INTERAKSI ANTAR SISTEM VARIABEL FAKTOR MANUSIA DALAM RANGKA EFEKTIVITAS DAN EFISIEN ORGANISASI

INTERAKSI ANTAR SISTEM VARIABEL FAKTOR MANUSIA DALAM

RANGKA EFEKTIVITAS DAN EFISIEN ORGANISASI

1. Variabel kemampuan dan variable personal mempengaruhi efektivitas

dan efisien suatu organisasi.

Kemampuan Intelektual

Yaitu merupakan suatu kapasitas individu untuk mengerjakan berbagai tugas

dalam suatu pekerjaan diantaranya kemampuan fisik yang merupakan

kemampuan dalam melakukan tugas-tugas yang menuntut stamina, kecekatan,

kekuatan, dan keterampilan. Serta kemampuan dalam hal intelektual yaitu

suatu kemampuan dalam hal mental.

Intelektual manusia dapat dibaca dari mental seseorang dalam memaknai

kehidupan di tengah masyarakat dan lingkungan. Kecerdasan mental

seseorang akan memerlukan visi yang panjang serta terang benderang, dengan

kemampuan menganalisis, berpikir abstrak, menggunakan bahasa serta

memvisualisasikannya secara komprehensif.

Kemampuan juga mempengaruhi langsung terhadap tingkat kinerja dan

kepuasan. Pertama, suatu analisis pekerjaan akan memberikan informasi

mengenai pekerjaan-pekerjaan yang dewasa ini sedang dilakukan dan

kemampuan yang diperlukan individu untuk melakukan pekerjaan dengan

memadai. Kedua keputusan promosi dan transfer yang mempengaruhi

individu yang sudah dipekerjakan dalam organisasi hendaknya mencerminan

kemampuan para calon. Dan alternatif yang paling baik adalah dengan

memberikan pelatihan pada karyawan.

Emosi. Menurut Hurlock (1990), individu yang dikatakan matang emosinya

yaitu:

a. Dapat melakukan control diri yang bisa diterima secara social. Individu

yang matang mampu mnegontrol emosi yang tidak dapat diterima secara

social atau membebaskan diri dari energy fisik dan mental yang tertahan

dengan cara yang dapat diterima secara social.

b. Pemahaman diri. Individu yang matang, belajar memahami seberapa

banyak control yang dibutuhkannya untuk memuaskan kebutuhannya dan

sesuai dengan harapan masyarakat.

c. Menggunakan kemampuan kritis mental. Individu yang matang berusaha

menislai situasi secara kritis sebelum meresponnya, kemudian

memutuskan bagaimana cara bereaksi terhadap situasi tersebut.

Motivasi Kerja

Motivasi adalahsuatu proses dimana kebutuhan-kebutuhan mendorong

seseorang untuk melakuakan serangkaian kegiatan yang mengarahkan ke

tercapainya tujuan tertentu. Jika tercapainya tujuan akan memuaskan atau

memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut.

Berlangsungnya motivasi dapat dilihat dalam gambar sebagai berikut :

Gambar 1. Proses motivasi

Sekelompok kebiutuhan yang belum dipuaskan menciptakan suatu ketegangan

yang menimbulkan dorongan-dorongan untuk melakukan serangkaian

kegiatan (berperilaku mencari) untuk menemukan dan mencapai tujuan-tujuan

khusus yang akan memuaskan sekelompok kebutuhan tadi yang berakibat

berkurangnya ketegangan.

Minat seseorang terhadap pekerjaan yang dilakukan. Seseorang yang berminat

dalam pekerjaannya akan dapat meningkatkan semangat kerja.

