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Cómo organizar una administración sencilla y ordenadaTaller impartido por Lara Domínguez
I. Finalidad de una administración ordenada.
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
IV. Utilización y personalización de las plantillas de EXCEL.
V. Formación online de EXCEL gratuita.
VI. Fuentes.
CÓMO ORGANIZAR UNA ADMINISTRACIÓN SENCILLA Y ORDENADA
20/10/2016 3© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
I. Finalidad de una administración ordenada.
Finalidad:Una administración ordenada nos permitirá estar al tanto de cuál es el beneficio o pérdida que genera nuestra empresa en un período de tiempo determinado y además, cuánto dinero tenemos en el banco, cuánto se debe a un proveedor o cuánto nos debe un cliente, entre otras cosas. También nos servirá para la toma de decisiones.
Por otro lado, desde un punto de vista externo, será de utilidad para mostrar nuestros datos a bancos, inversores y, por supuesto, a Hacienda en orden de cumplir con nuestras obligaciones contables y fiscales.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Administración sencilla y ordenada
Organización Planificación Control
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Uno de los primeros pasos será identificar y determinar de dónde procederán nuestros ingresos y cuáles serán nuestros gastos deducibles.Serán gastos deducibles todos aquellos afectos a la actividad (es decir, que se producen debido al desarrollo de la actividad) y que sean necesarios para la misma.
El siguiente paso será establecer un orden a la hora de organizar nuestra administración.
Organización
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Organización
Organización de los ingresos.Debemos llevar un registro por orden cronológico de los ingresos y facturas emitidas como resultado del desarrollo de nuestra actividad y archivar todos los documentos acreditativos de éstos de una forma ordenada.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Organización
Organización de los gastos. Debemos llevar un registro cronológico de todos aquellos gastos necesarios para la realización de nuestra actividad y la obtención de los ingresos a los que nos hemos referido con anterioridad además de archivar todos los documentos acreditativos (ya sean facturas, tickets u otros) de una forma ordenada.
Sólo con un buen control de ingresos y gastos sabremos en todo momento si el negocio genera beneficios o pérdidas.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Organización
Organización de pagos, cobros y deudas. Nos permitirá saber cuál es nuestra situación bancaria o de caja en todo momento, además de conocer cuánto debemos o nos deben.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Organización
Organización referida a impuestos. Realizaremos un registro de los diferentes impuestos que hemos de declarar en los diferentes modelos para cuando llegue la fecha de presentarlos.
Una carpeta o archivador con la copia de tus declaraciones de impuestos ya realizadas (ordenados cronológicamente por trimestre y/o año), así como un registro de los impuestos que has pagado y aquello que te ha devuelto Hacienda.
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Planificación
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Realización de un presupuesto. Nos permitirá tener un control sobre nuestros gastos y nuestros ingresos mediante una previsión resultante de la planificación.
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Control
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Control de gastos e ingresos, de la situación económica y financiera de la empresa y, además, control de nuestra cartera de clientes.
Un gasto excesivo en base al presupuesto se puede deber a una mala planificación o a la realización de un gasto desmedido.
La identificación de este factor nos ayudará a determinar el porqué y, al conocer dónde reside el problema, será más sencillo abordarlo y encontrar una solución.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
Control
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Control de gastos e ingresos, de la situación económica y financiera de la empresa y, además, control de nuestra cartera de clientes.
Un control sobre nuestra situación económica y financiera será de utilidad a la hora de conocer los recursos con los que contamos para hacer frente a posibles deudas o posibles contratiempos.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
Control
II. Tres factores clave para una administración sencilla y ordenada.
Control de gastos e ingresos, de la situación económica y financiera de la empresa y, además, control de nuestra cartera de clientes.
Un control sobre nuestra cartera de clientes será de utilidad a la hora de decantarnos por una estrategia de fidelización, captación u otras.
Además podremos tener un control de los clientes deudores o de dudoso cobro.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Diferentes tipos de herramientas.En la actualidad existen diversas herramientas , muchas gratuitas, disponibles para la gestión administrativa de una empresa.
• Herramientas en la nube para gestión administrativa y más.• Programas de descarga gratuita opción 1 y opción 2 y más.• Herramientas creadas en EXCEL.• Plantillas de Excel opción 1 y opción 2.• Herramientas creadas a partir de plantillas de EXCEL.• Herramientas para uso en smartphones opción 1, opción 2 y más.• CRM (Customer Relationship Management) opciones 1 y opciones 2.• Etc.
20/10/2016 15© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Para la correcta organización, planificación y control de la gestión administrativa, además de tener un orden a la hora de ordenar y archivar todos aquellos documentos acreditativos de la realización de la actividad, tanto como gasto, ingreso y otros, será recomendable o casi imprescindible realizar un registro ordenado y de manera cronológica de éstos.
