7 поводов перейти на электронный документооборот

Система Электронного Документооборота

7 поводов перейти на СЭД

Содержание

7 поводов перейти на электронный документооборот

Возможности СЭД iTs-Office

Методология внедрения

Экономический эффект внедрения СЭД

О компании «ИНТЕРСОФТ»

Документ – инструмент коммуникаций и управления внутри компании

Руководитель

Сотрудник

Организационно распорядительные документы (ОРД):ПриказыРаспоряженияУказанияПостановленияПротоколы совещанийРешения и прочие

Внутренние документы:Служебные запискиДокладные запискиПланыОтчетыИнструкцииЗаявкиБюджетыВедомости и прочие

Сотрудник

Документ – инструмент коммуникаций с внешним миром

Руководитель

Сотрудник

Сотрудник

Контрагенты

Внешняя корреспонденция: ПисьмаКоммерческие предложенияУведомленияСопроводительные письмаЗапросПрочие

Торговые документыДоговораКонтракты ВЭДСчетаТоварный накладныеНалоговые накладныеАкты приема-сдачиДоверенности

Природа документопотоков компании, имеющей филиальную сеть

Документооборот можно сравнить с кровеносной системой человека, от эффективности которой зависит жизнедеятельность организма

Статистика

По данным Siemens Business Services: 30% времени рабочих групп тратится на поиск и обработку бумажных документов:

•секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с бумажными документами;

•у руководителя на нее уходит до 45% рабочего дня;

•6% бумажных документов безвозвратно теряются;

•на согласование бумажных документов тратится 60-70% рабочего времени сотрудников;

•каждый внутренний бумажный документ копируется до 20 раз.

В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются.

12

34

56

7

Электронный документооборот позволяет:

1.Повысить эффективность управления.2.Экономить ресурсы организации.

7 7 поводов поводов перейти на электронный документооборотперейти на электронный документооборот

12

34

56

7

Структурирование документов и информации

В электронном виде любая информация сортируется легче.

Информация располагается в строго определенном порядке.

К нулю сводятся временные затраты при поиске и сортировки информации.

Бизнес процессы прозрачны, легко определяются узкие места.

Приведение документов и бизнес-процессов к стандартам ISO.


Быстрый поиск документов

В электронном виде документы всегда под рукой.

Исследования Prisewaterhouse Coopers при бумажном документообороте: 6,5% документов теряется3,5% документов перепутаны11% и выше – сложно найти

Яркий пример: Фиджи – признавши потерю Декларации независимости от Англии, после 5 лет поиска запросили копию у правительства Великобритании

12

34

56

7


Страховка в чрезвычайных ситуациях

Яркий пример: 4 августа 2008 г. в Управлении земельных ресурсов Днепропетровска возник пожар, который сжег 360 кв.м. площади помещений и уничтожил архив бумажных документов.

Электронная база УЗР не пострадала. На сервере сохранилась вся информация по государственному земельному кадастру.

12

34

56

7


Конфиденциальность

В электронном виде, разграничить доступ к конфиденциальной информации проще.

СЭД имеет: •Механизм аутентификации

•Цифровые подписи

•Многоуровневое разграничение доступа к информации согласно должностным инструкциям

•Шифрование данных при передаче

12

34

56

7


Эффективная работа с филиалами

Дистанционное управление организацией в режиме «Оnline».

Комфортная работа вне физического офиса (поддержка мобильных сотрудников).

Коллективная работа географически отдаленных подразделений.

Глобальный доступ к информации в режиме 24/7.

12

34

56

7


1

Возможность сэкономить средства

Статистика: при бумажном документообороте, 30% рабочего времени тратится на поиск и передвижение документов, при переходе на электронный документооборот этот показатель равняется 10%.

Экономия средств фонда оплаты труда:Эмес.=Кол. персонала*ср.мес.з/п *20%

Эмес. =100 чел * 300 $/мес.*20%=6 000 $/мес

Эгод=6 000 $/мес*12 мес= 72 000 $/год

Экономия на расходных материалах (канцелярия). 2

34

56

7


1

Привлечение инвестиций

Прозрачные процессы управления, производства, оказания услуг.

Сертификация ISO 9001.

Улучшение репутации.

Инвестиционная привлекательность.

23

45

67


1

Электронный документооборот это:

Повышение эффективности.

Снижение расходов.

Снижение рисков.

Увеличение производительности.

Упрощение операций.

