletme süreçlerini bütünüyle kapsayan, entegre çalışan, bölümlerde üretilen tüm bilgilerin yer

aldığı ve paylaşımın kolay olduğu merkezi bilişim sistemleri kurulması gerektiği anlaşılmış ve bu yönde çalışmalara başlanmıştır. Birbirinden

farklı veritabanları kullanan, farklı şekillerde çıktılar üreten, en önemlisi de birbiriyle konuşamayan bilişim sistemlerinin yerine ortaya çıkan

bilişim sistemine (KKP-Kurumsal Kaynak Planlama) (ing. ERP-Enterprise Resource Planning) sistemleri adı verilmiştir.

Çünkü, işletmelerin başlangıçta belirtilen hedeflere ulaşabilmeleri için, mevcut kaynaklarını en iyi şekilde yöneterek kullanmaları gerekmektedir.

Bu kaynaklar; sermaye (para), malzeme (emtia) ve insan dan oluşmaktadır. Günümüzde geliştirilen ERP sistemlerine baktığımızda, ana

modüllerin de bu kavramlarla örtüşdüğü görülür. Örneğin, Finansal Uygulamalar, Lojistik Yönetimi (Tedarik Zinciri Yönetimi) ve Đnsan

Kaynakları yönetimi gibi. Her ana modül altında bir çok alt modül bulunabilir. Örneğin; Finansal Uygulamalar altında, Genel Muhasebe, Maliyet

Muhasebesi, Duran Varlıklar Muhasebesi. Lojistik Yönetimi altında ise, satış-pazarlama, satınalma, malzeme yönetimi, üretim planlama, üretim,

sevkiyat gibi alt modüller bulunabilir.

Bu çalışmaya konu olan ERP sistemi ise, yukarda belirtilen işletme ihtiyaçları doğrultusunda oluşmuştur. Ülkemizde 2001 yılında yaşanan

ekonomik krizinde etkisiyle işletme sahipleri tarafından böyle sistemin kurulması ve tüm iş süreçlerinin kontrol altına alınması gerektiği

kanaatine varılmıştır. Bu açıdan bakıldığında, işletmelerin tüm iş süreçlerini kontrol altına alarak kendilerine çeki düzen vermelerinde yaşanan

ekonomik krizlerin itici bir güç oluşturduğu sonucuna varılabilir. Nitekim ülkemizde gerçekleştirilen ERP projeleri 1995 yılında AB ülkeleri ile

gümrük birliğine girilmesinden sonra artan rekabet koşulları neticesinde hız kazanmıştır. ERP kavramından iş dünyası ve bilişim dünyasında

sıkça bahsedilmeye başlanmış, üniversitelerimizde bu konuda dersler açılmış ve bir çok akademik çalışmayada konu teşkil etmiştir.

6

2.ERP SEÇĐM SÜRECĐ ve ÇALIŞMALARI

Piyasada bulunan yerli ve yabancı ERP sistemleri firma tarafından (zamanın koşullarına göre) incelenmiştir. Hazır ERP sistemlerinin firma iş

süreçleri ile tam olarak örtüşmemesi, kurulum, uyarlama, özelleştirme ve danışmanlık hizmetleri maliyetlerinin planlanan bütçeleri çok aşması

sebebi ile ERP sisteminin işletme içerisinde geliştirilmesi kararı verilmiştir. Bu konuda çalışmalara başlanmış, hazırlanan proje TUBITAK a

götürülmüş ve uygun görülerek destek alınmıştır. Proje süresince bir yazılım firması ile birlikte çalışılmıştır. Đş süreci analiz ve tasarımlar firma

tarafından yapılmış, yazılım geliştirilmesi ve kodlanması konularında dış kaynak kullanılmıştır.

ERP sisteminin işletme içerisinde geliştirilmesinin avantajlı yönleri olduğu kadar dezavantajlı yönleri de bulunmaktadır. Öncelikle, ERP sistemi

%100 işletmenin istediği şekilde çalışmakta, değişen veya yeni oluşan iş süreçleri kolaylıkla ERP sistemine taşınabilmektedir. Esnek ve tamamen

işletmeye özgü bir raporlama sistemi yapılabilmektedir. Bir bakıma işletmeye hız ve özgürlük sağlamaktadır. Bu gibi avantajların yanında, firma

da yeni işe başlayan kişiler tarafından bilinmediği için, yeni kullanıcıların eğitimleri ve sistemi anlamaları uzun zaman almaktadır. Verilerin

yanlış girilmesinden dolayı elde edilen yanlış sonuçlarda sistemin suçlanması ve kusurun sistemde aranması kolaylaşmaktadır. Özel bir sistem

olduğu için başka hiç bir firmada kullanılmıyor dolayısı ile öğrenme konusunda kullanıcılar isteksiz oluyor ve ERP sistemi kullanıcılar tarafından

sahiplenilmiyor. ERP sistemi işletmek ve yürütmek büyük ölçüde IT departmanı üzerine kalıyor. Bundan dolayı, IT departmanında en az 1

Analist, 1 Yazılım Uzmanı, 1 Veritabanı Uzmanı kadrosu oluşturulması gerekiyor.

Bu çalışmaların neticesinde, farklı sektörlerde ve farklı ölçeklerdeki işletmelerde kullanılabilecek tam anlamıyla eksiksiz bir ERP sistemi

geliştirmenin zorluğu görülmüştür. Bunu yapabilmek için, başta insan ve zaman kaynağı olmak üzere çok fazla kaynak gerekmektedir. Uzun

yıllara dayanan birikimlere sahip farklı meslek gruplarından vizyon sahibi ve analitik bir çok insanı bir araya getirip yönetmek gerekmektedir.

Bundan dolayı, piyasada kabul görmüş, arkasında güçlü desteği olan, genişletilebilir ve yeteri kadar esnek olan uygun bir ERP sisteminin tercih

edilmesinin daha doğru olduğunu düşünüyorum.

7

Nitekim söz konusu firmanın 2008 yılında sermaye yapısı değişmiş ve %100 yabancı sermayeli bir işletme halina dönüşmüştür. Đşletmeyi satın

alan global firmada farklı bir ERP sistemi kullanıldığından dolayı kontrol, konsolidasyon ve sisteme güven sorunları ortaya çıkmıştır. Çünkü,

işletmede kullanılan ERP sisteminin nasıl bir sistem olduğu ve ne derece güvenilir olduğu konuları gündeme gelmiştir. 2012 yılında, mevcut

ERP sisteminin değiştirilerek global de kullanılan ERP sistemine geçilmesine karar verilmiştir. Bundan dolayı uzun yılllar harcanan emek ve

zaman boşa gitmiştir. Sadece, firma çalışanlarına birlikte çalışma kültürü olan ERP kültürünü kazandırmıştır. Yeni sisteme geçişte kullanılacak

ana verilerin (master data) hazır olmasını ve farklı bir ERP sistemine geçişin kolaylıkla yapılmasını sağlamıştır. Ayrca, mevcut sistemde bulunan

hareket verileri (transactional data) yeni sisteme aktarılmamıştır. Bundan dolayı, yeni ERP sistemine geçilse dahi, mevcut ERP sistemi açık

kalacak ve geçmiş verilere ulaşılmak istendiğinde eski sistemden bakılabilecektir. Eski sistem üzerinde 5-6 yıllık bir hareket verisi

bulunduğundan, veri madenciliği ve iş zekası uygulamalarına geçilmesi düşünülüyordu ancak piyasa koşulları alınan ticari kararlar sonucunda bu

çalışmalar da durdurulmuştur. Yeni sistemde en az 5 yıllık bir veriye ulaştıktan sonra yeniden veri madenciliği ve iş zekası sistemleri kurulması

gündeme gelecektir.

