DocuWare Info Nr. 48 – III/2013

¿as ofertas en línea brotan como setas. ¿Cómo estar seguros de que

la solución que quieren vendernos es lo que realmente necesitamos? De hecho, resulta muy fácil: solo hay que probarla. Con DocuWare Online, en cinco minutos podrá probar un completo sistema de gestión documental preconfigurado. Lo único que debe hacer es registrarse en

www.docuware-online.comEl resto funciona automáticamente. Des-pués de iniciar sesión, puede empezar a archivar documentos, tanto si se esca-nean o se importan al sistema mediante arrastrar y soltar, como si se imprimen desde una aplicación favorita. DocuWare reconoce los tipos de documentos habi-tuales y, a continuación, captura palabras clave para la organización automática. En el caso de tipos nuevos de documento, haga clic en uno de ellos para generar un índice. DocuWare aprenderá todo lo que debe hacerse y reconocerá ese tipo la próxima vez que archive un documento similar. ¿Podría ser más fácil? Después de archivar bien los documentos en el archivador, en cualquier momento pue-den reenviarse a otro usuario, que puede autorizar el contenido y tramitarlo a

documentos de manera automática. Para una comodidad y calidad de escaneo excepcionales, DocuWare ha desarrolla-do tecnologías especiales de procesado-res que están pendientes de patentarse. PaperScan puede descargarse gratis de App Store para los modelos iPhone 4s y superiores. A final de año estará dispo-nible la versión para Android. PaperScan no solo escanea en DocuWare, sino que también funciona con Dropbox y clientes de correo electrónico. También hay en marcha otros objetivos de escaneo. Dedique un minuto y pruebe PaperScan. ¡Es gratuito!

paperscanapp.com

Escanear con un smartphone? ¿Para qué? Para escanear una factura, un

recibo o un aviso ya sea en la oficina, en casa o cuando se está de viaje, el modo más práctico es con un moderno smartphone.

La aplicación para escaneo con el móvil PaperScan de DocuWare resulta especialmente fácil de usar: sostenga el smartphone sobre el documento; el dispositivo captura la imagen de inme-diato, la corta y crea un archivo PDF perfecto. Gracias a la excelente calidad de escaneo, después puede utilizarse el servicio Intelligent Indexing Service de DocuWare para indexar y archivar

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Pruebe gratis nuestra aplicación de escaneo Jürgen Biffar

Puesta en marcha en cinco minutos Stefan Schmidt

Escáner sobre la marcha

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> documentos y funciones. La seguridad de los datos es primordial, cosa que quedó bien demostrada en mayo de 2013, cuan-do una autoridad externa puso a prueba el producto y certificó que cumplía la norma ISO 27001.

otra fase del flujo, o bien utilizar el docu-mento más adelante para otra tarea. Por ejemplo, puede enviar todos los recibos al asesor fiscal cada día: no se traspapelará nada.

Una característica nueva y muy exclusiva es el escaneo móvil de documentos. La aplicación DocuWare para iPhone permite capturar documentos con una calidad superior y transferirlos al sistema. Desde un navegador web, se accede a todos los

¿Qué tiempos pasados fueron mejores?Con frecuencia, se afirma que cual-quier tiempo pasado fue mejor; sin embargo, esta frase hecha no es en absoluto válida para la gestión docu-mental. Antes, el proceso de archivar

era pesado, difícil de manejar y laborioso: todo se guardaba en es-tanterías inmensas y un montón de archivadores. Cuando hace cosa de un cuarto de siglo apareció la gestión documental electrónica, se utilizaban enormes ordenado-

res con placas integradas especiales para la compresión de datos junto a unidades externas como medios de almacenamiento, por ejemplo discos duros adicionales y sistemas jukebox para CD-ROM.

