Upload
gloria-navas-jimenez
View
1.477
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
TEMA 3. COMUNICACIÓN INTERNA EN LA ORGANIZACIÓN
3.1 Definición y objetivos de la Comunicación Interna
3.2 La comunicación
3.2.1 Elementos del proceso de comunicación
3.2.2 Tipos de comunicación dentro de la empresa
3.3 Cómo gestionar la Comunicación Interna
3.4 Público
3.5 Cómo formar buenos comunicadores
3.6 Plan de Comunicación Interna
3.7 Herramientas de gestión
3.8 El rumor
3.9 Análisis y seguimiento en Comunicación Interna
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
La comunicación interna se centra en el capital humano. Es un proceso
comunicacional donde se integran los dirigentes (gerentes/las, directores/las, etc.)
de una organización con todos los niveles de trabajadores de la misma.
El proceso de comunicación interna, no debe entenderse como un proceso en una
única dirección, si no que es la participación de ambas partes la que conseguirá
satisfacer las necesidades de ambas y crear un buen clima.
Comunicación bidireccional / feedback
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.1. Definición y objetivos de la Comunicación Interna
Asegura que todo el mundo recibe los mensajes adecuados en los momentos
apropiados.
Ayuda a conocer los objetivos del negocio y la cultura de la empresa, facilitando
que todos sus miembros “remen” en la misma dirección.
Crea las oportunidades necesarias para que se compartan las mejores prácticas y
el conocimiento.
Mejora la toma de decisiones.
Puede contribuir notablemente a la realización de vigilancia tecnológica, legal y
comercial, que son tres puntos fundamentales en una empresa competitiva.
Fomenta la confianza.
Aumenta la eficiencia y la efectividad de las operaciones.
Hace visibles los logros individuales y colectivos de la empresa
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Beneficios de la Comunicación Interna:
Es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador.
Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de MOTIVAR
e INTEGRAR a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno
empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
La comunicación es el proceso de
transmisión y recepción de ideas,
información y mensajes con un
objetivo.
Tipos de comunicación:
-Intrapersonal: hacemos una
interiorización a nuestros pensamientos.
--Interpersonal: nos comunicamos con
quienes están a nuestro alrededor
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.2 La comunicación
Verbal: La forma más
evolucionada de comunicación
oral es el lenguaje articulado
No verbal: entre el sesenta y el
setenta por ciento de lo que
comunicamos lo hacemos
mediante el lenguaje no verbal;
Elementos del proceso de comunicación, según Shanon:
EMISOR MENSAJE CANAL MENSAJE RECEPTOR
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.2.1 Proceso de comunicación
En la actualidad estamos ante un nuevo paradigma
La convergencia de las tecnologías de la informática, las telecomunicaciones y la
audiovisual han alterado las relaciones tradicionales entre el emisor y el receptor.
En este sentido no sólo se ha visto alterado el canal, sino que también se han visto
alteradas con estos cambios las dimensiones tradicionales del tiempo y espacio.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.4.1 Tipos de comunicación
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
• Es la comunicación que procede de la Dirección hacia los subordinados a los que
el jefe señala lo que se espera de ellos.
• Transmite instrucciones y órdenes; cada empleado recibe una parte de ella, la
necesaria para su trabajo.
• Debe ser periódica, veraz y creíble; la mejor arma contra el rumor.
Beneficios que genera:
•Mejora el clima interno
• Potencia el rendimiento
• Permite la identificación y prevención
de problemas
• Evita los rumores, especulaciones e
incertidumbres
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
COMUNICACIÓN ASCENDENTE
•Esta destinada a los sectores gerenciales.
• El objetivo que persigue es conocer las opiniones, informaciones de la base y lo
que ocurre en la empresa.
• Los subordinados tiene la posibilidad de expresar cómo ven el desarrollo de las
tareas de sus superiores.
Beneficios que genera:
• Reduce la conflictividad aunque previamente se genere
un clima de tensión
• Incrementa el grado de adhesión e identificación con la
empresa
• Eleva la autoestima del personal al sentirse parte de la
organización
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
COMUNICACIÓN HORIZONTAL
• Es la efectuada entre personas y departamentos que se encuentran en niveles
jerárquicos similares.
• Su objetivo es lograr la coordinación y armonía, evitando duplicidades de trabajo
y compartiendo la información en el mismo nivel.
