모바일 시대에서 협업은 어떻게 할 수 있을까요?

그룹웨어 2.o 시대

최초가 중요한 건 아니더군요

LG가 iPad를 처음 만들었어요. (정말 이름이 iPad였어요)

MP3도 우리나라가 최초였죠.

중요한 것은 그걸 꿰뚫고 있느냐는 거죠

스티브 잡스가 관통시켜 완전히 다른 세상을 만들었죠.

그룹웨어도 그래요

표계산의 신세계를 만든 Lotus 123

그룹웨어도 Lotus가 노츠라는 이름으로 처음 만들었어요.

Lotus는 지금 어디에 있나요?

MS Excel만 생각납니다. 노츠는 사라졌고, 그룹웨어 제품은 고만 고만 하죠.

지금부터 그룹웨어를 꿰뚫는 이야기 해볼께요

경영기획, 혁신업무를 20 여년하고, 인사/총무 담당임원을 하면서 그룹웨어를 관통하는 한마디를 할 수 있게 되었다고 스스로 생각하고 있어요. (과연 그럴까요?)

wizim@naver.com

그룹웨어는 협업하는 과정에서 태어났어요

그룹웨어의 본질은 “협업”이라는 점을 끝까지 가져가 주세요.

그룹웨어에서 협업하는 원리는 뭘까요? 원리는 게시판이랍니다.

메일 편하죠? 메일로 협업하기 쉽던가요? 협업은 한 곳에서 공유하게 해야 비로소 효과가 나타납니다.

나의 것을 보내 그의 것이 됨 추가/수정될 때마다 또 보냄

그의 것이 나의 것에 보태지고 자산으로 쌓임 항상 최종본만 존재

메일

게시판

전자결재에서 문서가 이동하는 것 같죠? 사실은 문서는 그 자리에 그대로 있어요.

전자결재 복잡할 필요없어요. 합의, 승인, 대결, 후결 이런 용어는 종이문서를 들고 다닐 때 필요한 것이구요. 전자결재에서는 그곳에 있는 문서에 “됐다＂를 체크하고 나가는 겁니다.

지정된 순서에 따라서요.

합의 승인 승인 기안

기안

문서는 그자리에 있고 “합의” 추가

승인도 동일하게 (순서는 있어요)

승인도 동일하게

메일과 전자결재를 통합해서 쓸 수는 없을까요?

아무리 메일이 편하고, 보완장치가 있더라도 문서를 체계적으로 보관하는 방법을 있어야 할겁니다. 그럼에도, 메일로 대부분의 일은 처리될 수 있지 않을까요?

여기서 중요한 것은 전자결재는 그룹웨어의 핵심이 아니라는겁니다.

제가 근무했던 POSCO에서는 전자결재를 없애고, 메일로 승인하게 했답니다. 혁신적인 회사죠 !!

메일이 그만큼 강력한 수단인거죠.

그럼 문서는 어떻게 되는거죠? 결재가 포함된 메일을 보관하는 체계만 준비하면 될 것 같아요.

메일에는 ＂이건 결재문서야“ 표시만 하면 그걸로 분류도 하고 보관도 할 수 있도록 할 수 있겠지요.

그럼 게시판을 이용한 메뉴가 무엇이 있을까요?

모두 같은 원리인데, 구성 내용이 다를 뿐이죠. 그럼 응용분야가 더 있지 않을까요?

게시판 일정관리 자료실 고객관리 근태관리 설문조사 도서관리 공용장비관리 회의실관리 문서관리

웬만한 그룹웨어에는 모두 있어요 그래서 고만고만 하다고 생각할 수 있을 것 같아요

이런 메뉴도 만들 수 있을까요? “지시사항관리”

“협업”을 키워드로 생각해보세요.

권위적으로 보이지 않게 하려고 노력하시지만 사실 사장님은 “지시＂많이 하세요

그런데 아세요? - 진행상황은요 - 그 어려운 일을 척척 해낸 직원이 누구인지는요. - 얼마나 자주 했는지는요.

지시사항을 관리해보세요. 물론 협업이 되도록 해야지요.

요즘 혼자 하는 일은 거의 없거든요.

이런 메뉴도 만들 수 있을까요? “이슈관리”

“이슈”가 없으면 행복할 것 같지만, 없으면 가치도 없어요. 이슈를 해결하는 것은 고객을 창출하고 부가가치를 만드는 위대한 일이거든요.

매일 매일 이슈가 터지죠? 어떻게 해결하게요?

- 무엇이 문제죠? - 그걸 해결하기 위해 회사가 지원할 것은요? - 언제까지 해결해야죠? - 그걸 해결 못하면 어떤 영향이 있나요?

