Palestina Final

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONJUNTO RESIDENCIAL

PALESTINAINTEGRANTES:

Julieth EspinosaBibiana Ocampo

Yessenia Ruiz

ORGANIZACIÓN DONDE SE DESARROLLA

RAZÓN SOCIALConjunto ResidencialPalestina NIT 800.066.080-5

UBICACIÓNBarrio La Paz – Envigado (Antioquia)

OBJETO SOCIALServicio de alquiler de Apartamentos DIRECCIÓNCalle 45 Sur Nº 41 – 80 TELÉFONO334 66 22 / 333 51 33

RESEÑA HISTÓRICA

El Conjunto Residencial Palestina fue construido en el año 1986.

El terreno era prácticamente una laguna, por lo tanto tuvieron que construirse unos pilastres fuertes en hierro y cemento para que pudieran soportar cinco (5) pisos en cada uno de los ocho (8) bloques que lo conforman. Cada bloque tiene un total de 20 apartamentos, de los cuales 24 se construyeron con un área de 80 m² y 136 apartamentos con un área de 68.96 m².

SUBSISTEMAS QUE CONFORMAN LA ORGANIZACIÓN

• Asamblea de propietarios• Concejo de Administración• Administración• Contabilidad• Seguridad• Secretaría• Oficios varios y Mantenimiento

En la actualidad, la plataforma tecnológica que administra la información de los anteriores subsistemas se apoya en un conjunto de archivos de datos en formato Microsoft Excel y otros en Microsoft Word. Toda la información estadística y de gestión se toma de allí.

JUSTIFICACIÓNHoy, tener información exacta, relevante, confiable, oportuna y disponible desde cualquier lugar, es una necesidad de las empresas, sin importar su actividad económica ni su tamaño ni su ámbito de operación. Es un requisito para ser competitivo. Para dotar al Conjunto Residencial Palestina de una herramienta que le permita cumplir con este requisito, se desarrollará este proyecto con su funcionalidad en aplicación de escritorio y en la web. El proyecto proporcionará a administradores, clientes internos (empleados) y clientes externos actuales y potenciales, información y estadísticas que permitan:

A los administradores: realizar su gestión con una base sólida y confiable de plataforma de información. A clientes potenciales: consultar sobre la disponibilidad de apartamentos tanto para la venta como para alquiler, así como todos los beneficios y ventajas que obtendrán en la Unidad, razones que los llevarán a decidirse por ella. A clientes actuales para conocer más la Unidad, enterarse de la disponibilidad de apartamentos y así poder referir a personas conocidas.

OBJETIVOSOBJETIVO GENERAL

Desarrollar un Sistema de Información para el Conjunto Residencial Palestina, que proporcione información actualizada y veraz cuyo análisis ayude a la administración de la unidad en su gestión y en la toma de decisiones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Generar informes de cartera, recaudos y morosidad por concepto de alquiler.Proporcionar información acerca del número de apartamentos disponibles para la venta, para alquiler, así como de los costos respectivos.Dar información sobre las causas por las cuales los apartamentos no son tomados, bien sea en venta o el alquiler, con el fin de determinar las acciones pertinentes que conlleven a su pronta ocupación.Permitir el registro de quejas y sugerencias que faciliten la identificación de acciones correctivas y oportunidades para el mejoramiento continuo de la gestión y de la convivencia en la Unidad.

ALCANCE Y PRODUCTOSEl alcance está enmarcado en las siguientes actividades básicas: 1. Identificación de la actividad económica de la empresa y el sector productivo al que pertenece. 2. Recopilación y organización de la información obtenida de parte de la Administración de la Unidad, con el fin de conocer el modo de operación y sus necesidades de información. 3. Formulación de la propuesta del Sistema de Información que se convertirá en una herramienta eficaz, tanto para los administradores como para los usuarios de la Unidad, que contribuya a una mejor gestión del conjunto de procesos que allí se desarrollan. 4. Implantación de un Sistema de Información, tanto en plataforma web como de escritorio. 5. El equipo de implementación de este proyecto se compromete con la instalación del sistema desarrollado y la capacitación respectiva para su manejo, a los usuarios finales del mismo. 6. Se definirá el plan de mantenimiento y actualización del Sistema de Información.