Nilai. Nilai mencerminkan keyakinan-keyakinan dasar bahwa “bentuk khusus

perilaku atau bentuk akhir keberadaan secara pribadi atau social lebih dipilih

dibandingkan dengan bentuk perilaku atau bentuk akhir keberadaan

perlawanan atau kebalikan” (Robbins, 2006). Nilai mengandung unsure

pertimbangan yang mengemban gagasan-gagasan seorang individu mengenai

apa yang benar, baik, atau diinginkan. Nilai penting untuk mempelajari

perilaku organisasi karena nilai menjadi dasar untuk memahami sikap dan

motivasi, serta memengaruhi persepsi kita Nilai-nilai merupakan dasar dari

pandangan individu mengenai segala sesuatu (dunia), apakah pandangan itu

Kelompok kebutuhan yang belum dipuaskan

ketegangan Dorongan-dorongan

Reduksi dari ketegangan

Tujuan telah tercapai (kebutuhan yang telah dipuaskan)

Melakukan serangakaian kegiatan (perilaku mencari)

benar atau salah sesuai dengan yang telah menyatu/tertanam dalam konsep

dirinya. Dengan demikian nilai yang telah tertanam dalam konsep diri

inidividu digunakan sebagai panduan untuk membandingkan, menilai,

memutuskan, dan melakukan tindakan. Nilai-nilai berhubungan erat dengan

sikap, dan bahkan mendasari dan memberikan tema tertentu bagi sikap

seseorang terhadap objek sikap\

2. Variabel Pekerjaan

Jenis pekerjaan.

Dalam mencapai suatu hasil efisien dan efektiv melalui factor manusia, jenis

pekerjaan menjadi hal yang utama. Untuk mendongkrak hal ini, maka jenis

pekerjaan yang dilakaukan haruslah sesuai dengan yang telah direncankan

sesuai dengan visi dan misi suatu organisasi. Jenis pekerjaan yang ditekuni

tiap orang haruslah sesuai karena dengan pekerjaan yang tepat seseorang dapat

menyelesaikannya dengan hasil yang maksimal.

Sifat Pekerjaan.

Sifat suatu pekerjaan memiliki perbedaan masing-masing. Ada yang

membutuhkan konsentrasi sedikit, dan ada pulayang membutuhkan

konsentrasi lebih. Dalam factor manusia, sifat pekerjaan haruslah diketahui

dan difahami oleh pekerja karena dampak yang ia terima akan seimbang.

Misalnya saja pada suatu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi penuh,

orang tersebut haruslah memiliki perhatian yang focus dan stabil. Maka jika

orang tersebut tidak memiliki perhatian yang focus dampaknya bisa

merugikan diri sendiri dan juga organisasi tersebut. Akibatnya keefisienan dan

kefektivan tidak akan tercapai.

Beban Kerja dan Volume pekerjaan

Menurut kamus Besar Bahasa Indonesia (1989), bahwa kapasitas adalah

kemampuan (kesanggupan, kecakapan) yang dimiliki untuk menyelesaikan

masalah, sehingga dengan kemampuan yang dimiliki akan dapat berfungsi dan

berproduksi secara proporsional sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.

Volume Kerja adalah sekumpulan tugas yang diberikan dan diselesaiakan

dalam waktu selama 1 tahun. Menurut Miftah Thoha (1993 : 64), bahwa

kelembagaan adalah organisasi yang terdiri dari unit-unit kerja, dimana unit-

unit kerja terdiri dari beberapa jabatan. Tentunya berdasarkan jabatan yang

ada dalam unit, maka pekerjaan akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan

fungsi dari jabatan tersebut. Pada suatu organisasi ada yang disebut dengan

analisis beban kerja, yakni merupakan sebuah cara atau metode dalam

menentukan seeorang berhak atau mapan dalam posisi yang sesuai dengan

keahlian dan bidang yang ia miliki. Beban kerja, volume kerja dan analisis

kerja merupakan satu kesatuan hal yang saling berkaitan karena menentukan

efektivitas dan efisiensi dalam oragnisasi. Dalam mewujudkan suatu hasil

yang efisien dan efektif, menentukan volume pekerjaan menjadi suatu hal

yang sangat penting karena volume pekerjaan menentukan tingkat efisien dan

efektifitas pada tiap-tiap bagian.

3. Variabel Organisasi

Struktur organisasi. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan

dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Ada unsure yang

perlu disampaikan kepada manajer ketika mereka merancang struktur

organisasinya, yaitu spesialisasi pekerjaan, departementalisasi, serta

formalisasi. (Robbins, 2004)

Deskripsi tugas. Rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab,

wewenang, fungsi dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang

personil di dalam suatu organisasi. Deskripsi tugas ini perlu dibuat supaya

masing-masing personil mengerti kedudukannya di dalam organisasi.

