Brdr. A&O Johansen A/S

IBM Software dag 11/10 2011

Indhold

• Hvem er AO• AO’s brug af Cognos og TM1

Side 2

Brdr. A & O Johansen A/S (AO) er en af Danmarks største grossister indenfor VVS, El, Vand & Afløb og Værktøj. Med mere end 45.000 varevarianter og 18.000 kunder er der brug for tæt opfølgning på salg og vareomsætning for at sikre optimal drift og rentabilitet. AO har brugt IBM Cognos BI til salgsrapportering siden 2003, og Cognos er i dag det centrale analyseværktøj for salgsledelsen og direktionen. Økonomidirektør Henrik Krabbe besluttede i foråret 2011, at AO skulle effektivisere processerne omkring finansiel konsolidering, budgettering og  forecast.  Efter evaluering af flere løsninger faldt valget på IBM Cognos TM1.  I dette indlæg vil Henrik Krabbe fortælle om baggrunden for valget, erfaringerne med implementeringen, udbyttet af at anvende løsningen samt om visionen om at skabe en samlet og integreret performance management løsning baseret på IBM Cognos.

Hvem er AO

• AO er en handelsvirksomhed, der med et bredt varesortiment inden for Varme, Ventilation og Sanitetsteknik (VVS), EL-teknik (EL), Vand og Afløb (VA) samt Værktøj henvender sig til følgende markeder: • Det professionelle marked (PROF-markedet).• Gør det selv-markedet (GDS-markedet).

• AO arbejder i et marked med få, store udbydere og er aktiv i Danmark, Sverige og Estland. AO’s kunder betjenes via • et centrallager i Albertslund og et logistikcenter i Horsens • 47 håndværkerbutikker i Danmark • 5 i butikker i Sverige • 1 butik i Estland.

• Koncernen har over 18.000 kunder, som tilbydes et lagersortiment på ca. 45.000 varevarianter. Der er over 10 mio varetransaktioner om året og der genereres ca 2 mio faktura om året.

Side 3

AO’s services 2011

Side 4

AO.dk Mobil&

Online chat

Tekniksortiment &

Egne varer

47 butikker&

Logistiksystem

Agil&

beslutningsdygtig

Resume:

AO opjusterer efter et tilfredsstillende resultat og cash flow .• Koncernomsætningen for perioden blev på

1.131,7 mio. kr. mod 986,3 mio. kr. i samme periode 2010 -Fremgang på 15 %.

• Periodens resultat af primær drift (EBIT) blev et overskud på 36,4 mio. kr., mod et underskud på 7,8 mio. kr. i 1. halvår 2010. Overskudsgrad i 1. halvår 2011 på 3,2 %

• Likviditetsbidrag fra driften i 1. halvår blev på 182,5 mio. kr., hvilket er 213,6 mio. kr. højere end sidste år.

• I resten af 2011 forventes et mere afdæmpet marked. Resultat før skat forventes på ca. 50 mio. kr., hvilket er en opjustering på 20 mio. kr. i forhold til tidligere udmelding.

Side 5

Indhold

• Hvem er AO• AO’s brug af Cognos og TM1

Side 6

AO’s brug af IBM software/værktøjer.

• Cognos blev implementeret for ca 8 år siden med det formål at:• Skabe et BI værktøj som salgsfunktionen kunne bruge til daglig opfølgning.

• I 2010 blev Cognos anvendt om det primære analyseværktøj i• Salg• Indkøb• Lager og logistik

• Udfordring var at økonomi ikke anvendte værktøjet og der var missing link mellem økonomirapportering (som i øvrigt foregik i Excel) og Cognos.

Side 7

I foråret 2011 blev det besluttet, at der skulle investeres i et regnskabs system,

som kunne fungere sammen med Cognos.

Tidligere regnskabs procesKvartalsregnskab

Side 8

M3. (AO A/S)

BPW

Excel

Excel

Delårsrapport. D/L:1 md + 1 uge

Excel

Måneds regnskab.D/L: 15. i md.

Cognos

Økonomi afdeling

Øvrig org.

Tid

Mailes rundt

Word

Int resultat og balanceD/L: 5 arb dg.Øvrige

selskaber

Manuelt

Automatisk

Periodiseringer ogKorrektioner

Ny regnskabs proces kvartalsregnskab. Hastighed og analysemulighed i fokus

Side 9

M3. (AO A/S)

Periodiseringer ogKorrektioner

Delårsrapport. D/L:9. arb dage

Excel

Månedsregnskab.D/L: 6. arb dage

Olap Kube database

til Regnskab, Konsolide

ring, budgetter,

og prognoser.

Økonomi afdeling

Øvrig org.

Tid Resultat / balance.D/L: 3. arb dg.

Øvrige selskaber

Manuelt

Automatisk

Rapporter som

trækkes automatisk

fra regnskabs

system

BPW

Proces for valg/implementering af Cognos TM1

• Kravspec blev udarbejdet primo mats 2011• 3 software løsninger blev præsenteret i løbet af marts.• TM 1 blev valgt grundet større fleksibilitet samt sammenhæng til Cognos.

• Aftale med IBM/ EG blev indgået 31/3 2011.

• Projektet startede 1/5 2011.

• Regnskab for 1. halvår 2011 blev udarbejdet i TM1, indeholdende:• Internt regnskab og afdelingsrapporter• Eksternt regnskab

• Budget 2012 er ved at blive udarbejdet

• Næste projekter:• Salgsrapporter i Cognos skal kombineres med økonomi rapporteringen i ”fælles”

scorecard.• Der skal udarbejdes Ledelsesinformationssystem i Cognos med drill down funktion

Side 10

Gode råd i forbindelse med valg af system

• Krav spec skal udarbejdes, så ønsker og behov er klarlagt.

• Der skal afsættes kompetente interne ressourcer til at køre projektet.

TM1 er mere konsulent krævende end andre systemer, men det giver højere fleksibilitet og har bredere mulighed i kombinationen med Cognos.

• Rapporterings hierarki og dimensioner er afgørende for at resultatet bliver som forudsat.

• Data rettes/korrigeres hurtigt. Derfor er ændringsdokumentation afgørende.

Side 11

Afslutning

• SPØRGSMÅL

Side 12

Side 13

Slut