Beneficios que genera:
•Aumenta la coordinación ya que permite compara cómo
se sienten, qué piensan y puntos de vista.
• Mejora el clima interno
• Mejora la integración de la organización
• Fomenta la innovación y el trabajo en equipo
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Herramientas de la comunicación descendente:
- Manuales de acogida/empleado
- Comunicaciones escritas (memorandos, cartas..)
- Boletín informativo -Comunicaciones electrónicas (intranet, correo electrónico).
- Reuniones informativas.
Herramientas de la comunicación ascendente:
- Buzón o Programa de Sugerencias
- Encuestas de Clima/Calidad
- Entrevistas
- Visitas por el lugar del trabajo
- Intranet
Herramientas de la comunicación horizontal:
- Reuniones y/o Videoconferencias
-Informes, correo interno, etc.
- Teléfono / Fax
-Correo electrónico
- Comisiones de Estudio y equipos de trabajo
-Comunicación interpersonal: Se produce entre un emisor y un individuo o un
grupo muy reducido de ellos, que comparten la misma unidad espaciotemporal, de
un modo alternativo y sobre todo sin medios de comunicación de masas que sirvan
de intermediarios entre ellos.
Ventaja: Este tipo de comunicación se produce cara a cara con un público
seleccionado de antemano, y resulta más difícil de manipular, puesto que emisor y
receptor pueden aclarar malentendidos entre ellos con inmediatez y, sobre todo,
porque la comunicación no verbal funciona como un código que ayuda a descifrar
los mensajes verbales.
Inconveniente: Como inconveniente, podríamos citar lo limitado de su alcance,
pues es realmente más efectiva cuanto menor sea el número de participantes.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Según la interrelación que se dé entre los sujetos comunicantes podemos
distinguir otros tres tipos de comunicación:
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
- Comunicación colectiva no masiva: Se produce entre un emisor y un número
elevado de individuos, que comparten la misma unidad espaciotemporal, y su
criterio definidor no es tanto el número de individuos receptores como la
simultaneidad en el proceso.
Ventaja: Este tipo de comunicación es muy efectiva para hacer llegar mensajes a
grupos más o menos numerosos, elegidos por el emisor, y no es fácil de manipular
porque se produce ante muchos testigos y cualquiera de ellos puede exigir
explicaciones.
Inconveniente: Aunque no es tan limitado su alcance como en la comunicación
interpersonal también podemos señalar este inconveniente, que en grupos
numerosos puede verse incrementado por la imposibilidad de que todos participen
activamente.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
- Comunicación colectiva masiva: Se produce entre un emisor y un número
elevado de individuos que no comparten la misma unidad espaciotemporal, y
siempre con la intermediación de medios de comunicación de masas.
Ventaja: La gran ventaja de la comunicación colectiva masiva se centra en su
capacidad de llegar a todo el mundo. Sin embargo, desde la perspectiva del
profesional de las RRPP, esta ventaja se ve descompensada por la pérdida total del
control sobre el mensaje, que puede ser sometido a todo tipo de manipulaciones por
parte del intermediario.
Inconveniente: Desde la perspectiva del profesional de las RRPP, esta ventaja se
ve descompensada por la pérdida total del control sobre el mensaje, que puede ser
sometido a todo tipo de manipulaciones por parte del intermediario.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Para las Relaciones Públicas, la comunicación colectiva no masiva y la
interpersonal son los medios más efectivos para conseguir sus objetivos, al
permitirnos relacionarnos directamente y sin intermediarios con nuestros públicos
y hacerles llegar nuestros mensajes fidedignamente.
CASO PRÁCTICO: Imaginad que el gerente de una empresa de reciente
apertura quiere dar a conocer a sus competidores y potenciales clientes su
novedoso producto, para establecer alianzas y que en el mercado se vaya
hablando de su marca. Para ello, pretende invitar a un grupo de no más de
doce personas. ¿Qué tipo de evento llevaríais a cabo y según la
interrelación que guarden los emisores y los receptores qué tipo de
comunicación sería la más efectiva? ¿Por qué?
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
El gerente eficaz tratará de compartir la información con sus empleados de
acuerdo a las necesidades de estos. Uno de los propósitos de la comunicación
interna es optimizar la circulación de información descendente y ascendente dentro
de la organización.
