Embed Size (px)
Citation preview
Бизнес-процессы в Bitrix24
Модель Алексей Лазаревич
генеральный директор
компании ABS GROUPS
С чего начинается автоматизация бизнес-процессов
Выделяют следующие этапы:• Планирование• Сбор информации• Анализ проблем и причин• Моделирование• Создание прототипа• Тестирование• Принятие оперативных решений• Разработка альтернативных решений• Реализация и корректировка программы
Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, процедур и функций, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. Такой анализ бизнес-процессов обычно включает в себя составление карты бизнес-процесса и его подпроцессов, разнесенных между определенными уровнями активности.
Бизнес-процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать любые необязательные или вовсе лишние активности. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность (меньшая себестоимость производства товара или услуги).
С чего начинается автоматизация бизнес-процессов
Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Процессно-ориентированные организации стараются устранять барьеры и задержки, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.
Задачи менеджера отвечающего за бизнес-процессы:• Опросить всех участников бизнес-процессов.• Составить схему сущностей, текущих процессов.• Создать единую базу знаний компании.• Оценить текущий уровень зрелости ИТ инфраструктуры.• Сформулировать видение будущего развития (метастратегия).
Бизнес-процессы могут подвергаться различному анализу в зависимости от целей моделирования. Анализ бизнес-процессов может применяться при бизнес-моделировании, функционально-стоимостном анализе, формировании организационной структуры, реинжиниринге бизнес-процессов, автоматизации технологических процессов.
Одним из методов анализа текущей деятельности является составление модели бизнес-процесса «как есть» (англ. as is). После этого модель бизнес-процесса подвергается критическому анализу или обрабатывается специальным программным обеспечением. По результатам анализа формируется модель бизнес-процесса «как должно быть» (англ. to be) и план мероприятий по внедрению необходимых изменений.
С чего начинается автоматизация бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов самая важная часть для получения результата. Определяют в моделях: ресурсы, цели, входные данные, роли участников процесса, не противоречивость.
Выделяют следующие модели бизнес-процессов:• BPMN — функциональная последовательность работ (поддерживает битрикс24)• EPC — событийная последовательность работ (поддерживает битрикс24)• IDEF0 — логическая и функциональная последовательность работ (поддерживает
битрикс24)• Задачно-ориентированная последовательность работ (поддерживает битрикс24)
IDEF0 — методология функционального моделирования (англ. function modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временна́япоследовательность (поток работ).
Событийная цепочка процессов (EPC-диаграмма, англ. event-driven process chain) — тип блок-схемы, используемой для бизнес-моделирования. EPC может быть использована для настройки системы планирования ресурсов предприятия (ERP), и для улучшений бизнес-процессов.
IDEF0 методология функциональногомоделирования бизнес-процессов
Описание выглядит как «чёрный ящик» с входами, выходами, управлением и механизмом, который постепенно детализируется до необходимого уровня. Также для того чтобы быть правильно понятым, существуют словари описания активностей и стрелок. В этих словарях можно дать описания того, какой смысл вы вкладываете в данную активность либо стрелку.
Также отображаются все сигналы управления, которые на DFD (диаграмме потоков данных) не отображались. Данная модель используется при организации бизнес-проектов и проектов, основанных на моделировании всех процессов: как административных, так и организационных.
Стандарт IDEF0 представляет организацию как набор модулей, здесь существует правило —наиболее важная функция находится в верхнем левом углу, кроме того есть правило стороны:• стрелка входа приходит всегда в левую кромку активности,• стрелка управления — в верхнюю кромку,• стрелка механизма — нижняя кромка,• стрелка выхода — правая кромка.
EPC событийная цепочка процессовмоделирования бизнес-процессов
• События являются пассивными элементами в EPC. Событием является состояние, которое встречается перед или после функции, то есть фиксирует состояние определённых параметров на определенный момент времени. Примеры событий: «договор подписан», «требование зафиксировано», «материал на складе». В EPC график событий представлен в виде шестиугольника. EPC-диаграммы должны как начаться с события, так и заканчиваются событием.
• Функции являются активными элементами в EPC. Работа — определенное действие, выполняемое в течение некоторого промежутка времени. Каждая работа может быть декомпозирована.
• Организационная единица — должность в организации (например, «старший мастер») или подразделение организации (например, «отдел закупок»), элемент, которому может быть поручено выполнение функции.
