TRAKYA KALKINMA AJANSI

2012/2013 Proje Teklif Çağrısı Proje Uygulama Eğitimi

İçerik

Bölüm 1. İzleme ve Değerlendirme - İzleme & Değerlendirme Unsurları - Süreç ve İçerik - Araçlar Bölüm 2. Proje Uygulama Süreci - Raporlama - Ödemeler - Satın alma Bölüm 3. Proje Uygulama Süreci (dev.) - Sözleşme Değişiklikleri - Görünürlük Faaliyetleri - Önemli Hususlar - İlk İzleme Ziyaretleri Öncesinde…

TRAKYA KALKINMA AJANSI

Bölüm 1

İzleme ve Değerlendirme

Neredeyiz?

Fikrin

belirlenmesi

Projenin Analizi

Projenin

Planlanması

Projeye Kaynak

bulunması

Uygulanması

Projenin İzlenmesi &

Değerlendirilmesi

İzleme & Değerlendirme

“Etkin Kaynak Yönetimi”

İzleme & Değerlendirme Unsurları

“ Kamu kaynaklarının etkin kullanımı”

İç İzleme (Yararlanıcı) Dış İzleme (Ajans)

Gerekli önlemleri almak Risk tespitlerini yapmak ve tedbirler almak

Revizyonları zamanında yapmak Satın almalarda yararlanıcılara destek olmak

Düzenli veri toplama, raporlama ve dokümantasyon Yararlanıcı raporlarını incelemek

Proje çıktıları ve performans göstergelerinin öngörülen tarih ve maliyette gerçekleştirilmesi

Sorun ve eksikliklere çözüm önerileri geliştirmek, takibini yapmak

Bilgilendirme toplantıları, eğitimler ve izleme ziyaretleri gerçekleştirmek

Denetim

Dış Denetim (Harcama Teyidi Raporu)

Sayıştay (Düzenli Denetimler) Devlet Denetleme Kurulu (Denetim ve Raporlama)

Bölge Mahkemeleri (Usulsüzlükler)

İzleme & Değerlendirme – Süreç ve İçerik

Süreç

- Ön İzleme Ziyaretleri - Başlangıç Toplantıları - Proje Uygulama Eğitimleri

- İlk İzleme Ziyaretleri - Ön Ödeme (Blokeli) - Düzenli İzleme Ziyaretleri - Ara Rapor– Ara Ödemeler - Anlık İzleme Ziyaretleri - Nihai Rapor – Nihai Ödeme - Proje Sonrası Değerlendirme Raporu

İçerik

-Teknik İlerleme -Mali İlerleme -Performans Göstergeleri -Sorunlar & İhtiyaçlar

İzleme & Değerlendirme - Araçlar

İlk İzleme Ziyareti Raporu (ek 1)

İzleme Ziyareti Raporu (ek 2)

Ekipman Fiziksel Kontrol Listesi (ek 3)

Anlık İzleme Ziyaretleri (ek 4)

Erken Uyarı Raporu (ek 5)

Usulsüzlük Raporu (ek 6)

Kontrollerde Ortak Unsurlar

Faaliyetler

Bütçe (Satınalmalar)

Performans Göstergeleri

Erken Uyarı Raporu (Düzeltici Tedbirler Prosedürü)

(bkz. ek 7)

Aynı konuda 2 defa erken uyarı raporu düzenlenmesi halinde

Ajans, destek tutarının %1’i oranında cezai şart uygulama hakkını haizdir.

Kasıtlı usulsüzlükler Kasıtlı olmayan usulsüzlükler

Usulsüzlükler

- Suç teşkil eden hallerde savcılığa suç duyurusunda bulunma - Ajans ve devlet desteklerinden mahrum kalma - Fesih yaptırımları

- İnceleme -Sözleşme Feshi / Durdurma / Düzeltici Tedbir Alma - Fesih yaptırımları

(bkz. ek 8) (bkz. ek 9)

TRAKYA KALKINMA AJANSI

Bölüm 2 Proje Uygulama Süreci

Raporlama Ödemeler

Satın almalar

Proje Uygulama Süreci - Sunulacak Raporlar

Raporlar Zaman İçerik

Yararlanıcı Beyan Raporu (ek 10)

