Upload
proven-workspace
View
1.342
Download
3
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Hoe om te gaan met weerstand bij een nieuwe werkomgeving. Laten landen en laten werken.
Citation preview
Achtergrond
WEEKBLAD FACILITAIR18
Een markant gebouw moest het worden.
Een aanwinst voor de omgeving. En boven-
al ook een duurzaam pand met een ideaal
binnenklimaat. Aan die eisen voldoet het
op 17 september officieel geopende nieuwe
hoofdkantoor van Waterschap Rijn en IJs-
sel in Doetinchem ruimschoots. Het trans-
parante, druppelvormige waterschapsge-
bouw is energiezuinig, wordt omringd
door een klein landschapspark en steekt af
bij de bedrijfsgebouwen en kantoren in het
tegenover gelegen industrieterrein.
Dat het er prettig werken is, stralen de me-
dewerkers uit. De receptioniste glundert
als bezoekers over de nieuwe huisvesting
beginnen. Van achter de balie heeft ze zicht
op het hart van het gebouw: een grote hal
met doorkijkjes naar de kantoorvleugels op
de eerste en tweede verdieping. Vervelen
doet ze geen moment. Er is altijd bedrijvig-
heid want ze heeft haar werkplek tegenover
het bedrijfsrestaurant met het buitenterras
waarvan op zonnige dagen volop gebruik
wordt gemaakt.
Flexibiliteit
Het gebouw is transparant opgezet met
veel glas zodat het niet veel moeite kost
om collega’s elders op de etage terug te vin-
Nieuw gebouw voor watersch ap Rijn en
EEN KANTOOR VERHUIZEN IS VAN-
DAAG DE DAG MEER DAN VERHUIS-
DOZEN INPAKKEN EN UITPAKKEN.
BIJ EEN MODERN PAND HOORT EEN
NIEUWE MANIER VAN WERKEN. VAAK
KOST HET EVEN MOEITE OM DE HELE
ORGANISATIE OP EEN LIJN TE KRIJ-
GEN. HANS DE WIT, MANAGER FACI-
LITAIRE ZAKEN VAN HET WATERSCHAP
RIJN EN IJSSEL, EN LEO VAN DE VORST,
ADVISEUR BIJ PROVEN WORKSPACE,
ZIJN DAAR VOLOP MEE BEZIG.
Na verhuizing tijd voor verandering
n Het transparante, druppelvormige waterschapsgebouw wordt omringd door een klein landschapspark.
Foto
: W
ate
rsch
ap R
ijn e
n IJss
el
Achtergrond
19WEEKBLAD FACILITAIR
den. Verder vervullen de gangen ingericht
met loungestoelen en zithoekjes en ook de
trappen een rol als ontmoetingsplek. Alle
algemene functies, zoals de overlegplek-
ken, toiletten, de printers en de koffiehoe-
ken zijn rondom het trappenhuis gegroe-
peerd. ‘Gebouwen gaan langer mee dan
organisaties. We hebben een duurzaam
en milieuvriendelijk gebouw genomen als
uitgangspunt en passen de organisatie daar
op aan. We moeten flexibiliteit creëren in
het gedrag van de organisatie en dat onder-
steunen met onze producten en diensten’,
licht Hans de Wit, manager Facilitaire Za-
ken toe. Alhoewel het nieuwe kantoor zich
leent voor flexibel gebruik, heeft het water-
schap toch niet gekozen voor het concept
flexwerken, maar voor een activiteiten ge-
relateerd combi-kantoor. Dat wil zeggen
dat de medewerkers nog steeds een vaste
werkplek hebben, maar het bureau is wel
compacter geworden. Voor wie geconcen-
treerd wil werken, even wil sparren met
een collega of moet vergaderen zijn er con-
centratieplekken, overleghoeken en verga-
derruimtes.
