PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIATURA EN COMPUTACIÓN

 

“Diseño y desarrollo de un sistema mecanizado de registro académico para el

Instituto Nacional de Jucuapa, Usulután en el periodo comprendido de septiembre de 2013

a septiembre de 2014”

Introducción

A medida que la tecnología va evolucionando en el mundo de la informática, muchas instituciones o empresas se ven en la necesidad de estar a la vanguardia con las tecnologías emergentes, como garantía para mantener o automatizar los servicios que ofrecen.

En el desarrollo de la investigación del sistema informático según las actualizaciones se requiere de mucha demanda en las empresas, por consiguiente en necesario adoptar nuevas plataformas que ayuden al desarrollo e innovación empresarial de acuerdo con la visión emprendedora en el mundo globalizado.

En este contexto la conjunción de los sistemas informáticos y las herramientas tecnológicas se vuelven determinantes en las instituciones educativas debido a que los sistemas automatizados permiten agilizar los procesos, disminuir los tiempos de respuesta y manejar mayores volúmenes de información. En este sentido el diseño y desarrollo de un sistema informático contribuye al mejoramiento del control de registro académico del Instituto Nacional de Jucuapa, Usulután.

Este proyecto está estructurado en cinco capítulos, en donde se desarrolla la investigación, los cuales se detallan a continuación. 

Capítulo I: Planteamiento del Problema

Capítulo II: Marco teórico conceptual Capítulo III: Diseño metodológico

Capítulo IV: Análisis e interpretación de resultados

Capítulo V: Desarrollo del sistema 

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAHISTORIA

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION

may-2010

Editorial : Universidad "Francisco Gavidia" (UFG)

Para llevar a cabo dicha investigación se tomaron como punto de referencia investigaciones anteriores con cierto grado de similitud en cuanto a la problemática y la propuesta de solución entre las cuales podemos mencionar:

1, Universidad De El Salvador Facultad Multidisciplinaria De Occidente Departamento De Ingeniería Y ArquitecturaDiseño y Desarrollo de un Sistema Informático para el Registro Académico y Propuesta de Implantación para el Centro Escolar República de Venezuela de la ciudad de Santa Ana JUNIO, 2011http://ri.ues.edu.sv/905/1/10137180.pdf

2, Análisis, diseño, y desarrollo de un sistema informático de registro académico que permita un control automatizado y eficiente de los movimientos que realizan los estudiantes del Centro Escolar Católico María Consoladora del Carpinello de la Ciudad de Santa Anahttp://hdl.handle.net/10972/872

SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

La educación en El Salvador, es un proceso de formación profesional, que además de impulsar propiamente la orientación educativa, también se ve en la necesidad de agilizar los procesos logísticos relacionados a la información de actividades académicas dentro de la institución de acuerdo a las necesidades que se poseen. La implementación de sistemas informáticos en diferentes instituciones, hoy en día se ha vuelto una necesidad siendo una de las herramientas que facilita la realización de diferentes procesos creando la necesidad de realizar aplicaciones (software/sistemas) para diversas tareas y usos. 

ENUNCIADO DEL PROBLEMA

 Con base a lo planteado anteriormente se formula el siguiente enunciado:

¿Resolverá el diseño y desarrollo de un sistema mecanizado las necesidades del departamento de registro académico del Instituto Nacional de Jucuapa en el departamento de Usulután?

JUSTIFICACIÓN

Se deduce que todas estas deficiencias se deben a que el sistema actual realiza sus procesos de forma manual, lo que manifiesta la necesidad de buscar mecanismos y alternativas que permitan realizar de manera eficiente los procesos actuales. Esta situación se fundamenta en la falta de un sistema de registro académico de todos los procesos que se ven involucrados. Ejemplo de ello es el registro de notas, matrícula de alumnos entre otros trámites que se llevan a cabo en el Instituto, los cuales podrían ser mejorados y automatizados con la implementación de un sistema que agilice estos procesos.

OBJETIVOS

 OBJETIVO GENERAL

Diseñar y desarrollar un sistema mecanizado de registro académico para el Instituto Nacional de Jucuapa, departamento de Usulután. 

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un análisis preliminar con el propósito de identificar las necesidades en el área de registro académico.

Diseñar un sistema informático acorde a las necesidades y lineamientos proporcionados por el Instituto Nacional de Jucuapa y el MINED.