Para ello es preciso desarrollar un buen sistema de gestión de la información y la
documentación.
Tareas de la Comunicación Interna:
- Definir las necesidades de comunicación interna y las herramientas necesarias.
- Captar los flujos de información y generar comunicación.
- Dotar a la empresa de un sistema de información y gestión del conocimiento.
desarrollar las comunicaciones internas: revistas, boletines, intranet, manual de
acogida…
- Proponer iniciativas que estimulen al personal.
- Colaborar con las áreas de recursos humanos y formación.
- Definir indicadores y medir los resultados de las acciones.
- Reforzar la cultura organizacional.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.3 Cómo gestionar la comunicación interna
Son el primer público de la organización.
Están directamente relacionados con la organización.
Se ven afectados por las decisiones de la organización, ya que mantienen
estrecha dependencia de ella: vínculos legales y laborales.
Son también los públicos cercanos, como proveedores o familiares del personal
que indirectamente comparten la cotidianeidad y se pueden identificar con ella.
La alta dirección: gerente general, directores gerentes...
Quiénes son Mandos intermedios: jefes, profesionales, supervisores...
Operarios: técnicos, capataces, obreros.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.4 Público de la Comunicación Interna
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.5 Cómo formar buenos comunicadores
Aspecto primordial de a Comunicación Interna es la formación de portavoces. Su
objetivo es la creación de buenos comunicadores, es decir, personas que conozcan
las reglas básicas de la comunicación oral, gente que sepa expresarse en público de
forma correcta y que transmita credibilidad en sus mensajes.
Factores que afectan a la comunicación oral:
-Vocalización
-Sencillez
-Claridad y adaptación a nuestro interlocutor: Evitar expresiones incomprensibles
o bien ofrecer una explicación complementaria en forma de paréntesis evitando dar
una imagen de superioridad.
-Ejemplificar: El uso de ejemplos clarificadores que sean conocidos para la
mayoría de los presentes en el proceso comunicacional, ayudan a la asociación de
ideas y conceptos.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
-Personalizar: Empleo de anécdotas personales.
Introducir una exposición por medio de una anécdota
personal relacionada con el tema suele relajar
bastante el ambiente y proporciona más cercanía.
-Insistir en lo importante. Repetir los aspectos
fundamentales del tema que se está exponiendo
cumple un papel importante a la hora de focalizar
conceptos y de retener la atención.
-Sintetizar: Resumir bloques de conceptos que ya no
vamos a abordar, pero que están relacionados con el
posterior desarrollo de otros puntos.
Discurso de Obama tras ser reelegido presidente:
http://www.rtve.es/alacarta/videos/noticias-24-
horas/discurso-integro-barack-obama-tras-ser-
reelegido/1572569/
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
La comunicación no verbal
Cuando nos comunicamos con otra persona, complementamos lo que decimos con
docenas de gestos, movimientos oculares, cambios de postura y expresión facial.
Todo el mundo conoce este "lenguaje" y lo interpreta.
Los mensajes no verbales tienen varias funciones:
-Reemplazar a las palabras.
-Repetir lo que decimos.
-Enfatizar un mensaje verbal, especialmente de tipo emocional.
-Regulan la interacción.
-Contradecir el mensaje verbal. Rara vez se hace de forma intencional, pero la
expresión facial, un movimiento de mano, etc. pueden reflejar verdaderos
sentimientos.
Las señales no verbales deben que ser congruentes con el contenido verbal, esto es
básico para transmitir coherencia en nuestra comunicación.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
El contacto ocular
En torno al contacto ocular existen una serie de reglas, algunas son dependientes
del contexto sociocultural, otras muchas son universales:
-Un excesivo contacto ocular se considera: falta de respeto, amenaza, desafío.
-Un escaso contacto ocular: falta de honradez, falta de atención, descortesía, falta
de sinceridad, timidez.
-Bajar la mirada suele tomarse como sumisión.
-Una persona mirará mucho a otra cuando:
-Se encuentran muy separados.
-Hablan de temas triviales.
-Le gusta o ama a otra persona.
-Se está escuchando, en vez de hablar.
-Estatus superior al compañero.
-Nos interesan las reacciones del otro.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Seis formas de utilizar el contacto ocular:
1.-Buscar información:
-Si nos están mintiendo (una persona cuando miente evita el contacto ocular).
-Si gustamos.
