DocChat for Doctors Tutorial (V1.01) This guide will walk you through the steps necessary to start using DocChat as a doctor, quickly and efficiently.

 

Prerequisites  

● Make sure you have an approved doctor account. To sign up as a doctor click here. ● Get the DocChat mobile app which can be found here:  

iPhone: https://itunes.apple.com/us/app/docchat/id934153407?ls=1&mt=8 Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=io.docchat.android 

● Watch the DocChat for Doctors video below:  

  

Introduction Using DocChat as a doctor is pretty easy once you try it out a few times. In this walkthrough you’ll discover how to initiate a call with a patient, follow up, and much more. 

Logging In   Open the app, and then press the practitioners button.  You’ll be presented with a screen asking for your email, and password. Enter the details you were either given, or signed up with.  Tap (Android) or Swipe (iPhone) the arrow to log in.   Note: Please contact support if you don’t have login details.    

   

Navigating Your Profile  We adopted a minimalist mindset when designing your profile page. Upon first glance it looks pretty bare, however there are a number of important functions available within.  Bare Info  At the top of the page you have your name, and photo. If you have a new account then by default your image box will empty. You can add your photo by clicking on that box. The app will prompt you to select an image from your library or take a new one. 

Licenses  Below that you’ll have a clickable label saying where you are licensed. To view the full list of states you’re licensed in, just tap on that label.  Reviews  All reviews and ratings that patients leave will appear on this page. Tap the reviews label to open it.  Personal Information  Finally, you have the personal information page that allows you to change basic information about yourself (address, image, email). To change any details tap on the corresponding label, and then tap (Android) or swipe (iOS) the arrow to save your changes.  The Famous Three Icons 

 The three icons at the bottom of the app manage two of the most important parts of DocChat ­ calls, and patient history (where you can leave notes, set up referrals and engage in follow up chats).  The first one we have already covered, it’s what leads to back to your profile page.  Phone   The phone icon opens up the call settings page, and lets you choose to either hold or receive incoming calls. This page will also display an incoming call with and some user information before you answer.   Patient Information & Call History  The third and final icon is the clock. If you tap this, your patient information and call history page will open with a list 

of all patients you’ve seen. If you tap a specific patient, it will open their patient profile where you can further engage with the patient.  Here are some examples:  

­ Complaints ­ Allergies ­ Pharmacy ­ Prescriptions ­ Notes ­ Referral ­ Call (#) ­ Chat 

 You can access any of of the options just by tapping on them. To return back to the previous menu, swipe back on your iPhone or tap the arrow back on your Android device.  In this case, I have tapped on complaints which refers the symptoms the patient was experiencing.   

   

 Accepting & Managing Calls   Now onto the nitty gritty stuff. When a call comes in, your phone will start to ring and if you open the app ­ the following popup should appear. 

   If you are on an Android device, just navigate tap the phone icon to the middle tab and you’ll receive a call pending notification there that you can accept.   In a few seconds the call should start connecting and the patient should appear. If there is no video incoming, it may be because your patient has disabled their video in which case feel free to notify them.  Once you're in a call there several options available to you that will be covered below:  

Video Controls  At the bottom of your screen, there are a number of buttons that allow you to control your video, including ways to enable/disable your audio/video and hang up the call. 

 

SOAP notes   On the left of your screen there should be four boxes with the letters S.O.A.P. These are your soap notes and you can add to them during your call or after the call has ended.   Tap on the respective box to add your notes, swipe back back to save.  Example:  

Pharmacy Request  Top left of your screen is a red Rx button. In the case you need to write a prescription for your patient, press this button in order to receive the patient's pharmacy details. The patient will 

receive a notification that will prompt him/her to select a pharmacy, from a list of closest pharmacies to the patient.  The actual prescription writing is done after the call from your patient history page.  

DocChat Web Version  In the next section we are going to talk about using docchat, the web version and how it differs from the app version. The first thing you are going to want to do is visit: docchat.io/doctor/login  Login with the same details you used to log into the app and make sure you are using Google Chrome as your default browser because it is better supported with the video chat system we employ.  Once you've logged in, when a patient calls you'll receive a notification pop up on the right of your screen. See incoming call to accept this call and go to pending calls at the top of the page , click on details to open the call details before you start the call. Here you will be able to see the patients name, issue and location among some other things. Once you're ready to accept the call, press except accept. In 10 seconds the call will load and the patient should appear. Your browser may ask you to allow camera access press allow and your video will engage.  DocChat is cross compatible, so you can access these calls through your smart phone, tablet, or computer and, your patient can call through their smart phone, tablet, or computer.  The Web Video Call Page  Once your video loads, there will also be an instant messaging box to the left of your video box. In this box you can send direct messages to your patient, and they will receive these messages on whatever device they are using.   Pharmacy Request  At the top of your page above the video box, there will be the all­too­familiar pharmacy request button. Press this button to request your patient's pharmacy location. If necessary, you can close the call by pressing the end consultation button at the top right of your page.      

 Web SOAP Notes   After your consultation there will be another box that appears on your page. These are your SOAP notes. Fill them in the same way you would fill in the soap notes on your mobile app.  

    E­Prescription  If you need to write a prescription, press the e­prescription button on the top right of the page and another box will appear, MDToolbox.   Note: The e­prescription button will only be available if the patient submitted their chosen pharmacy details.       

Call History 

 At any time if you want to review your patient you can access their profile by pressing the call history button, at the top of the screen and then navigating to the appropriate patient. Press view and it will open up their profile, from which you can update notes or prescriptions.   

Troubleshooting  Like any application sometimes things may seem a little confusing, or straight up non­functional. If you ever don't understand something or something seems like it's not working the way it is supposed to, here are a list of frequently asked troubleshooting questions, and methods to troubleshoot your issue.  1. I used all the correct login details, but I can't log in to the app or website, what do I do?  If you are having trouble logging into the mobile app, make sure you are logging in through the practitioners login page and not the regular login page. The practitioners button is located at the bottom of your home screen on the app.     

2. When the app connects the video or audio is delayed  Check your connection, we recommend being connected to Wifi and using headphones. If you don’t have the option to use a wifi connection, you can disable the video by pressing the video button. This should speed up your connection.  In later versions of the app, this will be done automatically if the connection is low.  3. My side or the patient’s side has dropped, what do I do?  If this happens the app should try to reconnect the call automatically, however if it doesn’t reconnect within a minute or two, you will have the option to call the patient back directly (functionality coming soon).   4. Patient was unable to send over pharmacy information.   This is typically to do with your patient’s signal strength. Even if they have internet connectivity through wifi, their phone smartphone/tablet needs to have cellular reception in order to provide their location via GPS.  Tell your patient to check their cellular reception, or to move to another area.  5. SOAP notes are not being saved on mobile app  After you have written the SOAP notes, make sure you scroll down and swipe or tap back. The screen should show a quick loading circle to indicate it was saved ­ a message will be displayed.