2 ayda bir Gerçekleşen Faaliyetler, Bütçe, Satın almalar,

Performans Göstergeleri

Ara Rapor

Teknik Rapor (ek 11) Mali Rapor (ek 12)

İhtiyaç duyulması halinde proje süresi içinde

Gerçekleşen Faaliyetler, Bütçe, Satın almalar, Performans Göstergeleri

+ Destekleyici Belgeler

Nihai Rapor

Teknik Rapor (ek 13) Mali Rapor (ek 14)

Proje süresinin sona ermesini müteakip 30 gün

içerisinde

Gerçekleşen Faaliyetler, Bütçe, Satın almalar, Performans Göstergeleri, Destekleyici Belgeler

+ Harcama Teyidi Raporu

Harcama Teyit Raporu (ek 15)

(Bağımsız Mali Denetim)

Nihai raporla birlikte (talep edilmesi halinde)

Destek sözleşmesi ile ilgili bilgiler, denetçi ile yararlanıcı arasındaki sözleşme, uygun

harcamalar ve uygun görülmeyen harcama kalemleri

Proje Sonrası Değerlendirme Raporu

(ek 16)

Projenin sona ermesinden üç ay sonra

Proje çıktıları, somut ve soyut faydalar ile karşılaşılan sorunlar ve ihtiyaçlar

Raporlamalarda Ortak Unsurlar

Yararlanıcı Raporları İzleme Faaliyetleri

Faaliyetler Teknik İlerleme

Bütçe (Satınalmalar) Mali İlerleme

Performans Göstergeleri Performans Göstergeleri

Destekleyici Belgeler

Destekleyici Belgeler Neler Olabilir?

Projenizle ilgili gerçekleştirdiğiniz tüm faaliyetler, yürürlükteki tüm kanun ve mevzuatlara uygun olmalıdır. Bu sebeple projenizle ilgili tüm destekleyici belgeleri temin etmeniz gerekmektedir.

Faaliyet Destekleyici Belge

Araştırma / Çalışma

Rapor (Görünürlük Kurallarına Uygun)

Yayın, Yayım Yayınlar (Görünürlük Kurallarına Uygun)

Seminer, Konferans, Toplantı

İlan Program Sunum Katılımcı Listeleri Konuşmacı Listeleri Toplantı Notları Basın Küpürleri Fotoğraflar ve Videolar (Görünürlük Kurallarına Uygun)

Eğitim

Eğitim Müfredatı Eğitimcilerin Özgeçmişleri Eğitim Katılımcı Listeleri Eğitim Değerlendirme Anketi Eğitim Bitiş Anketi Hedef Grup Veri Listesi (Görünürlük Kurallarına Uygun)

Tanıtım, Reklam vb.

Basın Küpürleri, (Gazete, İnternet, Radyo, TV vb.) (Görünürlük Kurallarına Uygun)

Destekleyici Belgeler Neler Olabilir?

Bütçe Destekleyici Belge

1. İnsan Kaynakları

İş Sözleşmesi Görevlendirme Belgesi Proje Personeli Zaman Çizelgesi Ücret Bordrosu SGK Tahakkuk Fişi, SGK Dökümü Muhtasar Beyannamesi Harcırah Bildirim Tablosu

2. Seyahat

Sözleşme Araç Ruhsatı Yakıt Gideri Bildirim Tablosu Seyahat Belgeleri (Otobüs, Tren, Taksi, Uçak biletleri vb.) Yakıt Belgeleri (Faturalar) Yakıt piyasa araştırma tablosu Ödeme Belgeleri (Banka dekontları)

3. Ekipman Malzeme

Teknik Şartname / İş Tanımı 3 Teklif veya İhale Dokümanları İş Sözleşmeleri Satınalma Belgeleri (Fatura, Makbuz, Gider Pusulası) Ödeme Belgeleri (Banka Dekontları) Demirbaş Kayıtları / Taşınır İşlem Fişleri Alt Yüklenici Listesi Fotoğraflar (Görünürlük Kurallarına Uygun)

Bütçe Destekleyici Belge

4. Yerel Ofis Maliyetleri

Teknik Şartname / İş Tanımı İş Sözleşmeleri 3 Teklif / İhale Dokümanları Satın alma Belgeleri (Fatura, Makbuz, Gider Pusulası) Ödeme Belgeleri (Banka Dekontları) Alt Yüklenici Listesi İspatlayıcı Belgeler / Fotoğraflar (Görünürlük Kurallarına Uygun)