Para la realización de este registro, tenemos a nuestra disposición diferentes herramientas que harán que este proceso sea más sencillo y eficiente.
Podremos utilizar alguna ya existente o realizar una que se adapte más a nuestras necesidades sin necesidad de ser un especialista en este campo.
20/10/2016 16© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Muestra de una herramienta realizada a partir de una plantilla de EXCEL
En las siguientes diapositivas será mostrada una herramienta realizada a partir de una plantilla de EXCEL. Mostraremos lo siguiente:
• Plantilla de la que hemos partido.• Partes que hemos añadido.• Explicación de las partes que la componen, modo de introducir
datos y finalidad de coda componente.• Qué datos nos aportará mediante un control de seguimiento de los
datos y sus correspondientes resultados.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Plantilla de EXCEL de la que hemos partidoLa plantilla de la que hemos partido se encuentra en el apartado Presupuestos (plantillas de EXCEL) y se llama Contabilidad General o General Ledger. Consta de las siguientes pestañas:
1. Resumen anual frente a presupuesto a día de hoy.2. Resumen de los gastos mensuales.3. Gastos desglosados.4. Beneficencia y patrocinios desglosados. (esta en principio no sería de gran utilidad).
Contabilidad General o General Ledger
20/10/2016 18© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Partes que se han añadido.Primero se ha suprimido la pestaña de patrocinios y beneficencia y hemos añadido las siguientes pestañas:
1. Cash Flow o Flujo de Caja mensual.2. Resumen de ingresos mensuales (partiendo de una copia de la pestaña de Resumen de gastos mensuales variando levemente las fórmulas).3. Ingresos desglosados (partiendo de una copia de la pestaña Gastos desglosados variando levemente las fórmulas).
Administración, planificación y control.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Partes que hemos añadido.4. Cartera de clientes (que se ha realizado insertando una tabla y añadiendo alguna fórmula sencilla). Esta pertaña nos será útil si se trata de un negocio que tenga ciertos clientes recurrentes, sino no sería necesaria.
5. Aunque la mayoría de las fórmulas que se han añadido parten de fórmulas ya realizadas en la plantilla, se ha hecho uso de un par más que no son complicadas de utilizar como sumar.si.conjunto(), igualar a otra celda() y ahora(). Esta última nos dará la fecha y la hora en la que nos encontramos en el momento de abrir el documento. Muy útil para realizar un seguimiento una vez impreso en el caso de que sea necesario.
20/10/2016 20© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Resumen situación actual y presupuesto.Esta pestaña está pensada para poder visualizar la situación en la que nos encontramos frente a presupuesto en el momento de la visualización y, al final de año, un resumen sobre el estado al final de ejercicio, antes y después de impuestos (hemos añadido gráficos para que sea más visual).Para su correcto funcionamiento, tan sólo tendremos que introducir los nombres de nuestros gastos deducibles y los códigos que decidamos utilizar para identificarlos.
Al final introduciremos la cantidad de impuestos que deberemos afrontar.Los demás datos se volcarán automáticamente de las demás pestañas y nos indicará si hemos obtenido beneficios o pérdidas.OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Cash flow mensual.Pensada para planificar un presupuesto de y mantener un control sobre los gastos realizados de forma mensual. Además podremos ver el estado de caja en todo momento y las deudas pendientes, tanto por nuestra parte como por parte de clientes.
En esta pestaña tan sólo introduciremos el presupuesto de gastos, ingresos y deudas asignado a cada mes.
El resto de los datos se actualizarán automáticamente con datos provenientes de otras pestañas.
OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Cartera de Clientes.Será de gran utilidad, sobre todo en el caso de que tengamos clientes que compren nuestro producto o utilicen nuestros servicios con regularidad o también si hemos tenido algún cliente interesante que nos interese fidelizar, por ejemplo. También nos dará el número total de clientes de esta índole en el año actual.
Además, nos ofrece información sobre número de clientes morosos y la deuda pendiente de éstos en el momento y el año actual. Así podremos hacer un seguimiento del comportamiento del cliente a la hora de realizar los pagos.Además, nos servirá como fuente de información de contacto.OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 23© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Cartera de Clientes.En esta pestaña deberemos introducir lo siguiente:
• El nombre del cliente del que nos interese tener un control (tendrá que ser exactamente igual al introducido en la pestaña denominada Ingresos desglosados que explicaremos más adelante).
• Persona de contacto: Aquella hacia la que nos dirigiremos a la hora de comunicarnos con este cliente.
• Dirección, Zona, País, Teléfono e email: Estos datos podrán variar dependiendo de la información de contacto que necesitéis.
Continua en siguiente viñeta…OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 24© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Cartera de Clientes.En esta pestaña deberemos introducir lo siguiente:
• Pendiente años anteriores: Pondremos la cantidad de deuda arrastrada de años anteriores del correspondiente cliente en caso de que exista.
