PMday 2015. Любов Самойлова “Post-project/post-mortem report: як перетворити проблеми на радість і щастя”

Любов Самойлова, PMPКонсультант з управління проектами

Post-project/post-mortem report: як перетворити проблеми

на радість і щастя

spiderproject.com.ua 2

Проект завершено/припинено. Хто отримав цінний досвід?

Employee

Lessons Learned

Company


Традиційний біг по граблях

Employee

Lessons Learned

Company

«Яка різниця, як отримано

результат? Головне -

результат!»(с)

«ЯК» – важливо!


Термінологія

Післяпроектний звіт (post-project report) – формалізований аналіз проекту після його завершення, направлений на акумулювання позитивного та негативного досвіду, отриманого під час реалізації проекту, з метою підвищення рівня зрілості компанії в управлінні проектами.

Посмертний звіт по проекту (post-mortem/post-mortal report) – післяпроектний звіт по проекту, який був достроково припинений.


Післяпроектний звіт. Хто це робить?

Варіант 1: РМ. Спонсор (куратор) – погоджує.

Варіант 2: Команда і РМ. Опитувальні листи (Questionnaire).Спонсор (куратор) – погоджує.

Варіант 3: РМО. Аудит проекту. Інтерв’ю.

Варіант 4: Незалежна оцінка з кількох джерел (наприклад: РМ, Спонсор, Замовник, РМО).


Післяпроектний аналіз . Тримаємо в фокусі мету!

Виявлення хороших/кращих використаних практик та факторів, які привели до успіху1

Виявлення вузьких місць/недоліків/ризиків та їх причин і джерел2

Виявлення неефективних політик та стандартів3

Поширення впроваджених чи використаних хороших практик серед подібних проектів організації та/або всієї галузі4

Активна підтримка для покращення виконання процесів і надання допомоги проектним командам в підвищенні їх ефективності5

Формування бази «цінного досвіду» компанії6


Післяпроектний звіт. Зміст. Приклад

Інформація про проект. Зацікавлені сторони1

Цілі проекту. Результати проекту. КРІ проекту. – Оцінка досягнення2

Управління проектом. Отримані уроки. Успішні та неуспішні практики3

Управління стейкхолдерами. Співпраця з замовниками та підрядниками4

Підхід до управління проектом (методолігії, методики,…)Планування та моніторинг виконання проектуУправління якістю в проектіДокументообіг проектуУправління змінами в проектіУправління комунікаціями в проекті

Аналіз роботи з ідентифікованими ризиками під час проекту5

Робота з командою. Стратегії. Оцінка ефективности роботи команди6

Висновки та рекомендації (РМ, Спонсор, РМО, …)7


Головні питання

Що вдалося зробити добре і чому? Що не вдалося зробити добре і чому? Що допомагало/заважало успішній реалізації? Які нові ризики (порівняно з типовими) були

ідентифікованими в проекті? Використані стратегії? Їх результат?

Як підвищувалася ефективність роботи команди? Інструменти і методи? Результат?

Які стандарти та методики (із застосованих в проекті) були корисними? Які заважали?

Основні джерела та причини проблем? …


Чого потрібно уникати при формуванні післяпроектного

звіту. Основні ризики

Я такий класний! Все було супер!Уникаємо «прикрашання» дійсності

Це був кошмар! Я просто герой!Уникаємо «зациклення» на негативі

Вася - дурак! Петро - некомпетентний!Уникаємо особистісних оцінок

Хто винен?Шукаємо причини, а не винних! Ідентифіковуємо системні проблеми


Чого потрібно уникати при формуванні післяпроектного

звіту. Основні ризики

А тепер я все скажу!Звіт – не місце для помсти

Мені так здається… На мою думку…Оперуємо фактами

Зараз напишу роман…Звіт – це не книга і не рефлексії. Коротко. Структуровано. По суті

Якби не я…Уникаємо «перетягування канату»


Звіт написано. Що далі?

Систематизація

Аналіз

УзвагальненняЗбільшення Збільшення шансів на шансів на

успіх проектівуспіх проектівВисновки

Стандартизація

Поширення


Хто це робить? Ключова роль РМО

ЧИ


Що можна отримати, систематизуючи інформацію з

післяпроектних звітів

Стратегії підвищення ефективності. Стратегії teambuilding

Стандартизація проектів та процесів

Формування чек-листів

Вдосконалення якості

Вдосконалення критеріїв оцінки

Реєстри типових ризиків та планів реагування

Вдосконалення моделі компетенцій, плани та списки навчання

Реєстр замовників та постачальників, їх характеристики


Як впроваджувати? Так?


Як впроваджувати? Так?


Як впроваджувати? Коттер!

Головний виклик при впровадженні змін:

яка відбувається

після зміни емоцій

Зміна поведінки людей


Два підходи до перетворень по Коттеру

Логічний

Підходидо перетворень

Емоційний

Проаналізувати

Продумати

Змінити

Побачити

Відчути

Змінити


Алгоритм змін по Коттеру

1 • Вселяння людям відчуття необхідності змін

2 • Створення команди реформаторів

3 • Бачення перспектив та визначення стратегії

4 • Пропаганда нової концепції майбутнього

5 • Створення умов для широкої участі співробітників в перетвореннях

6 • Отримання швидких результатів

7 • Закріплення досягнутих успіхів та поглиблення змін

8 • Вкорінення змін в корпоративній культурі

Подготуйте грунт

Вирішіть, що робити

Втільте в життя

Закріпіть результат


Робити чи ні?


Що отримує РМ?

Від того,• як багато зроблено• як було цікаво• які ми молодці• що є можливість похвалитися досягненнями• що є можливість «поплакатися в жилетку»• …


Що отримує РМО?

Нарешті є• статистика для виявлення типових ….• матеріал для аналізу та систематизації• «зворотній зв’язок» по процедурах та стандартах• можливість покращити шанси на успіх проекту вже

«на старті»• обгрунтовані потреби в навчанні та підвищенні рівня

компетенцій• …


spiderproject.com.ua

ПИТАННЯ?

23



3 способи зв’язатися з нами

• По телефону: +38 (044) 537-74-18 • E-mail: [email protected]

• Сайт: http://www.spiderproject.com.ua

25

mailto:[email protected]

http://www.spiderproject.com.ua/

http://www.spiderproject.com.ua/

Leadership & Management

PMday 2015. Любов Самойлова “Post-project/post-mortem report: як перетворити проблеми на радість і щастя”