5. Diğer Maliyetler / Hizmetler

Teknik Şartname/ İş Tanımı / Keşif Özeti 3 Teklif / İhale Dokümanları Satın alma Belgeleri (Fatura, Makbuz, Gider Pusulası) Ödeme Belgeleri (Banka Dekontları) Demirbaş Kayıtları / Taşınır İşlem Fişleri Alt Yüklenici Listesi İş Sözleşmeleri İspatlayıcı Belgeler/Fotoğraflar (Görünürlük Kurallarına Uygun)

6. Diğer

Teknik Şartname/ İş Tanımı 3 Teklif / İhale Dokümanları Satın alma Belgeleri (Fatura, Makbuz, Gider Pusulası) Ödeme Belgeleri (Banka Dekontları) Alt Yüklenici Listesi İş Sözleşmeleri İspatlayıcı Belgeler/Fotoğraflar

Ödemeler

Ön Ödeme % 40

Ara Ödeme % 40

Nihai Ödeme % 20

▶ Raporlama (EK IX) ▶ Ödeme Talebi (EK V) ▶ İnceleme ve Onay

(Ara Rapor 10 gün & Nihai Rapor 30 gün) ▶ Ödeme (30 gün)

▶ Ön ödeme tutarı, ilk izleme ziyareti sırasında yapılacak risk değerlendirmesine göre %20 - %60 arasında yeniden belirlenebilir. ▶ Ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans usulüne

uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. ! Ödeme yükümlülüğü altına girildiğini gösteren belgeler (Kamu) ! Ödemenin fiilen gerçekleştiğini gösteren belgeler (Diğer)

Desteğin Hesaplanması

BÜTÇE KALEMLERİ BÜTÇE GERÇEKLEŞEN

HARCAMALAR UYGUN MALİYET

UYGUN

OLMAYAN

MALİYET

Giderler Birim Miktar

Birim

Maliyet

(TL)

Toplam

Maliyet

(TL)

Miktar

Birim

Maliyet

(TL)

Toplam

Maliyet

(TL)

Miktar

Birim

Maliyet

(TL)

Toplam

Maliyet

(TL)

Örnek 1 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 2 1.100 2.200 2 1.000 2.000 200

Örnek 2 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 3 1.000 3.000 2 1.000 2.000 1.000

Örnek 3 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 1 1.000 1.000 1 1.000 1.000 0

Örnek 4 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 1 1.100 1.100 1 1.000 1.000 100

Örnek 5 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 1 900 900 1 900 900 0

Desteğin Hesaplanması

Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. - Değişen piyasa koşulları nedeniyle uygulama döneminde gerçekleşen harcamaların toplam bütçe tutarını aşması halinde bütçe toplamını aşan tutara Ajansın hiçbir koşulda ortak olmayacağını ve bu tutarın tarafınızdan ödeneceğini unutmayınız. - Diğer taraftan, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir.

Satınalma

İlgili kanunlarca belirlenen yararlanıcılar (KİK vb.)

Hiçbir kanun tarafından belirlenmemiş yararlanıcılar (KOBİ, TSO vb.)

Tabi oldukları satın alma mevzuatına göre

Satın alma Rehberi’ne göre

Harcama usul ve esasları…

Ajans, satın alma usülleri ile ilgili kontrolü gerçekleştirmek için tüm yararlanıcıların ihale süreçlerinde gözlemci olarak yer alabilir ve süreçle ilgili tüm belgeleri incelemek üzere yararlanıcılardan talep edebilir.

Satınalma Süreçleri – Temel İlkeler

Önceden belirlenen standartlarda ve yeterli şartnameler hazırlanmalıdır. (Örn. Teknik şartnameler, iş tanımları, keşif özetleri, iş sözleşmeleri vb.) Satın alımlarda belirli bir marka, model, menşei, patente yönelik özellikler ve tanımlamalara yer verilmemelidir. Satın alma süreçleri adil rekabet şartlarına uygun gerçekleştirilmelidir. (Tarafsız, eşit muamele ve ihtiyaçlara uygun)

Satın alıma konu olan işler, etkin duyuru ilkesine uygun biçimde potansiyel yüklenicilere bildirilmelidir.

