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Optimierungspotenziale und Stellhebel im Property Management und Facility Management zur Verbesserung von Kosten und Qualitäten.
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excellence in real estate
Property und Facility
Management:
Was kann verbessert werden?
© AIS Management GmbH
Seite 2
Ihr Partner AIS Management
© AIS Management GmbH
Seite 3
AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
Bewältigung komplexer Aufgaben,
Aufdeckung und Umsetzung von
Optimierungspotenzialen
Consulting
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Benchmarks
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken
aktiv in Forschung und Lehre
Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien
(DIN, CEN etc.)
einzigartiger Pool an Primärdaten,
maximale Marktnähe,
Wettbewerbsvorsprung
FM-Marktforum (E-Sourcing)
Secure Dataroom (E-Collaboration)
xRE-Lieferantendatenbank
Software und Wissensarchive
ressourcenschonendes, besseres
Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property
und Facility Management, CREM
E-Solutions
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Seite 4
Notwendigkeit für Professionalisierung und Kostensenkung im PM und FM
© AIS Management GmbH
Seite 5
Ihre Ausgangssituation: Immobilien- und Sitemanagement im Fokus
Einsparmöglichkeiten bei Fremdleistungen ausgeschöpft, Preis-Leistungsverhältnis angemessen?
Leistungsumfang und Service Level zeitgemäß, am Bedarf ausgerichtet?
Leistungsversprechen der Lieferanten erfüllt?
Qualitätssicherungsprozesse und -konzepte vorhanden, praxisgerecht?
Zufriedenheit Ihrer Kunden?
Kapazitäten, Strukturen an Aufgabe ausgerichtet?
Leistungsqualitäten, Prozesse hinterfragt?
Wertschöpfungstiefe im Ist gleich Soll, Schnittstellen Eigen- / Fremdleistung eindeutig?
Liegenschafts-, Leistungs-, Kostendaten vollständig, aktuell, im Zugriff?
Einkaufspolitik und Vergaben nachvollziehbar, revisionssicher?
kein zentrales Wissensmanagement, Rad wird immer neu erfunden
Strukturen oft historisch gewachsen + „Haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität
Defizite meist interdependent, häufig stiefmütterlichere Behandlung Property und Facility Management
brachliegende Potentiale quantitativer und qualitativer Natur
Kostensenkungsdruck
optimales Qualitätsniveau
Organisationseffizienz
Transparenz und Compliance
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Seite 6
AIS-Methodik und Lösungskompetenz
© AIS Management GmbH
Seite 7
Ansätze zur Verbesserung von Property und Facility Management
AIS-Stellhebelbaum FM und PM
Personalkosten
Sachkosten Volumen
Konditionen
quantitativ
Know-how
Service „Nutzer als Kunde“
Qualitätssicherung
qualitativ
Kapazitäten
Lohnstrukturen
Management
Fachkompetenz
Optimierung Fremddienstleistungen
6 Stellhebel
Steigerung Flächeneffizienz
Instrumente und Technologien
Entflechtung Eigentum, Nutzung, Betrieb
Controlling / Benchmarking / QM
Soll-Prozesse und -Organisation
F
o
k
u
s
Gesamtanalyse sinnvoll
Stellhebel zum Teil interdependent
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© AIS Management GmbH
Seite 8
Stellhebel im Detail: Controlling / Benchmarking / Qualitätsmanagement → Themen
Welche PM- und FM-relevanten ERP- und Controllingsysteme sind vorhanden? Welche Reports gibt es?
Was sind spezifische Konten im Kontenplan, ggf. Warengruppen („Was“)?
Welche Kostenstellen sind eingerichtet („Wo“)?
Wer sind wesentliche Kreditoren („für Wen“)?
Sind Kosten / Erlöse pro Nutzungsvertrag, Liegenschaft, Standort, für FM gesamt bekannt, wie haben sie sich entwickelt?
Gibt es ein übergreifendes QC-Konzept?
Sind Eskalations- und spezielle Anreizsysteme bei externen Dienstleistern etabliert?