이슈사항을 관리해보세요. 진행상황도 즉시 공유하구요,

이런 메뉴도 만들 수 있을까요? “회의록 관리”

그룹웨어는 업무를 체계화하는데 쓰여요.

회의 많이하시죠? 그런데 아세요?

- 무엇이 결정되었나요? - 후속작업은 무엇이었죠? - 그걸 누가 하기로 했나요? - 그래서 완료되었나요?

회의록을 관리해보세요. 하나마나한 회의가 줄지 않을까요?

이런 메뉴도 만들 수 있을까요? “MBO/KPI 관리”

MBO/KPI는 그 결과로 인사평가 등을 하는데 활용합니다. 그렇다고 HR시스템을 따로 만들 필요는 없어요.

특히, MBO/KPI를 협업이라고 생각하면 같은 구조에 있습니다.

목표관리(MBO), 성과관리(KPI) 하시나요? 인사관리시스템에서 만드셨나요?

- 목표를 그룹웨어에 올리면 되지 않을까요? - 수립하고 설정하는 프로세스는 전자결재와 같아요. 그룹웨어에 만들면 됩니다.

인사평가도 마찬가지입니다. MBO, KPI결과로 인사평가하니까요,

이런 메뉴도 만들 수 있을까요? “사내 커뮤니티관리”

커뮤니티는 지식경영에서도 매우 중요합니다. 임직원 스스로 서로 가르치고 배우고 지식을 공유하는 활동을 하거든요.

사내 동호회를 지원하고 있나요? 놀이 동호회도 밌지만,

살펴보면 결과적으로 업무를 위한 동호회도 많아요. “커뮤니티”입니다. 그룹웨어 안에 있는

작은 그룹웨어입니다.

협업의 최고봉은 프로젝트관리일겁니다.

프로젝트관리는 그룹웨어에서 가장 난이도가 높은 구성입니다. 그룹웨어 제품을 볼 때, 프로젝트관리를 보시면 그 회사의 실력을 알 수 있습니다.

일정관리 비용관리 인력관리 이슈관리 고객관리 -----

[그룹웨어=프로젝트관리]

회사실력대로 정의된 방법으로 언제, 어디서나 타시스템과도 연계하여 협력사와 협업도 하고 중요자료인데 보관, 백업하고, 보안도 강화해서

협업의 결과는 지식관리로 남습니다.

그룹웨어에서 가장 값진 결과는 개인의 지식이 회사의 지식으로 남게 되어 회사 구성원의 활용에 따라 업무의 질이 높아지게 됩니다. 퇴근도 빨라지구요.

형식지 지식지도 지식평가 지식보상 지식검색 -----

[그룹웨어=지식관리]

개인의 암묵적인 지식을 형식지로 만들어 공유하는 곳은 결국 게시판입니다.

저장,검색,평가,보상 등의 프로세스는 그룹웨어의 협업기능과 결재기능을 각각 활용한 것과 동일합니다.

부서간 요청하고 처리하는 업무도 많죠?

“총무”, “구매”, “인사” 업무는 회사 내 서비스죠. 그렇다면 그룹웨어에서 프로세스를 만들어 보세요. 서비스 품질이 바뀝니다.

총무신청, 구매요청, 장애신고 등을 그룹웨어서 하게 하세요.

접수하고, 처리하고, 만족도까지 알 수 있게 해줄 수 있어요

전화, 메일말고 다른 방법은 없을까요? 시스템을 만들면 되긴 하죠.

이쯤에서 그룹웨어에 어떤 정보가 있는지 살펴볼까요?

그룹웨어는 인사관리시스템으로 활용하는데 문제가 없어요.

사람에 대한 정보가 있습니다.

그렇다면 인사관리시스템도 겸할 수 있지 않을까요?

사람이 쓰는 도구라는 점에서 그룹웨어와 HR시스템이 합쳐진다면 “휴먼웨어”가 될 것입니다.

인사발령 주소, 가족, 학력 등등 인사관리에 필요한 정보를

그룹웨어에 두는데 문제가 없습니다. 오히려 더 편하지요.

급여는 수치계산이어서 그룹웨어 본질과 다르죠. 그러나, 급여 부분만 추가하면

그룹웨어와 인사관리, 인사평가를 통합할 수 있을겁니다.

요즘에는 WEB환경으로 시스템을 만들기 때문에 그룹웨어에 HR시스템을 포함한다면 경쟁력이 있을겁니다.

바깥에 있는 사람, 즉 고객은 어떻게 하지요?

