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SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com

GARANZIE DI CONFORMITA’LEGALE E FISCALE DELLE APPLICAZIONI INFORMATICHE

Cenni sulle dinamiche Web 2.0

DOCFLOW e STUDIO PIROLA PENNUTO ZEI & ASSOCIATI

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Un nuovo responsabile

Al Responsabile della conservazione digitale dei documenti e delle scritture contabili, sono attribuiti diversi compiti e responsabilità ad esempio:

attesta la correttezza del processo di conservazione e gestisce il sistema;verifica la funzionalità del sistema e dei programmi;garantisce la sicurezza e l’integrità del sistema;definisce le procedure per l’apposizione della marca temporale;verifica e mantiene la leggibilità dei documenti nel tempo.

Predisposizione del Manuale delle procedure della conservazione digitale

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Professionalità coinvolte

Il Tema della Fatturazione ed Archiviazione Elettronica è interdisciplinare e coinvolge diverse competenze: richiede l’intervento di “specialisti” principalmente nei seguenti ambiti:

Information Technology Software / hardware specificiConnessione con l’infrastruttura IT esistente

Area FiscaleCompliance del processo

Area LegaleNuove funzioni aziendali (Responsabile della Conservazione)Interazioni con L. 231

Area Organizzativa / GestionaleOpportunità di revisione dei processi aziendali

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Le esigenze delle aziende

Ricerca di un partner tecnico affidabile che sappia affrontare le peculiaritàamministrative/gestionali

Garanzia/certificazioni di conformità del progetto

Prodotto versatile: che possa essere implementato per moduli( dai documenti contabili alla corrispondenza)

Servizi collaterali e aggiuntivi rivolti in ambito gestionale

Preferenza per il servizio in outsourcing versus servizio inhouse a seconda della tipologia di azienda e attività

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Dinamiche di lavoro web 2.0(cenni)

Oltre l’efficienza del paperless

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• Per gli attori Retail e GDO, l’attuale quadro normativo favorisce processi amministrativi piùefficienti perché paperless:

Fattura passiva elettronicaFattura attiva elettronica Trasmissione telematica di fattura tradizionaleConservazione sostitutiva delle scritture contabiliTenuta informatica dei libri e delle scritture contabili

• Per molti Fornitori, tuttavia, questo introduce una relazione più rigida che comporta svantaggi competitivi pericolosi per la tenuta del comparto:

Canale EDI anche per Fornitori di piccole dimensioniSito web del Retailer a cui accedere per scaricare le fatture tradizionali, stamparle e conservarle a proprie spese

Il fenomeno della LOCALIZZAZIONE può risultare incompatibile con questo approccio BUY-SIDE coercitivo

Modello 1.0

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• Le piattaforme software 2.0 risolvono il conflitto alla base perché non introducono obblighi ma favoriscono la“cooperazione interessata”:– Accesso sicuro alle informazioni di reciproco interesse– Partecipazione in base alle motivazioni– Responsabilità condivisa della creazione del valore– Evoluzione dei comportamenti in base agli interessi

Modello 2.0

Fornitori

ClientiDipendenti

Intimità(intranet)

Confidenzialità(extranet)

Ufficialità(internet)

Impresa

Azienda Rete

La proprietà degli strumenti non è vincolante per il loro utilizzo

La proprietà degli strumenti è chiaramente attribuita, ed è vincolante verso chi li utilizza

Property

Il processo produttivo non ha un solo ownerIl processo produttivo ha un solo ownerGovernance

la produzione del Valore nasce dalla compartecipazione di quanti più attori possibili, ciascuno dei quali contribuisce nel tempo secondo dinamiche mutevoli

Ogni attore produce un Valore prestabilitoProduction

Modello 2.0Modello 1.0

La proprietà degli strumenti non è vincolante per il loro utilizzo

La proprietà degli strumenti è chiaramente attribuita, ed è vincolante verso chi li utilizza

Property

Il processo produttivo non ha un solo ownerIl processo produttivo ha un solo ownerGovernance

la produzione del Valore nasce dalla compartecipazione di quanti più attori possibili, ciascuno dei quali contribuisce nel tempo secondo dinamiche mutevoli

Ogni attore produce un Valore prestabilitoProduction

Modello 2.0Modello 1.0

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Il Retailer ha il maggior interesse a far evadere gli ordini ai Fornitori

Un esempio pratico – la Fatturazione

Gli ordini vengono inviati ai Fornitori nel modo da lor scelto (es. fax, email, FTP, EDI), vengono anche pubblicati su un sito e gli viene data notifica di giacenza per email/SMS

Il Fornitore ha il maggior interesse a mettere a pagamento le proprie fatture

Profilazione e Pre-booking fuori sistema contabile, con notifica delle non conformità al Fornitore, che può partecipare per proporne la risoluzione

INTERESSE PREVALENTE LINEE GUIDA

Il Fornitore ha il maggior interesse ad avere conferma delle disposizioni di pagamento