Çıkar İlişkisi: Projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir firma veya uzman bu hazırlık çalışmasına dayalı ihalelere iştirak etmemelidir.

Satınalma Süreçleri – Temel İlkeler

Satın alma süreçleri ile ilgili tüm belgeler kayıt altına alınmalı ve 10 yıl saklanmalıdır.

Satın almalar ile ilgili maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır. Lotlama: Benzer niteliklere sahip (aynı yüklenicinin sağlayabileceği mal ve hizmet alımı ya da yapım işlerinin gruplandırılması) işlemidir. Örn. Bilgisayar + Yazıcı + Tarayıcı

Satınalma Rehberi - Satınalma Usulleri

Açık İhale Bir ihale dosyasının hazırlanarak, yerel ve ulusal basında, yararlanıcının ve Ajans’ın web sitesinde duyurulduğu, tüm isteklilerin katıldığı ihale biçimi Pazarlık Usulü ( < 150.000 TL + KDV) Teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan bir kısa listenin oluşturularak, bu listede yer alan adayların teklif sunmak üzere yazılı olarak davet edildiği ihale biçimi Doğrudan Temin (< 20.000 TL+ KDV) İş tanımı (teknik şartname) Pazar araştırması (3 teklif) Satınalmanın gerçekleştirilmesi

Satınalma Rehberi – Temel İlkeler

Geriye dönük olarak hiçbir ihale yapılamaz. İhalelerde Trakya Kalkınma Ajansı’nın yayınladığı standart belge ve formatlar kullanılmalıdır. Mal ve Yapım işleri ihalelerinde, ihalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale, teknik şartnameyi karşılayan ve çözüm önerileri uygun nitelikte teklifler arasından en düşük teklifte bulunan istekliye verilecektir.

Örnek Satınalma Süreci – Makine Alımı

Teknik şartnamenin hazırlanması 3 Teklif (Doğrudan Temin) veya İhale Sürecine Gidilmesi Sözleşme Fatura Garanti Belgesi Mal alımı kabul tutanağı Yükleniciye borç bulunmadığına dair yazı Dekont Demirbaş kaydı Fotoğraflar

Satınalma Rehberi – Temel İlkeler

İhalelere Katılamayacak Olanlar Aşağıda belirtilen adaylar veya teklif sahipleri, Ajans tarafından sağlanan mali destekler kapsamında yürütülecek satın alma işlemlerine katılamazlar;

İflas etmiş, işleri mahkemelerce idare edilmekte olan, alacaklılar ile bir ödeme anlaşması yapmış olan, ticari faaliyetlerini askıya almış olan veya ulusal mevzuat veya yönetmeliklerde öngörülen bir prosedürden kaynaklanan benzer nitelikte herhangi bir durumda bulunan kişiler,

Kesinleşmiş bir mahkeme kararıyla, mesleki davranışa ilişkin bir suçtan dolayı mahkûm olmuş kişiler (affın söz konusu olmadığı durumlar),

Sözleşme Makamının doğrulayabileceği herhangi bir yoldan kanıtlanmış ciddi mesleki yanlış veya davranış suçundan dolayı mahkûm olmuş kişiler,

Sosyal güvenlik katkılarının ödenmesiyle ilgili yükümlülükleri veya vergilerin ödenmesi ile ilgili yükümlülükleri yerine getirmemiş olan kişiler,

Dolandırıcılık, yolsuzluk, bir suç örgütü içinde yer almak suçlarından veya ulusal mali çıkarlara ters düşecek başka bir yasadışı faaliyetten dolayı kesinleşmiş yargı kararı ile mahkum olanlar,

Aynı Sözleşme Makamıyla, bir başka sözleşme veya Kalkınma Ajanslarınca sağlanan mali destekler kapsamında finanse edilen bir başka sözleşme çerçevesinde yükümlülüklere uymamak yüzünden ciddi bir sözleşme ihlali içinde oldukları ilan edilmiş olan kişiler.

Satınalma İşlemleri – İnceleme Yetkisi

İhale sürecinin herhangi bir aşamasında veya bir sözleşmenin uygulanması esnasında herhangi bir türden usulsüz uygulama tespit edilirse ve yararlanıcı durumu düzeltmek için bütün uygun tedbirleri almaz ise, Ajans proje finansmanını durdurma veya iptal etme hakkını saklı tutar.