고객관리가 별 것 있나요? 내부직원에 대한 인사정보를 갖고 인사관리를 하듯, 고객정보를 갖고 고객관리(CRM)을 하는거죠.

고객정보도 그룹웨어에 담아 놓으면 쓸모가 있겠지요.

고객정보를 공유하고, 영업활동도 같이 할 수 있을겁니다. 판촉을 위한 메일, 문자도 보내구요.

요즘, 모바일, SNS 등 엄청 변하고 있죠?

협업은 소통이니까요. 우리도 고민이 아닐 수 없어요.

전자메일 메신저 인터넷전화, 영상전화, 영상회의 등과의 연계 SNS와의 조화

모바일, 상용제품을 쫓아가기 너무 힘듭니다.

카카오톡, 페이스북, 트위터, 블로그 등 상용제품이 점점 좋아져서 고객의 눈이 높아지고 있습니다. 아무튼 고객은 선택이 폭이 넓어질 것 같군요.

메신저가 카카오톡보다 편리하지 않으면 안씁니다. 그룹웨어에 있는 소통수단은 강제가 아니기 때문입니다.

PC와 모바일과의 연계가 제품의 경쟁력이 될겁니다.

페이스북, 트위터는 어떤 영향이 있을까요?

그룹웨어와 카페/블로그/페이스북/트위터는 본질적으로 같습니다. 그러나 너무 쫓아가지는 마세요. 회사와 개인영역은 다르니까요.

회사 내에서 개인정보 공유, 개인간의 소통형식을 빌어서

회사 임직원의 개별적 정보를 공유하고, 짧은 소통을 하도록 할 필요가 있을까?

여기에 대한 대답을 먼저 생각해야 할 것 같아요.

그룹웨어는 이러한 SNS 메뉴와 효과를 계속 주시하면서 그룹웨어에 어떤 형태로 수용할 것이지 고민 중입니다.

페이스북은 기능적으로 새롭지 않으나 디자인과 공유정책에 많은 영향을 미칠 것입니다.

소통을 위해 140자 이내로 쉽게 댓글을 붙이거나, 특정사안에 대한 의견수렴을 위한 기능으로 수용될 것입니다.

블로그는 지식관리를 위해서 그룹웨어에 이미 수용되고 있습니다.

카페는 그룹웨어 커뮤니티기능이 상용화된 것으로 보아도 됩니다.

앞으로 협업은 어떻게 진화할까요?

본질은 달라지지 않을 것이지만, 도구는 점차 많아지고 있어요. 사실 “에버노트”를 구현해서 그룹웨어에 붙이는 것은 쉽거든요.

언제나 협업이죠. 그러니 모바일 연계가 필수입니다.

어디서나 협업이죠. 그러니 클라우드에 자료가 있어야 합니다.

동시에 협업이죠. 그러니 문서작업을 같이 해야 합니다.

“연결”로 발전하는데, 그것은 하이퍼텍스트입니다.

그룹웨어는 하이퍼텍스트로 발전할겁니다. 전자결재,메일이라는 프레임에 그룹웨어를 넣지 말아주세요. “연결”로 날개를 달아주세요.

하이퍼텍스트는 정보와 지식의 연결입니다.

그것이 인터넷의 가치인거죠.

출처 http://blogs.ubc.ca/textology/

그 많은 기능을 어떻게 그룹웨어에 만들죠?

뿌리(스탠더드)는 변하지 않되 계속 진화해야 해요. 고객사의 다양성은 따로 (나뭇잎을) 만들어 붙이는 방법이 효과적입니다.

뿌리는 하나로 하면서,

나뭇잎은 API로 붙이고,

설정(Configuration)으로 해야죠.

그렇게 하려면 배고픔을 참고 꾸준하게 끝까지 오로지 제품력으로 승부하는 업체를 찾으세요.

내 요구를 다 들어주는 곳은 위험하고 업체랍니다. 진화를 못해요. 그 요구를 구현할 표준이 있는지 보세요. 중심을 갖고 발전하는 회사입니다.

야근이 없고,

고객사 요구를 잘 안들어 주면서도

방법은 갖고 있어 해결해주고 있으며

고객이 많은 곳이죠.

하나 덧붙이면, 해외에 진출했다면 고장없고, 구조화, 체계화되어 있다고 생각하세요.

최근에는 앱스토어 스타일로 해외 진출을 할 수 있을 것으로 기대하고 있어요. 아무튼 해외진출한 제품을 일단 쓸만한겁니다.

참고로 일본에 진출한 SW는 믿어도 됩니다. 그들은 극강의 테스터랍니다.

그룹웨어 우리나라가 최고입니다. 해외에 나갈 때가 되었어요.