…
Fragen
AIS-Methodik
Feststellung Controllingsysteme
Analyse von Kontierungsprinzipien, Verrechnungs- und Umlageschlüssel
Ermittlung Budgets, geplante Ausgaben und Investitionen, historische Verläufe
Entwicklung Kennzahlenpyramide vom Detail bis zur Makroebene
Definition und Implementierung Qualitätscontrolling
Budgettransparenz, Hinweise auf „versteckte / verirrte“ Buchungen
Grundlagen für Harmonisierung von Kontierungspraxis und verursachungsgerechte Belastung
Ausweis Defizite bei Steuerung nach Wirtschaftlichkeitsprinzipien
Basis für Lieferantenbewertung und -entwicklung
Benchmarks mit maximaler Marktnähe, Aktualität und Wettbewerbsrelevanz
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Seite 9
Controlling / Benchmarking / Qualitätsmanagement → Tools (Auszug)
Charakter
Auswertung
Helpdesk /
Störungszentralen
Tool wer wann
laufende
Kontrolle
Nutzerbefragung
Auditierung
regelmäßig
wiederkehrend
Auftraggeber Analyse Statistiken
→ Fälle, Häufigkeiten,
Trends
Zufriedenheitsmessung:
„Kunden“-Meinung
→ Leistungswahrnehmung
Auftraggeber
spezialisierter
Dritter
fallbezogen oder revolvierend
(z.B. nach Implementierung,
jährlich)
Lieferantengespräch
→ fragen, aufdecken,
lernen
sachkundige Dritte fallbezogen oder revolvierend
(z.B. halbjährlich)
Sicht- / Funktionsprüfung
→ prüfen „greifbarer“
Leistungen
aus Auftraggeber-
organisation
regelmäßig, stichprobenartig
Performance-
check
Objektbegehung, Befragung
Dienstleister
→ abprüfen anhand Vertrag
sachkundige Dritte fallbezogen oder revolvierend
(z.B. halbjährlich)
2
Qualitätscontrolling: z.B. AIS-Baukasten für Soll-Ist-Abgleich
Total Return
(Mieteinnahmen – nicht umlegbare Bewirtschaftungskosten + Wertzuwachs)
ROI
(Entwicklung Rendite aus CF)
Wertzuwachs
Verrichtungsorientierung Ergebnisorientierung
Gesamteinnahmen
technische Verfügbarkeit
Aufzug
- Reaktionszeit, Bearbeitungszeit (Soll/Ist)
Gesamtaufwand
(% Veränderung zu Vorjahr)
…TGM
(Kosten p.a. pro qm)
IH Förderanlagen
Aufzug
- SV-Prüfung (ja/nein)
IH (IH-Quote: IH-Aufwand p.a. zu Verkehrswert)IH (%-Abweichung zum Plan)
…
…
Fokus
AM
PM
IH Klima und Lüftung
Klimaanlage
- Hygieneinspektion (ja/nein)
technische Verfügbarkeit
Klimaanlage
- Reaktionszeit, Bearbeitungszeit (Soll/Ist)
Total Return
(Mieteinnahmen – nicht umlegbare Bewirtschaftungskosten + Wertzuwachs)
ROI
(Entwicklung Rendite aus CF)
Wertzuwachs
Verrichtungsorientierung Ergebnisorientierung
Gesamteinnahmen
technische Verfügbarkeit
Aufzug
- Reaktionszeit, Bearbeitungszeit (Soll/Ist)
Gesamtaufwand
(% Veränderung zu Vorjahr)
…TGM
(Kosten p.a. pro qm)
IH Förderanlagen
Aufzug
- SV-Prüfung (ja/nein)
IH (IH-Quote: IH-Aufwand p.a. zu Verkehrswert)IH (%-Abweichung zum Plan)
…
…
Fokus
AM
PM
IH Klima und Lüftung
Klimaanlage
- Hygieneinspektion (ja/nein)
technische Verfügbarkeit
Klimaanlage
- Reaktionszeit, Bearbeitungszeit (Soll/Ist)
AIS-Kennzahlenbaum (Ausschnitt)
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Stellhebel im Detail: Soll-Prozesse und -Organisation → Themen
Welche PM- und FM-Leistungen werden durch Eigenpersonal erbracht?
Wie viele Mitarbeiter sind insgesamt im PM / FM beschäftigt?
