BERDASARKAN PERMENPAN & RB No. 35/ 2012

RUSTAN AMARULLAH, SP, MA, M.S.E

AsesmenOrganisasiSaat

Ini

RedefinisiVisi, Misi,StrategidanSasaranOrganisasi

RestrukturisasiOrganisasi

Analisis BebanKerja

PerbaikanTatalaksana/ ProsesBisnis

AnalisisJabatan

PerbaikanSOP

PerencanaanPegawai

PendidikandanPelatihanBerbasis

Kompetensi

RekrutmendanSeleksi

EvaluasiJabatan

PemeringkatanJabatan

PenetapanTunjangan

Kinerja

PengembanganModel

Kompetensi

PenilaianKinerja

Pegawai

PemberianTunjangan

Kinerja

AsesmenKompetensi

Individu

PengembanganKarir

PenguatanUnit KerjaOrganisasi

StandarKinerjaOrganisasi

Database Kepegawaian

PerbaikanKewenangan/

Fungsi

Pengembangane-Office dane-

Government

PengembanganStandar

KompetensiJabatan

PenguatanUnit KerjaPelayanan

PenyusunanIKU

AkuntabilitasKinerjaInstansi

Pemerintah

PenetapanStandarPelayanan

Target KinerjaLayanan

PengembanganIndikator

KinerjaJabatan

MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL

QUICK WINS

Proses Reformasi Birokrasi

PROFIL BIROKRASI Unggul 2025

Tahapan Penataan Ketatalaksanaan

Uraian Tugas

Analisis Jabatan

SKJ

SOP

Analisis Beban Kerja; AKD

• SPO : Standar Prosedur Operasi

• POS : Prosedur Operasional Standar

• SOB : Standar Operasional Baku

• Protap : Prosedur Tetap

• Istilah lain:Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures,

• SOP : Standar Operasional Prosedur

Istilah-Istilah Penting

Standar Operasional Prosedur

Administrasi Pemerintahan (SOP AP)

Pengertian

Standar operasional prosedur dari berbagai

proses penyelenggaraan administrasi

pemerintahan yang sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

HakikatSOP

PetunjukTertulis yang dibakukan

MenghindariMiskomunikasidan konflik

“semua orang membacairama musikyang sama”

Terbaik, Tercepat, danMembantu

SOP Berdasar Sifat Kegiatan

SOP Administratif

• Prosedur standar yang bersifat umum dan tidakrinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih darisatu orang aparatur atau pelaksana dengan lebihdari satu peran atau jabatan

SOP Teknis

• Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatanyang dilakukan oleh satu orang aparatur ataupelaksana dengan satu peran atau jabatan

SOP Makro

Adalah SOP yg mencakup bbrp SOP Mikro. Berisi

gambaran kegiatan scr tidak langsung.

SOP Mikro

Adalah SOP yg mrpk bagian dari sebuah SOP

Makro. Berisi pelaksanaan kegiatan sebenarnya.

SOP MAKRO SOP MIKRO

SOP PenyelenggaraanPenelitian

SOP Penyusunan Proposal Penelitian

SOP Penggalian Data Lapangan

SOP Penyusunan LaporanPenelitian

SOP Pengelolaan Surat SOP Penanganan Surat Masuk

SOP Pemberian Tanggapanterhadap Surat Masuk

SOP Pengiriman Surat

Contoh SOP Makro dan Mikro

• SOP Final

– Adalah SOP yg telah menghasilkan produk

utama yg paling akhir atau final.

• SOP Parsial

– Adalah SOP yg baru menghasilkan produk

antara/sementara.

Berdasar Kelengkapan

Kegiatan

SOP FINAL SOP PARSIAL

SOP Penyelenggaraan Diklat SOP Pengusulan Kegiatan Diklat

SOP Pembentukan Panitia Diklat

SOP Pendaftaran Peserta Diklat

SOP Pembuatan Sertifikat Diklat

SOP Penyusunan LaporanKegiatan Diklat

Contoh SOP Final dan Parsial

Siklus Penyusunan SOP

Flowchart berisikan gambar alur arahkegiatan dan aktornya

Identitas SOP berisi data-data yang menyangkut identitas SOP

Prosedur SOP berisi kegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan.