• Информация, материал, или объект ресурса — объекты в реальном мире, например бизнес-объекты, различные сущности, которые могут быть как входными данными, выступающими в качестве основы функции, так и выходными данными, полученными с помощью функции. Примерами являются «материал», «заказ», изображается в виде прямоугольника.
EPC событийная цепочкамоделирования бизнес-процессов
• Логический соединитель — элемент управления в диаграмме, определяющий ветвление потока работ в зависимости от завершения выполнения функции или возникновения событий. Если функция F1 завершилось, то произойдет либо событие E1, либо событие E2. Если произошло либо событие E1, либо событие E2, тогда начинается функция F1.
• Логические взаимосвязи — элементы управления, отвечающие за сочленение потоков — конъюнкция, дизъюнкция или строгая дизъюнкция.
• Поток управления соединяет события с функциями, путями процесса или логическими взаимосвязями, создавая хронологическую последовательность или логическую взаимозависимость между ними. Поток управления представлен как пунктирная стрелка.
• Поток информации — соединение функции и входящих и исходящих данных, с которых функция считывает изменения или сама их вносит.
• Назначение организационный единицы — связь между организационной единицей и функцией, за которую она ответственна.
• Путь процесса — элемент, показывающий взаимосвязь с другими процессами.
BPMN система условных обозначений (нотация) для моделирования бизнес-процессов
BPMN поддерживает лишь набор концепций, необходимых для моделирования бизнес процессов. Моделирование иных аспектов, помимо бизнес процессов, находится вне зоны внимания BPMN. Несмотря на то, что BPMN позволяет моделировать потоки данных и потоки сообщений, а также ассоциировать данные с действиями, она не является схемой информационных потоков.
Спецификация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес-пользователей. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Кроме того, спецификация BPMN определяет, как диаграммы, описывающие бизнес-процесс, могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL. Спецификация BPMN 2.0 также является исполняемой и переносимой (то есть процесс, нарисованный в одном редакторе от одного производителя, может быть исполнен на движке бизнес-процессов совершенно другого производителя, при условии, если они поддерживают BPMN 2.0).
BPMN система условных обозначений (нотация) для моделирования бизнес-процессов
Основная цель BPMN — создание стандартного набора условных обозначений, понятных всем бизнес-пользователям. Бизнес-пользователи включают в себя бизнес-аналитиков, создающих и улучшающих процессы, технических разработчиков, ответственных за реализацию процессов и менеджеров, следящих за процессами и управляющих ими. Следовательно, BPMN призвана служить связующим звеном между фазой дизайна бизнес-процесса и фазой его реализации.
В настоящий момент существует несколько конкурирующих стандартов для моделирования бизнес-процессов. Распространение BPMN поможет унифицировать способы представления базовых концепций бизнес-процессов (например, открытые и частные бизнес-процессы, хореографии), а также более сложные концепции (например, обработка исключительных ситуаций, компенсация транзакций).
Бизнес-моделирование
Бизнес-моделирование (деловое моделирование) — деятельность по формированию моделей организаций, включающая описание деловых объектов (подразделений, должностей, ресурсов, ролей, процессов, операций, информационных систем, носителей информации и т. д.) и указание связей между ними. Требования к формируемым моделям и их соответствующее содержание определяются целями моделирования.
Бизнес-моделированием также называют дисциплину и отдельный подпроцесс в процессе разработки программного обеспечения, в котором описывается деятельность компании и определяются требования к системе — те подпроцессы и операции, которые подлежат автоматизации в разрабатываемой информационной системе.
Результаты:1. Прозрачность работы бизнеса2. Управляемость информации3. Возможность эффективно и быстро изменять структуру под рынок4. Быстрое включение сотрудника в процесс5. Внутреннюю работающую базу знаний, должностных инструкций, методик работы6. Разрешение "кризиса роста"7. Эффективное управление изменениями
Возможности Битрикс24для бизнес-моделирования
Результаты:1. Создание простых бизнес-процессов бизнеса2. Создание разветвлённых бизнес процессов3. Отдельная настройка каждого действия в процессе4. Использование любой части документа в Битрикс245. Создание взаимосвязанных бизнес-процессов6. Уточнение параметров документа перед любым действием7. Владелец процесса8. Роли процесса9. Отчёты по процессам10. Сложные процессы с функциями11. Справочники процессов12. CRM система13. Складской учёт14. Товарный учёт
Общая информация бизнес-процессы в Битрикс24
Бизнес-процесс Битрикс24 — это процесс обработки документа, для которого задана одна точка входа и несколько точек выхода и последовательность действий (шагов, этапов, функций), совершаемых в заданном порядке и в определенных условиях.
