Vrijwilligers in musea

Agnes Vugts

• Bronnen van informatie

• Tips voor vrijwilligersbeleid

‘De’ vrijwilliger (PON)

• Aantal vrijwilligers jonger dan 30 jaar groeit

• Aantal vrijwilligers ouder dan 75 jaar groeit

• Aantal vrijwilligers dat uitvoerend werk doet is gegroeid

• Aantal vrijwilligers dat bestuurswerk doet is gedaald

• Meeste vrijwilligers in de zorg, daarna de sport

De 5 B’s: de weg van de vrijwilliger

• Binnenhalen

• Begeleiden

• Belonen

• Behouden

• Beëindigen

Breng de nieuwe doelgroep in beeld/ profielbeschrijving: 1. Is er een leeftijdsgrens vereist voor vrijwilligers? Zo ja, welke en waarom 2. Hoe belangrijk is opleiding? 3. Is levens- of werkervaring belangrijk? 4. Welke groep beschikt over voldoende tijd? 5. Welke interesses heeft de nieuwe doelgroep? Waar komen ze veel? 6. Hoe staat mijn organisatie bekend binnen die groep? 7. Waarom is het interessant voor mensen uit je doelgroep om bij jouw 8. organisatie te komen werken? 9. Ken je sleutelfiguren die zicht hebben op je doelgroep? Of is er iemand in je

kennissenkring die sleutelfiguren kent?

Aandachtspunten: • Vrijwilligers hebben vaak al een enorme staat van dienst achter de rug in hun ‘vorig’

werkzaam leven • Vraag naar hun motivatie en energie • Hun motivatie is anders dan dat van professional, maar niet beter of slechter,

onderzoek dus ook je eigen motivatie • Onderzoek gezamenlijke waarden van waaruit je werkt • Professional betekent niet automatisch: denker • Vrijwilliger betekent niet automatisch: doener • Hiërarchie in een relatie is anders omdat de vrijwilligers niets hoeft…. en altijd kan

zeggen, ik ga • Macht in organisaties is een bepalende factor, ook in relatie met vrijwilligers.

Onderzoek het! • En kom niet aan de familie…

Opvang van nieuwe vrijwilligers

1. Taak- en functieomschrijving in contract

2. Ondertekening van huisregels

3. Afspraken over inzet op dagen en tijdsomvang

4. Inwerkperiode met één aanspreekpunt

5. Regelmatig vragen tevredenheid

6. Mogelijkheid tot het volgen van cursussen

Belonen

• Vaste vergoeding voor onkosten

• Vergoeding van werkelijk gemaakte kosten

• Dag/ aanwezigheidsvergoeding

• In natura, attentie bij verjaardagen

• Kerstpakket/ boekenbonnen

Knelpunten:

• Ambitie versus beperkingen

• Relatie museum en de vriendenvereniging:

samenwerking en visie op vrijwillige inzet

• Verworven rechten van vrijwilligers en weinig

flexibiliteit, bemoeien met beleidsbeslissingen

• Continuïteit: meer jongere vrijwilligers

• Gevolgen hoge leeftijd

• Beleid versnipperd, niet op papier en

persoonsgebonden

• Kwaliteitseisen stellen

Beëindigen

• De vrijwilliger zit niet op zijn plek

• Niet langer geschikt voor de taak – Benoemen van de problemen die geconstateerd zijn.

– Benoemen van het belang voor de organisatie van het correct uitvoeren van de betreffende taak.

– Kijken of de taak aangepast kan worden of dat er een andere taak te vinden is.

– Concrete afspraken maken en een datum voor een vervolgafspraak prikken, waar wordt gekeken

– of de nieuwe aanpak werkt

• Op staande voet ontslaan

• Exit gesprek/ nazorg

Inspraak vormen

• Wandelgang

• Enquête

• Werkoverleg

• Referendum/ vrijwilligerspanel

• Vrijwilligersraad

• Vrijwilligersvertegenwoordiging in de OR

• Vrijwilligers OR

Belangrijke instrumenten voor een goed draaiende vrijwilligersorganisatie

• Vrijwilligerscoördinator

• Duidelijke afspraken (op schrift) tussen organisatie en vrijwilligers

• Functioneringsgesprekken

Taken van een vrijwilligerscoördinator

• Promotie van de instelling

• Werving

• Opvang/ inwerken nieuwe vrijwilligers

• Begeleiden/werkoverleg

• Organiseren uitjes

• Vaste contactpersoon

• Scholing/ deskundigheidsbevordering

• Regelen van persoonlijke attenties

• Contracten/ functieomschrijvingen

• Organiseren van vergoedingen

Vrijwilligersbeleid maken 1. Visie

2. Taken

3. Werving en selectie

4. Begeleiding

5. Randvoorwaarden

6. Waardering

7. Afscheid

NB De QuickScan Vinden en Binden helpt om te ontdekken wat al goed geregeld is en wat nog niet

Organisatiecultuur

De organisatiecultuur heeft te maken met:

• Gemeenschappelijke waarden en normen

• Leiderschapsstijl

• Regels en procedures

• Definitie van succes

• Taal en symbolen

• Vriendelijke, sociale omgeving

• Leidinggevenden stimuleren en ondersteunen

• Sterke verbondenheid door loyaliteit en traditie

• Samenwerking, participatie, inspraak

• Succes: als er goed voor de mensen wordt gezorgd en als klanten tevreden zijn

Familiecultuur

Veel succes!

Vragen? avugts@hklimburg.nl