Качественное управление информацией.

Прозрачный управление организацией.

23

45

67


Модули системы

Основные возможности•ведение единого электронного журнала внешней корреспонденции организации;•гибкое разграничение доступа к информации;•ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов и сканирования документов;•автоматическое заполнение электронной карточки документа;•контроль дублирования документов;•гибкая регистрация всех типов документов;•сквозная регистрация документов несколькими отделами;•создание, отправка и контроль резолюций;•организация связей между электронными документами, резолюциями;•анализ истории обработки документов;•постановка документов на контроль;•мониторинг контрольных дат;•управление большими архивами документов;•интеграция с электронной почтой.

Результат использования•единое информационное пространство для обработки внешней корреспонденции;•документы не теряются;•информация легкодоступна из любой географической точки;•пользователи видят и могут работать только с теми документами, доступ к которым регламентирован должностными инструкциями.

Модуль «Канцелярия» предназначен для автоматизации процессов создания, обработки и хранения входящих и исходящих документов.

Основные возможности• подготовка проектов документов;• гибкие маршруты согласования;• групповая работа с проектом документа (версионность);• гибкое разграничение доступа к информации;• ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов и сканирования

документов;• автоматическое заполнение электронной карточки документа;• контроль дублирования документов;• гибкая регистрация всех типов документов, с автоматическим присвоением

регистрационного номера различной сложности;• ведение единого электронного журнала внутренних документов организации;• сквозная регистрация документов несколькими отделами;• создание, отправка и контроль резолюций;• организация связей между электронными документами, резолюциями;• анализ истории обработки документов;• постановка документов на контроль;• мониторинг контрольных дат;• управление большими архивами документов.

Результат использования• ускорение управленческого документопотока организации;• документы не теряются;• быстрый доступ к истории создания и обработки документов; • автоматизированный контроль исполнения документов.

Модуль «Документы» предназначен для создания и регистрации организациионно - распорядительной документации и других внутренних документов.

Основные возможности• единый реестр (электронный журнал) договоров;• разграничение доступа к документам;• автоматическое заполнение карточек типовых документов (использование шаблонов);• создание связей с другими электронными документами, в т.ч. и из других модулей

СЭД iTs-Office;• контроль дублирования документов;• согласование договоров по маршрутам - последовательное, параллельное;• фиксирование этапов по договору;• создание событий и заблаговременное оповещение об их наступлении;• настраиваемые правила хранения договоров;• средства оперативного поиска документов;• средства удобной и мгновенной сортировки информации в необходимых разрезах;• мониторинг и контроль исполнения обязательств по договору.

Результат использования• единое информационное пространство для коллективной работы с договорами

организации;• сотрудники видят и могут работать только с теми документами, к которым имеют

доступ;• договора легко находятся и удобно сортируются в необходимых разрезах;• получение целостной картины о договорной деятельности организации;• доступ к истории создания и обработки договоров;• быстрое согласование проектов договоров без привязки к географическому месту

нахождения рецензентов.

Модуль «Договоры» позволяет вести учет существующих договоров, осуществлять планирование и контроль этапов по договорам.

Основные возможности•единое информационное пространство для сотрудников отделов сбыта и маркетинга, и всех заинтересованных лиц;•учет всех контрагентов с сортировкой по статусам, критериям, специализации и прочее;•планирование и регистрация контактов с контрагентами;•автоматизированный контроль за ходом взаимоотношений;•хронология взаимодействия с клиентами;•планирование и проведение маркетинговых мероприятий;•сортировка и анализ информации в различных разрезах.

Модуль «Контакты» предназначен для решения задач эффективного управления процессом взаимоотношений организации с ее потенциальными заказчиками, существующими клиентами, партнерами и с другими контрагентами.

Возможности модуля•формирование повестки дня;•автоматическая рассылка приглашений участникам, обратная связь;•формирование поручений по повесткам дня (подготовить доклад);•автоматическое формирование протокола на фирменном бланке организации;•формирование поручений по резолюциям;•автоматическая рассылка уведомлений по поручениям;•автоматизированный контроль исполнения поручений (по повесткам и резолюциям).

Модуль «Совещания» предназначен для автоматизации процессов подготовки и проведения совещаний руководства всех уровней.