Другими словами Бизнес-процесс – последовательность действий, направленных на получение заданного результата. В системе все бизнес-процессы работают с так называемыми документами (файл, элемент инфоблока, элемент CRM) и их версиями.
Поддерживаемые типы документов:• Элементы инфоблоков в административной части• Элементы универсального списка• Файлы из библиотеки документов («Битрикс24 в коробке»)• Элементы CRM («Битрикс24 в коробке»)• "Виртуальный документ" (для бизнес-процессов организаций, реализуемых с помощью
компонента Бизнес-процесс (комплексный компонент) в публичной части сайта)
Комплексный компонент служит для создания полноценного публичного интерфейса для работы с бизнес-процессами организации, позволяет создавать и изменять произвольные бизнес-процессы с помощью визуальных средств. Компонент стандартный и входит в дистрибутив модуля. Компонент расположен: Общение > Бизнес-процесс > Бизнес-процесс
Лицензирование бизнес-процессы в Битрикс24
В продуктах компании 1С-Битрикс бизнес-процессы можно найти в следующих местах:• Инфоблоки в административной части сайта («1С-Битрикс: Управление сайтом» и
«Битрикс24 в коробке»)• Универсальные списки («Битрикс24 в коробке», Сервисы > Списки)• Библиотека документов («Битрикс24 в коробке», Документы)• Бизнес-процессы организаций («Битрикс24 в коробке», Сервисы > Бизнес-процессы)• CRM («Битрикс24 в коробке»)
Лицензирование по функционалу модуля бизнес-процессов:• Автоматизация бизнес-процессов компании) (во всех редакциях)
• Управление бизнес-процессами (визуальный конструктор) (во всех редакциях)• Бизнес-процессы в CRM (во всех редакциях)• Бизнес-процессы в общих документах (во всех редакциях)• Универсальные списки для автоматизации своих рабочих процессов, например,
документооборота (компания, коробки)• Командировки и отпуска (компания, коробки)• Утверждение счетов (компания, коробки)• Send&Save. Архив почты на портале (компания, коробки)• Многодепартаментность (холдинг)
Типы бизнес-процессов и последовательный процессв Битрикс24
При помощи модуля Бизнес-процессы могут быть описаны два способа обращения документов:
• последовательный бизнес-процесс (конечный автомат) - действия выполняются одно за другим от точки входа до точки выхода;
• бизнес-процесс со статусами (машина состояний) - имеет начальный статус, в процессе работы происходит переход из одного состояния в другое, может быть завершен в любой точке.
Последовательная схема применяется для процессов, имеющих определенный ограниченный жизненный цикл (например, создание текстового документаи его утверждение). Примерная схема такого процесса состоитиз нескольких действий разного типа между начальнойи конечной точкой процесса.
Типы бизнес-процессов и процесс со статусамив Битрикс24
Статусы - это некоторое состояние, в котором находится документ. Статус может состоять из любого количества действий и каждое действие внутри статуса - это собственный конечный последовательный подпроцесс. Статусы позволяют облегчить описание цикличности реального процесса средствами модуля Бизнес-процессы.
Процесс со статусами используется для бизнес-процессов, в которых документ находится в одном из заранее заданных состояний (статусов) и может переходить из одного состояния в другое при определенных условиях. Статус может состоять из любого количества действий и каждое действие внутри статуса - это собственный конечный последовательный подпроцесс.
Таким образом, процесс со статусами объединяет в себе несколько последовательных процессов в единый сложный бизнес-процесс с возможностью перехода от одного последовательного процесса к другому в некотором порядке.
Типовые бизнес-процессы в Битрикс24
Типовые бизнес-процессы - образцы часто используемых процессов, которые включены в состав продуктов «1C-Битрикс», содержащих модуль Бизнес-процессы. Типовые бизнес-процессы включены в состав младших редакций: «1С-Битрикс: Корпоративный портал -Компания» и «1С-Битрикс: Корпоративный портал - Совместная работа» как неизменяемые процессы. Их можно настроить на работу с нужными сотрудниками, но нельзя изменить схему прохождения документа.
Изменение шаблонов типовых бизнес-процессов, а также создание собственных шаблонов возможно только при наличии модуля Дизайнер бизнес-процессов, который доступен только в старших редакциях «1С-Битрикс: Корпоративный портал - Бизнес-процессы и «1С-Битрикс: Корпоративный портал - Холдинг.