¿Y hoy día? Un archivador cabe prácti-camente en cualquier bolsillo. Solo se necesita un smartphone para acceder a datos públicos, personales y empre-sariales en cualquier parte del mundo. Los archivos repletos de información, imágenes y música cada vez son más ligeros y fáciles de utilizar. Así pues, sin lugar a dudas, el tiempo presente es mejor que cualquier tiempo pasado.

Atentamente

Michaela Wienke

Editorial

o que empezó siendo una tarjeta para PC se ha convertido en un paquete de software totalmente basado en Internet disponible en

todo el mundo y publicado en 16 idiomas. Este pionero sistema de gestión documental siempre se ha basado en las tecnologías más avanzadas. Puede afirmarse con toda justicia que hoy día ofrece las soluciones más eficien-tes para la gestión documental. Y no para de crecer: en 2012, por tercer año consecutivo, la compañía registró unos índices de crecimiento de dos dígitos. Hoy día, más de 180 profesionales trabajan en DocuWare Group y sus filiales. Trabajar en equipo es la máxima prioridad, y eso puede apreciarse en el dina-mismo y la interactividad de la página que la compañía tiene en Facebook. Eche un vistazo, es una manera excelente de conocer nuestra compañía.

25 años de DocuWareBirgit Schuckmann

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www.docuware-online.com

Fácil de probar

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Simple

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Más información

omfort Systems USA National Ac-counts, LLC es el principal proveedor

estadounidense de servicios e instalación de sistemas mecánicos. De manera cen-tralizada, brinda un completo servicio de calefacción, ventilación y refrigeración en cualquier momento y lugar. Sus clientes van de establecimientos de venta de productos frescos a escuelas, pasando por museos, bibliotecas y restaurantes. Pocos años atrás, cada mañana una persona de la empresa solía dedicar de dos a tres horas a fotocopiar las facturas que se ordenaban y distri-buían para su aprobación. Los originales se guardaban en un archivador y, después de haberse pagado, las facturas se transferían a otro archivador. Comprometida con temas

medioambientales, la compañía se dio cuen-ta de que sus procesos empresariales inter-nos tenían que ser igual de eficientes que los edificios que construían. Fue entonces cuan-do DocuWare entró en escena. Ahora, las facturas se archivan y tramitan electrónica-mente para su aprobación mediante un sello electrónico. También se utilizan sellos para indicar el pago. La automatización de los flujos de trabajo basados en panel genera eficiencias nuevas que aportan transparen-cia y previenen la pérdida de documentos. El ahorro de dinero gracias a la reducción del consumo de papel y del espacio físico son otras ventajas. Asimismo, el tiempo y el esfuerzo ahorrados permiten a los emplea-dos asumir nuevas responsabilidades.

Comfort Systems USA Comodidad dentro y fuera Mary Williams

C

Matthias Heinzadministrador de TI,

Nobilis Fragrances

Pam EckartAssistant Controller, Comfort Systems USA

Pam Eckartinterventor financie-ro adjunto, Comfort Systems USA National Accounts, LLC

Más información

my-dw.com/180zh8G

Video en línea

obilis lleva 20 años en el segmento alto de la perfumería de lujo y de

prestigio. Desde 2009, la compañía utiliza DocuWare para conferir más

transparencia y produc-tividad a sus procesos empresariales. A pesar

de los tiempos que corren, este afamado dis-tribuidor sigue re-cibiendo la mayo-ría de los pedidos

por fax. Antes, los documentos se orde-naban a mano y, a continuación, se distribuían entre

los empleados correspondientes. El mismo procedimiento engorroso se aplicaba a la tramitación interdepartamental de las facturas de cuentas por pagar entrantes.

En la actualidad, los pedidos y las factu-ras están completamente digitalizados. Para ello, hubo que reestructurar la bandeja de entrada de los faxes e integrar los pedidos por correo electrónico en su rediseñado proceso de tramitación. El resultado: sostenibilidad medioambiental (reducción del consumo de papel), gran impulso de la productividad y mejora

notabilísima en el servicio de atención al cliente. Como ejemplo del ahorro conse-guido, Matthias Heinz, administrador de TI, habla sobre la ordenación que a diario se realiza de las facturas entrantes. De las más de dos horas que antes se dedicaban a este proceso, ahora solo se emplean como mucho 30 minutos al día.