8

3.ĐŞLETME YAPISI VE ANA ĐŞ SÜREÇLERĐ

Đşletmeye ait 3 üretim tesisi bulunmaktadır. Bunlardan 2 tanesi alüminyum ve çelik döküm tekniği ile çeşitli motor parçalarının üretimi işine

odaklanmıştır. Üretim tesisinin birisinde çeşitli motor pistonları üretilirken, diğer üretim tesisinde ise çeşitli motor gömlekleri üretilmektedir. 3.

üretim yerinde ise, diğer üretim yerlerinde üretilen ürünler ve çeşitli tedarikcilerden elde edilen ürünler bir araya getirilerek çeşitli ürün

kombinasyonları elde edilmektedir. Dolayısı ile, 3.üretim yerinde sadece montaj tipinde bir üretim bulunmaktadır. Bu üretim yeri, firmanın ana

mamul deposunu ve dağıtım noktasını teşkil etmektedir. Müşterilerle ilişkiler, satış-pazarlama ve lojistik faaliyetleri tamamen bu üretim yerinden

yürütülmektedir. Motor pistonu ve motor gömlekleri üreten 2 üretim yerinde satış-pazarlama departmanı bulunmamaktadır. Çünkü, bu üretim

yerlerinden müşterilere direkt sevkiyat yapılmamaktadır. Ürettikleri tüm ürünleri, montaj tipinde üretim yapan ve aynı zamanda ana depo

görevini gören 3. Üretim yerine göndermektedirler. Ancak, her üretim yerinde ayrı satınalma organizasyonları vardır. Çünkü, her üretim yerinin

ihtiyacı olan hammadde ve yardımcı maddeler farklıdır. Her üretim yeri kendi ihtiyaçlarına odaklanmıştır. Örneğin, motor pistonu üreten üretim

yerinde ağırlıklı olarak Alüminyum satın alınırken, motor gömleği üreten üretim yerinde ağırlıklı olarak Çelik satın alınmaktadır. Montaj tipi

üretim yapan 3. Üretim yerinde ise, üretilen ürünlerde kullanılmak üzere ağırlıklı olarak ticari mamul satın alınmaktadır. 3. Üretim yerinin

Malzeme Đhtiyaç Planlaması (MRP-Material Requirement Planning) çıktılarından olan satınalma siparişleri, diğer 2 üretim yerinin Ana

Üretim Çizelgesini (MPS-Master Production Schedule) oluşturmaktadır.

Üretim süreçleri birbirine çok benzemektedir. Sadece kullandıkları ana hammadde ve kalıpları farklıdır. Her ikisinde de önce yüksek sıcaklıkta

maden eritilmekte (alüminyum, çelik) ve içlerine belirli oranlarda çeşitli madenler katılarak (bakır, nikel, mangan vs) çeşitli maden alaşımları

elde edilmektedir. Elde edilen alaşım, kalıba dökülerek soğumaya bırakılmaktadır. Belirli bir süre sonra, kalıp açılmakta, istenen ürün kaba

olarak elde edilmiş olmaktadır. Bundan sonraki aşama, CNC metal işleme tezgahlarında ince işlerin yapıldığı talaşlı imalat bölümüne

geçmektedir. Talaşlı imalat sonrası yapılan hassas ölçüm ve gerekli kalite kontrollerin ardından ambalajlanıp depolama alanına gönderilir.

9

Şekil-1: Üretim Tesisleri, Tedarikçi ve Müşteri arasındaki malzeme hareket ilişkisi.

Şekil-1 de görüldüğü gibi, hammadde ve üretimde kullanılan çeşitli yardımcı maddeler tedarikcilerden temin edilir. Bu malzemeler kullanılarak

üretilen ürünler ise, depolama ve montaj tesisine gönderilerek müşterinin istediği ürün kombinasyonuna çevrilerek müşteriye gönderilir. Burada

dikkat edilmesi gereken husus, hammadde ve ürünlerin tedarikçilerden müşteriye doğru ilerlemesidir.

Siparişlerde ise durum tam tersidir. Müşteri, montaj tesisine istediği nihai ürünleri içeren bir sipariş gönderir. Montaj tesisi de, müşterinin istediği

ürünü elde edebilmek için gerekli olan mamul ve diğer yardımcı malzemeleri diğer üretim tesislerine ve tedarikçilere satınalma siparişi

göndererek ister. Buradan, emtia hareketleri ile sipariş hareketlerinin ters yönlü çalıştığı anlaşılıyor.

Bu süreçlerin nasıl işlediği ilerleyen bölümlerde detaylı olarak anlatılacaktır.

10

4.ĐŞ SÜREÇLERĐ

4.1 Satış ve Pazarlama

Satış ve pazarlama süreci, müşteriye teklif verilmesi ile başlar. Verilen teklifin müşteri tarafından kabul edilmesi halinde, teklif satış siparişine

dönüştürülür. Ancak, uzun yıllardır çalışılan ve çeşitli fiyat anlaşmaları bulunan müşteriler direkt olarak teklif istemeden firmaya sipariş

verebilirler. Bu durumda, sistemde direkt olarak satış siparişi oluşturulabilir. Satış siparişinin girilmesinden sonra fabrikadaki tüm süreçler

(üretim planlama, üretim, kalite kontrol, lojistik vs.) sırası ile harekete geçer. Sipariş içeriğindeki ürünlerin müşteriye sevk edilmesi ve

ödemesinin alınması ile süreçler sonlanmış olur. Diğer iş süreçleri hakkında, ilerleyen bölümlerde örnek ekran görüntüleriyle birlikte bilgi

verilecektir.

Süreç 4.1: Satış ve Pazarlama

11

4.1.1 Teklif Giriş

Müşterinin firmadan teklif istemesini müteakip Ekran 4.1.1 de görülen kayıt oluşturulur. Bu kayıtta, teklif numarası, (sistem tarafından üretilir)

teklif tarihi, müşteri numarası, istenen ürünlerin kodları ve açıklamaları, miktar, fiyat, para birimi, yükleme ve teslim tarihleri, açıklamalar gibi

bilgiler bulunur. Bunlardan başka, müşteri isteklerini bildiren detay bilgiler de girilebilir. Örneğin, ambalajlama biçimi, taşıma biçimi, etiketleme

ve logo biçimleri gibi.

