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excellence in real estate
Risikomanagement
– Audit Betreiberverantwortung –
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Ihr Partner AIS Management
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AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
Bewältigung komplexer Aufgaben,
Aufdeckung und Umsetzung von
Optimierungspotenzialen
Consulting
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Benchmarks
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken
aktiv in Forschung und Lehre
Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien
(DIN, CEN etc.)
einzigartiger Pool an Primärdaten,
maximale Marktnähe,
Wettbewerbsvorsprung
FM-Marktforum (E-Sourcing)
Secure Dataroom (E-Collaboration)
xRE-Lieferantendatenbank
Software und Wissensarchive
ressourcenschonendes, besseres
Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property
und Facility Management, CREM
E-Solutions
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Absicherung Betreiberverantwortung – AIS-Audit Betreiberverantwortung
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Betreiberverantwortung: Worum geht es?
… kann durch eigenes Handeln auf Abläufe im Unternehmen oder in Struktur des
Unternehmens selbst Einfluss nehmen oder ist zur Einflussnahme verpflichtet
umfasst zahlreiche Pflichten auf EU-, Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene
→ Grundsatz: „Eigentum verpflichtet“
Betreiber
Verantwortung
Betreiberverantwortung
Pflicht, für Handlungen (Tun oder Unterlassen) einzustehen und Folgen zu tragen
→ Inhalt der Verantwortung hängt von Aufgabe ab, die zu erfüllen ist
Betreiberpflichten Unternehmenspflichten gegenüber: Beschäftigten, Allgemeinheit, Behörden, Umwelt
persönliche Pflichten: Organisations-, Führungs-, Durchführungs- und spezielle Pflichten
Betreiber ist verpflichtet alle erforderlichen und zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen
zum Schutz von Leben, Gesundheit, Freiheit, Eigentum und Umwelt
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Dokumentation
ordnungsgemäßes
Handeln
Erfüllung Pflichten aus der Betreiberverantwortung: Exkulpation
Kenntnis rechtliche
Grundlagen / Pflichten +
=
z.B.
Gesetze
Verordnungen
Richtlinien
Vorschriften
Satzungen
z.B.
widerspruchsfreie Delegation
sorgfältige Auswahl von
Führungskräften, Dienstleistern,
Beschäftigten, etc.
Qualitätskontrollen
Aufsichts- und Kontrollpflicht
z.B.
Organigramme
Dienstanweisungen
Protokolle
Verträge
Bestellungsurkunden
Fortbildungsnachweise
Prüfberichte
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wirksame Entlastung im Schadensfall: Wie?
+
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Wie? 2-teiliger Aufbau Audit:
vor Ort Begehung ausgewählter Objekte
▫ Begehung gemeinsam mit Standortverantwortlichen
▫ stichprobenhafte Kontrolle Funktionsfähigkeit sicherheitsrelevante Anlagen
▫ Überprüfung Verkehrssicherheit
zentrale Prüfung der Dokumentation
▫ Kontrolle von Nachweisen, Beauftragungen
▫ Einsicht in Ablagestruktur, Prozesse, etc.
Auswahl Stichproben auf Basis definierter typischer Schadensfälle
Prüfung über spezifischen Fragenkatalog
Schwachstellenanalyse Wahrnehmung Betreiberpflichten
Prüfung im Objekt vor Ort und zentral
AIS-Audit Betreiberverantwortung im Überblick: Ablauf, Inhalte, Ergebnis
Was?
Wozu?
Ergebnis
Aufdecken von Lücken im operativen FM sowie Steuerung FM
Risikomanagement
Einschätzung Wahrnehmung Betreiberpflichten Ist
Risikoidentifikation
Optimierungsbedarf und Empfehlungen
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verdeckte oder defekte Notausgangsymbole…
AIS-Audit Betreiberverantwortung: Schadensfall Feuer → Beispiel Gefahrenquellen
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oben genannte Beispiele offensichtlich
Expertise notwendig bei Vertragsthemen, Preisbeurteilung, Dokumentation
blockierte Fluchtwege…
unzulässig aufgehaltene Brandschutztür… nicht frei zugängliche bzw. fehlende Feuerlöscher…
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konkrete Defizite, Risiken und Lösungsansätze auf einen Blick
AIS-Audit Betreiberverantwortung: Ausschnitt Prüfergebnis AIS-Tool
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Kontakt für weitere Informationen
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AIS Management – excellence in real estate
Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen
Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit
und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,
schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.
Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist
einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und
Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und
Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.
▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.
▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von
Betreiberrisiken.
Unabhängigkeit
AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich
Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset
Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.
Partner der AIS Management
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D-80339 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
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