-Si nos están atendiendo.
-El estado de ánimo.
2.-Atención:
-Si miramos a otra persona esta sabe que le estamos atendiendo.
-Cuando se escucha se mira más que cuando se habla.
3.-Invitando a:
-Cuando miramos a alguien y brindamos con la mirada la oportunidad de que
interactúe con nosotros.
-Al romper el contacto ocular con la persona con la que nos comunicamos, se
desvía la mirada hacia la izquierda o hacia la derecha.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
-4.-Feedback:
Es importante cuando las personas hablan, pues nos da información sobre cómo
nos perciben.
5.-Actitudes:
-Agradar: contactos más prolongados pero discontinuos.
-Agresión: contactos prolongados.
-Vergüenza o tristeza: mirada baja y evitación del contacto ocular.
-Excitación: movimiento ocular rápido.
-Terror: ojos abiertos sin parpadear.
6.-Las pupilas:
Nos proporcionan una información muy veraz, sobre todo por la imposibilidad de
controlarlas.
Pupilas dilatadas: cuando algo nos interesa, situación favorable, agradable.
Pupilas contraídas: cuando algo nos desagrada.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
La expresión facial
La cara es el medio a través del cual mostramos las emociones, se considera la
parte más compleja e importante de la comunicación verbal.
Funciones de la expresión facial en la interacción social humana:
-Reflejar el estado emocional.
-Retroalimentación sobre si se comprende, se está sorprendido.
-Mostrar actitudes hacia los demás.
-Alegría.
-Sorpresa.
-Tristeza.
-Miedo.
-Ira.
-Asco/ desprecio.
Estas expresiones son universales e innatas. Las diferencias culturales actúan
en relación a la magnitud de la expresión y la costumbre de la gente para disimular
sus expresiones en determinadas situaciones. El control sobre estas reacciones es
cultural.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Estilos inapropiados de expresión facial
-Retraídos: expresión facial no varía y no muestra expresión en el rostro.
-Reveladores: revela todo lo que esta sintiendo.
-Expresivos involuntarios: no sabe que está mostrando como se siente cuando está
sintiendo una emoción determinada.
-Expresivos en blanco: convencido de que está mostrando una emoción en la cara,
cuando ésta aparece como neutra.
-Expresivos de afecto congelado: muestra una emoción en la cara, cuando ésta
aparece como neutra.
-Expresivos "siempre preparados": gente que involuntariamente muestra un tipo
de emoción para todo acontecimiento.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
La sonrisa
Es la emoción que más se utiliza para ocultar otra y es la más fácil de reproducir
por propia voluntad. Existen distintos tipos de sonrisas:
-Sonrisa sincera: manifiesta sentimientos positivos.
-Sonrisa amortiguada: manifiesta también sentimientos positivos, pero procura
disimular la intensidad.
-Sonrisa triste: manifiesta sentimientos negativos.
-Sonrisa desdeñosa. Se confunde con una auténtica, oculta desprecio hacia el otro.
-Sonrisa de turbación: baja la vista para no enfrentarse con los ojos del otro.
-Sonrisa de acatamiento: reconociendo al aceptar un acontecimiento
desagradable.
-Sonrisa falsa: convencer al otro de una emoción positiva. El tiempo de duración
de la sonrisa no es adecuado.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
La expresión corporal
Consideramos las siguientes categorías posturales:
-Acercamiento: postura atenta inclinada hacia delante.
-Retirada: postura negativa, de rechazo, echándose hacia detrás.
-Expansión: postura orgullosa, engreído, arrogante.
La relajación en una persona se refleja por la asimetría de su postura y la tensión
por la simetría en la misma.
A través de la postura comunicamos:
-Emociones.
-Actitudes.
-Acompañamiento del habla.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Los gestos
Los gestos suelen emitirse utilizando las manos y en menor grado la cabeza y los
pies. Los gestos son en su mayoría culturales, pueden apoyar o amplificar la
información verbal; pueden contradecirla o ser independientes de la comunicación
verbal.
1.-Funciones de los movimientos de las manos
-Ilustrar, acompañar al habla.
-Reemplazar al habla.
-Mostrar emociones, de forma no intencionada
2.-Movimientos de pies y piernas
Suministran señales muy válidas. Los sujetos, en general, suelen tener un cierto
control sobre su expresión facial, y en mucha menor medida sobre otras zonas del
cuerpo.