Ekran 4.1.1: Teklif Girişi

12

4.1.2 Teklif Kabül

Müşterilere verilmiş ve henüz onaylanmamış (beklemede) olan teklifler bu ekranda görüntülenir. Đlgili müşteri tarafından onaylanan teklifler

bulunur ve durumları KABUL olarak değiştirilir.

Ekran 4.1.2: Teklif Kabül

13

4.1.3 Sipariş Giriş

Müşteriler tarafından onaylanan teklifler bu ekrandan seçilerek sipariş e dönüştürülür. Ayrıca, bir teklife bağlı olmaksızın direkt olarak bir sipariş

kaydı da oluştutulabilir. Sipariş kaydı üzerinde, Sipariş No (sistem tarafından üretilir) Sipariş Tarihi, Müşteri No, Para Birimi, Ödeme Koşulları,

Ürün Kodu, Miktar, Fiyat, Yükleme Tarihi, Teslim gibi bilgi alanları bulunmaktadır.

Ekran 4.1.3: Sipariş Giriş

14

4.1.4 Faturalama

Müşteri sipariş içeriğindeki ürünler, mamul depo stoklarında yeter miktarda mevcut ise, direkt olarak faturalama süreci başlayabilir. Hazırlanan

fatura kaydında şu bilgi alanları bulunur: Fatura Numarası, Fatura Tarihi, Ödeme şekli ve vadesi, para birimi, ürün kodları ve tanımları, miktar,

birim fiyat, tutar, iskonto tutarı, kdv, teslim ve taşıma şekli gibi.

Faturalama kaydının oluşturulmasıyla, fatura içerisindeki ürünlerin stok miktarları azalır. Ayrıca, ilgili müşteriyi fatura tutarı kadar borçlandıran

ve fatura tutarı kadar stok değerlerini azaltan muhasebe kaydı (yevmiye fişi) otomatik olarak oluşturulur.

Ekran 4.1.4: Fatura

15

4.2 Lojistik Planlama

Lojistik Planlama süreci, satış siparişinin sisteme girilmesi ile başlar. Bu ERP sisteminde Lojistik Planlama olarak geçen kavram, gerçekte tek

seviyeli Malzeme Đhtiyaç Planlaması’dır. Çünkü, müşterilerden siparişleri tek bir üretim yeri almaktadır ve ürün ağaçlarının sadece ilk seviyesi

bu üretim yerini ilgilendirmektedir. Müşterilerin istemiş olduğu ürünler öncelikle stoktan karşılanır. (varsa) Mevcut stoklara, ilgili satış siparişine

istinaden bloke konarak, ilgili ürünlerin başka siparişlere gönderilmesi engellenmiş olur. Mevcut stokların blokeleme önceliği, çeşitli kriterlere

göre kullanıcılar tarafından değiştirilebilir. Mamul depoda, müşteri siparişlerini karşılamak için yeterli mamul yoksa, ihtiyaç miktarı kadar ürün

diğer üretim yerlerinden veya dış tedarikçilerden talep edilir. Sistemde tanımlı her ürünün tedarik şekli de bilinmektedir. Bundan dolayı, lojistik

planlama ekranı ilgili üretim yerlerine veya tedarikçilere ihtiyaç düşürebilmektedir.

Süreç 4.2: Lojistik Planlama

16

4.2.1 Lojistik Planlama

Sipariş Giriş ekranından girilen satış siparişleri bu ekrana da düşmektedir. Bu ekranda “Lojistik Planı Oluştur” butonuna basıldığında, bu ekrana

düşen tüm siparişler taranarak mevcut stoklar ile eşleştirilmekte ve eşleşenler için stoklara bloke konmaktadır. Bu işlem, kullanıcı tarafından

belirlenen çeşitli öncelik kriterleri göre, en yüksek öncelikli müşteri siparişinden başlanarak yapılmaktadır. En çok tercih edileni ise, mevcut

stokların, yükleme tarihi en önce olana verilmesidir. Bu sayede, üretim ve tedarik için zaman kazanılıyor ve mamul stokları mümkün olduğu

kadar çabuk azaltılıyor.

Ana ürünler için stok eşleştirmesi yapıldıktan sonra, ana ürünün ürün ağacında bir seviye altında bulunan bileşenlerin eşleştirilmesine geçiliyor.

Bu sayede, ana ürün olarak stokta olmayan ancak, ana ürünü oluşturan alt bileşenleri stokta olan ürünlerde bulunuyor ve bunlara bloke konarak

kullanıcıya bir öneri çıkartılıyor. Örneğin; X mamulü stokta yok ancak, bu mamulü oluşturan Y ve Z bileşenlerinden stokta yeteri kadar mevcut

olduğunu, Y ve Z bileşenlerinin kullanılarak X mamülünün üretilebileceğini gösteriyor.

Siparişler ile mevcut stokların eşleştirilmesinden sonra kalan ihtiyaç miktarları (ürün ağacı 1.seviyede) net olarak ortaya çıkmış oluyor. Đlgili

ürünlerde, sipariş miktarından, blokelenen stok miktarının çıkarılmasıyla elde edilen sonuç siparişin karşılanması için gereken net ihtiyaç

duyulan miktarı olmaktadır.

Bu aşamadan sonra, ihtiyaç duyulan mamüllerin ihtiyaçları ilgili üretim yerlerine veya ilgili tedarikçilere bildirilmektedir.

17

Ekran 4.2.1: Lojistik Planlama

18

4.2.2 Lojstik Đhtiyaç Đzleme

Bu ekranda, lojistik planlama fonksiyonun çalıştırılmasından sonra ihtiyaç duyulan 1.seviye bileşenler alt bileşen bazında kümülatif olarak

izlenebilir. Alt bileşene olan ihtiyacın hangi müşteri siparişlerinden geldiği ve ihtiyaç duyulan bileşenlerin satınalma siparişlerinin verilip

verilmediği bilgileri görülebilir.

Ekran 4.2.2: Lojistik Đhtiyaç Đzleme

19

4.2.3 Sevkiyat Emir Fişi (Teslimatların Oluşturulması)

Lojistik planlama fonskiyonun çalıştırılıp tamamlanmasından sonra, müşteri ihtiyaçlarını karşılayan mamüller net olarak görülmüş olur. Bu

mamüllerin, bulundukları depo lokasyonlarından çekilip, sevkiyat alanına getirilmesi için sevkiyat emir fişi hazırlanır. Bu emir çıktısını alan

depo sorumlusu, ilgili kişiyi görevlendirerek emir içeriğindeki mamullerin sevkiyat alanına getirilmesini sağlar. Eğer, müşterinin istediği ürün

direkt olarak stoklarda yoksa ve alt bileşenlerinden birleştirme (montaj) yoluyla elde edilecekse, bu durumda ilgili mamulü oluşturan alt

bileşenler bulundukları depolama lokasyonundan çekilerek, montaj hatlarına alınır. Müşterinin istediği nihai ürünler bu şekilde elde edildikten

sonra sevkiyat alanına çekilirler. Stokda bulunmayan ve alt bileşenlerinden en az 1 tanesinde miktar eksikliği bulunan mamüller için sevkiyat

emir fişi oluşturulamaz.