SOP FORMAT SIMPLE STEP

SOP FORMAT HIERARCHICAL STEP

SOP FORMAT GRAPHIC STEP

SOP FORMAT FLOWCHARTS

Tipe-Tipe Format SOP AP

Contoh 1 : Format Simple Step

Nomor PK-C05

Tanggal 4 Maret 2005

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:

1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,

dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti

mengenai hak cuti yang tersisa;

2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan

menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang

berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;

3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;

4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah

melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:

Kepala

Contoh 2 : Format Hierarchical Step

Nomor PK-C05

Tanggal 4 Maret 2005

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:

1. Mengisi formulir cuti tahunan:

Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian

Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa

Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan

pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia

Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang

bersangkutan;

2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:

Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir

pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti

Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,

menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;

3. Pelaksanaan cuti:

Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,

menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi

Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan

kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;

Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:

Kepala

Isi formulir

1. Pegawai yang

mengajukan cuti,

mengisi formulir cuti

tahunan

2. Serahkan formulir ke

Bagian Kepegawaian

3. Bagian Kepegawaian

meneliti ketersediaan

cuti bagi pegawai yang

meng-ajukan dan

menyerahkan kepada

yang bersangkutan

4. Pegawai

menandatangani formulir

dan menyerahkan

kepada atasan langsung

Persetujuan

1. Pegawai mengajukan

kepada atasan langsung

2. Atasan langsung

menandatangani dan

menyampaikan kepada

pejabat yang berwenang

memberikan cuti

3. Pejabat yang berwenang

memberikan cuti

menandatangani

pengajuan dan

menyampaikan kembali

kepada atasan langsung

pegawai yang

bersangkutan

4. Atasan langsung

menyampaikan kepada

yang bersangkutan

1. Pegawai yang

mengajukan cuti

menyampaikan

formulir kepada

Bagian Kepegawaian,

copy untuk unit

kerjanya dan copy

untuk yang

bersangkutan

2. Pegawai yang

mengajukan cuti

wajib melaporkan

kemajuan

pekerjaannya

sebelum cuti.

3. Pelaksanaan cuti

oleh yang

bersangkutan

Cuti

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Nomor : PK-C05

Tanggal : 4 Maret 2005

Contoh 3 : Format Graphic Step

Format Branching Flowchart

BERAPA JUMLAH SOP AP YANG AKAN DIBUTUHKAN ?

Identifikasi Tugas

Identifikasi Fungsi

Identifikasi Sub-Fungsi

Identifikasi Kegiatan

Identifikasi Output

Identifikasi Aspek;

Merumuskan judul SOP-AP.

Identifikasi Judul

Identifikasi Prosedur

Merumuskan Format SOP AP

Menyusun Dokumen SOP AP

Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP

Identifikasi Kebutuhan SOP-AP pada hakekatnya adalah

mengidentifikasi output yang dihasilkan dari

pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berupa:

Output dari Tugas Pokok;

Output dari Tugas Tambahan;

Output dari Tugas Lain-lain.

Identifikasi Judul

No Tugas FungsiSub-Fungsi(Kegiatan)

Output Aspek Judul SOP

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

A. Melaksanakan urusan bag. Kepe gawaian, & kesejahteraan, pendidikan dan pelatihan.

Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian dan kesejahteraan.

a. Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian

b. Melaksanakan urusan kegiatan kesejahteraan

a) Laporan Kehadiran Pegawai

Pembuatan a) Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai

b) Surat Usulan Kenaikan Pangkat

c) dll.