METODOLOGIASe realizó visita y entrevista a la Presidenta del Concejo de Administración del conjunto residencial y a la Secretaria, con el propósito de hacer el levantamiento de la información básica y de funcionamiento de la Palestina. Así se pudo conocer cómo opera esta unidad residencial y algunos datos sobre su estrategia, reglamentos, políticas, estructura organizacional y proceso de administración llevado a cabo, además de la información manejada actualmente así como la requerida para la gestión respectiva.

Una vez obtenida esta información, se procedió a organizarla en un formato entregable como informe final.

Inicio

Fin

Entrevistas

Organizar información

Informe final

RECURSOSRECURSOS HUMANOS RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS

DESCRIPCIÓN HORAS DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR

Secretaria 8 horasComputador y

dispositivos periféricos.

6 $ 9’000.000

Seguridad 24 Horas Impresora –fotocopiadora

1 $ 480.000

Personal administrativo

12 Horas Teléfono 4 $ 400.000

Personal de Oficios varios y

Mantenimiento 12 Horas Fax 1 $ 300.000

Sumadora 1 $ 120.000

Cámaras de vigilancia 13 $ 2’000.000

TOTALES: 56 Horas TOTALES: $ 12’300.000

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO (SEMANAS)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Análisis de la situación Director proyecto

Selección y definición del problema.

Profesor – equipo

Justificación del proyecto Profesor – equipo

Análisis de la solución Director – profesor

Cronograma del trabajo Director – profesor

Especificación recursos humanos, y financieros

Director – profesor

Productos de medios Director – profesor

Ejecución del proyecto Experto en medios

Evaluación del proyecto Profesor – equipo

Informe Final Director

EXPLICACION CRONOGRAMA

Semana 1: Agosto 15 al 22 de 2009Semana 2: Agosto 23 al 30 de 2009Semana 3: Septiembre 1 al 7 de 2009Semana 4: Septiembre 8 al 14 de 2009Semana 5: Septiembre 15 al 22 de 2009Semana 6: Septiembre 23 al 30 de 2009Semana 7: Octubre 1 al 7 de 2009Semana 8: Octubre 8 al 14 de 2009Semana 9: Octubre 15 al 22 de 2009Semana 10: Octubre 23 al 30 de 2009Semana 11: Noviembre 1 al 7 de 2009Semana 12: Noviembre 8 al 14 de 2009

RAZÓN SOCIAL:

CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA

NIT:

800.066.080-5

Dirección:

Calle 45 Sur Nº 41–80

Ubicación:

Barrio La Paz – Envigado

Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33

SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS REQUERIMIENTO DE RECURSOS

ASAMBLEA DE PROPIETARIOS

• Aprobación de Estados Financieros.

• Aprobación de Presupuestos.

• Revisión de informes de gestión entregados por la Administración.

• Verificación del cumplimiento del reglamento de la Unidad.

Computador Personal

DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


CONCEJO DE ADMINISTRACIÓN

• Análisis de Estados Financieros.

• Análisis de Presupuestos.

• Organización de eventos.

• Verificación del cumplimiento del reglamento de la Unidad.

Computador Personal


DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIORAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


ADMINISTRACIÓN

• Planeación y control estratégico de la unidad

• Dirigir y Organizar

• Vocero

• Recaudos

• Contratación con terceros

• Selección y vinculación de personal

• Inversión

Fax Computador Impresora Calculadora Teléfono Celular Administrador Personal

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


CONTABILIDAD

• Registro de transacciones realizadas con el objeto social de la unidad residencial.

• Organización y normalización de libros contables según las disposiciones legales vigentes.