Desarrollar un sistema informático que permita mejorar los procesos que se realizan en el área de registro académico.

Documentar apropiadamente las áreas de competencia del sistema informático.

ALCANCES Y LIMITACIONES

AlcancesCon el diseño y desarrollo de un sistema automatizado de registro académico se quiere fomentar el uso de la tecnología para agilizar procesos de registro tales como:

Almacenar información referente a alumnos, docentes y notas

Generación de Reportes Capacitar a los maestros para el uso adecuado del sistema

automatizado de registro académico Aportar un impacto positivo en el Instituto Nacional de

Jucuapa brindando así proyección social para la Universidad Andrés Bello, solucionando un problema real de dicha institución.

 

LimitacionesLa falta de conocimientos de

tecnología no permite que la institución le otorgue la importancia pertinente a proyectos de esta índole.

Resistencia al cambio por parte de los docentes de la institución acostumbrados a trabajar manualmente.

CAPITULO III

DISEÑO METODOLOGICO.

Tipo de InvestigaciónLa investigación a realizar se caracterizará por ser de tipo propositiva, bibliográfico o documental, de campo y descriptiva. 

Propositiva

Bibliográfico o documental   De campo  Descriptivo

 

Población y muestra

 Población  La investigación se efectuará en el Instituto Nacional de Jucuapa departamento de Usulután, se estima una población 796 participantes:

Donde la población está constituida por el personal administrativo, docentes y de dicha institución.Por lo tanto el tipo de investigación que se realizo fue de campo.  

Muestra La muestra en estudio es finita ya que de la población total solo se tomara en cuenta la población involucrada directamente con el sistema es decir el personal administrativo y docente el cual es un total de 42 elementos.

Métodos, técnicas e instrumentos de Estudio. Métodos Método analítico y de síntesis.Por qué se investigara a fondo el sistema manual de registro académico y cuáles son las dificultades y defectos al procesar la información.  Método deductivo.Permite abordar la problemática partiendo de la información recabada y en general dar un razonamiento lógico, las conclusiones para dar respuesta a las necesidades después de emitir una serie de juicios.  

Técnicas.Para la obtención de información se utilizó la técnica de la entrevista y la encuesta para la realización del proyecto. Instrumento de estudio. Para recolectar los datos y procesar la información se utilizó la guía de entrevista y la guía de observación al personal asignado en la población. Elaboración de la entrevista.La entrevista es un acto de comunicación oral que se establece entre 2 o más personas (el entrevistador y el entrevistado) con el fin de obtener una información o una opinión, o bien para conocer la personalidad de alguien.

La entrevista fue elaborada de acuerdo a las necesidades de la recolección de datos, para la elaboración del sistema de registro académico, siendo una entrevista estructurada.

Instrumentos.Los mecanismos que utilizaremos para la recolección y registro de información serán la guía de entrevista y el cuestionario (ver anexos).

CAPITULO IV

ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

Universidad Doctor Andrés BelloRegional San Miguel.

Instituto Nacional de JucuapaEntrevistados Personal Administrativo y Docentes del Instituto Nacional de Jucuapa.

Entrevistadores José Arnoldo Carpintero Ayala, Nelly Morena Trejos Santos, Lorena del Carmen Hernández, Edith Marleni Amaya.

Pre- Test dirigido al Personal Administrativo Y Docentes

del Instituto Nacional de Jucuapa.

Objetivo: Encontrar las distintas apreciaciones que la población considera pertinentes para el uso del sistema de registro. ¿Con que calidad se presentan los resultados del sistema actual?a) Excelente.b) Bueno.c) Malo¿Cuál es el tiempo de respuesta para efectuar un informe de sistema actual? Menos de 5 segundos.Menos de 10 minutos.Más de 10 minutos.

¿Qué tan accesible es la información que proporciona el sistema actual?Mucho.Poco.Nada.

¿Qué nivel de interactividad tienen los usuarios con el sistema actual?Alto.Medio.Bajo.

¿Cuenta el sistema actual con las herramientas necesarias para desarrollar sus actividades?Siempre.Algunas veces.Nunca.

¿Cuál es el porcentaje de seguridad de los datos que proporciona el sistema actual?100%.50%0%.

  FRECUENCIA

Excelente 10

Bueno 9

Malo 23

TOTAL 42

1. ¿Con que calidad se presentan los resultados del sistema actual?

