How Do I FindOut If My Policy

ManagementSoftware Is Being

Used?

IntroductionAs an implementation specialist I am often asked by those in

charge of policy management software, “How do I find out if my

policy management software is being used?”

This is logical concern because there is no point on spending the

time, effort and money on policy management software if your

staff are not using it. The universal rule is to utilize whichever

software you are using, regardless of whether you use our

software, or not.

After You Have PurchasedPolicy Management Software

You should now be confident that all the issues that your company has recently

experienced, due to policy management chaos, will not happen again. Your

organization is now ready to manage the policies and procedures, improve

governance, risk and compliance, and reach accreditation goals. 

Having policy management software will allow you to build your organization’s

process within the policy management system, in order to establish a

streamlined process to create, approve, and review policies. In addition to that,

you are able to establish ownership of each policy and create an audit trail to

keep users engaged and current on updates and changes.

The Transition ToPolicy Management Software

The transition to policy management software may take place in three phases. First,

the vendor works with your IT team to ensure that all technical requirements are in

place. Next, your system administrators will build your policy, and procedure library,

as well as customize your interface. Finally, all users receive training in order to

become fully competent in using the policy management software. The question that

then often comes to mind is, How do I find out if my new policy management

software is being used or not?

The answer to this question is reports functionality. It is part of most policy

management software platforms and that is where you will find all the data, numbers

and charts, according to your needs.

The Transition ToPolicy Management Software

Most policy management software vendors offer dozens of different types of reports

that can be used to garner all sorts of detailed information . Many of them have

several filter options, which allow you to retrieve a specific and detailed report. For

instance, you can filter by document or user, by folder or department, committees,

specific roles, time frames, etc.

The Transition ToPolicy Management Software

There are three level of reports in the application: 

­ P&P Reports, 

­ Management Reports and 

­ System Administrator Reports. 

The first level provides the users with information in regards to the documents. For

example, in the option, List of Policies & Procedures Documents that are PAST Due

for Review, where selecting the time period provides a breakdown of the number of

documents that are past due within specific months and for how long. From the listing

you can also access the document in the document viewer.

The Transition ToPolicy Management Software

For the Compliance topic, there are more than 10 reports. For instance, there is a

report called Policies & Procedures Document With Staff that have not Attested for

attestation periods setup, this report provides a listing of staff that have not yet

Attested to a document requiring their Attestation. The drill down from a specific

Attestation provides a listing of all staff that HAVE NOT Attested to that Policies &

Procedures document.

Policy Management SoftwareFor System Administrators

These are only some examples of the many others that an individual can run. If you

would like to hear more information about other examples I would be only too happy to

answer any questions you may have. The System Administrators can have even more

specific reports regarding the users, where they can get an overview of the number of

registered users logging into the Application within a specified period. Clicking on a

row provides access to the login history for a specific Registered User.

Policy Management SoftwareFor System Administrators

System administrators can also pull up a report with a list of all Policies & Procedures

documents that have never had an Attestation period setup for them. In addition, it can

also pull up a listing of registered active users that have NOT LOGGED in to the

application within a selected time period. Also included is the number of days since the

users last logged in.

The Functionality ofA Policy Management System

A policy management system is not only there for housing your company’s policies, but

to also ensure that users comply to the company’s policies and procedures in order to

provide the best service to the community, keep the high quality of work, and make the

best out of the product.

If you are currently thinking about instigating new policy management software I wouldstrongly advise doing some thorough research so that you select the right product for yourorganization. It may be that our software is right for your, or it may not be, but we would behappy to help you make that choice. If you would like to find out more about utilizing theusability of policy management software please contact us. Or if you would like to see our

software in action please request a free, no obligation, demonstration by vistingpolicymedical.com/demo

policymedical.com