Menurut Mardiana (2005) “Lingkungan kerja adalah lingkungan dimana

pegawai melakukan pekerjaannya sehari-hari”. Lingkungan kerja yang

kondusif memberikan rasa aman dan memungkinkan para pegawai untuk

dapat berkerja optimal. Lingkungan kerja dapat mempengaruhi emosi

pegawai. Jika pegawai menyenangi lingkungan kerja dimana dia bekerja,

maka pegawai tersebut akan betah di tempat kerjanya untuk melakukan

aktivitas sehingga waktu kerja dipergunakan secara efektif dan optimis

prestasi kerja pegawai juga tinggi. Lingkungan kerja tersebut mencakup

hubungan kerja yang terbentuk antara sesama pegawai dan hubungan kerja

antar bawahan dan atasan serta lingkungan fisik tempat pegawai bekerja.

Menurut Nitisemito (2001) ”Lingkungan kerja adalah segala sesuatu yang ada

disekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan

tugas-tugas yang diembankan.”Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari

lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi

memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi

pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-

kelompok tekanan publik, dan sebagainya. Struktur organisasi dipengaruhi

oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa organisasi

menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan

mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada

terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari

kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi.

Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis -

peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi bisnis mereka, pesaing

baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang

terus berubah terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan,

lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para manajer

dibanding lingkungan yang dinamis. Karena ketidakpastian adalah sebuah

ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba

meminimalkannya. Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian

lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi.

4. Pelatihan dan Pengembangan (LATBANG)

Pelatihan menurut Sikula (1976) adalah proses pendidikan jangka pendek yang

mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisir, sehingga tenaga kerja

nonmanajerial memprlajari pengetahuan dan keterampilan teknis untuk tujuan

tertentu. Sedangkan pengembangan adalah proses pendidikan jangka panjang yang

mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisir, sehingga tenaga kerja

manajerial mempelajari pengetahuan konseptual dan teoritis untuk tujuan umum.

Tujuan dari pelatihan dan pengembangan secara umum dapat dirumuskan sebagai

berikut (Sikula, 1976) :

a. Meningkatkan produktivitas

Pelatihan dapat meningkatkan taraf prestasi tenaga kerja pada jabatannya

sekarang. Prestasi kerja yang meningkat mengakibatkan peningkatan

produktivitas. Produktivitas adalah keluaran dibagi dengan pemasukan. Salah

satu unsur keluaran adalah prestasi kerja. Jadi prestasi kerja meningkat,

keluaran meningkat, produktivitas meningkat.

b. Meningkatkan mutu

Pelatihan dan pengembangan yang tidak tepat tidak saja meningkatkan

kuantitas dari keluaran tetapi juga meningkatkan kualitas/mutu dari keluaran.

c. Meningkatkan ketepatan dalam perencanaan sumber daya manusia

Pelatihan dan pengembangan yang tepat dapat membantu perusahaan untuk

memenuhi keprluannya akan tenaga kerja dengan pengetahuan dan

keterampilan tertentu dimasa yang akan datang.

d. Meningkatkan semangat kerja

Iklim dan suasana organisasi pada umumnya menjadi lebih baik jika

perusahaan mempunyai program pelatihan yang tepat.

e. Menarik dan menahan tenaga kerja yang baik

f. Menjaga kesehatan dan keselamatan kerja

Pelatihan yang tepat dapat membantu menghindari timbulnya kecelakaan

diperusahaan dan dapat menimbulkan lingkungan kerja yang lebih aman dan

sikap mental yang lebih stabil.

g. Menghindari keusangan (obsolescence)

Usaha pelatihan dan pengembangan diperlukan secara terus menerus

supayapara tenaga kerja dapat mengikuti perkembangan terakhir dalam bidang

kerja mereka masing-masing. Ini berlaku untuk tenaga kerja pekerja

(nonmanajerial) maupun untuk tenaga kerja manajerial.

h. Menunjang pertumbuhan pribadi (personal Growth)

Pelatihan dan pengembangan tidak hanya menguntungkan perusahaan tetapi

juga menguntungkan tenaga kerja sendiri.