Objetivo: Saber y conocer el funcionamiento actual del sistema que se utiliza en la institución.

Del cien por ciento de la población encuestada, el 42% opina que la calidad con la que se presentan los resultados del sistema actual es mala, mientras que el 18% considera que es excelente, y el 40% restante considera que es bueno.

  FRECUENCIA

Menos de 5

segundos

6

Más de 10 minutos 19

Menos de 10

minutos

17

TOTAL 42

2. ¿Cuál es el tiempo de respuesta para efectuar un informe de sistema actual?

Objetivo: Determinar a qué tiempo se efectuaran los informes que el sistema actual está proporcionando a la institución.

Del cien por ciento de la población encuestada el 41% opina que el tiempo de respuesta para efectuar un informe del sistema actual es menos de 5 segundos el 14% opina que es menos de 10 minutos y el 45% más de 10 minutos.

  FRECUENCIA

Mucho 10

Poco 25

Nada 7

TOTAL 42

3-Qué tan accesible es la información que proporciona el sistema actual?

Objetivo: Determinar el uso de la información que el docente introduce al sistema actual y su accesibilidad.

24%

60%

17%

Mucho Poco Nada

Del total de la población encuestada el 17% opina que no es accesible la información que proporciona el sistema actual mientras que el 24% dice que es muy accesible y 59% refleja que es poco accesible.

  FRECUENCIA

Alto 6

Medio 25

Bajo 11

TOTAL 42

4-¿Qué nivel de interactividad tienen los usuarios con el sistema actual?

Objetivo: Conocer el nivel de interacción entre el usuario y el sistema actual que la institución utiliza.

14%

60%

26%

Alto Medio. Bajo

Los porcentajes de la población encuestada, del nivel de interactividad que tiene los usuarios con el sistema actual el 26% es bajo el 14% es alto y el 60% es medio.

  FRECUENCIA

Siempre 13

Algunas veces 20

Nunca 9

TOTAL 42

5-¿Cuenta el sistema actual con las herramientas necesarias para desarrollar sus actividades?

Objetivo: Poder reconocer si el sistema actual tiene las herramientas suficientes para poder desarrollar sus actividades.

31%

48%

21%

Siempre Algunas veces Nunca

Se le pregunto a la población estudiantil si el sistema actual cuenta con las herramientas necesarias para desarrollar sus actividades el 21% contesto que nunca, el 31% dijo que siempre y el 48% dijo que algunas veces.

  FRECUENCIA

100% 14

50% 27

0% 1

TOTAL 42

6- ¿Cuál es el porcentaje de seguridad de los datos que proporciona el sistema actual?

Objetivo: Proporcionar a la institución que seguridad tiene el sistema actual al momento de ingresar sus datos.

38%

60%

2%

100% 50% 0%

A la población encuestada se les pregunto cuál era el porcentaje de seguridad de los datos que proporciona el sistema actual el 60% contesto que su nivel de seguridad es 100% y el 40% contesto que su nivel de seguridad es del 50%.

CAPITULO V

DESARROLLO DEL SISTEMA

Estudio de factibilidad

Factibilidad técnica

Factibilidad económica

Factibilidad operativa

ANALISIS DEL SISTEMARequerimientos

 Control de registro de aulasControl de registro de asignaturasControl de registro de docentesControl de registro de responsableControl de registro de estudiantesControl de registro de matriculaControl de registro de notasControl de registro de usuarios

Datos del estudiante

Info del estudiante

Datos del estudiante

Partida de Nac, Constancia de BC,

certificado de notas, Ficha

Registro de estudiantes

Estudiantes

Informe de Estudiantes

Control de registro de estudiantesDiagrama de contexto

Datos del estudiante

Datos del estudiante

Datos del estudiante

Info del estudiante

Datos del estudiante

Control de registro de estudiantes

Diagrama de nivel 1

Partida de Nac, Constancia de BC,

certificado de notas, Ficha

Control de documentos

Revisión de ficha

Estudiantes

Registra estudiante

Informe de Estudiantes

Control de registro de estudiantesDiagrama de nivel 1

Diccionario de procesos 

Nombre del proceso: Revisión de ficha

(Verificar estudiante)

 

Requerimiento: Control de registro de estudiantes

 

Descripción:

