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DocuWare Info Nr. 47 – II/2013

Srchivar documentos electrónica-mente es más rápido que colocarlos

en carpetas, independientemente de la cantidad de papel. Ese es el objetivo principal de Intelligent Indexing Service. Su continuo aprendizaje con los nuevos

documentos archivados permite acelerar el proceso cada

vez más… hasta con-vertirse en automá-tico. Este nuevo ser-vicio tuvo una gran acogida el pasado mes de marzo en la

feria tecnológica más importante del mundo:

CeBIT. Nuestros primeros clientes ya lo utilizan de manera coti-diana y ya ahorran mucho tiempo. En http://docuware.uservoice.com, podrá intercambiar experiencias e ideas sobre este tema, y contribuir a mejorar este servicio. Están pendientes de patentar tres innovaciones tecnológicas incluidas en este servicio.

La empresa recurrió a los servicios de DocuWare para conseguir una migración sencilla de los documentos antiguos, una estructura de software flexible y am-pliable, una interfaz con certificación de SAP y una alta seguridad de la inversión. “Para evitar un crecimiento descontrola-do de las aplicaciones, siempre estanda-rizamos todos los procesos empresariales

AP y un avanzado archivador inte-grado en el sistema ERP conforman

la columna vertebral de la infraestructu-ra de TI del departamento de Tecnología Industrial de la empresa ZF Friedrichsha-fen (anteriormente, Cherry Corporation). Este proveedor de soluciones mecatróni-cas para el sector automovilístico y desa-rrollador de dispositivos de entrada para ordenadores lleva apostando por la gestión documental electróni-ca desde 1991. Cuando en 2004 dejó de utilizarse el software Arcis de Siemens Nixdor, los archivadores electrónicos de la empresa ya contenían más de un millón de documentos comercia-les y técnicos. En la actualidad, ¡ya suman más de seis millones!

A

Millones de documentos archivados en la empresa ZF Friedrichshafen Birgit Schuckmann

6.000.000+La revolución ha comenzadoJürgen Biffar

www.docuware.com/revolution

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Revolution

www.docuware.com/revolution

Video en línea

012 ha sido otro año de grandes

éxitos para el Grupo DocuWare. Por tercer año consecutivo, la

compañía registró dos dígitos de crecimiento respecto al año anterior. América Central y del Sur experimen-taron una subida de los ingresos del 38 %. Este fuerte crecimiento pone de manifiesto el rumbo internacional y coherente que ha tomado el Grupo DocuWare en su camino para convertirse en líder mundial de su segmen-to de mercado. En los EE. UU., DocuWare Corporation lo celebró trasladándose a unas nuevas oficinas bien equipadas y con el doble de espacio que la anterior, emplazada en New Windsor (Nueva York).

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DocuWare Corporation se traslada a unas nuevas y espaciosas oficinas en New Windsor (Nueva York)

DocuWare registra un crecimiento de dos cifras porcentuales Korbinian Frank

traduce en ahorros económicos gracias a los descuentos por pronto pago.

Después de ocho años trabajando con DocuWare, Dieter Gebhardt solo tiene elogios. “Los factores decisivos para que proyectos como este den buenos resul-tados son la ayuda incondicional de la dirección y la aceptación de los emplea-dos implicados”.

Los usuarios como eje centralA la hora de desarrollar el producto, DocuWare tiene en cuenta sobre todo la experiencia del usuario. Somos conscientes de que el software que utilizan nuestros clientes cada día es decisivo en el éxito de sus procesos empresariales. Los manuales ya son

historia: los programas y dispositivos elec-trónicos deben ser de fácil comprensión y eficaces para que el uso del programa sea fluido y ameno. La integración de nuevos conceptos operativos en forma de aplica-

ciones para smartphones y tablets en programas empresariales va en aumento. Por ejemplo, los gestos con un dedo equivalen a una nueva forma de trabajar con el ratón. En la versión 6 de DocuWare, pongamos por caso, indexando con un clic se transfieren datos sin tener que usar el teclado. Y la facilidad de uso no solo incrementa la satisfacción de los empleados, sino que también representa un aumento considerable de la productividad.

Atentamente,

Michaela Wienke

Editorial

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Dieter Gebhardt, director de TI de la unidad de negocios Sistemas electrónicos de ZF

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en nuestro entorno SAP”, explica Dieter Gebhardt, director de TI de la unidad de negocios Sistemas electrónicos de ZF. Con la integración del archivador de documentos en SAP, se puede acceder a los documentos en cualquier momento con un solo clic, directamente desde el sistema ERP. Los flujos de trabajo de do-cumentos también permiten una mayor transparencia y tiempos de procesa-miento más breves. “Por ejemplo, antes el procesamiento de facturas entrantes duraba entre tres y cinco días; ahora suele durar un día”, afirma Dieter Ge-bhardt. Otra consecuencia ventajosa es que ahora se proporciona información al emisor de la factura con mayor rapidez. Asimismo, el sistema facilita el cumpli-miento de los plazos de pago, lo cual se

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l crecimiento de la empresa H&J Mar-tin discurría paralelo a las montañas

de papel que se iban acumulando sin con-trol. Los largos tiempos de búsqueda y procesamiento mermaban la ca-pacidad de los empleados para responder a tiempo. Para garan-tizar transparencia y eficacia en los procesos activos, este exper-to irlandés en gestión de infra-estructuras y servicios recurrió a DocuWare. La flexibilidad fue un factor decisivo a la hora de elegir: los clientes, los contratistas, los proveedores y el personal de oficina necesitaban tener acceso a un archivador central de documentos. También eran requisitos importantes la facilidad de uso y la integración en los programas existentes.