• Elaboración de estados financieros para propósitos tributarios.

Contador titulado Impresora Computador Software contable Sumadora Teléfono Revisor fiscal


RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


SEGURIDAD

• Garantizar la seguridad de los bienes de la unidad

• Aplicar los procedimientos en caso de ingreso no autorizado a la unidad

• Anunciar las visitas a los ocupantes

• Controlar la entrada y salida de los visitantes

• Registrar los nuevos ocupantes y entregar el registro a la Secretaria

Personal Computador Software de vigilancia Teléfono Cámaras Scanner (BDR,UPC,PC)


RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


SECRETARIA

• Llevar registro y control de asuntos y actividades relevantes de la unidad por cada una de las áreas que la integran.

• Informar periódicamente al administrador sobre los avances en el cumplimiento de los programas.

• Mantener relación directa con las dependencias normativas, a fin de evitar demora en el trámite de la documentación.

Personal Computador Teléfono Fax Impresora Fotocopiadora Internet Sumadora


RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


OFICIOS VARIOS Y MANTENIMIENTO

• Mantener en un buen estado todas las instalaciones de la unidad (Pintura, Humedades, Piscina).

• Organizar, limpiar y asear las instalaciones de la unidad

• Mantener el jardín en un buen estado

• Botar basuras

Personal Palustres Palas Pintura Cemento Arena Adobe Implementos de aseo Guadañadora Rastrillo


DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MISIÓN VISIÓN

Ofrecer la mejor solución habitacional que cumpla con altos estándares de calidad en el servicio y gestión administrativa, para satisfacer las necesidades de vivienda y aportar a la disminución del déficit habitacional y a mejorar la calidad de vida de los ocupantes

Para el año 2012 el Conjunto Residencial Palestina se habrá convertido en la primera opción y el referente en cuanto a estándares de calidad, ambiente de convivencia, entorno adecuado para el crecimiento de los niños y precio del mercado de soluciones habitacionales en el Valle de Aburrá

ORGANIGRAMAAsamblea De Propietarios

Concejo De Administración

Revisor Fiscal

ContadorAdministrador

Oficios Varios y

Mantenimiento

SeguridadSecretaria

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33

SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE INFORMACIÓN USUARIO DE LA INFORMACIÓN

ASAMBLEA DE PROPIETARIOS

Elección de miembros de asambleas.

Toma de decisiones de carácter estratégico.

Aprobación de Estados Financieros.

Análisis de informes de gestión.

Definir el plan estratégico.

Estos financieros. Informes de gestión. Proyección de

presupuestos. Ejecución de

presupuestos. Actas de asambleas de

propietarios. Decisiones de carácter

estratégico. Información sobre

inversiones realizadas.

Contador. Revisor fiscal. Concejo de

administración. Administrador.

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


CONCEJO DE ADMINISTRACIÓN

Elección del administrador de la unidad.

Toma de decisiones de carácter estratégico.

Revisión de Estados Financieros.

Análisis de informes de gestión.

Promover actividades que conlleven a mantener buena convivencia en la Unidad

Informes de gestión. Estados financieros. Información de cartera y

morosidad. Información sobre

inversiones realizadas.

Asamblea de propietarios.

Contador. Revisor fiscal. Administrador. Secretaria

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


ADMINISTRACIÓN

Administración de los bienes de la Propiedad Horizontal.

Presentar al Concejo de Administración los Estados financieros y Estado de ejecución de presupuestos.

Cobrar, recaudar cuotas y multas a cargo de los propietarios u ocupantes de los apartamentos.

Hacer los pagos a proveedores y demás obligaciones en las que se incurra.

Manejar una cuenta bancaria para las inversiones y los gastos que se requieren.

Reglamento interno del conjunto residencial.

Informes de gestión. Estados financieros. Proyección de

presupuestos. Ejecución de

presupuestos. Actas de asambleas de

propietarios. Informe de estado de

cartera. Documentos de cobro

para deudores morosos.