Onrust
Naarmate de ingebruikname van het nieu-
we kantoor dichterbij kwam, ontstond er
onrust op de werkvloer. ‘De mensen wisten
niet wat er op hun af zou komen. Ze wa-
ren bang dat ze in de nieuwe situatie met
de trolley door het pand moesten lopen op
zoek naar een plek om te werken’, geeft ad-
viseur Leo van de Vorst aan. Hij heeft De
Wit bijgestaan in het verandertraject. ‘Het
is ook belangrijk om de organisatie mee te
nemen in het veranderproces. Daarvoor is
het deelproject ‘Laten landen en laten wer-
ken’ opgezet. We hebben de medewerkers
per unit uitgebreid uitgelegd wat de nieu-
we manier van werken inhoudt en wat de
achterliggende gedachte is. We willen dat
de medewerkers – die afkomstig zijn van
verschillende gefuseerde waterschappen –
elkaar ontmoeten en meer bewegen. We
willen de interactie tussen de medewerkers
bevorderen en het werken veraangenamen
door werkplekken aan te bieden die zijn af-
gestemd op de activiteiten.’ Een instrument
dat hierbij is ingezet is multimomentopna-
me. ‘In de oude situatie heeft iemand twee
weken lang negen keer per dag gekeken
naar de bezetting van de werkplek. Mensen
hebben vaak een verkeerd beeld van hun
werk. Zo blijkt dat de gemiddelde werkplek
niet langer dan 40 procent bezet is. Als
het gaat om fysieke aanwezigheid en het
gebruik van het beeldscherm kom je niet
verder dan 30 procent. Dat terwijl mensen
denken dat ze gemiddeld 80 of 90 procent
van de werktijd aan hun bureau zitten. Ook
denken ze dat ze veel meer tijd kwijt zijn
aan telefoneren terwijl dat in de praktijk
hooguit een paar procent is. Zo kun je la-
ten zien waarop het concept van activitei-
ten gerelateerd werken is gebaseerd. Het
is toch jammer om alle energie en geld te
steken in een werkplek die je niet continu
gebruikt. Dan kun je het werk beter anders
organiseren’, aldus Van de Vorst.
Clean desk
Een van de grote veranderingen op de werk-
vloer is dat de werkplekken ook door andere
medewerkers – bijvoorbeeld de mensen die
worden ingehuurd op projectbasis – kun-
nen worden gebruikt. Dit vergt wel van de
medewerkers een goed agendabeheer en
een clean deskpolicy. Twee eigenschappen
die sommige mensen moeten aanleren.
Het is een van de taken van Facilitaire Za-
ken om daar op toe te zien en medewerkers
op hun verantwoordelijkheden te wijzen.
‘De verhuizing zit er op. Nu begint het ech-
te werk, de verandering. Nu moeten we ons
de nieuwe manier van werken eigen maken.
Dat wordt vaak onderschat. Wij van Facili-
taire Zaken moeten de verandering organi-
seren en ondersteunen. Dat houdt in dat
we met elkaar in gesprek gaan, concepten
ieuw gebouw voor watersch ap Rijn en IJssel
a verhuizing tijd voor verandering
n Een van de grote veranderingen op de werkvloer is dat de werkplekken ook door andere me-
dewerkers kunnen worden gebruikt.
Foto
: H
LP
WEEKBLAD FACILITAIR20
Achtergrond
aanpassen op details, elkaar aanspreken op
verantwoordelijkheden en zorgen dat men-
sen hun gedrag aanpassen, desnoods met
zachte dwang. Ik weet dat de verandering
tijd kost. Dat zag je ook met digitaal wer-
ken. In het begin was er weerstand. Nu ko-
men medewerkers zelf met ideeën’, merkt
De Wit op. Acht maanden na de verhuizing
wordt duidelijk waar in het gebouw nog
aanpassingen nodig zijn. Dat geldt bijvoor-
beeld ten aanzien van het binnenklimaat.
Op sommige plekken is zonwering nodig
tegen de laagstaande zon. Dat is volgens
De Wit geen gemakkelijke opgave omdat
het materiaal geen afbreuk mag doen aan
het transparante ontwerp van het gebouw.