En la actualidad, todos los documentos empresariales contenidos en un archiva-dor están guardados en directorios bien

eighborhood Housing Services de Chicago (NHS) es una organiza-

ción comunitaria sin ánimo de lucro que trabaja para la revitalización de comu-nidades. Con DocuWare se han podido automatizar los procesos de préstamos y, de este modo, reducir los costes y cumplir las leyes federales de igualdad en la vivienda y los préstamos. La nueva solución de flujo de trabajo de NHS permite archivar electrónicamente la documentación sobre los préstamos des-de cualquiera de sus ocho oficinas. José Ortiz, director de Sistemas Informáticos,

organizados y con derechos de acceso bien definidos. Los documentos son de rápido acceso y pueden integrarse en los procesos empresariales. Por

ejemplo, las facturas pueden procesarse de forma rápida, lo que a la vez sirve para consolidar la relación con los clientes. De forma sucesiva, otros departamentos de la empresa se irán vinculando a este archiva-dor central.

ahora dispone de acceso a la información en tiempo real. Gracias a un mejor con-trol de la calidad, se han eliminado los obstáculos principales, lo que agiliza el trabajo con las aseguradoras y, por tanto, suben los tipos de cambio de cierre.

“El tipo de cambio tiene una gran re-percusión en nuestra liquidez. Gracias a DocuWare, tenemos un mayor control de los préstamos durante el proceso. Cuanto antes cerramos los préstamos, antes podemos volverlos a vender y, así, aportar nuevos ingresos que nos permi-ten seguir trabajando con las comunida-des”, dice Ortiz. Encompass, su programa para la creación de préstamos, permite a DocuWare gestionar de forma segura la transmisión directa de datos a institucio-nes financieras.

Archivado cómodo para la gestión de infraestructuras y servicios Britta van Gehlen

H&J Martin

N

E

Neighborhood Housing ServicesLas organizaciones no lucrativas se sirven de la alta tecnología Mary Williams

José Ortiz, director de Sistemas Informáticos

»DocuWare aumenta el valor de nuestros documentos integrándolos rápidamente en nuestros procesos empresariales generales.«

James Sterling, director de operaciones

de Gestión de infrae-structuras y servicios

en H&J Martin Ltd., Belfast

www.docuware.com/ref

Referenciasadicionales

More info

»Además de cumplir las leyes federales de igualdad en los préstamos, ahora podemos garantizar un intercambio seguro de datos

confidenciales con las instituciones financieras.«

Innovaciones que ayudanUn vistazo a las tecnologías más recientes Claudia Göbel

Está harto de pasarse horas introduciendo números de factura, fechas y más datos, es decir, las entradas

necesarias para indexar y archivar documentos de manera organizada? ¡DocuWare tiene la solución! Nuestra nueva función de indexación con un clic se encarga de todo este trabajo manual. Por ejemplo, si desea archivar una factura, puede visualizarse al lado del diálogo de indexación. Solo tiene que señalar con el ratón las partes más importantes, por ejemplo la fecha, el número de factura o el importe. Estos valores aparecerán inmediatamente en el diálogo, y podrán utilizarse para la indexación y el archivado. No solo ahorrará tiempo, sino que también evitará errores tipográ-ficos o en las cifras.

La función de indexación con un clic está basada en navegador e incorpora la tecnología HTML5 más reciente. Puede utilizarse con el DocuWare Web Client sin necesi-

on DocuWare, su oficina va siempre con usted, y puede trabajar en

cualquier momento y lugar. Para obtener el máximo rendimiento de DocuWare solo necesita un ordenador, una tablet o un smartphone con conexión a Internet. Esto es posible porque DocuWare está completamente basado en el navegador y dispone de la tecnología más innovadora como HTML5; sin embargo, la experien-cia del usuario es la misma que cuando se ejecuta en un ordenador. Asimismo, es compatible con todas las plataformas móviles como iPhone, iPad, Android, Blackberry y Windows 8. En términos ge-nerales, DocuWare siempre ha procurado

¿

C

Organización con un clic Indexación sin escribir Wiebke Bortnik

dad de instalaciones especiales. Es tan intuitiva como un smartphone: la función se inicia automáticamente al pulsar o escribir un término, lo que reduce de manera considera-ble el tiempo dedicado a teclear.

implementar innovaciones para facilitar el trabajo cotidiano. Por ejemplo, DocuWare Smart Connect permite añadir un botón en casi cualquier programa con el que esté trabajando, como un programa de contabilidad o ERP. Mediante este botón, podrá acceder directamente a todos los documentos archivados en DocuWare. Solo tiene que hacer un clic para ver todas las facturas, mensajes de correo electróni-co y documentos relacionados que hacen referencia a un registro determinado. Simplemente indique a Smart Connect dónde tiene que buscar haciendo una cap-tura de pantalla de, por ejemplo, su pro-grama ERP y, a continuación, seleccione

los elementos que deben guardarse. Esto significa que, sin necesidad de programar, puede acceder a los datos de la aplicación, que después se utilizarán para recuperar los documentos adecuados. Así de fácil.

Entrada de criterios de índice para un documento con un solo clic.

www.my-smartconnect.com

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