1. Penyusunan program pelatiahan dan pengembangan

Penyusunan program pelatihan/pengembangan terdiri atas bermacam-macam

tahap, yaitu:

Tahap 1 : Identifikasi kebutuhan pelatihan atau studi pekerjaan (job study)

Tahap 2 : Penetapan sasaran pelatihan/pengembangan

Tahap 3 : Penetapan kriteria keberhasilan dengan alat ukurnya

Tahap 4 : Penetapan metode pelatihan/penyajiannya

Tahap 5 : Pencobaan dan revisi

Tahap 6 : Implementasi dan evaluasi

2. Model penilaian keefektifan program pelatihan dan pengembangan

Kraiger, Ford, Salas (1993) membedakan antara penilaian program pelatihan

dan efektivitas program pelatihan. Penilaian pelatihan mengacu pada satu

sistem untuk mengukur apakah para trainee mencapai sasaran

pembelajarannya, sedangkan efektifitas pelatihan berkaitan dengan tercapai

tidaknya sasaran yang telah direncanakan mencakup pembelajaran dan

pengalihan pelatihan (kemampuan mengalihkan pengetahuan, ketermapilan

dan sikap yang dipelajari selama program pelatihan kedalam pelaksanaan

pekerjaan sehari-hari). Sacket dan Mullen (1993) membedakan tujuan

penilaian program pelatihan kedalam dua aspek, yaitu : aspek perubahan

(berapa banyak perubahan yang terjadi?) sebagai ungkapan hasil

pembelajaran, aspek tingkat untuk kerja yang dicapai (sejauh mana program

pelatihan tercapai). Perubahan sebagai hasil pembelajaran selama program

pelatihan akan menunjukkan tercapai tidaknya sasaran program pelatihan.

5. Efektifitas dan Efesiensi Organisasi

Sebuah organisasi yang belajar, organisasi harus mampu melakukan efektifitas dan

efisiensi pada semua lini organisasinya. Hal ini penting, agar suatu organisasi bisa

tetap survive dan mampu mencapai tujuan bersama. Dalam presentasi kemarin,

kelompok penyaji mengungkapkan adanya beberapa faktor yang dapat mempengaruhi

efektivitas dan efisiensi organisasi, yaitu :

1. Visi dan Misi Organisasi, berkaitan dengan hal ini, organisasi harus mampu

merumuskan visi dan juga misinya dengan baik, agar kelak saat

dimplementasikan kedua hal tersebut dapat diukur. Sehingga ketika organisasi

akan melakukan suatu tindakan, ia pasti akan melihat apakah tindakannya itu

sesuai atau tidak dengan visi dan misinya. Jika ya, maka tentunya tindakan

tersebut harus dijalankan dengan efektif dan efisien sesuai visi dan misi

organisasi

2. Struktur Organisasi, dalam rangka melakukan efektifitas dan efisiensi dalam

organisasi, struktur organisasi harus simple agar sistem birokrasinya tidak

berbelit-belit dan aliran pengetahuan akan mengalir dengan baik. Bukan hanya

itu, struktur organisasi yang terdiri dari tim-tim kerja, akan membuat

organisasi lebih efisien dan efektif dalam menjalankan fungsinya.

3. Strategi Organisasi, diperlukan strategi yang baik dalam melakukan suatu

tindakan (dalam hal ini untuk mencapai visi). Jika organisasi mampu bekerja

dengan baik dalam tim, dan pandai dalam mengatur taktik, maka ia akan

menghasilkan sesuatu yang efektif dan efisien

4. Sumber Daya Manusia, SDM adalah hal yang sangat penting dalam suatu

organisasi, posisinya sangat penting dalam upaya efektifitas dan efisiensi

organisasi. Kinerja yang akan mereka berikan harus dapat membuat suatu

organisasi berkembang. Maka dari itu, bila SDMnya tidak berkinerja dengan

baik, maka efektifitas organisasi akan terganggu, dan bila mereka tidak

mampu untuk bekerja dengan baik, maka organisasi harus mampu memberi

suatu intervensi yang efisien dan efektif agar kinerja organisasi pulih kembali.