3.-Movimientos de la cabeza
Son marcadores del diálogo, indicando nuestra actitud y nuestra visión.
-Asentimiento: indica nuestra aceptación y atención.
-Inclinación lateral: indicador de que estamos escuchando
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
http://www.youtube.com/watch?v=NAwRefCE5-c&feature=related
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
http://www.youtube.com/watch?v=mY91J6BForo
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
El presidente de Telefónica y la comunicación
http://www.youtube.com/watch?v=rVADWAxOZtg&feature=related
RESUMEN CÓMO HACER UN DISCURSO
http://educacion.practicopedia.lainformacion.com/formacion/como-hacer-un-
discurso-2319
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.6. Plan de Comunicación Interno
Un plan de actuación comunicación debe incluir, además de la programación, una
estrategia o un conjunto de ellas, que pueden resumirse de la siguiente manera:
-Fase de sensibilización: Caracterizada por la puesta en marcha de planes
formativos en materia de comunicación con dos objetivos, obtener un cambio de
actitud y cualificación para su puesta en marcha.
-Focalización del contenido de la información a transmitir. En esta fase cobra
especial importancia el análisis de las necesidades mediante los estudios de
investigación sociolaboral.
Programación y planes de actuación: compuesto por el Plan de Publicaciones,
el Servicio de Información al Empleado (SIE) y los Círculos de Calidad.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Tendrán que definirse:
-Objetivos
-Estrategia
-Herramientas
-Presupuesto
-Mensajes
-Responsables
-Sistema de seguimiento
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.7. Herramientas para la gestión de la Comunicación Interna
-Manual del Empleado: En él se establecen informaciones relativas a la organización
que cualquier miembro de ella debe conocer. Este manual debe contener elementos
profesionales e institucionales.
-Revista interna: Con la revista se pretende crear una identidad organizativa, conocer
las inquietudes de los miembros de la organización, establecer canales fluidos de
comunicación entre todos los miembros (independientemente de la posición
jerárquica) e informar a los empleados.
-Revistas de prensa. Es un elemento que muestra informaciones aparecidas en los
medios de comunicación referidas a la organización o sobre aspectos que inciden
directamente sobre ella. Su frecuencia depende del volumen de información que surja
en los medios y no es necesaria una presentación de calidad.
Canal de comunicación corporativo o Intranet: Una intranet es una red dentro de la
organización, con la gestión de la información y acceso a Internet. Al igual que Internet,
la pieza clave de la intranet es el Word Wide Web, pero de forma que la información de
la empresa esté accesible sólo a los miembros de la organización, quienes, en
consecuencia, disponen de navegadores para acceder a los datos internos de la
empresa.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
-Cartas o circulares: Son el conjunto de mensajes que se dirigen a un
determinado sector de la organización o a su globalidad. Se utiliza un sistema que
irradie a todos los miembros de la organización (de ahí el concepto de circular), y
se refiere a determinadas temáticas de índole organizativa (administrativas, avisos,
convocatoria de reuniones).
-Buzón de sugerencias: Instrumento de comunicación ascendente que tiene como
objetivo que los empleados puedan expresar sus opiniones o sugerencias (que no
quejas o reclamaciones) sobre diversos aspectos.
-Tablones de anuncio: Instrumento que se puede utilizar en todos los sentidos de
la comunicación (ascendente, descendente y horizontal) y aportan facilidad de
ejecución y la flexibilidad de su contenido y la complementariedad con otros
instrumentos.
-Premios de reconocimiento: Agradecen públicamente a los empleados que
hacen contribuciones notables a la empresa. Estas personas suelen convertirse en
modelos para otros dentro de la organización, dando a conocer que
comportamientos y los logros son valorados. El premio al empleado del mes de
Mc Donald's consiste en un cartel que se pone en cada uno de los restaurantes de
manera que lo puedan ver empleados y clientes.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Retiros: Han ganado popularidad en los últimos años. El retiro consiste en llevar a
un grupo de empleados a un lugar tranquilo como por ejemplo un refugio de
montaña donde se mezcla el trabajo con actividades recreativas (golf, etc.). Otros
tipos de empresas suelen aprovechar estos retiros para anunciar a ascensos o
acontecimientos importantes que provoquen cambios en la organización.