Основные возможности•постановка задач сотрудникам;•связанные поручения;•автоматизированный контроль сроков исполнения;•оповещение участников процесса;•анализ исполнительской дисциплины;•централизованное хранение информации о всех задачах и поручениях как по документам так и без основания;•гибкая настройка разграничения доступа к информации;•сортировка информации в общем разрезе жизненного цикла поручения;•статистика по исполнительской дисциплине

В системе электронного документооборота iTs-Office существует возможность использования заранее созданных шаблонов карточек поручений - это позволяет руководителям и пользователям СЭД iTs-Office унифицировать работу с однотипными заданиями, поручениями.

Результаты использования модуля «Контроль и анализ исполнительской дисциплины»Для руководителей:•решения выполняются качественно и своевременно;•повышается уровень исполнительской дисциплины;•прозрачное управление организацией.

Для исполнителей:•напоминание о текущих поручениях;•автоматизированный контроль сроков.•Использование системы электронного документооборота iTs-Office повышает уровень исполнительской дисциплины в организации, а соответственно и управление организацией в целом.

Модуль «Контроль и анализ исполнительской дисциплины» предназначен для выдачи заданий и поручений, а также для анализ их выполнения.

Основные возможности•планирование бюджета

• по периодам (год, полугодие, квартал, месяц)• по подразделениям (центрам учета)• по классификаторам (статьям дохода/затрат)

•выполнение бюджета• по периодам (год, полугодие, квартал, месяц)• по подразделениям (центрам учета)• по классификаторам (статьям дохода/затрат)

•определение прогнозируемых затрат.•определение плановых затрат.•определение фактических затрат.•группировка заказов при помощи планов платежей.•учет тендерных договоров.

Результат использования• единое информационное пространство для работы с финансовыми потоками

организации;• коллективная работа, географически распределенная работа с информацией;• оперативный доступ к информации из любой точки;• разграничение доступа к информации, согласно должностным инструкциям;• безопасный обмен важной управленческой информацией (5-ти уровневая защита,

использование механизмов шифрования и электронной цифровой подписи);• прозрачность и эффективное управление финансовыми потоками организации.

Модуль «Заявки на оплату» предназначен для согласования заявок на оплату товаров и услуг, формирования и утверждения плана платежей, контроля выполнения бюджета.

Модуль «Кадры» позволяет вести учет кадровой деятельности, осуществлять мониторинг штатного расписания, занимаемых вакансий, оклады сотрудников, личные данные, стаж в отрасли и многое другое.

Основные возможности•ведение штатного расписания;•мониторинг доступных вакансий;•мониторинг штатных единиц по отделам;•мониторинг замещений (добавление/удаление);•расчет окладов (профессии, дополнительные признаки);•учет стажа сотрудников (общий/в отрасли);•учет доплат сотрудникам;•мониторинг профессий по предприятию (код, название, категория, коэффициент, дополнительное значение);•ведение личных карточек сотрудников (реквизиты, образование, трудовая деятельность, семья, выслуга лет, добавляемые признаки, замещения);•построение отчетности (штатное расписание, расстановка, должностные оклады, штатная книга).

Основные возможности•учет и хранение

• нормативной документации• информационно справочной документации• регламентов, должностных инструкций• маркетинговой документации• и прочая плохо структурированная информация (документы, медиа файлы, чертежи и

прочее)•мониторинг актуальности «Знаний»

Модуль «Знания» предназначен для накопления и распространения разнородной корпоративной информации, корпоративного опыта по различным направлениям деятельности предприятия.

Основные возможности•иерархическое представление всех проектов организации;•формирование и регистрация проектов;•фиксация связей со всеми документами, поручениями, согласованиями, а также совещаниями имеющими отношение к проекту;•возможность отслеживания хода проекта поэтапно;•оперативное оповещение ответственных пользователей о событиях по этапам и проектам;•формирование статистической и аналитической отчетности различной сложности.

Результат использования•централизованное хранение информации по всем проектам организации;•единое информационное пространство для коллективной работы;•документы по проекту не теряются, легко находятся;•оперативный и разграниченный доступ к документам;•прозрачность процесса формирования портфеля проектов;•отбор в портфель наиболее эффективных проектов для компании;•увязывание портфеля проектов со стратегией развития компании;•эффективное управление портфелем проектов на этапе реализации.

Модуль «Портфель проектов» предназначен для управления портфелями проектов компании, позволяет получать подробную информацию по проекту.

Модуль «Учет рабочего времени» предназначен для регистрации и контроля времени выхода сотрудников на работу. Модуль может быть интегрирован с системой табельного учета организации.