Ekran 4.2.3: Sevkiyat Emir Fişi

20

4.3 Üretim Planlama ve Üretim (MPS)

Müşterilerden siparişleri alan üreti yeri için, üretim planlama faaliyetleri esas üretim yeri faaliyetlerine göre kolaydır. Çünkü, bu üretim yerinde

sadece montaj tipinde bir üreti yapılmaktadır. Lojistik Planlama (Tek Seviyeli MRP) çalışmasından sonra elde edilen çıktı, bu üretim yerinin

üretim ve sevkiyat planını oluşturmaktadır. Çeşitli hammaddeleri kulllanarak gerçek manada üretim yapan diğer 2 üretim yeri için durum bundan

biraz farklı ve daha detaylıdır. Çeşitli hammadeleri belirli oranda karıştırıp, uzun üretim ve kalite kontrol süreçlerinden sonra ortaya farklı bir

mamül çıkmaktadır. Bunun için, hammadde ve insan işgücünün çok iyi planlanması ve izlenmesi gerekmektedir.

Esas üretim yerine gelen mamul siparişleri Ana Üretim Planlama (MPS-Master Production Schedule) ekranına düşmektedir. Daha önce üretimi

yapılmış olan bir mamulse ve yeterli hammadde miktarı mevcut ise diret olarak Üretim Emri oluşturulur. Daha önce üretimi yapılmamış olan bir

mamülse öncelikle ürün ağacının ve rota bilgisi oluşturulur. Daha sonra, üretimi yapabilmek için yeterli hammadde olup olmadığı sorgulanır. Var

ise direkt üretim emri oluşturulur, yok ise ihtiyaç duyulan hammaddelerin satınalma siparişleri oluşturularak temin yoluna gidilir.

Bir ürünün daha önce üretilmesi demek, onun ürün ağacı ve rota bilgilerinin ERP Sisteminde tanımlı olması demektir. Aksi takdirde, bu ürünün

hangi bileşenlerden hangi birim miktarlarda oluştuğu ve hangi üretim proseslerinden geçtiği bilinemez.

Süreç 4.3: Üretim Planlama ve Üretim (MPS)

21

4.3.1 Ana Üretim Planı (MPS)

Üretim yerine gelen üretim ihtiyaçları bu ekrandan izlenir. Üretilecek ürünün sipariş miktarı, öngörülen fire ile birlikte üretilecek miktar, sevk

tarihi, üretilen ve kalan bakiye bilgileri görülebilir. Ayrıca, MPS planı çalıştırıldıktan sonra, ilgili ürünü üretmek için gerekli olan alt bileşenler ve

mevcut kaynak durumuna göre üretime başlanması gereken zamanlar görülebilir. Sistem bu bilgileri hesaplamak için, daha önce tanımlanmış

olan ürün ağaçları ve rota bilgilerini kullanır. Bu bilgilerde olabilecek muhtemel yanlışlıklar da, sistemin yanlış sonuç üretmesine sebep olur.

Ekran 4.3.1: Ana Üretim Planı (MPS)

22

Aşağıdaki ekranda, MPS fonksiyonu çalışmasından sonra üretilen detaylı rapor (çizelge) görülmektedir. Bu çizelgede, MPS te bulunan her nihai

ürün için operasyonlarda öngörülen başlama ve bitiş zamanları görülebilir.

Ekran 4.3.1a: Ana Üretim Planı (MPS) Detaylı Çıktısı

23

Aşağıdaki ekranda, MPS fonksiyonu çalışmasından sonra üretilen özet bir sonuç görülmektedir. Bu sonuçta, operasyon merkezlerine o ana kadar

yüklenmiş olan toplam iş süreleri gün bazında görülmektedir. Başka bir deyişle, o andan itibaren herhangi bir iş emri verilmez ise, ilgili

operasyon merkezi çıktıda görülen gün kadar sonra çalışmasını durduracaktır.

Ekran 4.3.1b: Ana Üretim Planı (MPS) Özet Çıktısı

24

4.3.2 Ürün Ağaçları ve Rotalar

Ürün ağaçları ve rota bilgileri, bir üretim yerinin en önemli verilerinden birisidir. Ürünün hangi alt bileşenlerden ve hangi miktarlarda oluştuğu,

hangi üretim proseslerini takip edeceği (üretim operasyonları), bunların hangi sürede gerçekleşeceği, hangi kaynakların kullanıcağı belirlenir. Bu

bilgiler olmaksızın, üretim planlama ve üretim fonksiyonlarının gerçekleşmesi mümkün değildir.

Ekran 4.3.2: Ürün Ağacı ve Rota

25

4.3.3 Zaman Etüdleri

Rotalarda öngörülen operasyon sürelerinin, gerçeğe en yakın düzeyde olması ve zaman zaman yapılan iyileştirme çalışmaları kapsamında üretim

içerisinde sık sık zaman etüdleri yapılmalıdır. Bu işlemde, operatörün ve/veya makinanın birim üretimi gerçekleştirmek için harcadığı zaman

ölçülür ve kayıt altına alınır. Bu sayede, ortalama değerler ve ortlamadan sapmalar net olarak görülebilir.

Ekran 4.3.3: Zaman Etüdü

26

4.3.4 MPS Đhtiaç Đzleme

Bu ekranda ise, MPS ekranının tersi bir bakış açısı bulunmaktadır. MPS tarafından hesaplanan hammadde ve yardımcı madde ihtiyaçları

kümülatif olarak görülebilir. Detay da ise, ilgili hammadde ve yardımcı maddelere olan ihtiyacın hangi MPS satırlarından geldiği görülebilir. Bu

sayede, ilgili satınalma siparişleri verilmeden önce MPS tarafından hesaplanan sonuçların doğru olup olmadığı veya herhangi bir anormal

değerin bulunup bulunmadığı kotrol edilebilir.

Ekran 4.3.4: MPS Đhtiyaç Đzleme

27

4.3.5 Üretim Emirleri

Üretilmesine karar verilen ürünler için, üretim planlama tarafından üretim emri ismi verilen bir belge oluşturularak üretim bölümüne teslim

edilir. Üretim emir belgesi üzerinde, iş emri numarası, üretilecek ürünün bilgileri, miktarı, öngörülen fire ve son teslim tarihi (termin) gibi bilgiler

bulunur. Üretim emrini alan ilgili üretim yöneticisi hemen hazırlıklara başlar. Üretimin zamanında gerçekleşmesi için gerekli olan hammaddeleri

hammadde ambarından çeker ve ilgili üretim personelini bilgilendirerek kaynak atamalarını gerçekleştirir.

