TIM ERPA GKI KBTIM ERPA GKI KB(TIM EVALUASI RENCANA PROGRAM DAN ANGGARAN)(TIM EVALUASI RENCANA PROGRAM DAN ANGGARAN)

Presentasi & PemaparanDi Persidangan Majelis Jemaat GKI Kebayoran Baru1 Mei 2011

Tim ERPA• Ketua : Gunawan Tanumihardja• Wakil Ketua : Pnt Pudjartono• Sekretaris : Tjocky Nasution• Anggota :

•Rio Wisaksono•Hermine Paulina Pakan•Erwin Barus•Widjanarko Tantono•Reinhart Simanjuntak•Danny Kosasih•Pdt. JH. Wirakotan

Sistim Manajemen Organisasi

Sistim Manajemen Organisasi Gereja

Planning Organizing Actuating Controlling

Penyelenggara

Panitia RPA Mabid & BPJ BPHMTim ERPA

Output Rencana Program & Anggaran

Pengelola Kegiatan (i.e Komisi, Panitia, Tim, dll)Staffing

• Pelaksanaan Program Kegiatan

• Laporan Pelaksanaan: Laporan Kegiatan

• Laporan Keuangan

BPHM:-Hasil pemeriksaan keuangan-Hasil penggunaan Anggaran

Tim ERPA:-Evaluasi Pelaksanaan Program-RekomendasiRekomendasi Evaluasi Evaluasi

Apa itu Evaluasi & Rekomendasi?

Evaluasi Pelaksanaan: Penilaian terhadap pelaksanaan program pelayanan, dilakukan secara obyektif.

Rekomendasi:Saran atau Usulan dilakukannya perbaikan, modifikasi atau revisi berdasarkan hasil evaluasi

Proses Evaluasi Pelaksanaan Program

Pelaksanaan

ProgramEvaluasi Rekomendasi:

• Koreksi/ Perbaikan

• Modifikasi• Revisi• Eliminasi /

Penambahan Program

Laporan Pelaksana

an Program

• Proposal vs Misi• Rencana

Program vs Pelaksanaan

Analisa Kuantitatif & kualitatif

Rencana Program

Tujuan Evaluasi1. Menyelaraskan:

• Program dengan MISI• Pelaksanaan program dengan tujuan dan sasaran rencana

program

2. Menghindari:• “copy-paste”• Pengulangan kesalahan

3. Melihat apakah program dilaksanakan secara efektif dan efisien.

4. Memberikan rekomendasi, sebagai: 2.Masukan bagi Rencana Program tahun berjalan dan tahun

berikutnya3.Bahan Laporan Tahunan Kehidupan Jemaat

Faktor Kunci Sukses (Key Critical Factors)1. Dukungan & Komitmen:

• Majelis Jemaat• Semua pelaksana program

2. Proposal atau Kerangka Acuan Kerja (TOR) dalam membuat perencanaan

3. Keseragaman Format• Proposal RPA• Laporan Pelaksanaan Kegiatan

• Laporan Hasil Pelaksanaan Program• Tepat waktu• Akurat

1. Adanya Tim yang melakukan Evaluasi (Tim ERPA)

2009 2010 2011

Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Kronologis Tim ERPA

2009 - Nov

Tim ERPA terbentuk

2009 Q4–sekarang: Rapat Rutin Setiap SelasaPertemuan dengan Tim SOP GKI KB

2009 Q4–2010 Q2: Mapping Misi & Sosialisasi dengan Mabid & BPJ

SK Tim ERPA??

2010 Q3-Q4: Usulan Format

Proposal & Format Laporan

Pelaksanaan Program

2009 Q4 – sekarang,: - Laporan Bulanan Evaluasi Pelaksanaan Program Mabid & BPJ - Rekomendasi & Usulan

2009 Q4–2010 Q1: Kompilasi data Mabid & BPJ tahun 2009 sebagai acuan evaluasi tahun 2010-2011

2011 Q1-Q2: Usulan KAK,

SK,Sistim Manajemen

TERIMA KASIH - GBU

Pertanyaan/ Opini dll:1. Pnt. Agus:

• evaluasi diawali dengan tugas masing-masing (job desc), SOP, dan KPI. Index ditetapkan berdasarkan ketetapan bersama. Setelah itu diadakan Audit Evaluation.

2. Pdt. Titus: • RPA 2011-2012 sudah dibuatkan proposalnya, namun perlu dicek apakah sudah sesuai dengan format yang

diusulkan oleh Tim ERPA. Bila tidak sama, tolong agar tetap dapat dilaksanakan proses evaluasi berdasarkan format yang ada. Agar dapat memberikan rekomendasi atas RPA tahun 2012-2013 berikutnya

3. Pnt. Wiwoho (Wika): • Apa yang dilakukan Tim ERPA dianggap sudah bisa memberikan tertib administrasi, mengapa belum disetujui?

4. Pnt.Suharno: • Controlling internal dan external. Internal: Tim ERPA, external: BPHM. SOP sudah dibuat dan disetujui

sewaktu… Usulan kepada Tim ERPA, agar evaluasi bulanan disampaikan kepada BMPJ. Apabila tidak ditanggapi, tetap diberikan bulan-bulan berikutnya. Agar Tim ERPA juga bekerja sama dengan BPHM, sebagai alat controlling dari PMJ.

5. Pnt. Zisca: • Usulan dan rekomendasi format baru evaluasi dari Tim ERPA sudah didengar dalam BPMJ• Bila laporan keuangan dan program tidak dibuat, maka uang muka untuk program berikutnya tidak bisa diberikan

6. Pak Gunawan: • Terbentuknya Tim ERPA adalah rekomendasi dari BPK pada waktu tahun pelayanan Bpk. Sudung.

7. Pak Rio: • Laporan kegiatan belum lengkap.