El resto de los datos se actualizarán automáticamente con datos provenientes de otras pestañas.OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
Esto sería una introducción al CRM (Customer Relationship Management).
20/10/2016 25© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Resumen de gastos mensuales.Esta pestaña nos mostrará los gastos realizados por tipo de gasto y por mes.
En este caso no tendremos que introducir ningún dato, puesto que todos se actualizarán automáticamente con datos provenientes de otras pestañas.OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 26© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Gastos desglosados.Esta pestaña será el origen de todos los datos volcados en las demás pestañas referentes a gastos. Tendremos que introducir los siguientes datos:• Código de libro mayor: Código que hemos asignado al tipo de gasto.
Este código lo podremos introducir manualmente o mediante una lista desplegable que se actualizará automáticamente al introducir los códigos en la pestaña Resumen situación actual y presupuesto.
• Fecha de factura.• Nº de factura: Número que aparece en la factura correspondiente.• Solicitado por: Persona de la empresa que haya solicitado la
realización de dicho gasto. Dato no estrictamente necesario, pero útil para saber a quién acudir en caso de duda sobre dicho gasto.OJO!!! No introducir
datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 27© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Gastos desglosados.Esta pestaña será el origen de todos los datos volcados en las demás pestañas referentes a gastos. Tendremos que introducir los siguientes datos:• Cantidad.• Beneficiario: Proveedor o persona de la que hemos recibido el
producto o servicio.• Uso: Motivo del gasto.• Método de pago: Forma de pago.En el caso de que no se haya
pagado, entonces introduciremos Pendiente, necesario para que se vuelquen los datos de la deuda en las demás pestañas y además se pondrá en rojo para resaltar su estado. Una vez que realicemos el pago, cambiaremos el estado es esta misma columna e introduciremos el medio de pago.
OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 28© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Gastos desglosados.Esta pestaña será el origen de todos los datos volcados en las demás pestañas referentes a gastos. Tendremos que introducir los siguientes datos:
• Fecha de archivo: Fecha en la que hemos registrado el gasto en la herramienta.
OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 29© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Ingresos desglosados.Esta pestaña será el origen de todos los datos volcados en las demás pestañas referentes a ingresos. Tendremos que introducir los siguientes datos:• Código de libro mayor: Código que hemos asignado al tipo de
ingreso. Este código lo podremos introducir manualmente o mediante una lista desplegable que se actualizará automáticamente al introducir los códigos en la pestaña Resumen situación actual y presupuesto.
• Fecha de factura.• Nº de factura: Número que hemos asignado a la factura
correspondiente.• Solicitado por: Persona de la empresa cliente que haya solicitado la
dicho producto o servicio. Dato no estrictamente necesario, pero útil para conocer a la persona de contacto en caso de duda sobre dicho ingreso.
OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 30© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Ingresos desglosados.Esta pestaña será el origen de todos los datos volcados en las demás pestañas referentes a ingresos. Tendremos que introducir los siguientes datos:• Cantidad.• Beneficiario: Empresa cliente o persona que ha recibido el producto o
servicio.• Uso: Motivo del ingreso.• Método de cobro: Forma de cobro. En caso de no haber sido cobrado
todavía introduciremos Pendiente, necesario para que se vuelquen los datos de la deuda en las demás pestañas y además se pondrá en rojo para resaltar su estado. Una vez que realicen el pago, cambiaremos el estado es esta misma columna e introduciremos el medio cobro.OJO!!! No introducir
datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 31© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Ingresos desglosados.Esta pestaña será el origen de todos los datos volcados en las demás pestañas referentes a ingresos. Tendremos que introducir los siguientes datos:
• Fecha de archivo: Fecha en la que hemos registrado el ingreso en la herramienta.
OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 32© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Resumen de ingresos mensuales.Esta pestaña nos mostrará los ingresos obtenidos por tipo de ingreso y por mes.
En este caso no tendremos que introducir ningún dato, puesto que todos se actualizarán automáticamente con datos provenientes de otras pestañas.OJO!!! No introducir datos en las casillas con fórmulas.
20/10/2016 33© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Utilidades comunes en todas las pestañas.Filtros: Serán de utilidad a la hora de filtrar por nombre o por porcentaje, ordenar de mayor a menor cantidad, etc.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Utilidades comunes en todas las pestañas.Datos de Empresa y año.Función AHORA(): Nos indicará el momento en el que estamos, es decir, cambiará cada vez que abramos el documento. De utilidad sobre todo en caso de que se impriman los resultados, conocer con exactitud el momento en que han sido impresos, por ejemplo.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Utilidades comunes en todas las pestañas.Incrementar filas en las tablas: Nos situaremos en la última celda de la fila que se situa justo encima de los totales y haremos uso del tabulador.