Ekran 4.3.5: Üretim Emri

28

4.3.6 Üretim

Üretim bölümünde tamamlanan işlemler (yapılan üretimler) üretim kayıt ekranına girilir. Bu kayıtlardaki anahtar bilgi iş emri numarasıdır. Tüm

kayıtlar bu numaraya bağlı olarak girilmek zorundadır. Üretim kayıtlarında, iş emir numarası, üretilen ürünün kodu ve miktarı, üretim

karışılığında tüketilen hammadde ve yardımcı maddeler, üretimin gerçekleştiği operasyon ve kaynak, üretimi gerçekleştiren personel bilgisi

bulunmaktadır. Üretim karşılığı yapılan tüketilmesi gereken hammadde ve miktarlı, sistem tarafından kullanıcının karşısına öneri olarak getirilir.

Bunlar, iş emrinin ilk oluşturulması sırasında ürün ağacından hesaplananan değerlerdir. Đş emri oluşturuldukdan sonra, ürün ağaçlarında yapılan

değişiklikler, o anda açık bulunan iş emirlerini etkilemez. Bunun için iş emrinin kapatılıp, yeniden oluşturulması gerekmektedir.

Ekran 4.3.6a: Üretim Kaydı – Tüketilen Ürünler

29

Ekran 4.3.6b: Üretim Kaydı – Üretim Personel ve Süre

30

4.3.7 Üretim Fireleri

Üretim işleriminin doğası gereği, üretilen bazı ürünler istendiği gibi olmaz. Bunlara fire (ıskarta) denir. Üretimde meydana gelen bu firelerde

detaylı olarak kayıt edilir. Fire kayıtlarında, iş emir numarası, parti no, ürün no, firenin sebebi ve miktarı gibi bilgiler bulunur. Bu bilgiler daha

sonra çeşitli kriterlere raporlanır, sebepleri üzerinde inceleme ve analizler yapılır. Üretimde meydana gelen fire miktarları azaltılmaya çalışılır.

Çünkü, ortaya çıkan fireler işletme kaynaklarının boşa harcanması suretiyle maliyetleri artırırlar ve işletmenin zarar etmesine sebep olurlar.

Bundan dolayı, üretim işletmelerinde son derece iyi işleyen bir kalite kontrol sürecleri kurulmuştur. Özellikle, üretim ve kalite kontrol

süreçlerinde gözden kaçan ancak müşteride tespit edilen fireler müşteri memnuniyetsizliği sağlayarak işletmeye uzun vadede çok büyük zarar

verebilirler.

Ekran 4.3.7a: Fire Kaydı

31

Ekran 4.3.7b: Fire Kayıt Raporu

32

4.3.8 Üretim Arıza Bilgileri

Üretim esnasında çeşitli sebeplerle duruşlar olabilir. Bunların en büyük sebebi ise, üretimde kullanılan çeşitli makina, cihaz ve aletlerin arıza

yapmasıdır. Bu arızalar genellikle üretimin yavaşlamasına veya durmasına yol açar. Bu arızalar nedeniyle üretimde yaşanan duruşlar iş gücü ve

zaman kaybına neden olarak maliyetleri artırıcı bir etki yaparlar. Bundan dolayı, bu tür arızaların da kayıt altına alınarak daha sonra raporlanması

ve analiz edilmesi gerekmektedir. Đyileştirici bakım-onarım faaliyetleri planlanarak duruşlar minumum seviyeye indirilmelidir.

Ekran 4.3.8: Üretim Arıza Kaydı

33

4.4 Malzeme Yönetimi

Bir üretim işletmesinde iyi bir planlamanın yapılabilmesi, kaynakların etkin kullanılarak verimliliğin arttırılabilmesi büyük ölçüde malzeme

yönetiminin iyi yapılmasına bağlıdır. Đşletme içerisindeki tüm envanter hareketleri ERP sistemine yansıtılmalı, zamanında ve doğru şekilde kayıt

altına alınmalıdır. Ancak bu şekilde stok doğruluğu elde edilebilir. Aksi takdirde, başta planlama ve maliyet sistemleri olmak üzere tüm sistemler

bundan olumsuz etkilenir ve yanlış sonuçlar üretir. Bir üretim işletmesindeki temel envanter hareketleri:

- Üretim (stok miktarını artırır)

- Üretime Çıkış (tüketim) (stok miktarını azaltır)

- Stok Transferi (toplamda stok miktarını değiştirmez)

- Fire (stok miktarını azaltır)

- Gider Merkezine Sevk (sarf) (stok miktarını azaltır)

- Mal Giriş (alış ve satış iade) (stok miktarını artırır)

- Mal Çıkış (satış ve alış iade) (stok miktarını azaltır)

Üretim ve tüketim hareketleri, üretim kaydının girilmesi ile otomatik olarak oluşur. Üretilen miktar kadar ürün stoklaşırken, tüketilen hammadde

ve miktarları kadar stoklardan azalır.

34

4.4.1 Stok Hareketleri

Stok hareketleri ekranında, istenilen bir envanterin beliri bir depo alanındaki hareketleri ve stok miktarı bu ekranda görülebilir. Đlgili ürün bu

depolama alanına ne zaman gelmiş ? hangi hareketle gelmiş ? geldikten sonra başka bir depolama alanına gönderilmiş mi ? şu anda bu depolama

alanındaki stok miktarı nedir ? gibi soruların cevapları bulunabilir. Đlgili ürünün stok miktarını bulmak için, depolama alanına giriş miktar

toplamından, çıkış yapılan miktar toplamı çıkartılır.

Ekran 4.4.1: Stok Hareketleri

35

4.4.2 Stok Transferi

Stok Transferi, herhangi bir malzemenin (mamul, yarı mamul, hammade vs) işletme içerisinde bulunan bir depolama alanından, yine işletme

içerisinde bulunan başka bir depolama alanına taşınması işlemidir. Bu işlemle, malzemenin işletme içerisindeki toplam stok miktarında,

malzemenin niteliğinde ve miktarında bir değişme olmaz. Sadece, bir depolama alanındaki stok miktarı azalırken, diğer depolama alanındaki stok

miktarı artar.

Ekran 4.4.2: Stok Hareketleri

36

4.4.3 Fire (Üretim Dışı)

Çeşitli sebepler ile, bozularak cinsini ve niteliğini kaybeden her türlü işletme ve sarf malzemesi bu ekrandan kayda alınır. Fire kaydının

girilmesiyle, ilgili envanterin stok miktarı girilen miktarı kadar azalır. Envanterin maliyeti kadar tutar da ilgili masraf yerine gider olarak

yazılarak muhasebe kaydı (yevmiye fişi) otomatik olarak oluşturulur.