Reuniones : Facilitan él dialogo y fomentan las relaciones personales, sobre todo
entre empleados que no suelen interactuar entre sí frecuentemente por encontrarse
separados. Las reuniones suelen celebrarse a diferentes niveles empresariales y
deben ser periódicas para que puedan ser objeto de seguimiento de avances o
disfunciones. Son reuniones donde se da la posibilidad de que los empleados
hablen face-to-face con sus dirigentes y puedan expresarse. Esto también les dará
un sentimiento de protagonismo. Este tipo de reuniones no son muy utilizadas en
Argentina.
-Eventos internos
-Videoconferencias
-SMS
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.8. El rumor
El rumor es una noticia no controlada que se suele propagar oralmente. Consiste
en la repetición a distintas personas de algo que realmente sucedió o no. Es
comunicación informal, no respeta canales y son grandes bolas de nieve que
circulan a la velocidad de la luz.
El rumor es la principal forma la de comunicación informal, que aparece
cuando los canales de comunicación formal no proporcionan la suficiente
información a los miembros de la organización sobre la vida y funcionamiento de
la misma, por lo que éstos recurren a otras fuentes para obtenerla.
Hay que ser consciente de que el rumor existe y es fundamental saber atajarlo.
Cuando el rumor está afectando negativamente a la organización es necesario
realizar una acción comunicativa que lo neutralice, caracterizada, por la captación
de la raíz del problema y el acuerdo con una fuente de gran credibilidad (por
ejemplo un líder de opinión) que desprestigie la información facilitada a través del
rumor. Lo ideal es diseñar e implantar un plan estratégico de comunicación
interna, el cual garantice la credibilidad, la transparencia y la fluidez de la
información.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
3.9. Seguimiento y análisis de la comunicación interna
En Comunicación Interna es imprescindible un departamento de documentación,
análisis e investigación cuya función es la de establecer un preciso chequeo sobre
la imagen interna y externa que posee la organización. Al mismo tiempo este
departamento debe poner a disposición de todos los miembros de la organización
un completo servicio de documentación al que poder recurrir cuando quieran
elaborar informes o trabajos especializados relacionados con su actividad
-Seguimiento de medios/ clipping
Seguimiento diario a los medios de difusión. Ello supone la tarea de informar en
todo momento a los miembros de la organización, mediante la elaboración de
resúmenes de prensa diario.
Los resúmenes de prensa deben estar dispuestos para primera hora de la mañana,
con el objetivo de que los responsables de la organización así como todos los
miembros del Gabinete de Comunicación tengan información de primera mano lo
antes posible
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
Se crea una portada en la que aparecen reflejados los datos del cargo que lo recibe,
así como la fecha diaria del mismo y el logo.
Una vez marcadas las informaciones o noticias en cada diario, revista... se procede
a pasarlas por scanner o bajarlas de Internet, en donde se reducen o no, según el
formato del soporte donde aparezcan para quedar unificadas.
Una vez «scaneadas o bajadas», se introducen, gracias al programa informático
elegido, insertando en su margen superior el nombre del soporte o medio donde ha
aparecido dicha noticia, así como su fecha de publicación.
Se introduce al comienzo un sumario o resumen, con los titulares más
significativos, seguido de los soportes y fechas donde han aparecido.
En el momento de tener todas las copias, procederemos a anexionarlas físicamente
a las portadas personalizadas, grapándolas, y entregándolas posteriormente al
correspondiente correo interno. Se procederá también a su envío por Intranet o fax,
para que así sea un instrumento diario de gestión y trabajo para todos los que lo
reciban.
Todas estas informaciones o noticias, quedarán digitalizadas y almacenadas en
nuestro banco de datos, a través de la correspondiente base de datos especifica.
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................
-Auditorías de comunicación
La auditoría de comunicación es un complejo procedimiento de evaluación de la
imagen interna y externa de una organización que permite analizar los retornos de
los interlocutores de una organización y la forma en que éstos hablan y escuchan.
La auditoría de comunicación debe analizar todos los escenarios posibles, desde
folletos o catálogos elaborados por el Gabinete de Comunicación hasta la memoria
anual, pasando por los anuncios en radio o TV. Tendrá que examinar igualmente
los efectos colaterales de la comunicación y de la información no formalizada
(rumores, reuniones informales...)
Gabinete de comunicación
Gloria Navas. Curso 2012/2013
............................................................................