Модуль «Инвентаризация ИТ» предназначен для учета и контроля использования компьютерной техники в организации. В модуле предусмотрена возможность проводить инвентаризацию и планировать технические осмотры техники специалистами службы Информационных технологий.

Модуль «Командировки» предназначен для структурированного хранения информации о командировках сотрудников организации.

Модуль «Фирменные бланки» предназначен для формирования и хранения информации о фирменных бланках предприятия в структурированном виде.

Модуль «Контроль проверок» предназначен для управления задачами контроля над плановыми проверками организации всевозможными проверяющими органами.

Механизмы системы iTs-Office

Простой и понятный интерфейс



Целевая аудитория

Руководителям

Целостная картина по документамРешения мгновенно доставляются исполнителюАвтоматизированный контроль и анализ исполнительской дисциплиныЭффективность управления процессами

Делопроизводителям

Ведение электронных журналовАвтоматический ввод информации Сортировка документовСистема напоминай по документамСогласованная работа нескольких канцелярийДоступ к полной истории по документу

Договорному отделу

Единый электронный реестр всех договоров Оперативное согласование и визирование договоровМониторинг за событиями по договорамУправление обязательствамиВедение электронной картотеки контрагентовРегистрация переписки с контрагентамиПолучение целостной картины истории взаимоотношений с контрагентами

Всем сотрудникам

Единое информационное пространствоИнформационные стенды и хранилища разнородной информацииПодготовка коллективных решений и документовЭлектронные конференции, обмен мнениямиПланирование деятельности

Методология внедренияБизнес консалтингисследование и анализ задачи Заказчикаразработка модели «Как есть»оптимизация и разработка концепции «Как будет»

Внедрениесоздание модели СЭД Заказчика, настройка регламентовнаполнение справочников данными Заказчика (импорт из существующих БД)разработка дополнительных модулей и приложений (если понадобится)установка ПО IBM Lotus Domino\Notesустановка и настройка СЭД iTs-Officeобучение пользователей и экспертовобучение администраторов

Опытная эксплуатацияконсультации пользователей

Сопровождение

Платформа для СЭД.Платформа для СЭД.Почему Почему Lotus Notes/DominoLotus Notes/Domino

Потому что ПО Lotus Notes/Domino

Создано для автоматизации совместной деятельности рабочих групп

Обладает следующими функциями:Объектно-ориентированная СУБД (работа с плохо структурированными данными, например документами)Встроенная криптозащита (шифрование, электронная подпись)Почтовый серверКлиент электронной почтыПерсональный и групповой календари, планировщик задачНабор офисных приложений поддерживающих работу с MS Office (текстовый редактор, эл. таблицы, презентации)Клиент среды обмена мгновенными сообщениямиВеб серверСервер каталогов LDAP Сервер приложенийСинхронизация между удаленными БД (репликация)Службы интеграции данных (Domino Enterprise connection services) Средство хранения вложенных файлов вне БД - DAOS (Lotus Domino attachment and object services)

Потому что стоимость владения меньше

Компоненты платформы СЭД обязательные

к лицензированию «с нуля»

Microsoft IBM

Продукт Продукт

Операционная система для сервера СЭД + CAL Windows server 2008 Linux (Red Hat, SuSE), Solaris, i5/OS (OS/400), AIX, z/OS (OS/390) Windows (32 и 64 бит),

Сервер электронной почты Exchange server 2010

Lotus Notes/Domino

Клиентское подключение к серверу электронной почты Exchange server CAL

СУБД (система управления базой данных) SQL server 2008R2

Клиентское подключение к СУБД SQL server CAL

Сервер коллективной работы SharePoint server st. 2010

Клиентское подключение к серверу для коллективной работы

SharePoint server st. CAL

Офисный пакет (текстовый редактор, эл. таблицы, создание презентаций)

MS Office st. 2010 Lotus Symphony(входит в стоимость Lotus Notes/Domino)

Инфраструктура управления открытыми ключами (PKI)Крипто функции с использованием открытых ключей — шифрование и электронная цифровая подпись — являются базовыми сервисами ядра Lotus Notes.

Каждый пользователь системы при регистрации получает пару ключей: открытый ключ хранится в общей (публичной) адресной книге и доступен (для считывания) пользователям с сервера, а секретный ключ хранится в идентификационном файле пользователя локально.