Ekran 4.4.3: Fire

37

4.4.4 Gider Merkezine Sevk (Sarf)

Üretilen ürünlerin bünyesine direkt olarak girmeyen, ancak üretimin devam edebilmesi için kullanılması gereken her türlü işletme ve sarf

malzemelerinin kullanım kayıtları bu ekrandan girilerek stokdan düşürülmesi sağlanır. Bu tür malzemelere örnek olarak, yağlar, civatalar, pullar,

her türlü bakım ve onarım malzemeleri sayılabilir. Gider merkezine sevk formunda bulunan bilgiler şunlardır: Belge numarası, belge tarihi,

tüketilen malzemelerin kodları ve miktarları, malzemelerin kullanıldığı yerin gider merkezi kodu. Belge düzenlenip kayıt edildiğinde, belge

içeriğindeki malzemeler yazılan miktar kadar stokdan düşer. Tüketilen malzemenin maliyeti kadar tutarı, belirtilen gider merkezine masraf olarak

yükleyen muhasebe kaydı (yevmiye kaydı) otomatik olarak oluşturulur.

Ekran 4.4.4: Gider Merkezine Sevk (Sarf)

38

4.4.5 Mal Giriş (Satınalma ve Satış Đade)

Tedarikci veya müşterilerden satınalma/satış iade yoluyla gelerek işletme içerisine giren her türlü malzemenin girişi aşağıdaki ekrandan yapılarak

ilgili giriş kaydı oluşturulur. Kayıt edilen belge üzerinde; tarih, müşteri/tedarikçi numarası, giriş yapılan depo kodu, ürün kodu, miktarları gibi

bilgiler bulunmaktadır. Mal girişi herhangi bir satınalma siparişine istinaden yapılıyorsa, ilgili satınalma siparişi seçilerek eşleştirme yapılabilir.

Bu sayede, yapılan giriş tedarikci değerlendirme kriterlerinde kullanılabilir. Tedarikcinin istenen malları zamanında,istenen miktar ve fiyatla

gönderip göndermediği bilgisi sorgulanabilir.

Ekran 4.4.5: Mal Giriş (Satınalma ve Satış Đade)

39

4.4.6 Mal Çıkış (Satış ve Alış Đade)

Müşteri veya tedarikcilere satış veya alış iade yoluyla gönderilen her türlü malzemenin çıkışı aşağıdaki ekrandan yapılarak ilgili çıkış kaydı

oluşturulur. Kayıt edilen belge üzerinde; tarih, müşteri/tedarikçi numarası, çıkış yapılan depo kodu, ürün kodu, miktarları gibi bilgiler

bulunmaktadır. Mal çıkışı herhangi bir satış siparişine istinaden yapılıyorsa, ilgili satış siparişi seçilerek eşleştirme yapılabilir. Bu sayede, yapılan

çıkış teslimat performans değerlendirme kriterlerinde kullanılabilir. Müşterilerin istediği malların zamanında, istenen miktar ve fiyatla gönderilip

gönderilmediği bilgisi sorgulanabilir.

Ekran 4.4.6: Mal Çıkış (Satış ve Alış Đade)

40

4.5 Satınalma

Her üretim işletmesi çeşitli mal ve hizmet üretimi yapabilmek için çeşitli hammadde ve yardımcı maddeler satınalmak zorundadır. Kurumsal

düzeyde her türlü işletmede satınalma departmanı bulunmaktadır ve satınalma işlemleri belirlenmiş bir prosedür dahilinde yapılmaktadır. Üretim

işletmelerinde iyi bir satınalma planlaması ile karlılığın direkt olarak ilişkisi vardır. Bir çok işletmenin, satışlarını arttırdığı halde karlılığını

artıramamasının sebeplerinden bir tanesi de gereksiz ve plansız yapılan satınalmalardır. Çünkü, her satınalma işlemi işletmeden para çıkışına

neden olmaktadır. Bundan dolayı gereksiz satınalma yapılmamalı, yapılan satınalmaların da piyasa koşullarına en uygun kalite/fiyat

performansına sahip ürünlerden veya firmalardan yapılması gerekmektedir. Satınalma süreçleri temel olarak şu aşamalardan oluşur: Satınalma

ihtiyacının (talebin) oluşması, talebin onaylanması, tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi, satınalma siparişinin verilmesi.

Süreç 4.5: Satınalma Süreci

41

4.5.1 Satınalma Talepleri

Đşletme içerisinde olmayan herhangi bir malzemeye ihtiyaç duyulduğunda, ilgili malzeme için aşağıdaki ekranda görülen satınalma talep kaydı

oluşturulur. Bu kayıtta, talep numarası, talep tarihi, talep eden kişi, malzemenin kullanılacağı maliyet merkezi kodu, malzemelerin kodu, miktarı

ve istenen tarih gibi bilgiler yer alır. Talep kaydı oluşturulduktan sonra, ilgili maliyet merkezi sorumlusunun önüne düşer (ilgili departman

yöneticisi) Đlgili yönetici tarafından onaylandıktan sonra satınalma departmanı tarafından görünür hale gelir. Onaylanmadığı taktirde, talep iptal

edilerek süreç durdurulur.

Ekran 4.5.1: Satınalma Talebi

42

4.5.2 Satınalma Talep Onaylama

Đlgili departman yöneticisi bu ekrana girdiğinde, sorumlu olduğu maliyet merkezi (departman) tarafından açılmış olan satınalma taleplerini görür.

Talepleri inceleyerek, uygun gördüklerini onaylar. Onaylananlar için süreç devam eder, onaylamadıkları için süreç durmuş olur.

Ekran 4.5.2: Satınalma Talep Onay

43

4.5.3 Talep Takip

Đşletme içerisinde zaman içinde bir çok talep açılır. Bunların her birisi çeşitli aşamalarda olabilir. Kimileri onay beklerken, kimileri onay

aşamasını geçip teklif alma veya sipariş verme aşamasında olabilir. Bundan dolayı, açılan taleplerin durumu talep sahipleri veya satınalma

departmanı tarafından bu ekran yardımıyla takip edilip izlenebilir.

Ekran 4.5.3: Talep Takip

44

4.5.4 Sipariş Onay

Đlgili yöneticiler tarafından onaylanan talepler satınalma departmanı tarafından görüntülenir. Daha önce satın alınan bir malzeme ve tedarikçisi

belli ise direkt olarak satınalma siparişine dönüştürülebilir. Aksi taktirde, malzeme için piyasa araştırması, uygun görülen tedarikcilerden teklif

alınması ve alınan tekliflerin değerlendirilmesinden sonra sipariş açma aşamasına geçilir.