Verder moet de temperatuur nog worden
ingeregeld. ‘Om het gebouw te verwar-
men en te koelen maken we gebruik van
warmte- koude/opslag en betonkernactive-
ring. Het systeem moet per seizoen wor-
den afgesteld. Daarvoor hebben we een
jaar uitgetrokken.’ Er is behoefte aan ex-
tra overlegruimtes waar eventueel bezoek
kan worden ontvangen. ‘Nu moeten we
met ons bezoek over de afdelingen lopen
op zoek naar een geschikte plek. Dat komt
niet professioneel over. Ook de afvalbak-
ken die we op centrale plekken hebben ge-
zet, worden te weinig gebruikt. We wilden
beweging stimuleren, maar dat werkt niet
in de praktijk. Verder is duidelijk geworden
dat onze printers niet zijn berekend op het
nieuwe printgedrag. Schijnbaar hebben
medewerkers de neiging om dingen uit te
printen en niet op te halen. Er liggen nu
stapels papier. Maar daar komt binnenkort
een eind aan als we overstappen op een fol-
low-me systeem’, aldus de manager Facili-
taire Zaken. In het nieuwe gebouw is het
terugdringen van het papiergebruik een
van de doelstellingen. Van de Vorst vertelt
over hoe voor de verhuizing meters papier
zijn weggegooid. Overbodige stukken zo-
als documenten uit persoonlijke archieven
die ook al lagen opgeslagen in het centrale
archief. Het inkrimpen was nodig omdat
het nieuwe archief aanzienlijk kleiner is.
De kastruimte is teruggebracht van 1400
naar 550 vierkante meter.
Landschap
Bij het ontwerp speelt ook de omgeving een
belangrijke rol. Op de plek waar voorheen
het oude hoofdkantoor stond, is nu een
groenvoorziening met veel waterpartijen in-
gericht die overigens ongemerkt overloopt
in het aangrenzende park. Het terrein, maar
liefst 3,5 hectare groot, is bovendien multi-
functioneel. Hier wordt het regenwater
opgevangen. Voor de inrichting is veel ma-
teriaal uit de streek gebruikt zoals oersteen
en inheemse planten en kruiden. Bij mooi
weer worden de picknicktafels gebruikt voor
informeel werkoverleg of de lunch. Maar in
het parkje wordt vooral gerecreëerd, ook
door mensen van buiten. ‘We hebben als
waterschap een maatschappelijke functie.
Daarom hebben we gekozen voor een open-
bare voorziening. Niet alleen onze medewer-
kers kunnen hier sparren, eten of wandelen
tijdens de lunchpauze, ook de mensen uit
de buurt. Dat is gelukt. Mensen komen hier
joggen of wandelen met de hond. Laatst zag
ik een groepje fietsers stoppen om op onze
bankjes koffie te drinken.’
Toekomst
De Wit legt uit dat er ook is nagedacht over
de toekomst van het gebouw. Het nieuwe
kantoor is op de groei gebouwd. Momen-
teel staat de bovenste verdieping groten-
deels leeg. Het is maar tijdelijk want het
is de bedoeling dat hier het ingehuurde
personeel wordt ondergebracht dat gaat
werken aan een tijdelijk project. ‘Met ons
gebouw kun je alle kanten op. De politiek
staat niet stil. We houden altijd rekening
met nieuwe fusierondes in het kader van
bezuinigingen. Daarom wilden we een ge-
bouw neerzetten waar je enerzijds flexibel
mee om kunt gaan, maar ook een gebouw
waar je gemakkelijk afscheid van kunt ne-
men. Een gebouw dat ook geschikt is voor
andere gebruikers dan het waterschap. Die
extra vierkante meters die nodig waren
voor het ontwerp hebben we geaccepteerd
vanuit de gedachte dat we de extra ruimte
altijd kunnen verhuren aan externe part-
ners. Daarom is het gebouw ook voorbereid
op zaken als toegangscontrole.’ n
nicole kluijtmans
n Leo van de Vorst (l), adviseur bij Proven Workspace en Hans de Wit, manager Facilitaire Zaken
Waterschap Rijn en IJssel.
Foto
: H
LP