Trasmissione degli estratti conto/preavvisi di pagamento e pubblicazione sul sito per i soli Fornitori che rinunciano alla carta

Tutti hanno interesse alla conservazione sostitutiva

I Documenti scambiati per via non cartacea, vengono conservati in forma sostitutiva gratuitamente dalla piattaforma

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DocFlow Invoice 2.0 è il luogo virtuale di cooperazione tra Retailer e Fornitori

La conversione del comportamento dei fornitori da paper-based a paper-less è guidata dai Fornitori stessi

La conversione in EDI da/versoi sistemi Retailerè a carico della piattaforma DocFlow

La piattaforma Invoice 2.0

FornitoriRetailer

1ordini

2

DDTfatture

3preavvisi

pagamento

DocFlow

eDocs

DocFlow

eDocs

DocFlow Synergy

4

Conservazione sostitutiva

DocFlow AIPAdocs

DocFlow Improve

HUB

adesione

trasmissione

conversione

remunerazione

espansione

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La scrivania di lavoro

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Ciclo attivo tradizionale

emettere trasmettere conservare incassarecalcolare

Costi unitari diretti* > 1,1 euro Costi unitari diretti* > 1,1 euro

SOTTOPROCESSO MATERIALI ED ENERGIE COSTO IN € FONTE / RAZIONALECALCOLARE N/A

EMETTEREStampa fattura di 1 pagina su carta € 0,075

foglio A4 0,00454 fonte burgo: €2,27/risma toner o inchiostro b/n 0,019 fonte xeroxtoner o inchiostro colori 0,121 fonte xerox

TRASMETTEREImbustamento 1 fattura fino a 3 pagg € 0,201

1 busta C6 Favorit 0,02134 fonte vikingcosto per piegatura e affrancatura 0,18 ipotesi 30 secondi a fattura

Affrancatura (tassa governativa) € 0,610 fino a 15 gr

Trasferimento all'ufficio postale N/A

CONSERVAREArchiviare € 0,040

fotocopia 1 pagina 0,02164

quota raccoglitore (500 fogli) 0,018 ipotesi 9 euro a raccoglitore da 500 fogli

Costi vivi per l'emissione, la trasmissione, e la conservazione di una fattura in formato cartaceo (esclusi i costi di billing)

N. di pagine singola fattura costo in €

1 € 0,926 2 € 1,040 3 € 1,154 4 € 1,458 5 € 1,572 6 € 1,686 7 € 1,801

Costi vivi unitari per quantità di pagine

* Non si tiene conto di numerose altre voci di costo come la rispedizione, le assenze e la demotivazione del personale, le fotocopie per le direzioni commerciali, ecc.

* Non si tiene conto di numerose altre voci di costo come la rispedizione, le assenze e la demotivazione del personale, le fotocopie per le direzioni commerciali, ecc.

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SOTTOPROCESSO MATERIALI ED ENERGIE COSTO IN € FONTE / RAZIONALERICEVERE

Smistamento posta € 0,74 registrazione in entrata ufficio posta 0,2 ipotesi 40 secondi a letteraconsegna alla Contabilità Fornitori 0,54 ipotesi 90 secondi a fattura

CONTABILIZZAREProtocollare € 3,15

Apertura lettera e registrazione contabile 1,44 ipotesi 4 minuti a fattura

Annotazione del numero di protocollo 0,3 ipotesi 50 secondi a fatturaFotocopia per giro approvazione 0,08661 ipotesi 1,5 pagine di mediaFotocopiare per giro approvazione 0,72 ipotesi 2 minuti a fattura

Trasmissione fotocopia all'ente approvatore 0,6 ipotesi 2 minuti a fattura

VERIFICARE 1 step approvativo € 2,60 Acquisizione della documentazione € 0,15 Abinamento e riconciliazione € 0,45

gestione delle non conformità 1,4le non conformità costano € 4 cadauna e pesano per il 35% circa del volume

chiusura della pratica 0,6PAGARE N/A

CONSERVAREArchiviare € 0,06

fotocopia 1 pagina 0,03374

quota raccoglitore (500 fogli) 0,024 ipotesi 12 euro a raccoglitore da 500 fogli

Costi vivi per la protocollazione, la registrazione e la verifica in approvazione di una fattura

Costi unitari diretti*: > 6,5 euroCosti unitari diretti*: > 6,5 euro* Non considerate molte voci di costo come smarrimento fatture, assenza e demotivazione del personale, fotocopie di lavoro, gestione del parco stampanti, ecc.

* Non considerate molte voci di costo come smarrimento fatture, assenza e demotivazione del personale, fotocopie di lavoro, gestione del parco stampanti, ecc.

N. di fatture / anno costo in €

1.000 € 6.544 5.000 € 32.722 10.000 € 65.444 50.000 € 327.218 100.000 € 654.435 500.000 € 3.272.175 1.000.000 € 6.544.350

Costi vivi unitari per quantità di fatture

ricevere contabilizzare verificare pagare conservare

Ciclo passivo tradizionale

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