Ekran 4.5.4: Sipariş Onay

45

4.5.6 Satınalma Siparişleri

Kullanıcılar tarafından açılan ve ilgili departman yöneticisi tarafından onaylanan talepler satınalma departmanı tarafından aşağıdaki ekranda

görüldüğü gibi satınalma siparişlerine dönüştürülür. Sipariş kaydında, sipariş no, sipariş tarihi, tedarikçi kodu, para birimi, malzeme kodları ve

tanımları, miktar ve fiyat bilgileri yer almaktadır. Zaman içerisinde, işletmeden tedarikcilere verilmiş olan bir çok satınalma siparişi oluşur. Her

birinin süreci farklı aşamada olabilir. Đstenen malzemelerden bazıları gelmiş, bazıları eksik gelmiş veya hiç gelmemiş olabilir. Bunların takibi

çeşitli raporlar ile satınalma departmanı tarafından takip edilir.

Mal girişi, herhangi bir satınalma siparişine istinaden yapılabilir. Bu durumda ilgili satınalma sipariş satırları mal giriş belgesine otomatik olarak

çekilir. Bu sayede, tedarikcilerden istenen malzemelerin zamanında, istenen miktarda ve fiyatta gelip gelmediği sorgulanabilir. Tedarikci

değerlendirmelerine temel veri teşkil edebilir. Đşletmeye gelen malzemeler istenen şekilde gelmiş ise, ilgili satınalma siparişi otomatik olarak

sistem tarafından kapatılır.

Đstenen malzemeler tedarikci tarafından karşılanamaz veya daha önce yapılan eksik teslimatlar karşılanamaz ise siparişte bakiye olsa bile

satınalma departmanı tarafından manuel olarak kapatılabilir. Bu olay, sistem tarafından izlenir ve raporlarda bu durum gösterilerek ilgili tedarikci

olumsuz (negatif) olarak değerlendirilir.

Satınalma siparişlerinde bulunan açık bakiyeler MPS ve MRP tarafından da dikkate alınır ve üretilen sonuçlar buna göre şekillenir. Bundan

dolayı, özellikle üretimde kullanılan her türlü hammadde ve yardımcı madde siparişlerinin gerçek durumu doğru yansıtması gerekmektedir.

Çünkü, satınalma süreçlerinde meydana gelecek aksamalar üretim süreçlerinin durmasına yol açıp, kalitesiz satınalmalarda (özellikle hammadde)

üretilen ürün kalitesine olumsuz etki ederek, istenmeyen sonuçların ortaya çıkmasına neden olabilirler.

46

Ekran 4.5.6: Satınalma Siparişleri

47

4.5.7 Giriş Kalite Kontrol

Đşletmeye satın alınan malzemelerden, özellikle üretimde kullanılan ve üretilen ürünün kalitesine etki eden her türlü hammadde ve yardımcı

madde giriş kalite kontrolüne tabi tutulmaktadır. Çünkü, ürünün üretilmesinde kullanılan kalitesiz bir hammadde, üretilen ürünün kalitesine

olumsuz etki edecektir. Ortaya çıkacak kalite sorunlarını ileriki süreçlerde yakalamak son derece zordur ve çok maliyetlidir.

Kalitesizlik ne kadar erken fark edilirse o kadar iyi olur. Bundan dolayı, henüz kalite kontrolünden geçmemiş olan malzemeler erp sisteminde

blokeli olarak görünürler ve net stoğa dahil edilmezler. Fiziki olarak ise, işletme içerisinde farklı bir lokasyon da bulunurlar (giriş ambarı, kalite

kontrol lokasyonu) Kalite kontrol sonucundan geçmesi halinde, kendi lokasyonuna taşınır ve erp sistemi üzerinde serbest bırakılırlar. Buradan

elde sonuçlar, tedarikci değerlendirme sistemlerinde girdi olarak kullanılır. Bir tedarikci, her ne kadar malzemeleri istenen tarihte, miktarda ve

fiyatta gönderse bile, gönderdiği malzemeler önceden belirlenmiş olan kalite standartlarına uymadığı taktirde olumsuz (negatif) olarak

değerlendirilir.

48

Ekran 4.5.7: Giriş Kalite Kontrol

49

4.6 Muhasebe-Finans

Đster üretim işletmesi ister sadece alım-satım yapan ticari işletme olsun tüm işletmelerde para değeri olan (parasal karşılığı olan) tüm işlemlerin

kanunlarla belirlenen usul ve esaslara göre muhasebe kaydı yapılmalıdır. Đşletme içerisindeki tüm parasal işlemler ve parasal karşılığı olan

envanter hareketleri muhasebe-finans departmanı tarafından kayda alınır ve izlenir.

Çeşitli dönemlerde raporlanarak, işletme yönetimine ve vergi hesaplanması yapılabilmesi için resmi kurumlara verilir. Bunların formatları, usul

ve esasları, ne zaman hazırlanacağı gibi kurallar kanunlarla belirlenmiştir, kişilere ve şirketlere göre değişmezler.

Geçmiş yıllarda işletmelerin en kalabalık departmanlarını muhasebe-finans departmanları oluşturmaktaydı. Çünkü, işletmenin büyüklüğüne göre

değişmekle birlikte, her işletmede hergün yüzlerce parasal karşılığı olan işlem yapıldığından bunların kayıtlarını manuel şekilde kağıtlarda ve

dosyalarda doğru şekilde tutmak, gerektiğinde bunlara erişerek finansal ve mali raporlar hazırlamak oldukça zaman alan bir işti.

Ancak son yıllarda bilişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler ve özellikle entegre çalışan ERP sistemlerinin yaygınlaşmasından sonra,

muhasebe departmanlarının işleri eskiye oranla azalmıştır. Çünkü, entegre çalışan ERP sistemlerinde işletmede gerçekleşen ve parasal değeri

olan her işlemde muhasebe kaydı hızlı ve doğru bir şekilde sistem tarafından oluşturulmaktadır. Unutmalar, hatalı kayıtlar ve hatalı aritmetik

işlemlerden kaynaklanan raporlar ortadan kalkmıştır. Muhasebe sistemlerinin denetimi ve kontrolü son derece kolaylaşmıştır.

Parasal işlemlere örnek olarak, tedarikciye kasadan veya bankadan ödeme yapılması, müşteriden para tahsil edilmesi, çalışanlara ücret ödenmesi

işlemleri verilebilir. Parasal karşılığı olan envanter işlemlerine örnek olarak, işletmeye malzeme satın alınması, satış yapılması, her bir

malzemenin veya ürünün fireye uğraması, tüketilmesi, statü değiştirmesi (hammadde den yarı mamüle, yarı mamülden mamule dönüşmesi),

hurdaya ayrılması işlemleri verilebilir.