Wie verteilen sich Eigenpersonalressourcen auf konkrete Aufgaben?
Welche Qualifikationen sind vorhanden?
…
Fragen
AIS-Methodik
Bestimmung aktuell erbrachter PM- / FM-Aufgaben in den Standorten
Ausweis in Eigenleistung / Fremdleistung erbrachter Aufgaben (AIS-Eigen-Fremdleistungsmatrix)
Ermittlung Eigenpersonalressourcen und Zuordnung konkreter Mitarbeiter zu konkreten Leistungen (AIS-Funktionsanalyse)
Erfassung Mitarbeiterqualifikationen
Entwicklung Zielorganisation (Aufbauorganisation, Definition von Schnittstellen und Eigenwertschöpfungstiefe,
Personalbemessungen, Qualifizierungskonzept etc.)
Aufbau- und Ablauforganisation im Ist transparent
Transparenz bzgl. Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
Ausweis organisatorischer Defizite und Potenziale
Maßnahmenplanung Organisationsoptimierung, Begleitung Transformation
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Seite 11
Soll-Prozesse und -Organisation → Tools (Auszug)
Prozessname: Rechnungsprüfung
erstellt durch: AIS Management
Datum: 19.03.2009
zuletzt geändert durch: -
Datum: -
freigegeben durch: -
Handlungs-
anweisungProzessstart Prozessschritt
Anfang Parallelität Ende ParallelitätEntscheidung Tool
Prozessverweis Prozessende
optionaler
Prozessschritt
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AIS-Musterprozesslandschaften
AIS-Eigen-Fremdleistungsmatrix und
AIS-Funktionsanalyse
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Seite 12
Stellhebel im Detail: Optimierung Fremddienstleistungen → (Themen)
Wie hoch ist das Sachkostenvolumen und wie verteilt es sich auf PM-Leistungen und FM-Gewerke?
Auf welche Dienstleister verteilt sich das Volumen?
Wie viele Lieferanten werden in welchen Gewerken beschäftigt?
Auf welcher Basis arbeiten Dienstleister? Wie sind Vertrags- und Leistungsgrundlagen?
Sind Leistungen bedarfsgerecht?
Sind Konditionen, insbesondere Preise marktgerecht?
Wie erfolgen Beauftragung, Leistungsdokumentation, Abrechnung, Qualitätssicherung, Mängelabzüge, Lospolitik?
…
Fragen
AIS-Methodik
Spend Analysis
Sichtung, Auswertung Verträge und Analyse Service Levels einschließlich Konditionen
gewerkeweiser Abgleich mit Muster-LVs und AIS-Marktbenchmarks
Ausweis von Vertragsdefiziten und Kostenpotenzialen, Empfehlungen zur Anpassung der Lieferantenbasis,
Quick-wins, Neuausschreibungen, Nachverhandlungen, Qualitätschecks, Etablierung Lieferantenmanagement
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Transparenz bzgl. Ausgaben, Leistungen, Lieferanten, Konditionen sowie möglicher Sachkostenreduktionen
Basis für Benchmarking, Lieferantenbewertung und -entwicklung
Ausweitung Standards auf neue Standorte: Durchgängigkeit bzgl. Kostenstruktur, Leistungen, Medien von erster
Kostenberechnung über Betreiberkonzept, Ausschreibung, Gebäudemanagement bis Abrechnung und Qualitätssicherung
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Seite 13
Optimierung Fremddienstleistungen → Tools (Auszug) 6
Screenshot FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
AIS-Bieterbewertungsmatrix
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Seite 14
Kontakt für weitere Informationen
© AIS Management GmbH
Seite 15 © AIS Management GmbH
AIS Management – excellence in real estate
Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen
Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit
und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,
schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.
Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist
einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und
Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und
Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.
▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.
▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von
Betreiberrisiken.
Unabhängigkeit
AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich
Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset
Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.
Partner der AIS Management
excellence in real estate
Kontakt
Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
E-Mail: [email protected]
Homepage: www.ais-management.de
Blog: http://blog.ais-management.de
Helpdesk
FM-Marktforum
Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: [email protected]
Secure Dataroom
Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: [email protected]
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