Untuk hal ini, pemimpin harus turut aktif, dalam merekrut, dan memotivasi

SDMnya agar mampu memberikan performa yang maksimal bagi organisasi

5. Budaya Organisasi, Budaya organisasi memiliki peran yang sangat strategis

terhadap kesuksesan suatu organisasi, sejauh mana budaya mempengaruhi

efektivitas organisasi dapat diketahui dengan melihat kuat atau lemahnya

budaya organisasi tersebut. organisasi yang kuat dapat mempengaruhi

efektivitas organisasi, karena untuk mencapai efektivitas maka dibutuhkan

budaya organisasi, strategi, lingkungan, dan teknologi yang sesuai. Budaya

organisasi lebih kuat apabila terdapat kecocokan budaya yang mencakup:

lingkungan fisik dan sosio-politik, yang meliputi konteks ekologi, sosialisasi,

hukum, dan sistem politik yang sangat berpengaruh terhadap lingkungan

perusahaan yang mencakup karakteristik pasar, kepemilikan (ownership), sifat

industri, dan sebagainya. Apabila komponen dalam organisasi tidak mampu

menyesuaikan diri dengan perubahan, maka hal ini dapat menghambat

pertumbuhan dan perkembangan organisasi. Selanjutnya berdampak pada

efektivitas organisasi itu sendiri.

Contoh Struktur Organisasi Departemen Komunikasi dan Informatika

MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

Staf Ahli

Staf Ahli Bidang Media Massa Staf Ahli Bidang Hubungan Internasional dan Kesenjangan Digital Staf Ahli Bidang Hukum Staf Ahli Bidang Sosial Budaya dan Peran Masyarakat Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Kemitraan

SEKRETARIAT JENDERAL

Biro Perencanaan Biro Kepegawaian dan Organisasi Biro Keuangan Biro Hukum dan Kerjasama Luar Negeri Biro Umum Pusat Data Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat Pusat Sarana Teknik Telematika Pusat Diklat Pegawai

INSPEKTORAT JENDERAL

Sekretariat Itjen Inspektorat I Inspektorat II Inspektorat III Inspektorat IV

DIREKTORAT JENDERAL POS DAN TELEKOMUNIKASI

Sekretariat Ditjen Direktorat Pos Direktorat Telekomunikasi Direktorat Pengelolaan Spektrum Frekuensi Radio Direktorat Standarisasi Pos dan Telekomunikasi Direktorat Kelembagaan Internasional Pos dan Telekomunikasi

DIREKTORAT JENDERAL APLIKASI TELEMATIKA

Sekretariat Ditjen Direktorat E-Goverment Direktorat E-Business Direktorat Sistem Informasi, Perangkat Lunak dan Konten Direktorat Pemberdayaan Telematika Direktorat Standarisasi dan Audit Aplikasi Telematika

DIREKTORAT JENDERAL SARANA KOMUNIKASI DAN DISEMINASI INFORMASI

Sekretariat Ditjen Direktorat Sarana Teknologi Komunikasi Direktorat Kelembagaan Komunikasi Sosial Direktorat Kelembagaan Komunikasi Pemerintah Direktorat Standardisasi Penyiaran dan Media Direktorat Usaha Penyiaran

BADAN LITBANG SUMBER DAYA MANUSIA

Sekretariat Badan Litbang SDM Pusat Penelitian dan Pengembangan Pos dan Telekomunikasi Pusat Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Telematika, Sarana Komunikasi,

dan Diseminasi Informasi Pusat Pengembangan Literasi Komunikasi dan Informatika Pusat Pengembangan Profesi Komunikasi dan Informatika

BADAN INFORMASI PUBLIK

Sekretariat Badan Informasi Publik Pusat Informasi Politik, Hukum dan Keamanan Pusat Informasi Perekonomian Pusat Informasi Kesejahteraan Rakyat Pusat Pengelolaan Pendapat Umum

Daftar Pustaka

Pengertian Lingkungan Kerja http://id.shvoong.com/business-management/human-resources/2134350-pengertian-lingkungan-kerja/#ixzz1HqugqlWM

Stephen, P. Robbins, 2001, Perilaku Organisasi, Prenhallindo, Jakarta.

Umam, Khaerul, 2010, Perilaku Organisasi, Pustaka Setia, Bandung.