Contador. Revisor fiscal. Concejo de

administración. Administrador.

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33

SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE INFORMACIÓN

USUARIO DE LA INFORMACIÓN

CONTABILIDAD

Llevar registros contables de todas las transacciones.

Generar informes (balances, estado financiero).

Ajustes de cierre de mes. Las aperturas de los libros de

contabilidad. Estudios de estados financieros

y sus análisis. Certificación de planillas para

pago de impuestos. Aplicación de beneficios y reportes de dividendos.

La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.

Comprobantes físicos de las transacciones (papelería, notas debito, crédito).

Conciliaciones bancarias.

Información de pagos de clientes.

Facturaciones.

Administración.

Contador

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


SEGURIDAD

Brindar un buen servicio de seguridad.

Generar seguridad a los usuarios y residentes.

Proteger tanto a las personas como a la propiedad y a toda clase de bienes.

Informes de entradas y salidas (carros, motos, visitantes, habitantes de la unidad).

Administración.

Empresa prestadora de servicios de seguridad.

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:

Calle 45

Sur Nº 41–80

Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22

333 51 33


SECRETARIA

Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente.

Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

Coordinar y controlar la ejecución de los programas y actividades relacionados con las competencias financieras, del talento humano, de contratación y de servicios administrativos.

Mejora y aprendizaje continúo.

• Registros de nuevos ocupantes

• Registro de recaudos

• Programación de pagos

• Obligaciones financieras, tributarias y con proveedores

• Hojas de vida del Personal

Concejo de Administración

Administración.

Contador

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


OFICIOS VARIOS Y MANTENIMIENTO

Revisar estado de los andenes, muros y pintura.

Mantener en condiciones óptimas de aseo las instalaciones de la Unidad.

Asegurarse que las mayas estén en perfecto estado.

• Reporte de estado de las locaciones

• Requisición de implementos y herramientas

• Reporte de ejecución de tareas

Administración.

PALESTINA

CADENA DE VALOR

MercadeoServicio al cliente Mantenimiento

Contabilidad, Finanzas, Recaudos

Desarrollo tecnológico (equipos de vigilancia)

Recursos humanos

Compras, Planificación de presupuestos

Mejoras VigilanciaActividades Primarias

Actividades de Apoyo

FLUJOGRAMAINICIOCLIENTE

Ingresa a la unidad residencial

¿Aparta-mentos

disponible?

ADMINISTRADORDeja sus datos y espera

llamada para cuando haya uno disponible.

ADMINISTRADOR

Exhibe apartamento al cliente.

CLIENTE

Solicita más opciones o se retira de la

unidad

Analiza ofertas y servicio

Se hace el contrato

ADMINISTRADORNormaliza entrega del apartamento al cliente

CLIENTE

Toma posesión del apartamento

no

si

¿Existe conformidad del cliente?

Solicita el

Aparta-mento

no

si

FIN

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

• SITUACIÓN:No se cuenta con una plataforma tecnológica robusta que administre la información .Impacto generado:Es muy tedioso y demorado el acceso a cualquier dato de tipo estadístico, de gestión o de control.

• SITUACIÓN:No se tiene un sitio web para la Unidad.Impacto generado:Se pierden oportunidades de mostrar la Unidad y las ventajas de vivir en ella a una gran cantidad de clientes potenciales.

SITUACIÓN DE MEJORA

• Propuesta:Implantación de un Sistema de Información.Impacto generado:Acceso a información confiable en pocos segundos y que facilite la toma de decisiones.

• Propuesta:Contratar el desarrollo de un sitio web.Impacto generado:La Unidad estaría a vista de todo el mundo.

BIBLIOGRAFÍA

José Edgar Pimienta Flórez (Administrador) Magdalena Guzmán Martínez (Presidenta Concejo de

Administración)Amparo Pimienta (Secretaria)

GRACIAS POR SU ATENCION PRESTADA

Entertainment & Humor

Palestina Final