Список типовых бизнес-процессов:
• Универсальный бизнес-процесс оплаты счетов• Типовые бизнес-процессы для документов• Типовые бизнес-процессы организации• Создание шаблонов типовых бизнес-процессов• Удаление шаблонов типовых бизнес-процессов
Типовые бизнес-процессы в Битрикс24
Универсальный бизнес-процесс оплаты счетов
Запускается в рамках Универсального списка Счета на странице Счета (Сервисы > Списки > Счета). Бизнес-процесс реализован с учетом новых прав доступа и интегрирован с задачами. Он "проводит" счет по этапам утверждения от сотрудника до директора, и только затем счет уходит в бухгалтерию на оплату.
Перед началом работы с бизнес-процессом его нужно настроить:
• Дать права доступа к списку (выполняет администратор);• Настроить параметры шаблона;• Создать разделы.
Бизнес-процесс построен так:• "Автор" создает элемент списка Счет (заполняет все поля).• Сообщение о новом счете (что его нужно подтвердить) уходит "Начальнику подразделения" (через Обмен
сообщениями или почтой).• После утверждения "Начальником подразделения" счет уходит на утверждение "Директору по маркетингу".• Потом счет должен утвердить "Генеральный директор" или "Директор по развитию компании".• Затем счет переводится в статус "К оплате".• Сообщение об оплате получает "Бухгалтер подразделения". После оплаты он меняет статус на "Оплачен".• Автору уходит сообщение о том, что нужно собрать документы.• После того, как документы собраны (отданы в бухгалтерию), автор меняет статус на "Документы собраны".• "Бухгалтер подразделения" подтверждает это.• Бизнес-процесс закрывается.
Типовые бизнес-процессы в Битрикс24
Типовые бизнес-процессы для документов
• Двухэтапное утверждение (последовательный процесс)
• Рекомендуется для ситуаций утверждения документа с предварительной экспертной оценкой. В рамках процесса на первом этапе документ утверждается экспертом. Если им документ не утвержден, то он возвращается на доработку. Если утвержден, то документ передается для принятия решения группой сотрудников простым большинством голосов. Если документ не принят на втором этапе голосования, то он возвращается автору на доработку и повторяется процесс утверждения.
• Экспертная оценка (последовательный процесс)
• Рекомендуется для ситуаций, когда для принятия решения по документу лицу, принимающему решение, нужна экспертная оценка по документу. В рамках процесса назначается экспертная группа, каждый участник которой может высказать свое мнение по документу. Мнения передаются лицу, принимающему решение, который утверждает или нет документ.
• Ознакомление с документом (последовательный процесс)
Типовые бизнес-процессы в Битрикс24
Типовые бизнес-процессы для документов
• Предназначен для ситуаций, когда группу сотрудников нужно ознакомить с каким-то документом. В рамках процесса задается группа работников, которая должна быть поставлена в известность. Дается право оставлять комментарии.
• Простое утверждение/голосование (последовательный процесс)• Рекомендуется для ситуаций, когда требуется принятие решения простым большинством
голосов. В его рамках можно включить в список голосующих нужных сотрудников, дать возможность комментировать свое решение голосовавшим. По окончании голосования всем участникам сообщается принятое решение.
• Утверждение документа со статусами (бизнес-процесс со статусами)• Прохождение документом цепочки утверждения со статусами.• Публикация на подключенных сайтах (последовательный процесс, который доступен только в
старших редакциях Бизнес-процессы и Холдинг)• Позволяет опубликовать элемент инфоблока на подключенных сайтах. Документ
предварительно публикуется на сайте контроллера.• Утверждение по первому голосу (последовательный процесс)• Рекомендуется для ситуаций, когда достаточно одного экспертного мнения из некоторого
сообщества. В рамках этого процесса задается список сотрудников, имеющих право принять решение в уведомлением о начавшемся процессе. Процесс считается завершенным по первому отозвавшемуся сотруднику.
Типовые бизнес-процессы в Битрикс24
Типовые бизнес-процессы организации
Для автоматизации бизнес-процессов организации в поставку модуля входят два типовых шаблона:
• Командировки (последовательный процесс)
• Используется для оформления командировки. В процессе оформления командировки сначала происходит ее утверждение руководителем, затем выполняется оформление необходимых документов, а по окончании командировки составляется подробный отчет.
• Отпуск (последовательный процесс)
• Используется для подачи заявки на отпуск. Отпуск будет оформлен только в случае успешного прохождения цикла согласования.
Практическая работа!!!