Ajans, inceleme ve denetleme sürecinde satın almanın kurallara uygun olmadığı veya şaibeli olduğu kanaatine vardığı takdirde, gerekli müdahalede bulunabilir, sürecin yenilenmesini talep edebilir veya mali destek sözleşmesi ve ilgili mevzuat hükümlerine göre gerekli gördüğü diğer hukuki yollara başvurabilir.

Ajans, destek yararlanıcısı ile varsa ortakları veya alt yüklenicileri (taşeronları) arasında yapılan herhangi bir sözleşme ilişkisinden kaynaklanan borç ve yükümlülükten sorumlu değildir.

TRAKYA KALKINMA AJANSI

Bölüm 3 Proje Uygulama Süreci

Sözleşme Değişiklikleri

Görünürlük Önemli Hususlar

Sözleşme Değişiklikleri

Sözleşmelerde değişiklik yapılmaması esastır.

Eğer değişiklik gerekirse:

- Proje amacını değiştirmemeli

- Gerekçeleri sağlam olmalı ve belgelerle desteklenmeli

- Sözleşme süresi zarfında olmalı ve geriye dönük olmamalı

- Destek kararını sorgulatmamalı ve eşit muamele ilkesine uygun olmalı

Sözleşme Değişiklikleri

Bildirim Mektubu (ek 17) Zeyilname (ek 18)

Proje personel değişikliği Proje uygulama süresinin değiştirilmesi

Ana bütçe kalemleri arasında %15’i geçmeyen aktarımlar

Ana bütçe başlıkları altında % 15’i geçen aktarımlar

Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferlerle sınırlı olduğu değişiklikler

Bütçeye yeni bir kalemin aktarılması veya mevcut kalemin çıkarılması

Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler

Faaliyetlerde önemli değişiklikler

Banka hesabı değişikliği Yararlanıcının isim veya hukuki statüsünün değişmesi

İletişim bilgileri değişikliği Proje ortaklarının/iştirakçilerinin projeden çekilmesi ve/veya yeni ortakların/iştirakçilerin dahil olması

Belirli bir bütçe kalemine ayrılan meblağı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri

Proje denetçisi değişikliği

Sözleşme Değişiklikleri

Küçük Değişiklik Bildirim Şekli Zaman

Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler

Ara ya da Nihai rapor Bir sonraki rapor

Diğer Değişiklikler Bildirim Mektubu Değişikliğin uygulanmasından sonra en geç 10 gün içerisinde

Zeyilname Bildirim Şekli Zaman

Tüm Zeyilname Talepleri Zeyilname Mektubu Değişikliğin yürürlüğe girmesinden

makul bir süre önce.

Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden dolayı sadece çok gerekli olduğunda zeyilname yapmanız önerilir.

Sözleşme Değişiklikleri

Tüm değişiklik talepleri, talepte bulunulmadan önce izleme değerlendirme uzmanı ile irtibat kurularak ajans tarafından istenen belgelerle desteklenmelidir.

Tüm değişiklik talepleri yazılı olarak ajansa sunulmalı ve ajansın onayından önce uygulanmamalıdır.

Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir. Bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin eklenmesi için yeterli neden değildir.

Görünürlük

“Görünürlük Rehberi”

(bkz. ek 19)

Görünürlük kuralları, proje nihai ödemesi yapıldıktan sonra 3 yıl süre ile sağlanacaktır.

Gerçekleştirilmeyen her bir görünürlük uygulama ve faaliyeti için ajans, destek tutarının %1’i oranında cezai şart uygulama hakkını haizdir.

Proje Kapsamında Projenin Yürütüldüğü Mekan / Yer

Proje Kapsamında Projenin Yürütüldüğü Ofis

Proje Kapsamında Temin Edilen Makine Ekipman

Basın Bülteni / Web Sitesi

Davetiye ve CD

Açılış Organizasyonu / Seminerler

El İlanları ve Broşürler

Proje Dosyaları / Ara ve Nihai Raporlar

▶ Nihai raporun tanınan ek süreler geçtikten sonra teslim

edilmesi halinde

▶ Başvuru formunda gerçekleştirmeyi taahhüt ettiği ancak

tamamen veya kısmen gerçekleştirmediği veya eksik gerçekleştirdiği her bir husus için

▶Gerçekleştirilmeyen her bir görünürlük uygulama ve faaliyeti

için

▶Aynı konuda 2 defa erken uyarı raporu düzenlenmesi halinde

Ajans, destek tutarının %1’i oranında cezai şart uygulama hakkını haizdir.