Электронная цифровая подпись используется при аутентификации сервером пользователя и/или сервера, при определении уровня доверия выполняемому коду, при проверке достоверности почтовых сообщений, документов (записей в БД) и отдельных полей.

Шифрование применяется для почтовых сообщений, целиком баз данных, отдельных документов (записей в БД), отдельных полей и сетевого трафика между двумя серверами Lotus Domino, а также между сервером и клиентом Lotus Notes.

Потому что Lotus Notes/Domino имеет следующие особенности

Окупаемость проекта внедрения

Рабочее время сотрудников это ресурс предприятия, а любой ресурс – это деньги.

Правильное использование ресурсов – залог эффективного

управления.

Затраты рабочего времени:

По данным Siemens Business Services: 30% времени рабочих групп тратится на поиск и обработку бумажных документов:

•секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с бумажными документами;•у руководителя на нее уходит до 45% рабочего дня;•6% бумажных документов безвозвратно теряются;•на согласование бумажных документов тратится 60-70% рабочего времени сотрудников;•каждый внутренний бумажный документ копируется до 20 раз.

В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются.

Затраты ресурсов на сопровождение документооборота:•закупка канцелярии;•закупка расходных материалов для принтеров и факсов;•затраты на курьерскую службу;•затраты на хранение.

Определение затрат

По данным Forrester Research: 38% компаний из списка Fortune 500 убеждены в том, что переход к электронному документообороту позволяет повысить эффективность бизнеса. По данным Nortan Nolan Institute, электронный документ позволяет получить ключевые преимущества:•рост производительности труда сотрудников на 25-50%;•сокращение времени на создание и обработку документов до 75%;•уменьшение расходов на хранение документов до 80%.

Сокращение временных затрат при работе с электронными документами

Экономический эффект

Количественные показатели окупаемости

Количественные показатели – позволяют убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, поддаются количественному измерению и четкой числовой оценке:

•Сокращение непроизводственных, временных затрат связанных с обработкой документов (регистрация, рассылка, время на поиск документов, время выполнения контрольных операций по документам и поручениям).

•Ускорение информационных потоков (время передачи документа на исполнение, пересылка документа между структурными подразделениями, время подготовки типовых документов, время согласования типовых документов, ускорение средней скорости распространения информации).

•Экономия стоимости ресурсов и материалов (сокращение затрат на канцелярию, расходные материалы, снижение затрат на хранение документов).

Качественные показатели окупаемости

Качественные показатели – это показатели развития и улучшения каждого из аспектов во внутренней и внешней деятельности организации:

•Повышение продуктивности работы сотрудников (единое информационное пространство, работа с документами из любой точки мира, эффективный автоматизированный контроль за исполнением документов, упрощение процессов коллективной работы).

•Снижение рисков (документы не теряются, быстро согласовываются и утверждаются, своевременно доставляются на места, распоряжения руководства выполняются в срок).

•Изменение корпоративной культуры (унификация управленческих процедур, введение единого высокого стандарта работы, повышение качества исполнения управленческих решений, сближение структурных подразделений организации, объединение накопленных корпоративных знаний, повышение привлекательности для инвестиций, повышение лояльности сотрудников).

Сравнение трудоемкости выполнения ключевых операций

Выполняемая операцияСреднее время

обработки бумажного документа

Среднее время обработки

электронного документа

Регистрация документа 3 мин. 1 мин.

Тиражирование документа 5 мин. 1 мин.

Поиск документа от 7 мин. 2 мин.

Доставка до исполнителя от 10 мин. до 2 дней 2 мин.

Подготовка отчета от 30 мин. 10 мин.

Согласование документа от 4 часов 30 мин.

Выгоды использования СЭД iTs-Office

Повышается

Производительности труда

Скорость поиска документа

Скорость движения документов

Скорость анализа документооборота

Уровень распространения знаний

Уровень взаимодействия сотрудников

Защищенность информации

Уровень исполнительской дисциплины

Управляемость процессами

Снижаются

Затраты на канцелярию и хранение

Риски потери важных документов

Риски несвоевременной реакции на изменения внешней среды

Дублирование информации

Вы можете определить экономическую целесообразность

внедрения системы электронного документооборота в

вашей организации, используя калькулятор ROI

http://its.dn.ua/calc



Вы можете заказать презентацию СЭД iTs-Office, прямо

сейчас по следующим координатам:

email: [email protected]: intersoftdnicq: 469920046

mailto:[email protected]

Technology

7 поводов перейти на электронный документооборот