Insertar filas: En el caso de la pestaña denominada Cash Flow insertaremos filas en el lugar correspondiente puesto que no se trata de una tabla insertada.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
III. Gestión de la administración mediante una herramienta.
Haciendo uso de la herramientaComo podéis apreciar, para hacer uso de la herramienta, tan sólo deberemos registrar los datos correspondientes y, la herramienta nos devolverá una visualización del estado de la empresa muy útil.
Esto nos permitirá realizar un análisis de los resultados y actuar en consecuencia mediante diferentes estrategias.
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IV. Utilización y personalización de las plantillas de EXCEL.
Plantillas de EXCEL.EXCEL nos ofrece la posibilidad de hacer uso de plantillas con diversas utilidades con la finalidad de poder hacer uso del programa sin necesidad de tener excesivos conocimientos de EXCEL.
Es una herramienta muy útil y fácil de utilizar.
Además, se podrán realizar modificaciones de estilo o incluso de fórmulas o añadir pestañas, etc con el fin de personalizar dicha plantilla y amoldarla más a nuestras necesidades sin tener que empezar la herramienta desde cero.
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Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
IV. Utilización y personalización de las plantillas de EXCEL.
Uso de Plantillas de EXCEL.Para poder seleccionar una plantilla, iremos al menú Archivo, seleccionaremos la opción Nuevo y se nos desplegará una pantalla donde podremos escoger la plantilla que más se adapte a nuestras necesidades.
Una vez seleccionada haremos click en Crear.NOTA: Podremos descargar más plantillas de forma gratuita en los siguientes enlaces:https://templates.office.com/es-eshttp://es.excelworld.net/plantillasNOTA: En la primera también podremos descargar plantillas con diferentes fines para WORD o POWERPOINT por ejemplo.
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IV. Utilización y personalización de las plantillas de EXCEL.
NOTA: Se ha utilizado EXCEL 2010.
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IV. Utilización y personalización de las plantillas de EXCEL.
Conceptos Básicos para la personalización de plantillas.
Fórmulas básicas:• AHORA()• SUMA()• SUMAR.SI()• SUMAR.SI.CONJUNTO()• SI()• =OTRA CELDA DEL DOCUMENTO: Esta opción nos será útil para no
tener que introducir el mismo dato en distintas zonas del mismo documento.
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IV. Utilización y personalización de las plantillas de EXCEL.
Conceptos Básicos para la personalización de plantillas.
Otros conceptos básicas:• Formatos y Formatos Condicionales.• Más formatos condicionales y formatos condicionales con fórmula.• Insertar Filtros.• Insertar una tabla , Formato de tabla , Filtros en tabla y Fila de totales.• Insertar gráficos.• Áreas de impresión opción 1 y opción 2.• Saltos de Página y área de impresión opción 3.• Buscar y reemplazar (para cambiar el año por ejemplo si tener que
cambiarlo en cada una de las pestañas)
20/10/2016 42© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
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V. Formación online de EXCEL gratuita (castellano).
EXCEL 2010:
• Opción 1• Opción 2• Opción 3• Opción 4• Opción 5
EXCEL 2013:
• Opción 1• Opción 2• Opción 3• Opción 4
BLOGS• Excel Total
Microsoft• Ayuda
20/10/2016 43© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
V. Formación online de EXCEL gratuita (inglés).
EXCEL 2010:
• Opción 1• Opción 2• Opción 3• Opción 4 EXCEL
2013:• Opción 1• Opción 2• Opción 3• Opción 4
BLOGS• Excel Formulas
Microsoft• Support
20/10/2016 44© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
X. Fuentes.
Fuentes que no han sido nombradas a lo largo de la presentación, pero que también forman parte del contenido:• http://
www.emprendedores.es/publireportajes/facturacion-contabilidad-empresa-debitoor/pasos-sencillos-para-llevar-contabilidad
• http://infoautonomos.eleconomista.es/fiscalidad/contabilidad-del-autonomo/• https://debitoor.es/guia-pequenas-empresas/contabilidad/contabilidad-para-emprendedores• http://
www.pymesyautonomos.com/tecnologia/cinco-consejos-y-buenas-practicas-para-organizar-tu-pequena-empresa• http://trabajo.practicopedia.lainformacion.com/autonomos/como-llevar-la-contabilidad-al-dia-si-eres-autonomo-17800• http://www.gabilos.com/comosehace/OrganizarArchivo/textoOrganizarArchivo.htm• http://
epoca1.valenciaplaza.com/ver/106702/un-economista-crea-un-programa-gratuito-para-que-los-autonomos-gestionen-su-contabilidad.html
CHARLA IMPARTIDA POR:
Lara Domínguez Fernández