50

Đşletme içerisindeki mali nitelikteki her işlemden sonra yevmiye fişi adı verilen kayıt sistem tarafından oluşturulur. Tüm işlemlerde aynı bilgiler

mevcuttur ve değiştirilip silinemezler. Tüm mali rapor ve tablolar bu yevmiye fişlerine dayanmak zorundadır. Yevmiye fişlerindeki anahtar saha

muhasebe hesap numaralıdır. Đşletme içerisindeki her parasal işlem önceden bir muhasebe hesabı ile ilişkilendirilmiş olmalıdır. (bağlanmalı)

Yevmiye fişine kayıtlar temel muhasebe prensipleri gereğince borç-alacak mantığına göre yapılır. Alacaklar bir tarafa, borçlar diğer tarafa

yazılır. Bazı hesaplar borçlanırken bazı hesaplar alacaklanır. Ancak, borç ve alacak tarafına yazılan tutar her zaman eşit olmalıdır. Birbirinden

çıkartıldığında sonuç 0 (sıfır) olmalıdır. Diğer bir deyişle, yevmiye fişi bakiye vermemelidir.

Ekran 4.6: Yevmiye Fişi

51

4.7 Đnsan Kaynakları

Üretim işletmelerinde, sermayeyi ve çeşitli hammaddeleri bir araya getirerek üretimi gerçekleştiren nihai unsur insandır. Ayrıca, üretimin

gerçekleşmesi için sermaye ve hammaddenin yanında insan da bir unsurdur ve işletme için önemli bir kaynaktır. Bundan dolayı, paranın ve

malzemenin yönetimi kadar işletmenin sahip olduğu insan kaynağının da iyi yönetilmesi son derece önemlidir ve farklı bir uzmanlık alanıdır.

Đnsan kaynakları yönetiminin çeşitli alt uzmanlık alanları ve dalları bulunmaktadır. Bunlar arasında, bordro ve özlük işleri, eğitimler, kariyer

planlama ve yönetimi, işe yerleştirme, iş sağlığı ve güvenliği sayılabilir.

Her işletmede çalışan personel bir ücret karşılığı çalışmaktadır. Çalışma dönemi içerisinde, mesai yapabilir, izin alabilir, sağlık raporu alabilir,

çeşitli ek gelirleri ve kesintileri olabilir. Personelin medeni durumlarında, eğitim durumlarında ve görevlerinde değişmeler olabilir. Bütün

bunların hesaplanması bordro ve özlük işleri kısmında olur. Bordro hesaplaması, usul ve esasları kanunlarla belirlenmiş olan prosedürlere göre

yapılır. Ayrıca, personelin işten ayrılması veya görevine son verilmesi halinde başta kıdem ve ihbar tazminatı olmak üzere tüm hakedişleri bu

kısımda hesaplanır.

Günümüzde teknoloji, yönetim ve kalite sistemleri sürekli olarak gelişmektedir. Đşletmeler de sürekli gelişen bu sistemleri uygulamaya

almaktadır. Bunun sonucunda, işletme personelinin de uygulamaya alınan sistemler hakkında detaylı bilgi sahibi olması gerekmektedir. Ayrıca,

işe yeni giren personel için de, o işletmede kullanılan bilişim, yönetim ve kalite sistemleri konusunda bilgilendirme yapılması gerekmektedir. Bu

ihtiyaçlardan dolayı, insan kaynakları departmanları yoğun bir eğitim planı ve programı hazırlamak durumundadır.

Đşletmelerde çalışan hemen hemen tüm çalışanlar, daha iyi yaşam koşulları için daha iyi bir ücret beklerler. Ayrıca, kendi işinde belirli bir

deneyime ulaşmış kişiler, operasyonel işlerden taktiksel işlere, taktiksel işlerden stratejik işlere geçmek isterler. Yeterli yetkinliğe ulaşan kişilerin

izlenmesi, bu kişilerin görev ve sorumluluklarının artırılması, koşullarının iyileştirmesi, işletmenin ihtiyacı olan orta ve üst düzey yöneticilerin

yetiştirilmesi işleri kariyer planlama kapsamında olmaktadır.

52

Đşletmeler, gelişen yeni iş olanakları ve artan iş hacimleri karşısında işe yeni personel almak durumundadır. Bunu yaparken de, adaylar arasında

mümkün olduğu kadar objektif ve sayısal verilere dayanan karşılaştırmalar yapmaları gerekir. Yapılan bu değerlendirme sonunda, adaylar

arasından işletme için en uygun olan personel seçilerek işe yerleştirilir. Bu konuda yapılan olumsuz uygulamalar, işletmeye niteliksiz ve

işletmeye uygun olmayan personellerin doldurulmasına yol açar. Zamanla işletmenin insan kalitesi azalır. Đşletmedeki insan kalitesi azaldığında

satış pazarlamadan, üretime, üretimden müşteri ilişkilerine kadar bütün süreçlerde kalitesizlik peş peşe gelir ve çeşitli problemler ortaya çıkmaya

başlar. Çünkü, bütün bu süreçlerin ve sistemleri işleten sonuçta insandır ve tüm sistemlerin merkezinde bulunur. Bu duruma düşen işletmelerin,

hızlı ve doğru kararlar alarak pazarda rekabet edebilmesi mümkün değildir. Süreçlerde yaşanan kalitesizliğin üretilen ürün ve hizmetlere

yansıması kaçınılmazdır. Bunun sonucunda işletme sürekli müşteri kaybetmeye başlar ve kaçınılmaz sona doğru sürüklenmeye başlar. Köklü

geçmişe sahip ve global pazarlarda söz sahibi olan işletmelerin sistemleri incelendiğinde, tüm sistemlerin merkezinde insan olduğu görülür.

Diğer tüm sistemler, insanın etrafında konumlandırılmıştır. Đnsan olması gereken yere oturtulmuştur. Çünkü, günümüzdeki bilişim sistemleri son

derece gelişmiş olsa da, insanın kapasitesi ve zekası ile karşılaştırıldığında henüz çok geri olduğu görülür.

Đşletme çalışanlarının, sağlıklı ve doğru kararlar alarak sağlıklı bir üretim yapabilmesi büyük ölçüde insan sağlığına bağlıdır. Çünkü, fiziken ve

ruhen sağlıklı insanlar güçlü olabilirler ve zorluklarla başa çıkabilirler. Ayrıca, insan sağlığının değeri maddi bir değerle ölçülemez ve kimse

sağlığını kaybetmeyi istemez. Geçmiş yıllarda, insanların bir çoğu işletmelerdeki olumsuz ve sağlıksız çalışma koşulları nedeniyle çalışırken

sağlıklarını kaybettiler. Bu önemli boyutlara ulaştıktan sonra, bu şekilde gittiği taktirde üretimin asli unsuru olan insan kaynağının yok olacağı

işletmeler tarafından görüldü. Đşçilerin de bilinçlenmesi ile birlikte işletmelerdeki çalışma koşulları iyileştirildi. Đnsanların, sağlıksız çalışma

koşulları veya iş kazaları nedeniyle sağlıklarını, hayatlarını kaybetmeleri büyük ölçüde engellendi. Ülkeden ülkeye değişmekle birlikte, bu konu

da yapılan yasal düzenlemelerin çok büyük olumlu etkisi olmuştur.

53

Ekran 4.7: Personel Kartı