Önemli Hususlar

Proje tamamlandıktan sonra Ajans tarafından denetim faaliyetleri gerçekleştirilebilecek olup, imzalanan sözleşme ile yararlanıcı; ▶ Belgelerin 10 yıl süre ile saklanacağını,

▶ Görünürlüğün 3 yıl süre sağlanacağını,

▶ Makine ve ekipmanların 3 yıl süre ile amacı dışında

kullanılmayacağını, atıl durumda bırakılmayacağını, gerekçesiz ve yazılı izin olmaksızın bölge dışına çıkarılmayacağını taahhüt etmektedir.

Önemli Hususlar

▶ Yararlanıcının kusuru sebebiyle sözleşmenin feshedildiği

durumlarda, destek yararlanıcısı, o zamana kadar kendisine ödenen destek tutarının faiziyle birlikte tamamını ve sözleşmedeki Ajans toplam destek miktarının %10’unu cezai şart ödemeyi kayıtsız şartsız kabul ve taahhüt eder.

▶ Bunun yanı sıra Ajansın sözleşmenin feshi sebebiyle uğradığı

zarar ve ziyanlar karşılığında tazminat talep etme haklı saklı olup, cezai şart talep etme hakkının alternatifi olarak yorumlanamaz. Ayrıca, suç teşkil eden durumlarda, bu kişiler hakkında savcılığa suç duyurusunda bulunulur.

Önemli Hususlar

Kısa Kısa…

Projenin uygulanmasına, iki taraftan en son imzalayan tarafın imzaladığı günden itibaren başlanır.

Ajansla yapılan tüm yazışma ve görüşmelerde Sözleşme Numarası’nın belirtilmesi gerekmektedir.

Sözleşmeye ilişkin damga vergisinin tek nüsha üzerinden ödendiğine dair belge ön ödeme yapılmadan önce ajansa teslim edilir.

Yararlanıcı Beyan Raporları’nın sunulmasında sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 2 aylık dönemler göz önüne alınır.

Açık ihale gerektiren durumlarda, ihale dosyası yayınlanmadan en az on gün önce kontrol amaçlı olarak ajansa sunulmalıdır.

Proje hesabından aylık en fazla 1.000 TL’lik nakit ödeme yapılabilir.

Destek miktarı 200.000 TL ve üzerinde olan projelerde YMM / SMMM Odası veya SPK’ca onaylanmış bağımsız denetim şirketine mensup onaylı bir denetçi tarafından denetim gerçekleştirilebilir.

Projenin mali sorumlusu ve denetimi gerçekleştirecek kurum sözleşme imzalanmasını müteakip en geç otuz gün içerisinde ajansa bildirilmelidir.

Kısa Kısa…

İlk İzleme Ziyareti İçeriği

Sözleşmede yer alan verilerin doğruluğunun kontrolü Yönetim ve uygulama kapasitesinin değerlendirilmesi Ön ödeme risk puanının belirlenmesi Projenin önemli aşamalarını ve tarihlerinin belirlemesi Satın alma faaliyetleri, idari konular ve raporlama yükümlülükleri hakkında tavsiyeler Performans göstergelerinin doğrulanması Proje uygulamasına ilişkin ihtiyaçların tanımlanması

İlk İzleme Ziyareti Öncesinde

Proje kilit personelinin, özellikle proje yöneticisi, muhasebeci, raporlama sorumlusunun ilk izleme ziyaretinde hazır bulunması sağlanmalı

Projenizin faaliyet planı tekrar gözden geçirilmeli ve gerçekçi bir zaman takvimine oturtulmalı

Aynı tedarikçiden satın alınabilecek kalemler gruplanarak bütçe başlıkları yazılmalı (lotlama)

Projenizin çıktıları ve performans göstergeleri değerlendirilerek bunlara nasıl ulaşılacağı ve nasıl belgelendirileceği ile ilgili hazırlık yapılmalı

Proje teklif dosyasında gerçekleştirmeyi taahhüt ettiğiniz diğer hususlar gözden geçirilmeli

TRAKYA KALKINMA AJANSI

Teşekkür Ederiz…