Pembuatan b) Pembuatan Surat Usulan Kenaikan Pangkat

a) Daftar Gaji

b) PembayaranGaji Pegawai

c) dll,

Pembuatan

Pelaksanaan

a) PembuatanDaftar Gaji

b) PelaksanaanPembayaranGaji Pegawai

Identifikasi Judul POIN 1

Format SOP AP

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan oleh

Nama SOP

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan

Terpadu

PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM

Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu SURAT IZIN USAHA PERDAGANGAN (SIUP)

Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 11 Tahun 2009 tentang Izin

Usaha Angkutan (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009 Nomor 4

seri B)

1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT

2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan

3. Memahami persyaratan perizinan

4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar

5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet

SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan

Terpadu

1. Formulir permohonan

2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program

office

3. Alat tulis kantor

Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan

secara baik dan benar

BRANCHING FLOWCHART

Aktor dipisahkan dari aktivitas

Aktor lebih dari satu

HANYA MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL

Kapsul : mulai & berakhir

Kotak : proses/eksekusi

Belah ketupat : pengambilan keputusan

Panah : arah proses

Segi lima : penghubung antar

halaman

Aktivitas ditulis dengan kata kerja tanpa subyek

Dilengkapi identitas, mutu baku & keterangan

Format SOP AP

YA

TIDAK

Catatan Penting.. (1)

.• Menulis aktivitas bukan dalam kalimat kerja (awalan

me-)

.• Mencantumkan aktor dalam kolom aktivitas

.• Tidak menuliskan opsi (ya/tidak) dalam flowcharts

Decision

• Kolom peringatan tidak diisi dengan kalimat peringatan

• Judul SOP belum menambahkan Aspek Manajemen (Pelaksanaan, Penyusunan, Penerbitan, dll)

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan oleh

Nama SOP

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan

Terpadu

PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM

Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu SURAT IZIN USAHA PERDAGANGAN (SIUP)

Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 11 Tahun 2009 tentang Izin

Usaha Angkutan (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009 Nomor 4

seri B)

1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT

2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan

3. Memahami persyaratan perizinan

4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar

5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet

SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan

Terpadu

1. Formulir permohonan

2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program

office

3. Alat tulis kantor

Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan

secara baik dan benar

Catatan Penting.. (2)

.•First Act, First Write

.•Pengisian kelengkapan dengan bahan yang

diperlukan untuk pelaksanaan aktivitas

.•Pengisian waktu dengan menggunakan satuan

waktu dengan asumsi normal dan rasional

•Pengisian output dengan produk atau nilai tambah dari kegiatan

•Kesesuaian Judul dengan aktivitas/ output

Contoh Pembuatan SOP Lembaga Layanan Perempuan dan Anak..(1)

Identifikasi JudulPelayanan Penanganan

Pengaduan Secara

Langsung

Judul SOP 1

Pelayanan Penanganan

Pengaduan Secara

Tidak Langsung.

Judul SOP 2

Pelayanan Penanganan

Pengaduan Dengan

Jangkauan

Judul SOP 3

Pelayanan Penanganan

Pengaduan Secara Langsung

Dengan Intervensi Krisis

Judul SOP 4

Contoh Pembuatan SOP Lembaga Layanan Perempuan dan Anak..(2)

Identifikasi Prosedur

Pelayanan

Penanganan

Pengaduan Secara

Langsung

Judul SOP 1• Petugas Administrasi menerima pendaftaran korban tindak kekerasan dan mencatat dalam agenda

• Petugas administrasi menyerahkan formulir pendaftaran yang harus diisi oleh pelapor mengenai identitas diri korban/pelapor

• Korban/Pelapor mengisi dan menyerahkan Formulir yang sudah diisi kepada Petugas Identifikasi

• Petugas Identifikasi menerima formulir pendaftaran dan mengidentifikasi kasus yang disampaikan oleh korban/pelapor

• Dst...

• Sekretaris mendokumentasikan laporan penanganan kasus

No. PenilaianSOP AP (Nomor):

1 2 3 4 5 …

1 Mampu mendorongpeningkatan kinerja

2 Mudah dipahami

3 Mudah dilaksanakan

4 Semua orang dapatmenjalankan perannyamasing-masing

5 Mampu mengatasipermasalahan yang berkaitan dengan proses

6 Mampu menjawabkebutuhan peningkatankinerja organisasi

7 Sinergi satu denganlainnya

…

Evaluasi Penerapan SOP AP

SEMOGA BERMANFAAT