Nobilis Fragrances Un gran olfato para la calidadBirgit Schuckmann

N

» Desde que se introdujo DocuWare en el flujo de trabajo de cuen-tas por pagar, el aumento de la productividad nos permite pagar a los proveedores y facturar a los clientes con más rapidez. «

www.docuware.com/ref

Referencias adicionales

a prioridad de DocuWare es brindar sus servicios a unos clientes satisfechos:

solo estamos satisfechos cuando usted lo está. Por eso, nos esforzamos en simpli-ficarle la vida y sus documentos con el software más intuitivo y fácil de usar posible. Ahora bien, ¿qué suce-de si se queda atascado o necesita información complementaria?

En ese sentido, DocuWare también ofrece muchos recursos: nuestro sitio web es una magnífica fuente de información sobre la gestión documental. Infórmese sobre

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Comprometidos con el éxito de los clientesCentro de conocimiento, asistencia técnica, UserInfo, etcétera Wiebke Bortnik

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cómo puede simplificar sus tareas. Nuestro Centro de conocimiento pone a su dispo-sición manuales de usuario de todos los productos, informes técnicos sobre temas tan interesantes como la seguridad y la

arquitectura, además de información sobre versiones que tratan de situaciones hipoté-ticas de aplicaciones de las que poder sacar provecho. Si allí no

encuentra lo que busca, acceda al Support Solution Center, donde podrá consultar las preguntas más frecuentes siempre que lo necesite. Aparte, si lo considera conve-

niente, puede chatear con empleados de DocuWare en horario laboral para obtener consejos con los que sacar el máximo partido de la aplicación. Y en las situacio-nes más complicadas, acuda al personal de Asistencia de DocuWare, que con mucho gusto se ocuparán de su caso.

DocuWare UserInfo contiene intere-santes opciones de aplicaciones para DocuWare y nuevos desarrollos tecnoló-gicos

Centro de conocimiento: http://help.docuware.com/es

Support Solution Center: www.docuware.com/support_faq

Cada día tiene la presión de producir más con cada vez menos recursos? ¿O

acaso cada día malgasta tiempo en tareas

básicas, por ejemplo pasarse horas foto-copiando? ¿No piensa que todo podría ser mucho más fácil?

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¿Qué es la gestión documental?Conviértase hoy mismo en experto Korbinian Frank

Para eso está la gestión documental. Ahora bien, a veces es complicado tener una visión de conjunto y, todavía más, tomar

una decisión bien fundamentada. El nuevo sitio web de DocuWare, www.docuware.com, ayuda a tener esa visión de conjunto.

Pone a su disposición una exhaustiva selección de material formativo sobre el modo y la manera en que puede ayudar la gestión documental, ade-más de las ventajas que aporta. Infórmese sobre la gestión documental paso a paso, gracias a los

cuatro casos prácticos básicos de Capturar y almacenar, Buscar y visualizar, Colaborar y flujo de trabajo e Integrar en el software. Lea este material y se convertirá en ex-perto en un abrir y cerrar de ojos. También es una manera excelente de conocer otras empresas que han abordado problemas similares a los suyos. Puede acceder a estos ejemplos y a toda la información sin nece-sidad de registrarse y de forma gratuita.

Cuando sea un experto en la materia, dispondrá de todas las herramientas para generar un cambio positivo en su organi-zación o departamento. Además, todo el mundo disfrutará a diario de las ventajas de la gestión documental.

Totalmente nuevo: el sitio web de DocuWare

Un experto es alguien que ha acertado a la hora de tomar decisiones y valora-ciones de manera más sencilla porque sabe distinguir entre lo importante y lo prescindible. Edward de Bono · estudioso, „El pensamiento creativo“

www.docuware.com

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