1. Inicio.

2. Abrir tabla estudiantes.

3. Buscar estudiante.

4. Si estudiante existe entonces 6.

5. Agregar estudiante

6. Fin.

Diccionario de datos

Nombre del dato: NOMBRE DEL ESTUDIANTE

Descripción: campo para ingresar nombre completo del alumno

ID: NOMBRE_ESTUD    

Longitud: 40 Tipo: VARCHAR

Llave: NO Nulo: NOT NULL

Tablas: ESTUDIANTES, NOTAS

DICCIONARIO DE TABLA DE BASE DE DATOS

CAMPOSLONGITU

DTIPO LLAVE NULO

COD_ESTUD 10 VARCHAR SI NOT NULL

NOMBRE_ESTUD 40 VARCHAR NO NOT NULLDIR_ESTUD 60 VARCHAR NO NOT NULL

TEL_ESTUD 8 NUMERICO NO NULL

FDNAC_ESTUD 10 VARCHAR NO NOT NULL

GENE_ESTUD 10 VARCHAR NO NOT NULL

COD_RESP 10 VARCHAR SI NOT NULL

PARENT_ESTUD 10 VARCHAR NO NOT NULL

FDING_ESTUD 10 DATE NO NOT NULL

INSTDP_ESTUD 40 VARCHAR NO NOT NULL

TURNO_ESTUD 8 VARCHAR NO NOT NULL

NOMBRE: ESTUDIANTESEn esta tabla se pretende almacenar toda la información de cada uno de los estudiantes de la institución

DICCIONARIO DE ENTRADAS/SALIDASESTUDIANTES

Partida de nacimiento

Ficha:

Formulario manual que contiene todos los datos personales del alumno

Constancia de buena conducta

Extendida por la institución de procedencia.

Constancia de notas

Extendida por la institución de procedencia del último año cursado

RESPONSABLES

Ficha:

Formulario manual que contiene todos los datos personales del responsable

DUI

Documento único de identidad del responsable

DOCENTES

Ficha:

Formulario manual que contiene todos los datos personales del docente

DUI

Documento único de identidad del docente

Escalafón

Título universitario

SALIDAS

Reporte de Notas

Reporte de Alumnos

Reporte de Docentes

Reporte de Asignaturas

Reporte de Aulas

Reporte de Responsables

CONCLUSIONES

De acuerdo con los resultados del estudio que se realizó se ha llegado a las siguientes conclusiones:

El Registro Académico, tiene problemas al momento de procesar la información que manejan.

Los retrasos que se generan por la falta de información actualizada, ocasionan problemas, no solo al Instituto, sino también a las demás Instituciones externas que se relacionan con él.

  Existe la necesidad de crear e implementar un sistema

automatizado para el control de registro académico en dicha institución.

 

El personal del Registro Académico muestra cierta resistencia a la implementación de un Sistema Automatizado, ya que al momento de algunas visitas dieron su opinión argumentando que no era tan necesario para realizar su trabajo.

En su mayoría, las personas que se relacionan con el servicio que presta el Registro Académico, coincidieron que la implementación de un sistema computarizado beneficia a todos.

Los docentes realizan procesos que deberían ser realizados por el Registro Académico, como es el cálculo de promedio de los alumnos, y debido a esto no entregan las notas en el tiempo que se solicita.

RECOMENDACIONES

Como respuesta a la necesidad detectada, se plantea la propuesta de solución la cual consiste en la creación de un sistema automatizado, que permita agilizar las actividades del Registro Académico, para beneficiar a todos los que se relacionan con esta unidad.

  Los maestros deben estar exentos de cálculos de promedios, es

el Registro Académico que debe realizarlos, a través del sistema automatizado.

Concientizar a los maestros, para que tomen la responsabilidad de entregar las notas de los alumnos en los tiempos adecuados.

Se recomienda programar mantenimiento preventivo y correctivo al equipo contenedor del sistema.

 

Desarrollar una copia de respaldo del sistema periódicamente para evitar riesgo de pérdida de información durante un evento inoportuno.

Mantener un ambiente aseado, fresco e idóneo para evitar sobrecalentamiento del equipo y circunstancias que puedan ocasionar fallas.

Elaborar un plan de contingencia para prevenir cualquier tipo de riesgo y accidentes naturales.

Que los usuarios del sistema tengan un grado de dominio sobre el hardware y software.

Presentación del sistema!